提高工作效率的 8 个时间管理策略

本文是个人理财专家兼CollectingCents创始人Freya Laskowski的客座文章。

如果你在谷歌上查找“著名的拖延症患者”，你会发现列奥纳多·达·芬奇显然拥有超越艺术的天赋：很容易分心，导致项目未完成。

问问蒙娜丽莎，他花了多长时间才完成她。 （提示：答案是 16 年！）

如果世界上最受尊敬的人之一也是拖延症高手，那么你就绝不会失败。

因此，无论您正在努力洗完衣服，还是您最大的工作项目将在一周内到期，这里有八种时间管理策略，一定会让您的工作顺利进行。

目录

1. 优先处理时间敏感和高价值的任务
2. 设定最小期限
3. 跟踪您花在任务上的时间
4. 实施生产力技巧
5. 在最有生产力的时间工作
6. 限制干扰
7. 尽可能委托和外包
8. 为不同类型的工作分配时间

1. 优先考虑时间敏感和高价值的任务

有时，我们会欺骗自己，因为我们已经在待办事项清单上核对了很多事情，所以我们认为自己很有效率。 但实际上，完成任务的数量并不重要，我们应该关注的是质量。

任务的质量可以通过两种方式来确定：它们的时间敏感性如何以及它们的价值有多高。

如果您想提高工作效率并学会很好地管理时间，请始终优先考虑需要尽快完成的任务（时间敏感）或那些能让您取得最大进展（高价值）的任务。

例如，应该在检查电子邮件之前准备第二天的会议。 如果您拥有一家小型企业，那么应该先关注已有的客户，然后再进行潜在客户开发工作。

另一个很好的例子 - 如果您是一名顾问，那么为即将到来的咨询做准备并研究您正在咨询的公司比为您的公司提高知名度更重要。

首先完成最高优先级任务的另一个好处是可以减轻这个过程中的压力。 想一想：哪些任务让你最焦虑、最难完成？ 通常，答案是这些类型的项目中的一种（或多种）。

通过首先处理这些问题，您可以安心地度过一天，因为您知道自己已经完成了困难的事情。

但实际上，紧急或有影响力的任务并不一定像我们通常认为的那样具有挑战性。 时间管理不仅仅是确定待办事项的优先顺序，还要弄清楚如何让它不那么令人畏惧。

2.设定最短期限

大多数（如果不是全部）任务都有截止日期。 如果这不是官方截止日期，那也是您自己设定的。

例如，您可能希望在周五之前准备好 100 个新潜在客户进行外展，在下午 4 点之前清理收件箱，并在一天内完成 5 次销售拜访。

为了确保您在截止日期前完成这些任务，您需要在几周和几个月内一点一点地完成它们。

在潜在客户生成示例中，您可以在整个星期内每天添加 20 个潜在客户，以便在周五之前达到您的目标。 要在下午 4 点之前清理收件箱，您可以每 3-4 小时检查一次电子邮件 10 分钟。 对于销售电话，您可能希望将每个电话安排在日历中的特定时间段内。 所有这些小期限最终都会帮助您实现目标。

这些是迷你截止日期的示例，可以在很长一段时间内甚至在一天内多次设置。

它可以帮助您节省时间和精力来完成原本令人疲惫的任务。 更好的是：当你让迷你截止日期成为一种习惯时，你也将改掉拖延的习惯。

3. 跟踪你花在任务上的时间

出于多种原因，了解您在任务上花费了多少时间是有益的，包括：

• 更好地了解您每小时可以完成多少工作（以及对您的服务收取多少费用）
• 寻找新的方法来减少干扰并变得更快
• 规划你的一天，对你能完成的事情有一个现实的想法
• 了解您需要在特定任务上花费多少时间

我们都有过这样的经历：待办事项清单看起来很现实，甚至很容易实现。 但到了一半的时候，我们意识到我们严重低估了完成所有事情所需的时间。

幸运的是，通过跟踪您在任务上花费的时间，可以轻松避免这种情况。

有什么事情是你以前认为不会花很长时间但结果却非常耗时的？ 对我来说，这是概述和研究博客文章。

我过去常常在同一天提纲并开始写作。 但在意识到我准备帖子花了多长时间后，我开始将大纲和研究任务与实际写作分开。 将这些任务分开帮助我在写作期间每篇文章节省了大约一个小时。

或者，假设您发现自己花在回复电子邮件上的时间比您喜欢的时间多。 在这一发现之后，您可以投资购买免费的电子邮件自动回复器——如果您不跟踪时间，您就不会这样做。

这个技巧可能是所有技巧中最简单的，而且很容易开始实施。

有很多空闲时间跟踪工具（例如Toggl和Clockify ），可让您创建单独的“任务”并单独在其中记录时间。 这对于了解您如何分配一天的时间非常有帮助。

4.实施生产力技巧

得益于科学和大量的研究，我们可以使用大量的生产力技术。 我确信您至少听说过其中的一些。

您现在可以开始使用以下五个：

番茄工作法

番茄工作法也许是这个列表中最著名的，它涉及设置一个计时器（通常为 25 分钟），然后在铃声响起时将其重置为 5 分钟。

在前 25 分钟内，您将完成一项任务，并尝试尽可能取得进展。 然后，当计时器响起时，您将有 5 到 10 分钟的休息时间，然后再开始下一个 25 分钟的训练。

重复该过程直到任务完成。 但是，如果您的作业需要几次番茄钟，建议您在第四次番茄钟后开始休息 15-20 分钟。

深度工作

“深度工作”更多的是一种精神状态，而不是生产力黑客。 当您处于深度工作状态时，您会在较长一段时间内（例如一到三个小时）将 100% 的精力集中在一项任务上，同时消除所有干扰。

就我个人而言，深度工作是我最喜欢的技巧，因为它让我在感觉短短一个小时（但实际上是两到三倍的时间）内取得了显着的进步。

乔治城大学计算机科学教授卡尔·纽波特（Cal Newport）首先创造了这个术语。 他甚至为此写了一整本书。

为了充分利用您的深度工作课程，您可以执行以下操作：

• 清除您的环境中的任何杂物
• 在设置计时器之前选择您的任务
• 消除所有可能的干扰（例如手机）

最后，要进入深度工作状态（也称为“心流状态”），请考虑执行以下操作：

• 喝一杯咖啡（或咖啡因）
• 观看一些激励人心或鼓舞人心的事物
• 聆听让你振奋的音乐
• 幽思
• 洗个冷水澡

帕累托法则

帕累托原理由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托（Vilfredo Pareto）创立，其概念是20%的行动对80%的结果负责。 这个想法已应用于从销售到语言学习的各个领域。

但当谈到生产力和时间管理时，帕累托原则提供了一个框架来识别最值得您立即关注的任务。

使用这个想法进行时间管理有六个主要步骤：

• 列出您面临的问题或需要完成的任务
• 找出问题的原因（为什么你花了这么长时间才完成？为什么你需要完成它？）
• 给每个问题打分 1-10 分（10 分重要，1 分最不重要）
• 将具有相同原因的任务/问题分组
• 将各组的分数相加
• 开始处理得分最高的小组

生产力应用程序

虽然这不一定是一种技术，但无数高质量的生产力应用程序都使用上述（和其他基于科学的）方法。

如果您是番茄工作法的粉丝，您可以使用Pomo Done 。 它甚至可以连接到其他项目管理工具，如 Trello、Wunderlist、Todoist、Asana、Slack 等等。

或者，如果您正在寻找数字待办事项列表，智能任务有一个流畅、视觉上吸引人的界面，允许您创建、颜色代码和完成任务。

5.在最有生产力的时间工作

如果您已经知道一天中的哪些时间效率最高，那么在那时完成最艰巨的任务就很有意义。

但如果您还不知道这些时间怎么办？

好吧，如果您正在跟踪时间，正如我们在技巧 #3 中讨论的那样，那么这应该不会是一个长期问题。

记下您感觉时间过得飞快的时间，这可以帮助您发现最高效的时期以及进行深度工作的完美机会。

您还可以做的其他事情是比较您在一天中不同时间完成相同任务的速度。 例如，如果您通常在下午处理SEO 任务，请尝试在接下来的几天里在早上进行。 有区别吗？

6.限制干扰

分心可能是生产力的最大障碍。 您拿手机、更换标签、查看电子邮件和看手表的次数很可能比您意识到的要多。

事实上，干扰是不可避免的，并且总是在我们周围。 改掉屈服于它们的习惯需要时间。 但是，如果您已经为成功做好了准备，那么仅在时间敏感且高价值的任务中消除它们是可行的。

以下是创建理想、无干扰的工作环境的一些技巧：

• 将手机置于勿扰模式并放在遥不可及的地方
• 转动或摘下手表
• 在笔记本电脑上设置弹出窗口阻止程序或有用的Chrome 扩展
• 告诉家里的其他人或可能尝试联系您的人您将在一段时间内无法联系
  

7. 尽可能委托和外包

无论您是远程工作还是朝九晚五的办公室工作，您都可能需要承担大量的管理任务，例如检查电子邮件、安排会议和接听电话。

这些任务占用的时间比我们意识到的要多，请相信我，当我说您会感谢自己委派或外包了您可以委派或外包的任务。

外包任务不必仅用于管理目的——它们可以是与您的主要职位无关的任何任务。

例如，通过投资Grammarly ，您可以减少校对和编辑的时间，同时在线交流时听起来更专业。

您可以使用CalendarHero等软件提前安排会议。 CalendarHero 使员工能够自动安排日程、在日历中设置时间、设置会议提醒以及减少来回电子邮件协调。 它可以帮助您腾出时间来做重要的事情，从而节省您的时间。

选择是无限的，您可以免费或以高价找到它们。 但无论投资多少，都一定是值得的。