催款指南

催款帮助企业发起催收并恢复损失的收入。

催款的处理方式会影响其后运营和关系的顺利进行。

通过更好地了解催款，您可以实施能够为您的业务带来最积极的长期成果的实践和策略。

什么是催款？

催款是用于追查未付应收账款（即未付发票）的沟通和交互过程。

早期通常涉及礼貌的电子邮件或电话提醒。 后期阶段可能需要直接面对面的要求或采取法律行动。

每个步骤的顺序和细节可能会有所不同，具体取决于案件的具体情况——例如，包括欠款金额和客户互动的性质。

出于多种原因可能需要催款。 客户当时可能无法付款，可能发生了交易错误，或者他们可能只是忘记了。

为什么叫“催款”？

“ dun ”这个词起源于 17 世纪的英格兰，它的意思是“要求偿还债务”。

一个 可能 是 杜撰 的 故事 表明 它 可能 源于 一位 名叫乔 邓的 热心 法警 的 名字 .

Merriam-Webster 也将其列为动词，意思是“瘟疫、纠缠”。 强烈暗示其起源的负面关联......

催款流程如何运作

催款流程是指与欠款客户沟通所采取的具体步骤及其顺序。

这可能由相关部门（例如，应收账款团队）或专业的第三方机构在内部完成。

由于每个行业、客户和情况都不同，因此每个企业的催款流程不太可能相同。

所采取的具体步骤也可能因国家而异。 例如，在一个国家/地区，访问一家企业的位置可能会被法律归类为骚扰，而在另一个国家/地区则不会。

然而，一个普遍的原则可能是普遍的：催款过程的每个阶段都可能会表现出需要偿还的紧迫性的升级。

催款示例

让我们用实际的术语来说明这一点。

客户 A和客户 B都有未付和逾期的发票。 客户 A未能回复初始电子邮件付款请求。 然而，客户 B在沟通后不久就道歉并要求更多时间。

在每种情况下，对初始催款电子邮件的后续处理可能会明显不同。 这种差异可能既在语气上，也可能在中等。 可能会调用客户端 A来确定他们是否收到了电子邮件； 客户 B可能只需要一封确认的后续电子邮件。

什么是催款电子邮件？

催款电子邮件只是作为催款流程的一部分发送的电子邮件。 电子邮件是流程早期最常用的催款方法。

这是因为它是清楚地传递有关相关馆藏的记录信息的最简单和最简单的方法。

催款水平是什么意思？

“催款级别”是一些 CRM 软件解决方案用来描述自动催款推广中使用的消息传递的短语。

催款级别越高，情况越严重。 这反映在通信的语气中。

定义和细化这些级别取决于业务可用的数据源。 在早期，直觉可能会引导决策。 稍后，最能引起付款的外展类型应该变得清晰。

什么是催款费？

催款费（或催款费）是企业在催款升级的某些阶段可能向客户账户收取的费用或罚款。

在业务关系的早期，需要在付款条款中明确规定——最好是其他沟通方式。

催款策略

良好的催款策略需要在足够有礼貌以与客户保持良好关系和足够坚定和坚持以促使他们更快付款之间取得平衡。

主观判断可能在过程的许多阶段和个别案件中发挥作用。 较大的企业通常使用自动催款流程。 这要求从一开始就正确地传递信息。

给出怀疑的好处应该是标准的催款做法，尤其是在早期。

如果最初的沟通未能引起付款甚至回应，下一步可能涉及使用外部收款机构来升级流程。

这本身就是一个双刃剑的战略决策——它可能会增加收回债务的可能性，也可能会切断与客户的关系。

如果催款不起作用怎么办？

催款往往不成功。 当它是，你接下来应该做什么？ 以下是三个可能的选项。

1. 减少损失

您可能会选择没收付款，而不是在早期阶段之后升级催款。

这可能是因为您的行业或利基市场的目标市场相对较小，您不想在其中冒潜在声誉受损的风险（来自选项 3）。 或者仅仅是因为所欠的款项不值得追求它们所需的资源。

2.协商新的付款条件

客户可能不会回复您的催款，因为他们不确定他们将如何偿还您。

也许他们在现金流方面存在问题，并且已经在考虑应收账款融资和发票保理等解决方案。

对于当前未付款项，提议协商新的付款条款可能会给您的客户一些喘息的空间。 这可能是您追回欠款并增加恢复工作关系的机会的最佳选择。

作为确保您的客户将来不会出现此类财务问题的一种方式，您可以考虑向他们提供贸易信贷额度。 这将帮助他们管理现金流。 从长远来看，这可以增加您与他们的销量并为双方创造双赢局面。

3. 法律诉讼

法律诉讼是最终可以收回您的钱的最后手段。 是否值得追求取决于两个因素：法律成本（在金钱和资源方面——包括时间）和声誉风险。

结论

催款是与收款有关的启动和过程。 最好的结果是它在保持良好客户关系的同时恢复了收入损失。

它涵盖了一系列针对客户的方法——至少其中一些可能会使沟通变得困难。 正确设置催款信息和策略将帮助您在该领域取得最大成功。

明确定义您的付款条款，并包括您可能适用的任何催款费用。 自动催款流程可能非常有用，但有时应根据具体情况使用人类直觉来处理逾期付款。

如果催款失败，减少损失、重新协商付款条件甚至采取法律行动是最后剩下的实际选择。 但是，有了正确的初始付款条件和催款策略，出现这种情况的可能性就会大大降低。