6 个关键的自动助理脚本及其制作技巧

经营一家小企业意味着要处理无数的任务。 管理电话常常让人感觉像是一场失败的战斗。 未接来电、令人沮丧的等待时间以及重复的询问会占用您的宝贵时间，并让客户感到被忽视。

但有一个经济实惠、高效且令人惊喜的解决方案：自动服务员。 成功部署自动助理的关键组件之一是自动助理脚本，它充当您的虚拟接待员，引导呼叫者到达所需的目的地。

本指南将引导您了解有关自动助理脚本所需了解的所有信息，并举例说明如何制作完美的脚本，以提升您的技术支持，通过高效的呼叫路由和回拨选项改进您的商务电话系统，并增强您的客户服务。

什么是自动助理脚本？

自动助理是一种自动电话应答系统，用于路由来电并向呼叫者提供预先录制的菜单和选项。 自动助理脚本控制自动助理系统的逻辑和流程。

这些脚本规定了呼叫者将听到哪些问候语和菜单选项，以及不同的菜单选项将呼叫路由到何处。

精心设计的自动助理脚本可提供流畅的客户体验，并减少呼叫中心和客户支持团队的工作量。

自动助理可以像语音邮件录音一样简单，通过特定提示指导客户。

因此，当我们提到自动助理脚本时，我们指的是您的虚拟接待员将对任何致电访问您的公司目录或联系下一个可用座席的人发出的提示和信息。

自动助理脚本中应包含哪些内容

一个好的自动助理脚本可以给人留下良好的第一印象。

以下是您应该包括的内容：

问候和介绍

以友好的问候开始，并清楚地说明您的公司名称。

示例： “感谢您致电 [公司名称]。”

️ 营业时间及节假日休息

让来电者了解您的正常营业时间，包括任何即将发生的变化或节假日关闭。

示例： “我们的办公时间为东部时间周一至周五上午 9:00 至下午 5:00。”

如果是在工作时间以外，请提供其他选择，例如留言、访问网站或在下一个工作日回电。

菜单选项

保持主菜单简洁，并将选项限制为 4-5 个基本类别。

清楚地说明每个选项和相应的按键，并根据使用频率和紧急程度确定选项的优先级。

示例： “对于销售查询，请按 1。对于客户支持，请按 2。要联系特定部门，请说出其名称或分机号码，或者按 0 与下一个可用的支持代理通话。”

指示

解释如何与菜单交互，无论是按键还是说出命令。

示例： “请输入相应的号码或说出姓名，以便转接至正确的部门。”

️ 溢出选项

为未选择菜单选项或遇到麻烦的呼叫者提供后备选项。 主动将他们连接到现场代表，在通用语音信箱中留言，或访问网站了解常见问题解答。

示例： “如果您没有找到所需的答案，请按 0 与代表通话或说‘接线员’。”

自动助理脚本示例

如果您在编写自动助理脚本时遇到困难，这些示例应该会给您带来很多入门灵感：

1. 基本自动客服问候语

感谢您致电[公司名称]。 我们的工作时间是[州办公时间]。

要联系特定部门，请按以下选项之一：

• 对于销售部门，请按 1。
• 对于计费部门，请按 2。
• 如需客户支持，请按 3。
• 对于所有其他查询，请按 4。
• 要留言，请按 5。
• 要重复此消息，请按 *。”

2. 下班后自动助理消息

“你好呀！ 您在我们的正常工作时间之外联系了[公司名称]。

我们营业[规定时间]。 请留下语音邮件，其中包含您的姓名、电话号码以及提示音后的简短消息，我们将在下一个工作日回电。

要留下语音邮件，请按 0 或保持通话。”

3. 节日及特别促销信息

考虑添加节日问候或特别促销信息，以突出显示新产品、定价更新或限时优惠。

例如： “[公司名称]节日快乐！ 为了纪念[节日]，我们的办公室于[日期]关闭。 请按 1 留言或在假期结束后回电寻找下一个可用的客服人员。”

或者突出显示特别促销活动： “欢迎来到[公司名称]！ 我们很高兴仅在本月为新客户提供所有订阅 20% 的折扣。 要与销售代表讨论此限时优惠，请按 0 或说“代表”。”

4. 多语言问候语

你好！ Gracias por llamar a [公司名称]。 对于英语，请按 1。Para Espanol，oprima el 2。

5. 部门专用问候语

“您好，欢迎来到[公司名称]的[部门名称]部门。

• 对于[部门提供的服务]，请按1。
• 如果您是现有客户，请按 2
• 要与[部门]代表交谈，请 3.

如果您致电询问[特定问题]，请访问我们的网站[网站地址]以获得即时帮助。

感谢您的来电。 祝你有美好的一天”

示例： “欢迎来到 Nextiva 的销售部门。 有关我们产品的信息，请按 1。如果您是现有客户，请按 2。要与销售代表交谈，请按 3。如有其他疑问，请访问我们的网站nextiva.com以获得即时帮助。”

6. 自定义语音信箱问候语模板

考虑使用以下模板来制作自定义语音邮件问候语：

标准语音信箱问候语： “您已到达[姓名]的语音信箱。 请留下您的姓名、电话号码以及提示音后的简短信息，我会尽快回电。 要留下语音邮件，请按 0 或只需等待提示音即可。 谢谢。”

外出问候语： “您已到达[姓名]。 从[开始日期]到[结束日期]我将不在办公室，无法访问语音信箱。 对于紧急请求，请联系[替代联系人]。”

呼叫中心问候语： “感谢您致电[公司]的客户支持中心。 由于通话量较大，请在语音邮件中留下您的姓名、帐户详细信息和问题，代表将在一个工作日内回复您的电话。 要留言，请立即按 0。”

完善自动助理脚本的技巧

自动助理脚本可以简化您的电话系统并改善客户服务，但前提是它们做得正确。

以下是编写自动助理脚本的一些提示和最佳实践：

清晰简洁

保持简短而甜蜜：没有人愿意听冗长、漫无目的的问候语。 初次问候的时间应控制在 15 秒以内，并使每个菜单选项简短明了。

使用清晰简洁的语言：避免使用呼叫者可能无法理解的行话和技术术语。 坚持使用简单的英语，并在菜单选项中尽可能具体。

组织和流程

优先考虑最常用的选项：将呼叫者最有可能使用的选项放在菜单的开头。 这将节省他们的时间和挫败感。

使用逻辑顺序：将相关选项分组在一起，并确保菜单易于理解。 例如，您可以将销售、支持和计费分组到“客户服务”选项下。

提供逃生路线：始终为呼叫者提供与现场接线员通话或留下语音邮件的选项。 这对于找不到所需选项或只是喜欢与人交谈的呼叫者来说非常重要。

专业和友善

使用专业的语气：您的汽车服务员应该听起来友好且乐于助人，但也应该很专业。 避免使用俚语或过于随意的语言。

以高质量的声音录制：确保您的录音清晰且易于理解。 没有人愿意听刺耳或低沉的录音。

保持最新：确保您的自动助理脚本与您的业务中的任何更改（例如新分机或部门名称）保持同步。

技术与测试

像专业人士一样录音：投资专业配音人才或为录音练习清晰的措辞和节奏。

拥抱技术：使用交互式语音应答 ( IVR)功能在路由之前收集呼叫者信息，从而节省每个人的时间。

测试和完善：定期与真实的呼叫者一起测试您的脚本，并根据他们的反馈进行调整。 请记住，它从来都不是一成不变的！

定期更新

定期查看自动助理脚本以确保说明和选项是最新的。 过时的信息听起来不专业。

通过遵循这些提示，您可以创建有效的自动助理脚本，快速高效地将呼叫者转接到正确的部门。 花时间精心制作脚本可以通过更好的客户服务获得回报。

自动服务员的好处

实施自动化服务员具有许多优势，可以为公司节省资金，同时还可以改善客户体验。

通过可定制的语音提示和选项将呼叫者直接连接到请求的部门或服务，自动接线员简化了呼叫路由。

公司报告称，集成自动客服后，成本显着降低，因为指挥和管理来电所需的人力资源更少。

与此同时，客户可以享受正常工作时间之外的延长可用性，以及针对检查余额或订单状态等常见请求的更快的自助服务。

自动应答系统展示了智能电话菜单技术如何通过增强的呼叫管理和服务可访问性为企业和消费者带来好处。

总之，自动服务员：

• 在不牺牲客户服务的情况下节省金钱。 自动服务员提供专业的前台服务，而成本只是雇用员工的一小部分。
• 传达出优雅、信誉良好的品牌形象。 自动助理使小型企业看起来拥有复杂的呼叫路由。
• 过滤呼叫以将呼叫者与正确的部门相匹配。
• 更好地优先考虑高价值的呼入呼叫。
• 改善客户服务。 自动接线员使用交互式语音应答技术及时接听每个电话并礼貌地路由呼叫者。 这可以防止因未接来电而感到沮丧。
• 将员工的时间从手动呼叫路由中解放出来，为客户提供服务，而不是处理重复的呼叫。

如何找到价格实惠的汽车服务员

制作有效的自动助理脚本对于引导呼叫和展现专业形象至关重要。 正确的电话菜单系统可以无缝地将客户引导至正确的部门，同时节省员工处理基本查询的时间。

然而，并非所有解决方案都是一样的。

为了在不花太多钱的情况下获得强大的功能，有远见的企业转向像 Nextiva 这样的VoIP 电话服务。 Nextiva 通过专为注重成本的成长型公司设计的直观的基于云的系统提供先进的自动助理和呼叫路由技术。

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