Basın Bülteni Nasıl Yazılır: Yeni Bir Kopya İçin 11 İpucu

Basın bültenleri, çevrimiçi pazarlamanın ve dijital iletişimin önemli bir parçası olsa da, yazması zordur ve çok az kişi bunların yapısını anlar. Bu nedenle, birçok şirket ve pazarlamacı, kendileri için basın bültenleri yazmaları için uzman yazarları veya gazetecileri işe alır. Ancak, iyi bir basın bültenini gördüğünüzde tanıyabilmeniz için, bir basın bülteninin biçimini ve nasıl yazılacağını anlamak önemlidir.

O zaman basın bülteni içeriklerinizi her zaman değerlendirebilir, marka imajınızı ve yeni ürünlerinizi tanıtırken daha başarılı olabilirsiniz.

Basın bültenleri size yabancı gelse de, yayınladığınız her basın bülteninde bulunması gereken belirli unsurları içerir.

Önde gelen bir Forbes yazarı olan Robert Wyne'ın sözleriyle, basın bültenleri "doğası gereği formülseldir, ancak şiirler, tweet'ler, köşe yazıları ve diğer yazılı iletişimler de öyledir. Herkesin kısıtlamaları vardır. Aşçılar 8 inçlik bir tavada omlet yapmak için çalışırlar ve harikalar en iyi malzemeleri nasıl seçeceklerini ve lezzetli bir his yaratmak için bunları nasıl karıştıracaklarını bilirler. Yazarlar cümlelerini bir açıklamanın sınırları içinde sezonlandırabilirler.”

Basın bülteninize neleri dahil edeceğinizi ve nasıl yapılandıracağınızı bildiğiniz zaman, halkla ilişkiler materyaliniz okuyucular için daha resmi, güvenilir ve faydalı olacaktır. Basın bültenlerinizi kendiniz yazmayı veya sizin yerinize yapması için başka birini tutmayı planlasanız da bu doğrudur.

Ustalıkla hazırlanmış bir basın bülteni oluşturmak için gereken 11 adımı paylaşırken bizi takip edin.

Basın Bülteni Nedir?

Basın bülteni, haberleri medya kuruluşları ve halkla paylaşan bir işletme veya kuruluştan yapılan resmi bir açıklamadır. İlgili bilgileri basit, tek sayfalık bir formatta dağıtmak için kullanılan resmi bir belgedir. Bir basın bülteninin amacı, medyanın ve halkın dikkatini çekmektir.

Ne Zaman Basın Bülteni Kullanmalısınız?

Resmi bir medya belgesi olarak, basın bültenleri haber değeri taşıyan olaylara ayrılmalıdır. Önemsiz güncellemeler için çok sık kullanılırsa yayınlarınız göz ardı edilebilir.

Basın bültenleri genellikle aşağıdaki duyuru veya etkinlik türleri için kullanılır:

• Ürün lansmanları
• Önemli hizmet değişiklikleri
• Şirket yöneticilerinin işe alınması veya ayrılması
• Finansman duyuruları
• Flaş Haber
• Herkese açık ve özel etkinlikler
• Büyük açılışlar ve temel atmalar

Basın Bültenleri ve Şirket Duyuruları

Eğitimsiz bir okuyucu için, bir basın bülteni, bir şirket duyurusu için süslü bir terim gibi görünebilir. Bir basın bülteni teknik olarak bir duyuru olsa da, gazetecilik açısından bakıldığında, alıntı yapılabilecek birincil kaynak olarak görülür.

Basın bültenleri resmi bilgi kaynağıdır. Bir şirket aynı haberi bir tweet veya blog gibi başka bir şekilde paylaşırsa, muhtemelen resmi basın açıklamasına geri dönecektir.

Basın bültenleri, daha resmi bir yapıya sahip olduklarından, diğer duyuru türlerinden farklıdır çünkü medya kuruluşları tarafından paylaşılmak içindir.

Basın Bülteni Yazmanın 11 Adımı

Ne tür bir iş yürütüyor olursanız olun, basın bültenleri çok önemlidir. Şirketinizde yeni ve heyecan verici bir şey olduğunda medyaya, Google'a ve okuyucularınıza haber vermek için ideal araçlardır. Ortaklıkları, ürün lansmanlarını, yeni işe alımları ve daha fazlasını duyurmak için basın bültenlerini kullanın.

İşletmeniz daha önce hiç basın bülteni yazmadıysa endişelenmeyin. 11 temel ipucumuz süreç boyunca size rehberlik edecek.

1. Doğru Sürüm Dilini Kullanın

Bir haber kaynağına bir basın bülteni gönderirken, ne zaman yayınlanmasını istediğinizi onlara söylemelisiniz. Basın bülteninizin hemen halka duyurulması için hazırsanız, üst kısımdaki "ACİL YAYINLANMAK İÇİN" kelimesini kullanın.

Ancak, sürümü belirli bir tarihe kadar tutmanız gerekiyorsa (bu, ürün lansmanlarında yaygın bir durumdur), belirttiğiniz tarihle birlikte "BIRAKMAYA DEVAM EDENE KADAR TUTUN" ifadesini ekleyin.

Bu, basın bülteni makalenizin önemli bir parçasıdır çünkü okuyuculara ve gazetecilere makalenizi web'de veya basılı olarak ne zaman görmek istediğinizi söyler. Ayrıca, basın bülteninin medyaya ne zaman ulaşacağını kontrol etmenizi sağlar, bu da basın bülteni çabalarınızın başarısı üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.

2. Şirket Logonuzu ve Renklerinizi Kullanın

Okuyucularınızın markanızın neyi temsil ettiğini bilmesini istiyorsanız, bir basın bülteninde marka bilinci oluşturmak çok önemlidir. Basın bültenlerinizi daha etkili ve akılda kalıcı hale getirmek için başlık bölümünde şirketinizin logolarını ve renklerini kullanın.

Otonom sürüş şirketi Motional'ın logosunu yakın tarihli bir basın bülteninin en üstüne nasıl eklediğine bakın:

3. Basın Bülteni Başlıklarınıza Anahtar Kelimeler Ekleyin

Tıpkı diğer çevrimiçi içerik türlerinde olduğu gibi, basın bülteni başlıklarınızda da SEO anahtar kelimelerine yer vermelisiniz. Bu, arama motorlarının basın bülteninizi bulmasını ve sıralamasını kolaylaştırırken medyanın ve okuyucularınızın basın bülteninizin ne hakkında olduğunu anlamasını sağlar.

Unutmayın: Anahtar kelimelerle aşırıya kaçmak istemezsiniz – diğer içeriklerde yaptığınız gibi onları doğal bir şekilde dahil edin.

6 Aralık 2022'de yayınlanan bir basın bülteninde Apple'ın bunu nasıl yaptığına göz atın. Bu durumda, Apple'ın hedeflediği anahtar kelimelerin "App Store fiyatlandırması:" içerdiğini güvenle varsayabilirsiniz:

Diğer bir husus, başlıklarınızın büyük harfle yazılmasıdır. Resmi AP Stili büyük harf kullanımını izliyorsanız, edatlar ve dört harften kısa sözcükler dışında başlığınızdaki tüm sözcükler büyük harfle yazılmalıdır.

Yukarıdaki örnekte görebileceğiniz gibi, Apple yalnızca özel isimleri büyük harfle yazdı. Ancak, basın açıklamasını web sitelerinde yayınladılar. Basın bültenini resmi bir haber sitesinde yayınlamış olsalardı, başlıkta büyük harf kullanımını seçmek daha iyi bir seçenek olurdu.

En iyi sonuçlar için başlıklarınızı 160 karakterin altında tutun. Bundan daha uzun sürerse okuyucular ilgisini kaybedebilir ve başlığınızın Google tarafından kısaltılması riskini alırsınız.

Başlığınız çok sınırlı bir demografinin, yani gazetecilerin ilgisini çekmelidir. Müşterileriniz için yazmak isteyebilirsiniz, ancak bir basın bülteni basın içindir. Başlığınızın gerçekçi, bilgilendirici ve dikkat çekici olduğundan emin olun.

Daha etkili basın bülteni başlıkları yazmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:

• Numaraları Kullanın : Rakamları anlamak, belirsiz açıklamalardan daha kolaydır. Örneğin, “Dördüncü Çeyrek Satış Artışı” mı yoksa “Dördüncü Çeyrek Satışlar %40 Arttı” mı okumayı tercih edersiniz?
• Bir Basın Bültenini Bir Gazete Makalesi Gibi Düşünün: Bir gazete makalesi manşetleri ile basın bülteni manşetlerini okursanız, muhtemelen bunları birbirinden ayıramazsınız. Basın bülteni başlığınızı yazarken bir gazeteci gibi düşünün ve sınırlı alanla yapabileceğiniz en büyük etkiyi yaratın.
• Şimdiki Zamanı Kullanın: Bir şey zaten olmuş olsa bile, bir basın bülteni bundan şimdiki zamanda, özellikle de başlıkta bahsetmelidir. "X Şirketi Yeni CEO'yu İşe Aldı" yerine "X Şirketi Yeni CEO'yu İşe Aldı" olarak değiştirin.
• Satış Dilinden Kaçının: Bir basın bülteninde insanları işletmenizden bir şey satın almaya teşvik etmek cazip gelebilir. Ancak basın bültenleri ürün tanıtımı için değil bilgi paylaşımı içindir. Yeni bir ürün lansmanı hakkında bilgi paylaşıyorsanız, başlığınız ürünün neden önemli olduğundan bahsetmeli, birinin onu neden satın alması gerektiğinden bahsetmemelidir.

4. Bir Özet Paragrafı Yazın

Her basın bülteni, başlıktan sonra bir özet paragrafı içerir. Bu, duyurunuzu kısaca özetler. Ek olarak, bu özet paragrafların çoğu bir ila beş cümle arasında kalıyor. Hatta bazıları madde işareti olarak biçimlendirilmiştir.

Bu küçük paragraf kritiktir, çünkü okuyucuların basın bülteniyle etkileşime geçip geçmemeleri veya ihtiyaçlarına daha uygun bir şey bulmaya devam etmeleri gerekip gerekmediğini hemen anlamalarına yardımcı olur. Ayrıca, meşgul gazetecilerin basın bülteninizin neden önemli olduğunu anlamalarına ve haber yapıp yapmayacaklarına karar vermelerine yardımcı olabilir.

İşte yakın tarihli bir Ford basın bülteninden iyi bir özet paragrafın nasıl göründüğüne dair bir örnek:

Ford'un öne çıkmasına yardımcı olmak için italik olarak tek cümlelik bir özet eklediğini fark edeceksiniz.

Özet olarak kalmasını sağlamak için bu paragrafı en son yazmayı düşünün. Bu şekilde herhangi bir yeni bilgi eklemezsiniz.

Özetinizin uzunluğuna bağlı olarak, bu paragrafa bir veya iki anahtar kelime eklemek de yararlı olabilir. Bir başlıkta şirketinizin adını unutmak kolaydır, bu nedenle, atlarsanız özette yer aldığından emin olun.

Son olarak, eklenecek sınırlı miktarda bilgiyle, her cümlenin olabildiğince açık ve öz olduğundan emin olun. Okuyucularınızı basın bülteninizin zaman ayırmaya değer olduğuna ikna etmek için yalnızca birkaç cümleniz var.

5. Şehri, Eyaleti, Ayı, Günü ve Yılı ekleyin

Basın bültenleri geniş kitlelere yönelik olsa da, onları coğrafi konumunuza bağlamak da önemlidir. Bu, konum bilgilerinizin dahil edilmesi anlamına gelir. Basın bülteninizi yazarken şehri, eyaleti, ayı, günü ve yayın yılını ekleyin.

İşte aynı Ford basın bülteninden bir örnek:

Bu bilgi, basın bülteninize bağlam ekler ve okuyucunun bilginin ne zaman ortaya çıktığı konusunda yönlendirilmesine yardımcı olur. Dahası, mevcut şehir ve yayınlanma tarihi, okuyucuların basın bültenini yeni ve alakalı olarak tanımasına yardımcı olur.

6. İlk Paragrafınızı Oluşturun

Basın bülteninin "öncülüğü" olarak da bilinen ilk paragraf, basın bülteninizin birincil amacını içermelidir.

Buraya dahil etmeniz gereken altı unsur vardır:

• Kim: Basın açıklaması kimin hakkında? Bu belgede yer alan şirket veya ana oyuncular kimlerdir?
• Ne: Basın bülteninin konusu nedir? Okuyucular neden umursasın?
• Neden: Basın bültenini neden gönderiyorsunuz? Müşterilerinizi veya okuyucularınızı nasıl etkiler?
• Ne zaman: Basın açıklamasının konusu ne zaman gerçekleşiyor?
• Nerede: Şirketiniz nerede bulunuyor? İnsanların bilmesi gereken bir olay varsa, nerede gerçekleşiyor?
• Nasıl: Basın bülteninizin konusu nasıl değer sağlıyor? Okuyucularınıza nasıl yardımcı oluyor?

Bu bilgileri dahil etmek, okuyucuyu daha iyi yönlendirecek ve basın bülteninizin amacını anlamalarına yardımcı olacaktır.

NASA'nın 11 Aralık 2022'de yayınlanan bir basın bülteninde tüm bu unsurları nasıl içerdiğine göz atın:

Nasa her soruyu yanıtlıyor:

• DSÖ? NASA'nın Orion uzay aracı
• Ne? Orion uzay aracının sıçraması
• Neden? Ay'a dönüş görevinin ilerleyişini gösterir
• Ne zaman? 11 Aralık 2022, 09:40 PST
• Nerede? Pasifik Okyanusu, Baja California'nın batısında
• Nasıl? Rekor kıran uzay görevini duyurdu

7. Basın Bülteninin Gövdesini Geliştirin

Basın bülteninizin gövdesi, ilk paragrafın içeriğini genişletmelidir. Her paragraf en fazla üç veya dört cümle olmalıdır. Gövdeyi buna göre ayırın, ancak her paragrafın tutarlı olduğundan ve önceki paragraftan iyi aktığından emin olun.

Bu paragraflarda, basın bülteni konunuzla ilgili gerçekleri paylaşacaksınız. Örneğin yeni bir ürün duyurusu yapıyorsanız, onun özellikleriyle ilgili detayları paylaşırsınız. Ancak, yeni bir CEO'yu işe alıyorsanız, yeni kişi hakkında bazı arka plan bilgileri paylaşırsınız.

Bir basın bülteninin gövdesi, mümkünse bir alıntı içermelidir. Alakalı, değerli bir yorum sunabilecek önemli biri varsa, onu eklemelisiniz. Bu, okuyucularınıza basın bülteniniz hakkında nesnel bir görüş sağlar ve uzmanlardan alıntı yaparsanız, basın bülteninizin inandırıcı görünmesini sağlar.

Bir American Airlines basın açıklamasından bu örneği ele alalım. Havayolu, JFK havaalanında yeni bir terminale taşındı ve New York valisinden bir teklif aldı:

Fotoğraf veya video gibi ek medya içeriği eklemeyi de düşünebilirsiniz. Ancak bunu iki içerikle sınırlandırmalısınız. Bazı durumlarda, örneğin basın bülteninizi e-postayla gönderiyorsanız, basın bültenine eklemek yerine kaynağa bir bağlantı eklemek daha iyi olabilir. Örneğin, basın bülteninizin boyutunu büyütmek yerine okuyucunun YouTube'da bulabileceği bir videonun bağlantısını ekleyin.

8. Etkileyici Bir Son Paragrafla Tamamlayın

Son paragrafınızı kapanış konuşmalarınız için bir boşluk olarak düşünün. Yeni bir ürün piyasaya sürüyorsanız, mevcut ürünleri buraya yerleştirin. Ayrıca ürünün ticari markasını ve gövdeye sığmayan ilgili bilgileri de koyabilirsiniz.

Bu paragraf, okuyucunuza "sonraki adımları" anlamak için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri vermelidir. Bu ayrıntılar yaklaşan etkinliğinizi nerede bulacağınız veya yeni İK yöneticinizle nasıl iletişime geçeceğiniz olsa bile.

9. Şirket Hakkında (Ortak Bilgiler)

Gövde paragraflarınızdan sonra, standart adı verilen şirket bilgilerinizi eklemelisiniz. Burası, şirketinizin bazı erdemlerini ve başarılarını paylaşabileceğiniz yerdir, ancak bunu çok uzun tutmayın, çünkü bu, şirketinizi çok satıyormuşsunuz gibi görünme riskini doğuracaktır.

Standart bilgiler, gazetecilere şirketiniz hakkında yazılarına ekleyebilecekleri genel bilgileri vermek için tasarlanmıştır. Bu, okuyucularına daha fazla bağlam sağlayacak ve şirketinizin daha profesyonel ve tanınabilir olmasına yardımcı olacaktır. Standart bilgiler nadiren değişir, bu nedenle aynı metni tekrar tekrar kullanabilirsiniz. Bir şeylerin değişmesi ihtimaline karşı her seferinde doğruluğunu iki kez kontrol etmeniz yeterli.

İşte aynı American Airlines basın açıklamasından bir örnek:

Hem American Airlines hem de British Airways için şirket bilgilerini nasıl içerdiğine dikkat edin. Bunun nedeni, basın bülteninin her iki şirketle ilgili olmasıdır. Bir iş ortaklığı hakkında bir basın bülteni yazarsanız, ilgili tüm şirketler için ortak bilgiler eklemelisiniz.

10. Mevcut İletişim Bilgilerinizi Ekleyin

Basın bülteninizi okuduktan sonra, gazeteciler veya potansiyel müşteriler sizinle nasıl iletişim kuracaklarını bilmek isteyebilir. Bu nedenle, güncel iletişim bilgilerinizi basın bülteninize dahil etmeniz çok önemlidir.

En iyi sonuçlar için e-posta adresinizi, telefon numaranızı ve şirketinizin web sitesine ve sosyal profillerine bir bağlantı ekleyin. Eklediğiniz bilgilerin güncel olduğundan emin olun, böylece insanlar sizinle iletişim kurmakta asla sorun yaşamazlar.

11. Bir Yay İle Bağlayın

Basın bülteninizin sonuna, END kelimesini veya üç diyez işaretini (###) eklemelisiniz. Bu, okuyucularınıza sona geldiklerini ve başka hiçbir şeyin gelmediğini söyleyecektir.

Daha İyi Basın Bültenleri için Hızlı İpuçları

Basın bülteninin genel yapısını anladığınızda, iyi bir basın bültenini gördüğünüzde onu tanımak için daha donanımlı olacaksınız. Basın bültenlerinizi daha da iyi hale getirmek için işte size birkaç ipucu daha:

1. Yazmak

• Üçüncü Şahıs Ağzından Yazın: Doğrudan alıntı yapmadığınız sürece “ben”, “biz” ve “siz” kelimelerinin basın bültenlerinde yeri yoktur. Profesyonel bir ses çok önemlidir ve basın bülteninizin daha otoriter görünmesini sağlar.
• Okuyucularınıza Yazın: Basın bültenleri okuyucular içindir. Bakış açılarını ve endişelerini daha iyi anlamak için kendinizi onların yerine koyun.
• Kısa Tutun: Basın bültenleri bir sayfa veya 400-500 kelime arasında olmalıdır.
• Lafı dolandırma: Bir basın bülteni, verimsiz iletişimin yeri değildir. Açıkça söylemek istediğiniz sizsiniz ve amacınızı hemen netleştirmeyen tüm kelimeleri, ifadeleri veya yaklaşımları kaldırın.
• Sıfatları Minimumda Tutun: Sıfatlar dikkat dağıtıcıdır ve okunması zordur. Daha net ve daha verimli basın bültenleri için bunları sınırlayın.
• Objektif Olun: Okuyucular, bir ürün/olay hakkında gereğinden fazla abartmadan gerekli ayrıntıları veren bir basın bültenine daha iyi yanıt verir. Basın bülteniniz ne kadar objektif ve tarafsız olabilirse o kadar iyidir.
• Jargondan Kurtulun: Jargon, basın bülteninizin anlaşılmasını zorlaştırır ve pek çok okuyucu için erişilemez hale getirir. Mümkün olduğunda kesin.
• Dikkatlice Düzeltin ve Düzenleyin: Yüksek maliyetli hatalardan kaçınmak için basın bülteninizi dikkatlice okuyun. Yazım, dilbilgisi veya olgusal hatalar, basın bülteninizin profesyonellikten uzak görünmesine neden olabilir. Yayınlamadan önce, kulağa doğru geldiğinden emin olmak için basın bültenini yüksek sesle okuyun.

2. Dağıtım

• Sendikalaşmayın: Bir zamanlar tercih edilen basın bülteni dağıtım yöntemi olan sendikasyon artık öldü. Bazı markalar basın bültenlerini dağıtmak için her ay binlerce dolar harcarken, Time Grice gibi uzmanlar o zamandan beri "SEO amaçları için basın bülteni sendikasyonunun hiçbir değeri olmadığını" söylemeye başladılar. Bu yaklaşımı benimsemek yerine, basın bülteninizi yerel medya kuruluşlarıyla paylaşın. Daha iyi bir yatırım getirisinin keyfini çıkaracaksınız ve basın bültenleriniz daha fazla ilgi görecek.
• Telefon veya E-posta ile Takip: Basın bültenlerinizi yerel medya kuruluşlarınıza gönderdikten sonra, bunu bir telefon görüşmesi veya e-posta ile takip edin. Bu kişisel dokunuş, basın bülteninizi bir gazetecinin radarında sağlamlaştırmaya ve hatırlamalarını kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.
• Web Sitenizde Yayınlayın: Basın bültenlerinin amacı halka açık medya kuruluşlarıyla paylaşmak olmakla birlikte, bunları kendi sitenizde de yayınlamalısınız. Pek çok işletme, haber değeri taşıyan tüm bilgileri için özel bir "haber" sayfası oluşturur veya basın bültenlerini bloglarında yayınlamak üzere uyarlar.

3. Optimizasyon

• İlgili Anahtar Kelimeleri Dahil Edin: Bu anahtar kelimeler aranabilir ve basın bülteninizle alakalı olmalıdır.
• Fazla Şey Yapmayın: Anahtar kelimelerde aşırıya kaçmak, basın bülteninize istenmeyen, yoğun bir his verir ve bunu istemezsiniz. Fazla doldurmayın yoksa okuyucularınızı kapatma riskini alırsınız.
• Multimedya Kullanın: Videolar veya resimler gibi multimedya öğeleri, basın bülteninizi geliştirmek için harika olabilir. Yine de bunları idareli kullanın, böylece metni bunaltmazsınız.

Daha İyi Basın Bültenleri Buradan Başlayın

Harika bir basın bülteni yazmanın ne demek olduğunu bilmek, marka imajınız üzerinde daha iyi kontrol sahibi olmanızı sağlayabilir. İster şirket içinde yazın, ister başka birini işe alın, ne aradığınızı anlamak daha fazla başarıya yol açabilir.

Harika bir basın bültenine mi ihtiyacınız var? Sizin için yüksek kaliteli PR oluşturmak için Express Writers'daki metin yazarlığı ve PR uzmanlarımıza güvenin. Size neler sunabileceğimizi görmek için içerik mağazamızı keşfedin .