7 个活动预算模板来计划您的财务

我以前说过，我会再说一遍：我讨厌电子表格，我讨厌预算。 众所周知，它们是必要的坏事，所以当我需要预算时，我会依靠像 Wally 这样的模板和应用程序来帮助计划我的开支。

如果您是希望简化预算流程的活动策划者，您需要一个活动预算模板。 对于负担不起复杂预算软件并需要不同解决方案的活动策划者来说，模板是一个很好的选择。

我编制了一份包含七个活动预算模板的列表（混合了 Excel 电子表格和可打印选项），这些模板将帮助您计划大部分（如果不是全部）活动的费用。

如果这些模板都不是您正在寻找的，请不要担心：我通过快速指南来完善您自己的活动预算模板。

模板按字母顺序列出。

Excel 模板

这些模板最适合不仅想计划活动费用，而且想使用 Excel 电子表格工具可视化这些费用的活动策划者。 Excel 模板为用户提供了比可打印预算更大的灵活性，使其成为具有多个移动部件的复杂事件的理想选择。

• 微软Office官方模板1
• 微软Office官方模板2
• Smartsheet 活动预算工作簿和会议计划工作表
• Tidyform 活动预算和图表模板

可打印模板

对于喜欢在纸上工作的规划者，这些模板正是您所需要的。 这些最适合没有太多活动部件的小型活动，并且可以支付场地、装饰和工作人员等基本费用。

• FreebieFindingMom 活动预算工作表
• 指南活动预算规划师
• Template.net 可打印的活动预算模板

建立自己的活动预算模板

虽然这七个模板涵盖了大部分基础知识，但它们并未涵盖所有基础。 如果这些列出的模板没有您需要的一切，您可以从头开始以您喜欢的任何格式构建自己的活动预算模板。

Eventbrite 有一个详尽的指南，引导您完成设计自己的活动预算的每一步。 我在下面总结了他们的步骤，并通过在创建活动预算时包含有关您应该寻找的其他指针来进一步解压缩该过程。

第 1 步：确定您的预算是什么

虽然大多数活动都有类似的费用，例如场地费用或客人注册系统，但其他费用（例如无人机安全和其他时尚功能）对于每个活动都是独一无二的。 建立自己的预算的好处是能够以任何你喜欢的方式组织你的独特成本。

构建活动预算模板时应考虑哪些费用？

• 场地和装饰
• 餐饮
• 人员配备
• 事件营销
• 差旅费
• 视听设备
• 娱乐
• 杂费

第 2 步：确定您的实际成本

您的预算需要在添加任何额外设施之前确定必要费用的基线，例如场地。 基线由广泛的类别组成，每个类别都包含单独的成本。

这里有一些例子：

地点：

• 房间出租
• 保证金
• 停車處

音视频：

• 投影仪
• 互联网/无线网络
• 扬声器
• 麦克风
• 相机

餐饮：

• 调酒师
• 服务器
• 食物
• 饮料

营销：

• 社交媒体营销软件
• 印刷材料和设计工作
• 注册管理软件

娱乐：

• 音乐家/DJ
• 演讲者费用
• 相关的住房和交通费用

各种各样的：

• 场地装饰
• 座位
• 额外的活动人员
• 税费

Eventbrite 建议对您的费用进行颜色编码，将场地费用标记为红色，将营销费用标记为蓝色，将差旅费用标记为绿色，等等。 这将帮助您保持财务井井有条，并轻松找到您需要的东西。

第 3 步：规划您的预计收入

一旦你计算了你的开支，就该预测你的收入了。

大多数活动管理软件可以跟踪门票销售，而其他软件则跟踪其他收入来源，例如供应商、赞助商和捐赠收入。 如果这不是您的第一次此类活动，请返回并参考以前的收入总额和电子表格，以帮助您进行估算。

在预测您的收入时，请寻找：

• 每位与会者的成本与获得的每注册美元成本
• 与会者成本和每次注册成本的趋势（它们是上升还是下降？）
• 活动机会，包括创造新成本同时带来新收入的新技术（例如：RFID 技术）
• 类似事件及其盈利能力

第 4 步：计划未知变量

在任何预算中，您都希望为计划活动时遇到的杂费创建缓冲。 最好是超出预算并留下多余的资金，而不是在您收到任何收入之前陷入亏损。

有关将成本保持在既定预算内以创建缓冲的提示，请查看 Event Planning Blueprint TV 中的此视频：

第 5 步：将所有内容放在一起

现在您已经掌握了所需的所有信息，是时候将您的活动预算放在一起了。

对于 Excel 用户，这里有一个关于如何创建简单的电子表格预算的快速教程，您可以将所有数据插入其中：

对于那些喜欢笔和纸的人，请使用上面的模板之一作为灵感，并添加您独特的、必要的变量和部分，以创建一个全面的、完全定制的预算。

其他活动管理资源

这些模板可能没有满足您的需求，而是让您意识到您需要一个预算软件系统来帮助计划您的开支。 查看 Capterra 的预算软件目录，并确保使用强大的过滤工​​具来帮助您准确找到所需的内容。

Capterra 的活动管理博客充满了资源和指南，可帮助您完成完美的活动。 这里有一些可以帮助您入门：

• “灾难艺术家”的 3 个活动管理课程
• 5 个决定您的活动投资回报率的指标
• 预算活动的免费或负担得起的活动计划模板
• 4 个活动移动应用程序可提高与会者参与度