如何制定完美的员工出勤政策

从小我们就被教导永远不要迟到，要时刻做好准备。 有些人甚至还能听到父母的回声在耳边回荡——你准备好上学了吗？！

尽管如此，还是有很多因素决定了某人迟到或缺席的原因，尤其是在工作环境中。 疾病、通勤或个人问题是我们时常遇到的迟到的主要原因。

如今，很多雇主在某种程度上都相当宽容，但他们的底线在哪里呢？ 答案在于员工出勤政策。

在以下段落中，我们将：

• 回顾所有员工出勤政策的要点，
• 提供免费的保单模板，
• 提供如何填写的示例，
• 为您提供有关出勤政策的专业人士的建议，以及
• 回答有关员工出勤政策的一些最常见问题。

什么是出勤政策？

如果您以前没有听说过出勤政策，或者您的公司根本没有使用出勤政策，这里有一个简单的细分。

出勤政策代表一份或一组文件，为特定企业的员工出勤建立明确的指导方针。 此类文件确保所有员工了解有关以下事项的规则和准则：

• 转变，
• 午休时间，
• 迟到，
• 程序（PTO、休假等），以及
• 因违反规则而受到的任何纪律处分。

并非所有政策都是相同的，雇主可以根据自己的需求进行定制。

据此，此类政策中提供的条件数量和确切信息由雇主决定。

什么是好的出勤政策？

一项普遍“良好”的出勤政策不可能真正制定出来，因为没有一个放之四海而皆准的基础来定义规则。

简而言之，企业不同，他们的要求也不同。 因此，良好的出勤政策才是最适合企业的。

如果您想为您的企业制定最好的出勤政策，这里详细列出了您的出勤政策应该为您提供帮助的所有内容。

良好的出勤政策有助于平衡您的需求和员工的需求

一段时间以来，朝九晚五的轮班制已经成为商业领域的标准，许多人无法想象其他轮班制和调整他们的日程安排。

然而，根据业务类型和每个员工所从事的工作，变化可能会破坏工作与生活的自然平衡。

例如，夜班工作会影响员工的个人家庭时间并扰乱他们的睡眠时间表。 因此，一个好的政策可以包括一项条款，规定每个员工每月/每周的夜班工作时间不得超过 X 个，以满足每个人的需求。

良好的出勤政策可帮助您跟踪工作时间

过时的工作时间跟踪系统在操作方式上一直存在缺陷——考勤表可能会丢失，或者有人会忘记打卡上班/下班。

如今，每个人都使用时间跟踪器，无需雇用额外的人力来监督出勤情况。 因此，制定使用时间跟踪器的政策将被证明对员工和企业都有好处，因为它可以最大限度地减少错误并让每个人都可以专注于自己的工作任务。

Clockify 等时间跟踪系统将流程自动化，只需简单登录和两次点击即可完成上下班打卡 — 开始轮班并结束一天的工作。

良好的出勤政策明确了支持员工权利的指导方针

制定明确的指导方针将帮助每个人遵守规则，而不是在过程中搞砸。 然而，重要的是要知道在哪里划清界限。 换句话说，让你的政策要点合理。

例如，如果工作时间从上午 9 点到下午 6 点，请为员工提供合理的时间在适当的时间午休，例如中午 12 点和下午 3 点

此外，如果需要亲自到场，为员工制定灵活的工作时间表肯定会让每个人受益，因为这会给他们足够的时间去上班，而不会在轮班前后牺牲太多个人时间。

出勤政策中应包含哪些内容？

现在您已经熟悉了出勤政策的一般概念及其目的，我们将列出并解释一些通用的政策和要点，每个企业都应将其包含在其定制的出勤政策中。

一般政策

如前所述，几乎每个企业都将一些一般政策包含在其出勤政策中，您也应该如此。

此类政策通常指：

• 工作时间（每日和每周），以及
• 到达/离开工作地点（办公室或远程）。

有些企业制定了请求休假的一般政策，或者制定了深入了解累计休假的条件和使用方式的具体政策。

迟到

几乎每家企业都在考勤表中明确规定了迟到的具体准则。

一般来说，迟到的定义是上班迟到，无论具体是分钟还是秒。 尽管如此，由于多种因素，人们迟到是很自然的，这就是为什么公司经常提供一个宽限期——通常允许 15 到 20 分钟的时间。

同样，宽限期取决于员工执行的工作类型。 如果所讨论的任务时间紧迫，迟到可能是不能容忍的。 这就是为什么大多数雇主制定了明确规定的指导方针：

• 宽限期，
• 通知您的主管的时间范围，以及
• 对迟到的纪律处分。

带薪休假 (PTO) 和请假

员工应该有权使用 PTO（有偿或无薪，具体取决于他们居住的地方），并且使用的天数通常取决于他们与雇主达成的协议，但您可能会发现州/国家有最低的使用天数。您可以使用的天数。

但是，必须遵守某些规定，以确保您在度假期间业务顺利进行。

此外，此类政策规定应包括员工必须：

• 提前通知他们的主管，并且
• 确保他们的大多数同事没有在同一时间范围内计划他们的假期。

此外，每个雇主都必须考虑不可预见的情况，例如：

• 疾病，
• 分娩，
• 事故，以及
• 各种紧急情况。

在这种情况下，政策上肯定会规定你必须在最短的时间内通知你的上级，并提供必要的信息和文件来确认缺勤的原因。

无故缺勤

当然，雇主必须在无故迟到或缺勤的情况下保护自己。

我们可以区分两种类型的无故缺勤：

• 不打电话不展示案例，并且
• 放弃工作。

不来电不显示

不来电不上班实际上是不言而喻的——如果工作是在没有事先通知的情况下远程进行的，那么员工就不会出现在工作地点或打卡上班。 雇主应针对此类情况制定政策——是否可以容忍旷工、这种情况可以发生多少次，以及确定违规行为是否为旷工的标准。

在某些紧急情况下，员工可能无法通知其主管，因此可能会受到纪律处分，即使所涉问题本可以免除他的责任。 因此，明确定义“不来电不显示”的参数并列出可能属于此类别的潜在情况非常重要。

放弃工作

更严重的违规行为是放弃工作——在没有任何事先通知的情况下连续几天没有出现在工作地点或远程上班。 同样，由雇主决定多少缺勤天数被视为放弃工作。

纪律处分

如果违反或没有正确遵守上述任何政策，雇主可以采取任何符合标准的纪律处分。 违规行为的严重程度通常决定纪律处分的类型，例如：

• 来自直接主管的初犯警告，
• 经理书面警告，
• 最后警告 - 与人力资源部门会面，以及
• 终止。

然而，所有纪律处分必须在出勤政策中明确规定才能有效。

例外情况

雇主和法律团队应依法提出适当的纪律处分例外情况。 在许多情况下，员工可能会因法律或州要求而缺勤并获得豁免，例如：

• 陪审团职责，
• 服兵役、
• 家庭和医疗休假法 — FMLA 休假，
• 投票休假，
• 紧急响应休假等

员工考勤政策模板

以下是员工出勤政策示例，您可以下载并使用它来制定自己的指南。

要下载员工出勤政策的副本（免费模板），请单击指向此格式的链接，您将看到弹出一个新选项卡，其中包含以下问题：

您想复印一份员工出勤政策模板吗？

单击“复制”按钮，您可以复制和编辑模板。 将副本保存到您的云端硬盘后，您就可以根据需要对其进行编辑和自定义。

️ 员工出勤政策（免费模板）

如何填写考勤政策模板？

接下来，我们将填写模板，以便您更好地了解最终产品的外观。 请记住，示例中的信息是虚构的，并不反映真实的公司出勤政策。

员工考勤政策示例（模板）介绍部分

出勤政策的介绍部分对于设定文件的基调并确保您的员工知道会发生什么非常重要。 这是您可以使用的示例：

在WHMOF妥协并找到中间立场是确保绝对专业精神和实现我们目标的关键。 因此，以下政策代表了我们对每一位员工的期望。 值得注意的是，同意并签署本文件即表示您遵守所提供的所有规定，并且有义务遵守以避免纪律处分。

工作时间政策示例

以下是您可以在您的企业中使用的工作时间政策示例：

迟到政策示例

迟到政策是员工出勤政策中最重要的部分。 以下是您如何制作自己的作品：

带薪休假 (PTO) 和请假政策示例

如果您的公司提供 PTO，以下是您可以为您的企业使用的政策示例：

无故缺勤政策示例

以下是您可以为无故缺勤设置的政策示例：

纪律处分政策示例

当然，不遵守准则将导致纪律处分。 以下是您的企业可以使用或定制的一些制裁措施：

例外的例子

在任何法律文件中，规则的例外情况都很常见。 下面列出了美国一些最常见的例外情况：

我特此接受员工出勤政策的条款和条件，并确认我已阅读并理解如果不遵守上述政策可能导致的纪律处分。

如何改进出勤政策？

我们提供的模板和示例绝不是完美出勤政策的明确答案，但它们应该能够让您大致了解如何制定自己的出勤政策。

话又说回来，政策本身总是依赖于企业的需求，这就是为什么永远不会有全民出勤政策。

然而，在制作自己的文档时需要注意一些事项。

提示#1：始终具体

确保员工没有可利用的回旋余地。 例如，如果政策规定迟到最多15 分钟是可以容忍的，那么员工就会注意到并始终在上午 9:15 开始轮班（如果他们的轮班时间是上午 9 点开始的话）。

因此，请说明员工在一周/一个月内可能迟到的次数。

提示#2：公正、公平

没有人愿意忍受恶劣的工作条件。 不过，如果你有与企业繁荣密切相关的严格政策，这是可以理解的。 因此，要做出妥协，确保每个人都满意。

例如，如果所有员工必须在上午 9 点之前到达现场并且不允许迟到，那么可以通过给予他们较长的午休时间或额外的假期来补偿。

提示#3：确保每个人都了解这些政策

声称我们大多数人，包括雇员和雇主，都会跳过阅读文件并简单地签署文件，这并不荒谬。 此外，法律术语对某些人来说可能很难，需要额外的解释。

因此，请确保您或您的人力资源部门与所有员工一起讨论员工出勤政策要点，以便每个人都可以参与并专注于他们的任务。

提示#4：奖励遵守规定

肯定会有员工遵循书中的每一项政策、指导方针和规则。 因此，不奖励他们的辛勤工作和奉献精神是不公平的。

此外，完美出勤记录所获得的奖励可以激励其他员工，并有助于提高他们的生产力。

有关员工出勤政策的常见问题

如果前面提到的一些术语有点令人困惑，那么常见问题解答部分应该会澄清所有内容。

什么是标准出勤政策？

简而言之，标准出勤政策代表了一套规范员工出勤行为的文件。 如上所述，该政策通常包括以下详细信息：

• 工作排班，
• 迟到，
• 取力器和
• 其他与出席有关的事宜。

什么是合理的出勤政策？

合理的出勤政策是适合雇员和雇主的政策。 换句话说，员工有足够的余地来平衡他们的个人和职业生活，而雇主则可以看到完美的出勤率和结果。

什么是 6 个月滚动出勤政策？

滚动 6 个月期间通常定义为前 6 个月的期间，用作计算特定事件（在本例中为出勤率）的基础。

一般来说，以此为基础运营的公司和企业也会使用考勤积分制度来奖励良好的出勤率并“惩罚”迟到。 然而，6 个月后，所有考勤点和数据都将被删除，员工可以重新开始。

什么是无过失出勤政策？

无过错出勤制度是我们从上学初期就熟悉的制度。 评分系统会对迟到和缺勤进行评分，如果你获得足够的分数，就会受到纪律处分。

什么是出勤记录？

考勤记录用于收集并保存每个员工的考勤信息，以全面了解该员工的表现。

此类文件通常包括：

• 打卡上下班记录，
• 一个月/一年的总工作时间，
• 一个月/一年的休息时间，
• 一个月/一年的病假天数，以及
• 请假在一个月/一年内使用。

结论：良好的出勤政策有助于实现职业目标

正如标题所示，改善您的整体考勤系统并更新您的政策将大有帮助。

它不仅会影响效率并确保所有员工在整个轮班期间都在场，而且还会通过奖励完美出勤率来提高生产力。

总体而言，严谨和明确的指导方针将帮助每个人达成共识。

️ 贵公司有考勤政策吗？ 请通过 [email protected] 告诉我们，我们可能会将您的想法包含在本文或未来的一篇文章中。 另外，与需要时间追踪器来改进员工考勤系统的人分享这篇文章。