8 代理发票系统的注意事项

您是否知道几乎一半的发票都被延迟支付？ 商界领袖还报告说，去年客户付款方式变得更糟（Atradius）。 许多人希望这种情况很快就会好转。 在此之前，像您这样的机构领导正在考虑如何确保您获得报酬。 毕竟，按时获得报酬很重要，尤其是如果您想发展业务的话。 拥有良好的发票系统是实现这一目标的关键。

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这八项注意事项可以帮助您简化计费系统，让您的客户更轻松地按时付款。

#1. 要做：围绕付款设定明确的期望

无论您采用哪种发票平台，都应该始终有明确的付款政策。 在开始工作之前，请确保您已经明确了客户对计费的期望。 如果您已经有一段时间没有制定付款政策了，那么既然您的代理机构、客户群和每月经常性收入都已经增长，那么重新审视这些政策并根据需要进行更改也没什么坏处。

有些客户可能需要按月计费。 其他人可能更希望你在完成所有工作后为你正在做的大工作开具发票。 如果您为客户做了很多工作，您将需要一个明确的政策来指导他们如何计费。 他们是否会收到一张账单，或者针对您正在开展的每项服务、产品或项目的账单？ 随着您接待更多客户，您可能会意识到需要为不同类型的帐户和项目创建多个计费策略。

考虑查看您的付款条件和逾期政策，以确定您是否可以做出任何更改以帮助您按时收到付款。 如果您的客户总是迟付款，您能为他们提供分摊付款的选择吗？ 当客户迟到时会发生什么？ 制定明确的政策并将其传达给客户有助于简化计费流程。

#2. 要做：使用发票系统自动计费

现在您已经制定了计费政策。 是时候让它们与您选择的发票系统一起使用了。

该系统应该能够帮助您自动化开票中一些比较繁琐的部分。 这可能包括生成和发送定期付款的发票。

与您正在使用的其他软件集成的发票系统可以简化此过程。 计费软件还可以从营销或销售中提取数据来生成发票。

更好的是，正确的计费平台应该能让您的客户更轻松地按时付款。 他们可以查看自己的发票，然后从同一仪表板按照自己想要的方式付款。

＃3。 不要：为不同的服务建立单独的计费系统

当涉及到您的发票系统时，合并就是游戏的名称。 正确的计费平台可以让您的会计团队更轻松地支付代理机构自己的账单。 该平台还可以减少您支付费用的供应商数量。 这意味着一个地方一张账单，而不是跨多个平台的几十张账单。

当您和您的客户需要开具发票时，这也适用于他们。 将所有账单放在一个集中位置，使您的客户可以轻松找到并付款。 具有集成支付平台的发票系统使他们更容易按时付款。

为每项服务提供单独的账单或让不同的部门发送自己的发票意味着您的团队需要承担更多工作。 它还可能在客户端造成混乱。 他们可能认为自己已经支付了一张账单，却发现这是针对不同的项目或服务的。

将所有内容集中在一个旗帜下，让每个人都变得更简单。

＃4。 要做：发送自动提醒和收据

您的发票系统还应该能够发送自动提醒和收据。 收据可以帮助您的团队和客户跟踪他们已经支付的费用。 将它们自动化可以更快地将收据发送给客户，并且可以节省团队的时间。

在几乎一半的发票都延迟支付的世界里，自动提醒非常重要。 有时，客户所需要的只是一个推动——21% 的客户在第一次提醒后支付了逾期发票 (Moula)。 然而，如果您近一半的客户延迟付款，那么发送这些提醒会极大地消耗您会计团队的时间。

发票系统自动化可确保您的发票和提醒按时发出，以便您可以更快地收到付款。 如果您的团队不需要向一半的客户发送迟到通知，那么您的团队就有更多的时间。

＃5。 不要：忘记细节

魔鬼往往存在于细节之中。 您可能记得将客户的账单信息添加到账单中，但也不要忘记添加您自己的详细信息。 您的发票系统应该使这一切变得简单且容易做到。

合适的平台可以通过提供模板来提供帮助。 它甚至可以与您机构中已经使用的其他软件连接。 销售 CRM 就是一个例子，计费平台可以利用它来确保客户的详细信息正确无误。

在整理账单时，正确掌握细节也很重要。 连接到您的营销软件和管道其他部分的平台可以为客户购买添加正确的详细信息。

＃6。 做：让付款变得简单

整合是让您的客户轻松支付账单的一种方式。 确保您的发票系统连接到您的支付平台是另一回事。

这样，客户只需登录一个仪表板即可查看并支付账单。 如果他们只需点击几下就可以按照自己喜欢的方式付款，那么他们更有可能更快付款。 您甚至可以选择提供部分付款或提前付款折扣 (FitSmallBusiness)。

这意味着逾期付款会减少。 作为额外的好处，您的团队可以减少追踪未付发票的时间。

#7. 不要：低估设计的力量

专业设计的发票会给您的客户留下深刻的印象。 它还可以突出显示重要的细节，例如支付金额和到期日。 当这些细节引人注目时，您的客户更有可能更快付款。

设计也很重要，因为它代表了您的品牌。 即使在计费部门，流行的品牌也很重要。 它让你看起来很专业，也有助于客户记住你。 如果您还让他们轻松支付账单，他们可能会想到与您合作是多么容易。

＃8。 要做：使用可以追加销售的发票系统

使用与营销、销售和管道其他部分连接的发票系统的另一个好处是，它可以帮助您销售更多产品。 它可以让您的客户快速轻松地将更多产品添加到他们的购物篮中。

您的发票系统甚至可以帮助您向客户提出建议。 利用其他客户购买的数据，该平台可以提出解决方案。 反过来，这使您的代理销售团队更容易进行交叉销售和追加销售。 当他们确实达成交易时，您的计费部门也可以轻松地将新的行项目添加到经常性账单中。

升级您的付款方式

在您的发票系统中测试这些该做和不该做的事情，并花更少的时间追查客户未付的发票。

如果您使用的发票平台无法为您提供所需的工具（例如整合计费或自动化）怎么办？ 可能是时候转换了。

正确的计费平台将帮助您按时收到付款。 反过来，您将释放更多最有价值的资源，以便您可以专注于扩展业务。