5个时间管理技巧可帮助您的团队摆脱多任务陷阱

已发表: 2022-10-07

团队的时间管理技巧

在内心深处,每个人都知道多任务处理是一个陷阱。 这不是最终的生产力黑客,而是您将注意力从一项任务快速转移到另一项任务并来回转移。 当你真正放慢速度时,感觉就像你完成了很多工作。 任务之间的这种快速上下文切换会影响结果,研究表明多任务处理将生产时间减少了 40%!

即使知道一心多用会扼杀你的注意力,但这样做也很诱人——如果你在家工作、在项目截止日期前落后或为产品发布做准备时,可能更是如此。 不久之后,你最终会得到低于标准的结果、压力大的员工和生产力损失。

那么,您的团队如何才能摆脱多任务陷阱呢? 答案:更好的时间管理

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为什么时间管理很重要?

仅仅因为时间有限,而工作却没有。 在当今竞争激烈的世界中,现在就完成工作的压力是无情的,障碍很多,而我们一天只有这么多小时。 无论您是 CEO、经理,甚至是个人贡献者,知道如何更好地管理您的时间都是一项可以带来丰厚回报的宝贵技能。

事实是,我们可以整天谈论为什么时间管理很重要。 相反,这里有五个严峻的统计数据来说明为什么它是一个小时的需要:

  • 会议:经理每周在会议上最多花费 12 小时; 员工每周花大约 9 小时准备和参加会议 ( AskCody )
  • 电子邮件:信息工作者每天平均花费 3-4 小时检查电子邮件 ( Adobe )
  • 分心:平均而言,我们在分心后需要大约 25 分钟才能返回任务(盖洛普
  • 打断: 71% 的员工表示他们在工作时经常被打断,只有 29% 的员工表示他们可以在工作时屏蔽其他一切(福布斯
  • 生产力:我们只花费了 60% 或更少的工作时间( Atlassian

时间管理策略可以帮助您的团队每天更有效地工作,跨越多任务陷阱。 这不仅可以提高生产力,还可以减少与工作相关的压力和焦虑。

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如何改善团队的时间管理

改善团队的时间管理包括将新习惯融入员工的日常生活中,同时忘掉一大堆坏习惯——个人组织。 采用正确的工具进行时间和项目管理是一个好的开始。 鼓励您的员工创建待办事项并确定任务的优先级,为专注的工作留出时间块,实施无会议日,限制分心,调整自己的节奏等也是如此。但是,像大多数习惯一样,磨练一个人的时间管理技能需要,好吧,时间和精力。 所有双关语。

以下是现在与您的团队分享的 5 个有效的时间管理技巧:

  1. 组织和优先排序,每一天
  2. 关闭你的收件箱,不认真
  3. 让你的日历开始工作
  4. 预定简短的会议,让他们保持专注
  5. 尽可能离线工作

组织和优先排序,每一天

首先让您的员工列出他们今天需要完成的工作。 将该列表分解为任务级别,并评估需要首先解决哪些工作(以及可以等待哪些工作)。 将此作为您的团队如何花费时间和注意力的指南。

设定明确和诚实的截止日期来完成每项任务。 对你的时间表要有野心,但不要不合理——那只是在要求精神压力。 最后但并非最不重要的一点是,让每个团队成员亲自将完成的任务从列表中划掉,以在整个工作日保持积极性。

让组织和优先安排工作成为您一天开始或一天结束的日常工作的一部分,这样您就可以评估您的团队每天完成的工作,并将未完成的工作转移到第二天的待办事项列表中。 最后,不要犹豫,根据新信息和不断变化的业务需求重新确定待办事项的优先级。

专业提示: Flock 的共享待办事项工具可帮助您的团队在一个列表中管理所有待办事项,确定任何人都可以随时查看和更改的角色和截止日期。

关闭你的收件箱——不,认真的

生活中很少有事情会像讨厌的“你有邮件”警报通知那样使我们的注意力脱轨,这会激发人类检查电子邮件的几乎是巴甫洛夫式的反射。 还记得这五个严峻的统计数据吗? 我们每天检查电子邮件的时间比工作上的时间还多,每次中断都会消耗我们近半个小时的注意力。 事实上,电子邮件可以等待,尤其是当您专注于一项任务时。 它被设计为异步的,使用团队聊天、电话或视频通话进行实时对话可以更好地为您服务。

在一天中留出特定的时间段来检查和回复电子邮件。 应用大卫艾伦的两分钟规则:如果一封电子邮件可以在两分钟内得到答复,请立即回复,而不是将其搁置一旁。 保持收件箱井井有条,以便更好地跟踪任务和待处理的跟进,并减少在电子邮件上花费的时间。 完成后关闭邮件客户端,并抵制立即响应新电子邮件警报的诱惑。 如果这太具有挑战性,请考虑在您工作时关闭推送通知并让您的手机静音。

让你的日历开始工作

使用您的日历来预订时间,而不仅仅是会议。 在您的日历上安排 30-60 分钟的时间段来划分您的工作日,并确保您有时间处理优先任务。 这可以让队友知道您何时忙碌,从而显着减少专注工作期间的干扰。 注意不要过度使用——否则他们会觉得你一直没空。

Google 日历等现代日历服务可跨设备运行,因此即使您在移动中也可以安排时间,并且它会自动同步到您的工作站。 将 Google 日历集成到 Flock 中,以便在一个地方查看您的所有活动,并直接从共享聊天或频道安排新活动。 另一个被低估但强大的功能是能够为个人和工作约会创建重叠日历,这样您就不会重复预订自己。 如有可能,安排背靠背的会议,这样您就可以在一天的剩余时间里不受干扰地工作。

预定简短的会议,让他们保持专注

优先考虑你同事的时间。 长时间的偏离主题的会议对所有参与者来说都是一种浪费,每个人都落后于各自的待办事项。 请记住,可以通过电子邮件或 Flock 等聊天工具异步进行切题对话和其他旁白。 安排会议时,预定的时间比您认为的要少。 额外的会议时间鼓励参与者扩展事情。 相反,创造一种紧迫感可以帮助每个人保持重点。 那个一小时的会议? 剃掉 15 分钟,看看情况如何。 好的? 挤到30分钟! 更少的会议时间等于更多的时间来完成你的任务。

尽可能离线工作

电话、电子邮件提醒、聊天消息、社交提及和应用程序通知——我们在一个无休止、持续分心的世界中工作。 即使是最小的中断,经常重复,也会花费您大量的生产时间。 这就是为什么离线工作是减少干扰并将注意力集中在优先任务上的好方法。

鼓励您的团队相互交流“电子可用”时间,如果在离线时间出现紧急情况,请他们打电话或发短信。 还鼓励定期使用 Flock 的“请勿打扰”功能,该功能会在用户不可用时进行标记,并给出他们何时返回的时间框架。 这让团队中的每个人都知道他们什么时候可以期待同事的快速、实时响应,什么时候不应该。