异步通信：完成更多工作并避免倦怠

当一个对手像火箭一样起飞并且发展得比你快时，你就会去寻找答案。 他们是否获得了更多资金或赢得了一个难以捉摸的账户？ 你可以翻很多石头来寻找蟋蟀。

答案要简单得多。 他们掌握了异步通信的艺术和科学。 它可以帮助公司减少浪费的时间并更快地完成更多工作。

商务沟通成就或破坏每家公司。 太少了，项目就会停滞不前并脱轨。 但是太多了，你会分散你的团队取得任何实际进展的注意力。

让您的团队能够在不期望立即响应的情况下开展工作，从而将绩效提升到一个全新的水平。

像 GitLab 和 Asana 这样的初创公司使用异步通信来更智能地工作。

让我们深入了解它的好处、限制和最佳实践，以改进分布式团队的工作方式。

• 什么是异步通信？
• 实时通信的局限
• 异步通信的好处
• 使异步和同步更好地工作
• 建立平衡的沟通策略
• 关于异步通信的常见问题

什么是异步通信？

异步通信是一种无需实时反馈即可交换信息的方法。 它通过更加强调初始请求来减少各种实时检查点。

这种形式的交流减少了面对面的状态更新，而不会抑制输出。 因此，对于按照自己的节奏进行深度工作的远程工作者来说，这是一个福音。

异步通信的一个示例包括向销售副总裁发送电子邮件以更新本季度的预测或提供对共享文档的反馈。 不期望收件人立即回复。 相反，他们可以在适合他们的时候阅读和回复。

随着公司在多个时区接受远程工作，对异步的兴趣增加了。 异步通信提高了生产力和士气，因此增长最快的公司采用它也就不足为奇了。

同步通信，也称为实时通信，涉及与队友互动并期望立即响应。 例如，如果您正在开会并向团队成员提出问题并且现在需要答案。 同步不仅仅意味着面对面。 它可以在 Slack 频道、视频通话和每周站立会议中找到。

从表面上看，异步和同步听起来像是一个简单的区别。

电子邮件通常不需要立即回复，但面对面的对话却需要。 这些期望并不具体。 随着越来越多的团队远程办公，这条线比以往任何时候都更加模糊。

例如，聊天和即时消息既可以是实时的，也可以是异步的。 电子邮件也是如此：询问任何从经理那里收到深夜消息的人。 将回复推迟到下一个工作日是不可抗拒的。

秘诀不在于技术，而在于您公司的文化和期望。

不幸的是，太多的公司没有设定明确的期望或提供指导。 这就是人们感到沮丧、信号交叉、生产力停滞不前的地方。

根据我们的商业通信状况调查，由于通信问题，超过一半的企业每个月或更多都面临危机。

但与使用新的项目管理工具不同，公司文化更难改变。

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实时通信的局限

您很可能已经以几种方式练习异步通信。 但是，默认设置是在问题和请求发生时处理它们。

大流行极大地改变了工作的未来，但不一定会变得更好。 许多远程团队引用他们正在进行无休止的会议。 微软的工作趋势指数显示，62% 的电话和会议是计划外的。 该统计数据来自 31,000 多家公司。

据HBR称，大多数员工一天中 80% 的时间都花在开会、打电话和回复电子邮件上。 但是，如果您的团队随时可用，他们如何专注于深度工作？

事实是他们做不到。

依赖同步通信会窃取团队的注意力。 它还以多种方式损害您的业务：

• 奖励存在胜于生产力。 当期望快速响应时间时，您的团队会优先考虑在场而不是工作。 一项针对50,000 名办公室工作人员的匿名研究发现，大多数人每六分钟或更短时间检查一次电子邮件或聊天应用程序！
• 增加不必要的压力，推动营业额。 随时可用会产生预期压力——一种持续的焦虑状态。 压力大的员工辞职的可能性要高出三倍。
• 孤岛可操作信息。 当决策的上下文仅存在于实时会议期间时，它就具有特权。 您的分布式团队不知道在哪里寻找答案，而是提出相同的问题，并且无法按照自己的节奏进行。
• 限制团队的流动。 “心流”是一种深度专注的状态，它只来自于一个漫长的不间断的时期。 麦肯锡在一项为期 10 年的研究中发现，处于流动状态的员工的工作效率是经常被打断的员工的五倍。
• 疏远不同时区的人。 同步通信需要每个人同时在场。 如果您的团队跨时区工作，这意味着只有其中一些可以在场。 它还限制了团队成员管理自己的时间。

异步通信的好处

另一方面，异步通信使您的团队可以自由地围绕他们的理想时间表工作。

异步通信文化有几个值得注意的优点：

1. 遏制中断以提高生产力。 工程师、设计师和作家等知识工作者需要长时间的深度工作周期才能发挥出最佳水平。
2. 将结果置于响应之上。 衡量结果，而不是评估您的团队的响应时间。 即使对于复杂的主题，像 Loom 这样的应用程序也可以轻松录制简短的截屏视频。
3. 强调战略思维。 异步通信的速度为深入思考你的答案提供了更多空间。 这意味着更少的来回对话和更好的输出。 与不知情和临时性的反应相比，反应可能更加理性和深思熟虑。
4. 建立明确的期望。 当队友没有立即回复您时，您无需再坐等响应或心烦意乱。 取而代之的是，每个人都知道什么时候可以收到回复，并且可以在此之前继续他们的工作日。
5. 培养知识共享的文化。 会议决定成为公司范围内的更新，而不是仅对与会者可用。 此增强功能加快了各个项目的检查点。 模板最大限度地减少了从会议中获取要点的猜测。
6. 为远程和办公室员工提供公平的竞争环境。 您将从被排除在办公室福利之外的远程工作人员那里获得更全面的意见。 它还降低了计划外想法在办公室蓬勃发展的可能性。
7. 迫使你有效地计划工作。 当团队成员仅在特定时间可用时，它会迫使您提前计划更多。 提前几分钟可以节省数小时的会议时间。

使同步和异步通信更好地工作

虽然同步通信具有侵入性，但异步使您的团队可以控制何时响应。

有些团队不能单独依赖异步通信。 例如，当销售或客户支持处理呼入电话时。 同样，在某些情况下，您需要听取许多观点并向团队发表决定。

最好的团队明白，这两种沟通方式对于最高生产力都是必不可少的。 研究也支持这一点。

哈佛研究人员观察到，“爆发式”合作的团队效率更高，更善于提出独特和创新的想法，解决复杂问题的时间更少。 这种协作的一个例子是有很短的实时通信时间，然后是长时间的分开。

建立平衡的沟通策略

持久的沟通策略可以平衡工作时间和协作时间。

但是，忘记你以前的沟通习惯需要时间和奉献精神。 您不仅需要正确的工具，还需要明确的期望和新的工作流程。 这对于远程员工来说至关重要，尽管每个人都受益于平衡的沟通。

以下是如何从混乱的文化转变为同步和异步的健康融合：

1）盘点你的沟通“堆栈”

企业使用比以往更多的通信工具，从虚拟电话系统到聊天和视频会议。 但是，不幸的是，跨数十个​​渠道传播沟通会导致混乱。

首先评估所有通信工具，过渡到异步通信。 这包括：

• 电话
• 聊天
• 电子邮件
• 短信/短信
• 视频会议
• 项目管理
• 文档协作
• 文件共享

对于这些渠道中的每一个，写下您的团队通常如何对待它们。

他们是否主要使用聊天进行实时对话？ 如果没有，他们在跟进或感到沮丧之前要等待多长时间？

深入了解团队当前的沟通实践，以便优化它们。

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2）创建响应金字塔

接下来，规划出您希望您的团队如何使用您的每个沟通渠道。

将此视为一个通信计划。 例如，在 IT 领域，他们使用运行手册来处理服务器崩溃等情况。

对于其他问题，您的操作手册概述了何时使用每个工具、预期的响应时间以及使用它们的方式。 这三种风格是：

• 同步：这些是紧急的，必须亲自或使用实时工具（如聊天或视频会议）进行。
• 异步：这些不需要立即响应。 但是，您已经对响应时间设定了明确的期望。 每个人都在自己的时间回答。
• 半异步：在某些情况下，您最好同时使用两种样式。 在让每个人都参加实时会议之前，请通过电子邮件提供上下文。 邀请他们以期望的特定结果参加会议。 这样，每个人都可以跟上进度并做出有意义的贡献。 之后，在回顾中传阅所做的决定。

在一个地方查看您公司的所有通信，让您明白需要实时进行的对话是多么少。

那些需要实时方法的，例如紧急情况、团队建设或复杂的决策，应该只占团队时间的 10%。

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3) 培养异步优先的文化

现在是时候弥合从您今天的参与方式到理想工作流程的差距了。

您可以在哪里增加响应时间的清晰度或改变习惯以接受异步通信？

例如，不要将聊天用作同步工具，而是为消息提供更多上下文，以便它们可以在您不在场的情况下做出响应。

Nextiva没有使用 Slack、Trello 和 Zoom 等单独的工具，而是将所有人与聊天、视频会议聚集在一个地方。

除了使用正确的平台外，我们还收集了经过验证的异步通信方式：

• 就像你去度假一样委派。 例如，哪些会议可以变成电子邮件或共享文档？ 要求您的团队也这样做，并列出现场场景的替代方案。 在您不在的情况下，人们是否可以遵循特定的前进道路？
• 过度沟通项目计划。 不惜一切代价避免含糊不清。 每条消息都应设定期望，给出明确的时间表，并共享资源链接以减少来回对话。 预测知识差距并在他们搁置项目之前解决它们。
• 要求对所做的任何决定进行“汇总”。 让它成为记录和分享对话结果的一种做法。 将这些存储在每个人都可以访问的虚拟工作空间中。 为您的待办事项列表中的每个项目分配一个所有者。
• 为实时可用性设置“办公时间”。 一天中需要在聊天中可用的时间块。 否则，请设置合理的时间来响应每个频道并让他们退出或关闭通知。

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4）知道什么时候最好使用同步通信

随着任何文化转变，有可能不是每个人都会参与其中。

实时对话对于头脑风暴、建立融洽关系和处理敏感话题至关重要。

虽然您的目标是尽量减少它们的频率，但在以下四种情况下，实时、同步交互更受青睐：

• 一对一：经理和他们的报告之间的对话帮助员工保持正轨。 与其进行漫无目的的讨论，不如提出一些有针对性的一对一问题。
• 建立融洽关系：尽管异步交流有好处，但它缺乏语言和非语言暗示和庆祝成就的影响。
• 项目启动：当你需要让每个人都在同一个页面上时，通过一个计划。 例如，当您在推出新产品之前对销售团队进行培训时。
• 做出紧急或高风险的决定时：当响应能力至关重要时，您需要避免沟通不畅。 实时对话可以确保每个人都在同一页面上。 （但不要忘记酌情在内部记录和分享。）

一个容易遵循的规则是，对于依赖于情绪反应的主题，实时会议是必要的。 否则，在团队的工作流程中建立自主权。

5) 为您的客户带来异步通信

异步通信可改善您的员工体验。 但您也可以使用它来加强您的客户体验。

最常见的客户接触点包括电话和实时聊天。 这些是同步和实时的，需要您根据客户需求配备人员。

Gartner发现，只有 13% 的客户可以通过自助服务完全解决问题。 其余的部分？ 他们登陆您的网站并需要辅助实时联系。 这种低效率的代价是昂贵的——每次实时交互要 8.01 美元以上，而 0.10 美元。

以下是为客户提供异步工作实践的一些方法。

• 简化您的导航和帮助文档。 许多网站的导航混乱，很难获得帮助。 此外，帮助文档应该超级容易使用，避免行话和复杂性。 聆听您的呼入呼叫中心对话，了解措辞和技能水平。
• 优化自助搜索资源。 搜索是人们的第一个接触点，因此最好生成搜索引擎呈现给用户的大量文档。 确保支持文档可访问，使用常见问题解答，包括视频和图像。 审核您的网站性能，以便在不到两秒的时间内加载页面。
• 提供自动化的客户解决方案。 聊天机器人和 IVR 等解决方案可以帮助您转移实时帮助量并帮助人们。 当今的联络中心解决方案可满足当今不断增长的客户需求并节省您的资源。
• 向已知的呼叫驱动程序部署主动消息传递。 当您知道某个问题会影响许多客户时，请发布有关它的简单消息。 这包括更新您的网站、向您的电话系统添加消息以及修改支持文章。 但是，群发电子邮件可能会吓到更多的客户而不是帮助，因此请明智地选择。

异步通信从你开始

除非您这样做，否则并非所有人都会立即采用新的商务沟通方式。

相反，专注于进步——而不是完美。 每天寻找一些小方法来为团队的工作流程引入更多的异步通信。

抵制每天挤在一起的冲动。 相反，在共享文档中写下您的想法、数据点并寻求反馈。

你的行动很重要。 研究表明，公司领导者会对您的团队产生重大的连锁反应。 如果您在任何时间都发消息，期待即时响应，并且不尊重界限，那么您的团队也不会。

掌握团队沟通需要正确的心态

有很多人愿意告诉你异步通信是工作的未来。 但是，实际上，这只是您可以使用的另一种工作方式。 由您决定何时以及如何最好地使用它。

功能丰富的统一通信平台缓解了同步通信的不确定性。 有了上面提到的建议，您可以充分利用它。

你雇佣你的团队来完成他们的工作，而不是全职发邮件、聊天和参加会议。 使用异步通信为他们提供完成最佳工作所需的时间和空间。

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异步通信常见问题

异步和同步通信有什么区别？

异步和同步通信的主要区别在于交互的速度。 同步实时发生，但需要更多“开销”来表达想法和期望。 另一方面，异步无需实时交互即可传达完整的想法。

什么是异步通信的例子？

异步通信的示例包括参考资料、录制的视频和文档协作。 如果人们按照自己的节奏做出贡献而不影响他人，那就是异步通信。 相反，视频会议、实时聊天和来回电子邮件等功能使用同步通信。

哪些工具提供异步通信？

异步通信是一种可以通过软件变得更容易的过程或思维方式。 当您在初始通信中预先加载需求和上下文时，您将采用异步通信原则。

以下工具提供异步通信：

• 体式
• 谷歌文档
• 织机
• Nextiva
• 云应用
• 投递箱
• 合流

在上述通信工具中，依靠不需要实时交互的功能。

异步通信的缺点是什么？

您应该知道异步通信的一些缺点。

1. 不熟悉——对于许多习惯于与同事和上级实时聊天和参与的人来说，异步可能不熟悉。
2. 变更管理——异步需要在初始请求上付出更多的努力。 这种变化意味着需要提前收集更多数据。
3. 速度——由于存在较少的实时交互，因此校准和获得实时反馈的机会较少。

为了克服这些缺点，公司需要将异步工具与统一通信解决方案配对。