高效数据清理指南
已发表: 2023-12-09客户关系管理 (CRM) 系统对于维护和增强客户互动至关重要。 然而，CRM 系统的功能很大程度上受到数据质量的影响。 这就是数据清理的重要性发挥作用的地方，不仅可以整理 CRM 数据库，还可以为改进销售预测、有针对性的营销和简化运营铺平道路。
在本博客中，我们将深入研究数据清理的一些基础知识、HubSpot 的 Operations Hub 如何简化通常令人畏惧的数据清理过程，以及为什么这种做法与消除业务运营中的浪费相关。
为什么要进行数据清洗？
想象一下，您正在启动一项包罗万象的营销活动，您已经为此工作了数周——制定策略、制定预算、获得批准、收集所有资产等，当您最终将其组合在一起时，您会意识到您的客户关系管理 (CRM) 系统中充斥着过时、重复或丢失的数据。
出现的这种障碍本可以很容易避免，但会导致活动启动的额外延误，并造成在这个关键时期没有人愿意承担的行政任务。
这就是数据清理或数据清理发挥作用的地方。 通过确保数据清洁度，您不仅可以整理 CRM 数据库，还可以为改进销售预测、有针对性的营销和简化运营铺平道路。
数据清理，也称为数据清理，是保持数据卫生的重要策略。 它涉及识别和纠正数据集中的不准确、差异和错误。 此过程不仅确保您的信息准确，而且一致且可靠。
数据清理通过删除重复项、填充缺失数据和纠正错误，从根本上改变和整理您的 CRM 系统。 通过这样做，它可以增强数据的完整性，从而获得更精确的见解、更好的决策，并最终实现卓越的业务成果。
数据清理变得高效
由于其技术性和耗时性，数据清理过程对于运营专业人员来说往往令人望而生畏。 它通常涉及处理和组织多个电子表格，并精心编写代码以查明记录不完整或不正确的区域。
然而，有了 HubSpot Operations Hub，这个过程就大大简化了。 该工具可让您控制数据，确保数据干净、清晰且组织良好。
通过 Operations Hub，您可以自动化数据清理过程的各个方面：
- 它可以帮助您删除重复的联系人和公司记录。
- 修复联系人记录中的案例问题。
- 自动格式化各种 HubSpot 属性。
- 数据质量指挥中心功能有助于维护健康的数据库。
我们现在将逐一讨论这些方面：
删除重复的联系人和公司记录
CRM 系统中的数据重复可能会导致时间和资源方面的巨大成本。 它不仅迫使团队成员筛选冗余或不正确的数据，从而降低生产力，而且还会对客户体验产生负面影响。
想象这样一个场景：销售代表就潜在购买事宜联系客户，却没有意识到另一位团队成员已经出于同样的原因联系了同一客户。 这可能会导致客户不满并损害公司声誉。
HubSpot CRM 用户通过其内置的重复管理工具获得了显着的优势。 该工具简化了识别和合并重复联系人和公司记录的过程，确保您的数据库保持干净整洁。
HubSpot 中的重复管理工具可供专业或企业用户使用，可根据姓名、电子邮件地址等各种条件比较记录。 它利用机器学习来随着时间的推移改进重复识别。 要访问该工具，请转至联系人或公司，单击操作，然后选择管理重复项。 该工具最多可显示 2,000 个可能的重复项，每隔几周重新计算一次。
要自定义比较，请转到表顶部，选择属性，然后查看可能的重复项。 要合并，请单击“查看”，比较属性，选择要保留的记录，然后单击“合并”。 对于 Operations Hub 用户，该过程是自动化的，并提供基于参与日期或创建日期进行合并等选项。
合并后，主记录保留数据，次记录合并到其中。 合并的记录无法取消合并。 定期检查和清理重复项以提高数据库效率。 初始过程可能需要时间，但定期审核可以提高可扩展性。
修复联系人记录中的案例问题
为了保持个性化但可扩展的营销和销售推广，清理 CRM 数据至关重要。 解决案例问题使您的团队可以更轻松地浏览 CRM，同时确保使用个性化令牌时客户收到正确的书写名称。 在 HubSpot 中，超级管理员用户可以解决联系人记录中的案例问题，以增强可搜索性并确保电子邮件或内容中使用的个性化令牌的一致性。
要解决 HubSpot 中的格式问题：
- 导航到下拉菜单中的联系人。
- 单击操作并选择修复格式问题。
- 在联系人格式设置工具中查看并接受/拒绝有关格式问题的建议。
如果您拥有 Operations Hub Professional 或 Enterprise 订阅，则可以通过定制的格式规则自动解决联系人记录中的案例问题，从而跳过手动执行每项建议的繁琐任务。
通过访问右上角的“自动化”部分，您可以导航到右侧面板中的“规则”选项卡，然后选择特定的格式设置规则（例如大写名字）以激活自动化。 这可确保具有已识别格式问题的记录（例如名字小写）在输入 CRM 时自动更正。
要自定义自动化首选项，请切换复选框以根据其要求打开或关闭特定规则。 记录更改选项卡允许用户查看和过滤由自动化规则更新的所有记录，从而提供对自动化流程的透明度和控制。 配置这些规则后，用户可以保存其设置以进行持续的自动化。
无论是部署有针对性的营销电子邮件还是销售序列，这些代币都可以促进定制交互，大规模解决客户痛点、需求和挑战，确保每次潜在客户交互保持相关性和个性化。
自动格式化 HubSpot 属性
HubSpot 中的数据质量自动化可确保轻松自动清理脏数据，从而使运营团队能够专注于增长计划。 自动化涉及格式化属性值的工作流操作，例如大写字母、修复日期属性和更新电话号码。
HubSpot 中的数据质量自动化通过系统化流程简化了联系人记录中格式问题的纠正：
评估：我发现联系人数据中存在格式差异。
标准化规则：定义一致格式的规则。
HubSpot 自动化：使用 HubSpot 工作流程或与 HubSpot 集成的第三方工具实现自动化。
触发器：根据新联系人创建或字段更新等事件设置触发器。
数据清理操作：实施搜索和替换、日期和时间格式设置以及正则表达式操作以纠正格式问题。
验证步骤：包括验证步骤以确保符合标准化规则。
日志记录和报告：实施日志来跟踪自动化过程中所做的更改。
测试：在大规模部署自动化之前，对数据子集进行彻底的测试。
计划执行：设置计划或实时执行以保持一致的数据格式。
监控和维护：定期监控和调整自动化流程以适应不断变化的数据标准。
通过遵循此流程，组织可以确保联系人记录的格式一致，从而提高数据质量并提高营销和销售运营的效率。
此功能展示了数据质量自动化对维护更清洁的数据库、提高效率和减少数据相关挑战的直接影响。
数据质量指挥中心
HubSpot 的数据质量指挥中心充当 CRM 中主动数据健康管理的集中中心。 该命令中心位于数据管理下的报告下拉菜单中，只有具有超级管理员权限的用户才能访问，它提供了一个一体化仪表板，提供用于解决数据相关问题的见解和工具。
这个集中式中心位于数据管理下的报告下拉菜单中，仅供具有超级管理员权限的用户使用。 它作为一个全面的仪表板，提供一系列见解和工具，以有效应对可能出现的任何与数据相关的挑战。 数据质量指挥中心的主要功能包括：
1. 财产：提供与联系人和公司相关的财产总数的宝贵见解，以及突出显示任何财产相关问题的每日趋势报告。 它还可以识别没有数据、未使用或有重复的属性，使用户可以通过单击“查看所有属性见解”轻松调查和访问详细信息。
2. 记录：编译有关联系人总数和公司记录的综合信息，并附有标记任何记录相关问题的每日趋势报告。 它专门识别存在格式问题或重复的记录。 用户可以通过单击特定问题来方便地解决这些问题，这将引导他们使用相关工具，例如联系人格式或重复管理工具。
3. 数据同步：提供有关已连接数据同步应用程序总数的详细信息，每日趋势报告突出显示任何数据同步问题。 它还可以识别同步失败或没有活动同步的应用程序。 用户可以通过单击“查看所有数据同步应用程序见解”来探索更多见解。
数据质量指挥中心使用户能够通过识别和解决各种问题（包括未使用的属性、格式问题、重复和数据同步错误）来采取主动措施来管理数据运行状况。 所有这些都可以通过集中且用户友好的界面来完成，确保高效的数据管理。
最大限度地减少浪费
数据清理在优化业务运营、最大限度地减少浪费和提高效率方面发挥着至关重要的作用。 它确保 CRM 中保存的数据准确、最新且相关，从而做出明智的战略决策。 干净的数据集可以减少由不准确信息引起的错误，从而最大限度地减少纠正这些不准确信息所造成的时间和资源浪费。 此外，它还优化了人们的生产力，因为员工不再需要花费不必要的时间来整理杂乱和误导性的数据； 相反，他们可以专注于执行为业务增加价值的任务。
当数据干净可靠时，流程就会简化。 可以快速、自信地做出决策，减少延迟和瓶颈。 数据清理自动化在这里也发挥了作用，因为它允许持续、主动地管理数据健康状况，进一步减少出错的机会。
在技术方面，数据清洗减轻了CRM系统的负载。 通过消除重复和不相关的数据，CRM 可以更高效地运行，并在报告和分析方面提供更好的结果。 它还提高了与其他系统集成的有效性，确保准确的数据同步并消除因数据质量差而导致系统错误或崩溃的风险。 总体而言，通过维护干净且高质量的数据库，企业可以优化运营、最大限度地减少浪费并最大限度地提高 CRM 投资的价值。
在 HubSpot 的自动化功能的推动下，对 CRM 系统进行彻底的数据清理和整理，从而形成精简且高效的客户交互环境。 该流程通过消除冗余数据和格式不一致来消除浪费，从而提高现有技术和流程的有效性。 数据质量的优化可以促进业务运营，因为它确保所使用的每条信息都是准确的、相关的和有益的，从而实现精确定位、个性化的客户交互，并最终提高业务绩效。