从混乱到控制：掌握机构环境中的项目管理

无论您是指派团队推出新的代理产品，还是为客户处理营销活动，代理团队所做的大部分工作都可以通过项目管理的视角来看待。 强大的项目管理方法可以帮助您定义和实施工作，在截止日期和预算内完成工作，并不断改进您的产品。

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如果您想增强转售数字营销资产或为客户创建和管理新营销活动的能力，请考虑为代理机构实施项目管理。 请参阅下面的一些技巧和资源来执行此操作。

为什么项目管理对机构很重要？

营销活动可以被视为项目。 每个都有自己的预算、目标、挑战和限制。 如果您没有磨练管理这些组件的技能，那么兼顾所有这些组件（通常是针对众多活动和客户）可能会很困难。

有效的项目管理可以帮助您克服这些挑战，甚至可以支持积极的成果，例如增加代理收入，因为您能够简化流程，用更少的资源完成更多的工作，并不断改进可交付成果。

项目管理的一些常见好处可以帮助您的机构抵御经济衰退，包括：

• 提高效率。 项目管理方法侧重于资源的有效利用，以便团队可以在截止日期前完成工作，即使时间安排有限。
• 提高客户满意度。 当您实施强大的项目管理方法时，客户往往会更高兴，因为它们可以改善沟通并确保交付成果高质量、按时且在预算之内。
• 盈利能力提高。 项目管理通常与节省成本联系在一起，这可以提高利润。

项目管理风格和方法

机构项目管理可能依赖于一种或多种现有的项目管理方法。 测试各种方法，找到适合您的团队和客户的方法，从下面描述的一些最喜欢的方法开始。

瀑布

通过瀑布方法，团队将项目分为几个阶段并线性地完成它们。 每个阶段的工作仅在前一阶段完成后才开始，从而在项目时间表中创建级联的工作瀑布。

如果您想创建可用于大型营销活动的可重复流程，瀑布式是一种很好的方法。 当您构建和启动新网站或管理内容创建和发布时请考虑这一点。

敏捷

敏捷项目管理采用迭代方法，将每个项目分解为可以快速完成的小阶段。 它还建立了反馈循环和灵活性，支持项目开发过程中的变化。

如果您正在引导一个代理机构，致力于提高初创代理机构的收入，或者与老客户密切合作开展对你们来说都是新的营销工作，请考虑敏捷项目管理方法。

Scrum

Scrum 是一个特定的敏捷框架，可帮助您以更结构化的方式运用项目管理理念。 该框架包括协调项目管理工作的价值观和原则，并涉及 Scrum 团队，包括产品所有者和 Scrum Master。

考虑为复杂的营销项目实施 Scrum，这些项目需要快节奏但精心管理的熟练专业人员团队，例如网站开发。

机构项目管理工具

无论您决定为代理机构实施项目管理，技术工具都可以帮助您支持团队和客户沟通、管理工作并在在线销售服务时增加积极成果。

超过一半的项目管理专业人士表示，他们在与他人有效协作方面面临着挑战（爆炸性主题）。 可以增强协作的项目管理工具和白标资源非常重要。

项目管理工具的功能和易用性是大多数用户的首要考虑因素（Techopedia）。 为您的团队选择工具时，请查看它们是否具有支持项目成功的功能。 您可以从以下一些选项开始您的研究。

特雷洛

图片来源：Trello

Trello 是一种流行的看板式项目管理工具，可让您创建可视化的项目管理方法。 创建和分配项目板、卡片和任务，并在同一视图中管理待办事项列表和文档。

Trello 非常适合具有特定工作流程的中小型团队。 对于规模超出此范围的团队来说，这往往会变得有点混乱。

体式

Asana 是一款全面的项目和任务管理工具，具有大量自定义功能。 您可以构建自动化工作流程，确保项目任务无缝地推送到下一阶段和责任方，并且集成的电子邮件和通知选项让每个人都了解情况。

不过，让 Asana 为您服务可能需要时间，并且需要构建这些自定义工作流程。 对于可以投入资源来管理 Asana 同时 Asana 帮助他们管理项目的机构来说，这是一个更好的选择。

大本营

图片来源：Basecamp

Basecamp 是一款协作工具，可帮助您将项目分解为各种待办事项列表，然后可以根据项目或任务类型、截止日期或分配给谁来查看这些列表。

Basecamp 是一个简单但功能强大的工具，可以帮助您管理不同的团队，特别是当您的营销项目依赖于自由职业者等外部资源时。

其他项目管理工具

您可以使用将项目和任务管理纳入数字营销策略的其他一些工具包括：

• 待办事项
• 点击式
• 吉拉
• 弗赖克
• 智能表
• 莫西
• 跑道

图片来源：跑道

不同类型机构的项目管理流程

营销机构的项目管理在整体上看起来并不相同，因此调整这些方法和工具以满足您独特的代理策略非常重要。 例如，致力于发展 Google Workplace 经销商形象的团队的项目管理需求与为客户创建视频内容的团队的需求不同。

以下是为各种代理类型制定正确的项目管理流程的一些快速提示：

• 营销机构。 考虑您的内容需求的规模以及您是否需要支持编辑任务的项目方法。 瀑布在这里效果很好，您可以使用数字工具自定义方法来自动化部分流程。
• 数字广告公司。 由于广告管理可能是一项持续的任务，因此请考虑开发一个项目管理工作流程来构建新的广告活动，然后再将其传递到常规业务流程工作流程。
• 设计机构。 选择能够直观地支持您的团队的项目管理工具，例如甘特图和看板卡。
• 软件开发机构。 由于敏捷和 Scrum 方法是在考虑技术开发团队的情况下创建的，因此请从现有方法开始，并从那里为您的团队构建自定义内容。

机构项目管理技巧

无论您的机构采用何种方法进行项目管理，请考虑实施以下一些最佳实践，以充分利用您的投资：

• 沟通清楚。 避免使用客户无法理解的项目管理术语，并对如何为他们完成工作保持透明。 虽然您不需要深入了解客户的白标与自有品牌的详细信息，但引导他们完成您的流程可能会有所帮助，以便他们了解您如何管理项目以及他们的角色是什么。
• 设定现实的目标。 查看早期项目的数据和结果，以便您可以准确预测预算、完成期限以及您可以提供的内容。
• 管理客户的期望。 低于承诺（在合理范围内）并超额交付。 向客户坦诚告知可能出现挑战的地方，并提供积极主动的计划来应对这些挑战。
• 使用良好的协作工具。 利用项目管理、任务管理和通信工具——Slack、Microsoft Teams，甚至 Vendasta 自己的工具套件可以帮助您与代理机构员工、合作伙伴、自由职业者和客户更有效地协作。
• 智能分配资源。 以最有意义的方式使用资源。 例如，如果与外部供应商合作更有意义，就不要让您的内部团队在资源开发的重压下苦苦挣扎。 请查看我们的白标指南，以获取在不扩大员工规模的情况下添加资源的帮助。