离开 Excel 电子表格进行产品信息管理的 7 个理由

自 1985 年发布以来，Microsoft Excel 一直是企业管理和组织其产品电子表格的首选解决方案。 但仅仅因为某件事已经以某种方式做了这么久，并不意味着它必须继续下去。 有些传统可能是有害的。

产品数据复杂且冗长，具有多种功能。 它不仅包括产品的属性，还包括许多其他数字资产，例如图像和视频。 将这些存储在电子表格中可能会导致格式错误。 有些数字资产无法存储在电子表格中。 但这还不是全部。 出于各种其他原因，在管理您的电子商务商店和产品信息时，电子表格对您来说是不可行的。

我在这里强调使用 Excel 电子表格出现的各种问题，以及为什么是时候转向更有效的解决方案了； 即：PIM。

1. 电子表格容易出现人为错误

数据是企业最强大的资产之一，它依赖于做出高质量的决策和创建指导。 但是，如果数据不完整或不准确怎么办？ 你猜对了：糟糕的决定会导致企业走向错误的方向。

据报道，88% 的电子表格中有错误。 随着组织内的每个人对文件进行更改，污染的机会就会增加。 此过程中的小错误会导致电子表格包含不准确和不一致的数据。 这些错误会出现在电子表格中，因为 Excel 无法在用户输入可能不准确的产品属性或错误地跳过单元格时通知用户，就像在产品信息管理解决方案中那样。 此外，由于跟踪数据非常困难，员工可能会变得懒惰并输入产品属性，而无需仔细检查以前的条目以确保它不会重复。

如果您从事电子商务行业的时间足够长，您就会了解不一致的数据可能对客户满意度产生的影响。 它只会让他们远离你的品牌。 那么，当电子表格产生不良结果并导致销售流失时，花费数小时的辛勤工作来维护电子表格又有什么意义呢？

因此，随着您的业务增长，从产品电子表格转向数据管理系统至关重要，这样您就可以跟踪所有与产品相关的信息，并且没有错误。 此类系统会立即通知用户任何缺少的产品属性和重复条目，并确保所有渠道之间的一致性。

2. 不允许团队成员之间的协作

电子表格如此容易出错的一个主要原因是它们不允许团队成员之间进行协作。 由于同步电子表格的方式不能将多个员工同时对其所做的更改全部合并到文件中，因此它们变得孤立。

每个 Excel 文件都设计为一次由一个 Excel 实例更新。 它们没有与旨在支持多用户的企业数据库或产品信息管理系统相同的架构。

尽管存在云计算解决方案，但在团队成员和组织内的其他部门之间共享电子表格仍然很困难。 谷歌表格是允许实时共享的可能的云解决方案之一，但它可能违反公司的安全政策，并导致数据泄露或丢失。

这与 Apimio 等产品信息管理解决方案的运行方式不同。 多名员工可以实时更新此类解决方案，而不必担心来自不同来源的未保存更改。 PIM 软件允许协作工作，从而实现跨所有部门和渠道的无缝信息流。 它也节省了很多时间。 这与电子表格不同，在电子表格中，您必须等待一名员工完成对工作表的更改才能传递给下一位员工。 而这种低效的循环会无休止地进行下去。

3.没有责任，因为无法跟踪更改

现在，任何有权访问产品电子表格的人都可以对其进行更改。 如果您向 5 位不同的员工授予电子表格访问权限，则无法跟踪谁对这些文件进行了哪些更改。 如果发生重要信息丢失或更改的情况，您将花费大量时间试图找出谁对此负责。 然后，您将花费额外的时间以某种方式恢复该信息。

这与记录对系统所做的所有更改的自动化解决方案（例如 PIM）不同。 您可以将其配置为跟踪项目、产品和其他实体的更改。 有了这些信息，就可以重建发生在配置实体上的所有动作。 这非常重要，因为它有助于简化系统/数据在 PIM 系统中发生丢失或某些恶意活动时恢复的过程。

4. 缺乏安全感

通常，电子表格不是那么安全，因此数据损坏或信息管理不善的风险更大。 包含敏感财务信息的文件可能对黑客不安全。 您可以对产品电子表格文件进行密码保护，但是，对于企业来说，它可能仍然不够用。 一旦有人可以访问电子表格数据，就不可能限制他们对这些数据的处理方式。

因此，其他类型的数据收集软件可能是更可行的选择。 例如，Apimio 具有保护数据完整性的内置保护措施。 只有制造商有权更改产品数据。 您可以在门户上将不同的任务分配给不同的员工，从而限制访问。 在电子表格中，这是不可能的，因为您无法限制对某些单元格的访问。

类似地，用户可能对一列信息进行排序，并且可能在不知不觉中导致相关信息（例如名字和姓氏）变得不同步。 相比之下，数据库将统一记录的所有部分，从而确保更好的数据完整性。

PIM 系统最适合全渠道销售。 因此，在跨多个销售渠道分发数据的过程中，数据完整性是完整的，没有损坏或信息丢失。

5. 不支持实时决策

由于过时和不准确的数据，电子表格无法支持实时决策。 收集来自多个用户的最新信息并汇总信息非常耗时。

电子表格一次性提供所有原始数据。 因此，很难解释哪些数据是必要的，哪些不是。 也许电子表格中的唯一选项是按下“排序”按钮，这并不总是有助于找到您要查找的内容。 使用其他现有系统，可以通过可视化工具对数据进行优先排序。 与电子表格不同，这些工具可以突出数据集或结果的关键方面。

产品电子表格并非旨在保存历史数据。 通常在减小它们的大小以使其更易于管理的过程中，有人可能会错误地删除历史数据。 即使您保留不同的版本，决策者也很难比较文件并发现数据中的趋势。

产品信息管理系统旨在适应数据分析。 通过将所有信息存储在一个地方，组织可以了解消费者趋势并做出高质量的业务决策。 正确的仪表板软件将为您提供构建图表框架，同时为您提供大量自定义机会。

电子表格通常也没有上下文。 很难在 Excel 中将不同的数据集关联在一起，以了解它们之间的相互关系。 另一方面，仪表板可以具有不同的信息层并无缝地混合多个来源。 您从指标的高级视图开始，然后添加向下钻取以显示驱动这些数字的数据，只需单击一下即可。

6.不适合数字资产管理（DAM）

您是否尝试过将图像存储在电子表格中？ 它让你沮丧地握紧拳头，因为这几乎是不可能的。 PDF、视频、图像和其他数字内容对于电子商务企业来说至关重要，因为它们可以让您的产品栩栩如生。 基本的产品属性不会吸引买家。

数字资产通常在不同部门的不同员工中发布。 拥有一个将所有这些数据与其他产品信息一起存储的中心位置可确保组织的任何成员都可以轻松访问和使用它，以便他们可以随时将其推送到所有销售渠道。

PIM 具有无限的 DAM 功能，可确保所有文件和多媒体内容的安全和最新。 您可以在一处管理直接链接到您的产品的图像、视频、图形和文件。 将您的产品信息和数字资产都放在一个中央存储库中，营销团队可以根据需要轻松推出与其产品相关的内容。 它还可以创建更合适的内容，因为没有文件丢失。 团队不必花费额外的时间来寻找这些。

借助 Apimio 等产品信息管理工具，您可以自动在正确的时间以正确的格式将您的数字资产发布到正确的渠道。 您不必强调为用户前端优化它们，因为系统会为您完成它。

另读一读：了解 DAM 和 PIM 系统之间的根本区别

7.没有自动数据备份

Excel 没有任何自动数据备份功能。 因此，一旦您开始将产品数据放入您的 Excel 工作表中，您最好准备好手动为其准备备份。 此外，如果出现您忘记备份的情况，那就是数据从窗口中消失，无处可寻。 数据丢失对任何企业来说都是巨大的风险。 导致公开的产品数据不完整，未来数据分析不准确。 这是因为大量数据不会反映在工作表中。

但是，每个 PIM 都具有自动数据备份功能，可以频繁、自动地进行数据库备份，并将它们存储在不同的虚拟位置。 用户无需担心数据丢失，因为一切都将是安全可靠的。 您可以在任何给定时间，在他们认为方便的任何位置访问它。 想想当您自动备份数据时您的团队将节省的时间和精力。 无需手动操作。 我们喜欢听！

综上所述

有了强大的 PIM 系统，公司就应该停止依赖过时的 Excel 电子表格，这些电子表格会创建不准确和不一致的产品数据。 Apimio等工具现已上市，可帮助电子商务公司简化运营，访问最高质量的产品数据，同时保证数据的安全性和完整性。