7 棘手的 Salesforce 到 HubSpot 集成情况（和解决方案）
已发表: 2022-11-08让我们从本指南的一些背景开始：在 2020 年前九个月，HubSpot 的订阅服务增长了 30%。 如果每个人都不清楚，HubSpot 是“扩大规模”公司的首选 CRM，但这确实带来了一些新的挑战。 进入企业 CRM 平台领域意味着与许多已经拥有高级 CRM 并被收购的大型组织打交道。
您将遇到的最常见的集成是 Salesforce，它是市场上最强大和可定制的 CRM 之一。 尽管 HubSpot 既是一种快速部署且易于扩展的 CRM，但在将其与其他系统集成时，您需要小心处理任务的方式，否则您最终可能会在复杂的属性关联、同步和数据重复。
在集成这些平台时，您很可能会与 HubSpot 专家和 Salesforce 专家（顾问或内部）合作。 虽然这些人将成为他们首选的 CRM 方面的专家，但他们面临着对其他系统知之甚少的风险。
初步学习：Enterprise HubSpot 到 Salesforce 的集成
在运行了几个企业级 HubSpot 到 Salesforce 的集成之后（也加入了一些 Drift），我们与我们的集成合作伙伴机构坐下来问他们，“如果我们要再次这样做，什么会让各方更容易？ ” 常见的反应是提供入门或操作文档，概述客户要求的一些关键方面，但不是常识。 所以这就是我们创造的！
在这个迷你指南中，您将找到实用的解决方案和解释器，了解 CRM 集成的一些棘手方面。 我们希望它可以帮助并避免您的笔记本电脑因 CRM 引起的挫败感而被扔到房间里。
情况 1：选择性同步
用例
您只想将 HubSpot 用于 Salesforce 数据库的一小部分。
解决方案
为此，您需要设置选择性同步，这是一个限制 Salesforce 记录自动从 Salesforce 同步到 HubSpot 的过程。
TL;博士
您需要在 HubSpot 中设置一个只能访问您想要的记录的用户，然后让他们成为 Salesforce 同步的管理员。
了解集成用户
Salesforce 用户（其凭据用于从 HubSpot 设置屏幕登录 Salesforce）促进 HubSpot 和 Salesforce 之间的连接——我们将此用户称为集成用户。
实现从 Salesforce 到 HubSpot 的选择性同步的基本原则是有意隐藏或向集成用户公开 Salesforce 组织中的记录，以阻止或允许这些记录与 HubSpot 同步。 如果集成用户对 Salesforce 记录具有读/写权限，则该记录有资格与 HubSpot 同步。
换句话说，集成用户无法读取/写入的任何 Salesforce 记录都没有资格与 HubSpot 同步。
第 1 步：创建新的 Salesforce 配置文件
为确保您拥有所有必要的权限，我们建议您克隆系统管理员配置文件并修改克隆的配置文件。 克隆配置文件后，编辑配置文件的标准对象权限以从您希望与 HubSpot 有选择地同步的任何对象中删除数据管理权限。 在此示例中，我们将限制潜在客户和联系人。 完成后请记住保存更改。
编辑 HubSpot 集成的用户配置文件以从标准对象权限下的联系人和潜在客户中删除“查看/修改全部”权限”
第 2 步：创建新角色
接下来，创建一个供集成用户使用的新角色。 在此示例中，我们在角色层次结构的最高级别创建新角色。 因此，新角色将在任何现有的分层权限方案之外。 在任何现有层次结构之外创建角色通常是最简单的实施方式，但您的 Salesforce 组织的具体需求可能会有所不同。
*在当前层次结构之外添加新角色，以确保您不会切断对较低级别角色的访问。*
创建角色时，不要担心联系人访问设置； 此设置将被我们在本指南后面创建的共享规则覆盖。
如果您不想在现有层次结构之外创建新角色，请记住两个可能的问题：
- 如果集成用户的角色低于角色层次结构中的其他角色，您可能会无意中将记录暴露给具有高于集成用户的角色的用户。
- 如果集成用户的角色在角色层次结构中高于其他角色，则集成用户可能有权访问不符合共享规则的记录。 这可能会导致记录意外与 HubSpot 同步。
第 3 步：使用新的简档和角色创建新的 Salesforce 用户
现在我们已经为集成用户创建了配置文件和角色，我们可以使用配置文件和角色创建新用户。
步骤 4：将 HubSpot 集成权限分配给集成用户
最后，确保为集成用户分配了 HubSpot 集成权限集。 导航到 Salesforce 组织权限集中的HubSpot 集成权限
注意：此权限集仅在您的 Salesforce 组织中安装 HubSpot 受管软件包后可用。
情况 2：配置您的 Salesforce 共享设置
现在我们已经创建了具有自己的角色和简档的集成用户，我们可以配置您的 Salesforce 组织的共享设置以隐藏或向 HubSpot 公开所需的记录。 以下步骤演示了在 Lead 对象上的过程，但可以在 Contact 对象或任何其他对象上重复此过程以获得相同的效果。
步骤 1：将组织范围的默认共享设置设置为私有
首先，我们需要将对象的组织范围默认共享设置设置为私有。 在此示例中，我们正在编辑 Lead 对象的设置。 如果您的组织范围默认设置为“公共”，您可能需要编辑单个配置文件以授予查看或修改所有访问此对象的权限。 任何对对象具有查看/修改所有权限的配置文件都将覆盖组织范围的默认值。
第 2 步：根据标准定义共享规则
创建一个新的共享规则来选择哪些记录与 HubSpot 同步。 在此示例中，如果潜在客户在名为 Sync to HubSpot 的自定义字段中具有“True”值，并且在电子邮件字段中具有“@”符号以验证潜在客户是否具有电子邮件地址，我们将同步潜在客户。
没有有效电子邮件地址的记录将不会同步到 HubSpot，因此这增加了针对同步错误的额外保护措施。 这只是一个示例——任何标准都可以在共享规则中使用，因此规则标准可以根据您的业务需求而变化。 确保将共享规则设置为“读/写”访问权限，以便 HubSpot 集成可以继续更新记录。
确保您拉过的客户和联系人在 Salesforce 中具有共享字段。 这有点棘手，但作为跨对象公式的必要步骤不能在 Salesforce 共享规则中使用。 因此，为确保其正常工作，我们需要在 Salesforce 中使用工作流以及自定义字段。
要使用选择性同步执行此操作，您首先需要确定 Salesforce 中的哪个字段指定了正确的客户； 根据您的独特设置，这可以是从地理到帐户类型或许多不同字段的任何内容。
例如，假设我们只想跨行业为旅游和农业的账户。 我们将使用 Industry = Tourism 或 Industry = Agriculture 作为共享标准，但 Industry 字段仅存在于 Account 对象上。 为了正确提取值，我们还需要在 Contact 对象上创建一个 Industry 文本字段来存放共享数据。 创建该字段后，下一步是在 Salesforce 中创建工作流规则，将字段值从客户行业字段复制到我们刚刚创建的联系人行业字段。 在这里，您需要使用跨对象公式创建工作流操作； 在我们的示例中，公式可能类似于“Account.Industry.DeveloperName”。
最后，一旦工作流操作到位，您将创建一个触发我们刚刚创建的操作的工作流规则 - 在这种情况下，您将为联系人对象设置一个新的工作流规则，该规则将随时触发帐户行业 = 旅游业或农业。 一旦满足此处的条件，工作流操作会将值从客户复制到联系人，以便它们同步，并且通过该设置，我们可以确保我们的共享规则中的条件在任何相关对象中统一工作。
情况 3：原点字段
用例
您有一个在 Salesforce 之外工作的销售团队，他们正在联系潜在客户并重定向到 HubSpot 上托管的网页或使用 HubSpot 表单。 当潜在客户通过同步传回 Salesforce 时，潜在客户/联系人源字段正在被同步更改，这会扰乱您的报告。
TL;博士
在 Salesforce 中设置一个名为“Point of Origin”的属性，然后使该属性在更改后不可变。 这样，即使源发生变化，原点也将保持不变，您将能够对此进行报告，然后将源视为影响属性。
解决方案
我们经常看到这种情况，人们有多个接触点，但他们永远不知道哪个接触点是来源。 这意味着当涉及到信用渠道时，您并没有全面了解情况，也不知道将精力集中在哪里。
解决方案是在 Salesforce 中设置一个名为“Point of Origin”的属性，然后在更改后使该属性不可修改（除非由管理员）。 这样，即使源发生变化，原点也将保持不变，您将能够对此进行报告，然后将源视为影响属性。
设置此属性后，您可以将其添加到 HubSpot 同步并将同步规则设置为“首选 Salesforce，除非为空白”。 通过这样做，HubSpot 将永远不会覆盖 Salesforce 中存在的内容，除非之前没有采取任何行动（例如新的潜在客户）。
例如，如果销售线索由 Salesforce 用户研究和处理，那么 Origin 字段将设置为“销售”，那么该线索可以去网站上进行研究并通过 HubSpot 表单进行转换。 例如，同步会将源更改为“有机搜索”，但由于您已将同步规则更改为首选，除非为空白，因此源字段将保持为“销售，除非管理员手动更改”。
情况 4：多币种修复
用例
您在许多不同的地区工作，并且您在 Salesforce 中设置了多币种，但是当您将其同步到 HubSpot 时，您的交易对象上的数字是错误的。
TL;博士
在 Salesforce 中设置工作流以将金额标准化为您选择的货币，然后将其与 HubSpot 中的金额属性同步。
解决方案
HubSpot 和 Salesforce 一样具有多币种，但在同步移动时，两者的表现不佳。 两个系统的共同字段是金额字段，这将自动同步。
在 Salesforce 中，选定的基本语言环境决定了显示的货币。 例如，如果基本语言环境是法语 - 法国，那么货币就是欧元。 在管理模块中定义的基础货币反映了系统货币。 如果未配置基本区域设置，则英语将成为以美元为货币的基本区域设置。
*国家代码符合 ISO 4217 标准，例如 USD 代表美元，EUR 代表欧洲欧元。*
要解决此问题，您所要做的就是确保以基础货币表示的金额是同步的字段，而不是替代货币。 一旦您使此字段同步对齐，请确保您希望拥有首要地位的系统（通常是您用于财务报告的系统）设置为首选字段。 （即总是更喜欢 Salesforce）。
情况 5：包含列表场景
用例
您只想将 HubSpot 用于 Salesforce 数据库的一小部分，并且您需要确保并非来自 HubSpot 的所有数据都被推送到 Salesforce。
TL;博士
为此，您需要设置一个包含列表，该列表将使用 HubSpot 中的列表逻辑来过滤通过的潜在客户。
解决方案
在 HubSpot-Salesforce 集成中，您可以创建和使用包含列表来限制从 HubSpot 同步到 Salesforce 的联系人。 不在您的包含列表中的联系人将不会在 HubSpot 和 Salesforce 之间同步。
首先确定您要用于将潜在客户发送到 Salesforce 的标准。 我们建议创建一个名为“同步到 Salesforce”的自定义属性或易于识别的类似属性。 接下来创建一个使用该属性作为其决定因素的活动列表。
导航到同步设置 > 设置 HubSpot 下一个 Salesforce。
在“限制同步内容”部分，单击下拉菜单并选择现有的活动列表。 要创建新的活动列表，请单击 + 创建包含列表。
如果您选择现有的活动列表，该设置将自动更新。
如果您单击 + 创建包含列表，您将被重定向以在列表工具中创建一个新列表。
在左上角，单击铅笔图标编辑并输入列表名称，然后选择您的列表条件。 了解有关确定列表标准的更多信息。
在右上角，单击保存。 您的清单可能需要一些时间来处理。
返回到您的 Salesforce 集成设置。 在包含列表设置中，单击下拉菜单并选择新创建的活动列表。 设置将自动更新。
情况6：通过CRM平台了解活动
用例
您希望跟踪从 HubSpot 到 Salesforce 的活动，反之亦然，以便能够看到更好的投资回报率。
TL;博士
HubSpot 和 Salesforce 中的活动是完全不同的东西。 您需要创建一个报告来显示统计数据，而不是依赖开箱即用的工具。
解决方案
Salesforce 和 HubSpot 中的活动与橄榄球联盟和橄榄球联盟非常相似……听起来名称相似，但运动完全不同。 Salesforce 中的活动是联系人列表，在 HubSpot 中是一组资产。
您可以通过更新设置来使用表单中的 Salesforce 活动标记进入 HubSpot 的潜在客户，或者您可以使用 HubSpot 工作流，允许您将 Salesforce 活动成员身份设置为活动成员状态。 这是应用程序内唯一可以设置这两个值的地方。
需要记住的一点是，只有在 Salesforce 中将活动标记为活动时，它们才在 HubSpot 中可见。 因此，请确保相关活动已选中该复选框，然后在 HubSpot 中刷新。
出于报告目的，您必须在两个系统中设置广告系列报告，但如果您认为您将能够获得一个统一的报告视图，那么不幸的是，您将很难做到这一点。
最好的方法是使用 HubSpot 的报告来了解您的活动的“方式”方面。 问你自己：
1. 着陆页转化效果如何？
2. 社交线索生成的表现如何？
3. 这个工作流程有多少线索？
最后，使用 Salesforce 活动来组织您的销售团队和财务结果。
如果记录已在 HubSpot 和 Salesforce 之间同步，则 Salesforce 端的任何新活动注册都会同步回 HubSpot。
情况 7：在同步中发现自定义属性
用例
您希望能够在 Salesforce 中快速找到自定义属性，但不确定如何。
TL;博士
所有 Salesforce 自定义属性都以“_c”结尾，因此，只需查找即可。
解决方案
所有 Salesforce 自定义属性都以“_c”结尾，因此当您将属性从 HubSpot 映射到 Salesforce 并且不确定哪些元素是自定义的或不简单地查找“_c”时
HubSpot 中的联系人分区
用例
您希望能够使用基于团队的严格层次结构和外部用户在 HubSpot 系统上按团队对联系人进行分区。
TL;博士
创建具有有限权限的用户，然后将其放入团队中。
解决方案
要让外部团队访问 HubSpot 中的某些联系人，但不是全部，您需要创建一个团队。 如果您是团队的成员，您可以访问该团队的所有其他成员的联系人。
为了对第三方进行分区，我们需要设置一个“虚拟用户”，该用户只能访问使用“次要所有者”属性授予的部分信息。 如果您设置了一个名为“Secondary Owner”的字段或类似的内容，并将其设为 HubSpot 用户属性。
接下来，开始标记联系人公司并处理“次要所有者”财产。 使这个虚拟用户成为虚拟团队的一部分，然后将所有后续外部联系人添加到该团队中。 这将使他们能够访问对象，但阻止他们访问内部用户的对象。
综上所述…
...这是权限，朋友！
Salesforce 就像一个坦克——大、耐用、超级强大，有很多活动部件。 就像坦克一样，您不希望任何人跳进去并对周围环境造成严重破坏。 这就是 Salesforce 全力以赴进行细分和许可以确保您的数据以及系统受到保护的原因。
HubSpot 也有这种能力，但程度较小（目前）。 但是，主要区别在于 HubSpot 是一个更直观的系统，具有更好的用户界面......这意味着如果某些东西不工作，您通常会得到一个提示，解释系统为什么不移动以及您需要做什么解决问题。
使用 Salesforce，（对于那些不了解该系统达到专家级别的人），您可能需要花费数小时的脑力来试图弄清楚如何在 HubSpot 和 Salesforce 之间实现数据对称，而无需为这两个系统聘请昂贵的顾问. 根据我们的经验，许可是您的同步无法按预期工作的主要原因之一。 这可能是调查员或同步管理员的权限级别，但无论哪种方式，我们都建议这是您在某些事情不工作时首先查看的地方。
TL;DR - 这几乎总是一个权限问题。