Herhangi Bir Kullanım Durumu İçin Teklif Mektubu Nasıl Yazılır [+ Şablonlar]
Yayınlanan: 2023-03-09Teklif mektubu nedir?
Bir teklif mektubu, alıcıyı teklifinizin tamamını okumaya ikna etmek için tasarlanmıştır. Resmi veya gayri resmi olabilir ve genellikle sorun bildirimini, hedefleri, önerilen çözümü ve sonraki adımları kapsar. Ayrıca proje bütçesi veya zaman çizelgesi hakkında ayrıntılar da içerebilir.
Ön yazılar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere her tür teklifle birlikte gönderilir:
satış teklifleri
İş planları
İş ortaklığı anlaşmaları
RFP yanıtları
Proje veya hizmet yenileme teklifleri
Dahili işbirliği ve proje önerileri
Hibe teklifleri
Araştırma önerileri
Sponsorluk teklifleri
Neden bir teklif mektubuna ihtiyacınız var?
Mektubu atlamamanız için önemli nedenler şunlardır:
Tonu ayarlayın - Teklif mektubunuz, teklifin aşamasını belirleyecektir. Muhtemel müşterinin alacağı sonuçlar hakkında ipucu verebilir veya karşılanan RFP gereksinimlerini karşılayabilir.
Bağlam sağlayın - Teklif mektubu, teklifin neden gönderildiğine ilişkin bağlam sağlar. Bu, teklif istenmiş veya istenmemiş olsa da yararlıdır çünkü okuyucuya gelen kutusunda olması için bir neden verirsiniz.
Teklifin kilit alanlarını vurgulayın - Mektubu, bir referans, ortalama müşteri sonucu, düşük fiyatlı promosyon, pazar fırsatı veya okuyucunuzu en çok heyecanlandıracak herhangi bir şey gibi istediğiniz herhangi bir ayrıntıyı ortaya çıkarmak için kullanabilirsiniz.
Alıcıyı teklifi tamamen okumaya teşvik edin - Günün sonunda, harika bir teklif mektubu bir geçit görevi görmelidir. Okuyucuyu tüm dikkatini size vermeye ve tüm teklifi gözden geçirmeye ikna etmeye yetecek kadar bilgi verir.
Teklif mektubu yazmak için 5 adım
Mükemmel teklif kapak mektubunu oluşturmak için bu 5 basit adımı kullanın.
En iyi sonuçlar için, mektubu yazmadan önce teklifinizi yazmalısınız. Bu şekilde, potansiyel proje, müşteri veya iş fikri hakkında araştırmanızı zaten yapmış olacaksınız.
1. Hedeflerinizi bilin
Yazmaya başlamadan önce, bir adım geri atın ve neyi başarmaya çalıştığınızı gerçekten düşünün. Zor satılacağını bildiğiniz potansiyel bir müşterinin dikkatini çekmeye mi çalışıyorsunuz? Okuyucuya, devlete ait bir RFP'de belirtilen katı yönergelere bağlı kaldığınızı göstermeniz gerekiyor mu? Yoksa kişiye teklifin incelenmeye hazır olduğuna dair bir uyarı mı veriyorsunuz?
Hedeflerinizi bilmek, aşağıdaki 2., 3. ve 4. Adımlarda doğru kararlar vermenizi sağlayacaktır.
2. Format ve formalite seviyesini belirleyin
Ardından, mektubunuz için doğru biçimi ve stili seçmek önemlidir.
Bu dijital dünyada, yazılı veya basılı teklif mektupları çok eski moda. E-posta şablonlarını, teklif şablonlarını saklamanıza, her şeyi gerektiği gibi özelleştirmenize, alıcılara otomatik olarak bildirimde bulunmanıza ve teklifinizi imzalamaları için hatırlatmada bulunmanıza, görüntülemeleri izlemenize ve daha pek çok şeye olanak tanıyan teklif yazılımını kullanmanız daha iyi olur.
Tarza gelince, markanızın sesiyle yazdığınızdan emin olun. Yazma tarzınızın formalitesi de sektörünüze ve alıcının beklentilerine uygun olmalıdır.
Çoğu iş senaryosunda, teklifiniz ne kadar uzun, karmaşık ve resmiyse, teklif mektubunuz da o kadar uzun, karmaşık ve resmi olacaktır.
3. Bir şablon veya örnekle başlayın
Bir sonraki adım, yazma sürecinize rehberlik edecek bir şablon veya mektup örneği bulmaktır. Bu, özellikle ilk kez bir teklif mektubu gönderiyorsanız ve tam olarak ne ekleyeceğinizden emin değilseniz yararlıdır.
Bu adımların altında, farklı kullanım durumları için 3 teklif mektubu şablonu ve her biri için örnek bir mektup bulacaksınız.
Tabii ki, tonlarca örnek bulmak için Google görsellerine gidebilir ve tam olarak yazdığınız teklif mektubu türünü arayabilirsiniz.
4. Mektubu oluşturun
Şimdi yazma zamanı!
Teklif mektuplarının çoğu şu noktaların tümüne değinmelidir (sırasıyla):
Alıcı için tebrik
Teklifi paylaştığınız için şükran veya heyecan beyanı
Müşteri veya proje sorunu ve hedefleri
Önerilen çözümünüz ve önemli ayrıntılar
Şirketiniz neden yardıma hazır?
Sonraki adımlar
İmzan
Yazarken, seçtiğiniz tarza ve tona uymak için elinizden gelenin en iyisini yapın, ancak düzenlerken her zaman mükemmel hale getirebilirsiniz.
5. Göndermeden önce düzeltin
Teklif mektubu ilk izleniminizdir. Doğru anlayın ve alıcının teklifinizi okuması için iyi bir şans var. Yanlış anlarsan teklifini asla açmayabilirler. Bu yüzden acele etmemelisiniz. Teklif mektubunuzu 2 - 3 kez ve son teslim tarihiniz izin veriyorsa farklı günlerde düzeltin.
Sıra şablonlara ve teklif mektubu örneklerine geldi!
Teklif mektubu şablonu #1 (Satış konuşması)
Pek çok farklı teklif türü olsa da, satış konuşmaları muhtemelen en yaygın olanıdır. Hesap yöneticileri veya yöneticiler, hizmetleri, yazılımları ve diğer çözümleri sunmak için potansiyel müşterilere ve müşterilere teklifler gönderir. Teklifinize uygun mükemmel mektubu oluşturmanıza yardımcı olması için bu şablonu kullanın.
Şablon #1
[Adınız ve soyadınız]
[Şirket veya kuruluş adı]
[Tarih]
[Alıcının ismi]
[Alıcının şirketi]
[Merhaba veya Sevgili (alıcının adı),]
[Bir teklif sunma fırsatı için minnettarlığınızı ve/veya heyecanınızı paylaşmak için ilk cümleyi kullanın.]
[Potansiyel müşterinin temel problemini ve hedeflerini bir ila üç cümleyle tanımlayın.]
[Önerdiğiniz çözümü ve neden bu yaklaşımı seçtiğinizi bir ila üç cümleyle açıklayın.]
[Önerilen çözümün fiyatını netleştirmek için bir cümle kullanın veya fiyatı mektubun dışında tutmayı tercih ederseniz, bunun yerine belirli çıktıları veya zaman çizelgelerini listeleyin.]
[Şirketinizin çözümü uygulamak için neden en uygun şirket olduğunu veya benzer projeleri nasıl tamamladığınızı bir ila iki cümleyle açıklayın.]
[Potansiyel müşteriye, teklifi okumak ve imzalamak gibi sonraki adımları anlatın.]
[Oturumunuz ve imzanız]
Örnek 1
Jane Doe
As Yazılım
Merhaba Alex,
Bu teklifi sizinle paylaşma fırsatı verdiğiniz için teşekkür ederiz.
Küçük ama güçlü pazarlama ekibiniz, sınırlı kapasiteleri göz önüne alındığında içeriği hızlı bir şekilde yayınlamakta zorlanıyor. İşler inceleme sütununda çok uzun süre takılıp kalıyor ve klasik proje yönetimi yazılımı, ekibinizin sürekli olarak varlık araması, içeriği kopyalayıp yapıştırması ve kampanya son tarihlerini karşılayamaması anlamına geliyor.
Ace Software, kampanya hedeflerinize ulaşma ve ekibinizin üretkenliğini önemli ölçüde artırma hedefinize ulaşmanıza yardımcı olabilir.
Premium aboneliğimizi ve Platin uygulama eklentimizi tavsiye ederim.
Tek seferlik 5.000 ABD Doları kurulum ücreti ve 4.000 ABD Doları yıllık ücretle ekibiniz, sanki iki pazarlama asistanı tutmuşsunuz gibi içeriği daha hızlı üretip yayınlayabilecektir.
Ace Software, 320 içerik ekibini güçlendirdi ve ortalama %600 yatırım getirisi sağladı.
Lütfen teklifi baştan sona okuyun ve hazır olduğunuzda imzalayın. Ya da nelerin dahil olduğuna dair herhangi bir sorunuz varsa bana bildirin.
Sizinle çalışmak için sabırsızlanıyoruz!
Jane Doe
Hesap yönetici
As Yazılım
Teklif mektubu şablonu #2 (Proje teklifi)
Büyük bir proje için bir teklif veya fiyat teklifi gönderirken, muhtemelen teklif mektubunuzla daha resmi bir yaklaşım sergilemeniz gerekecektir. Bir devlet kurumu veya başka bir kuruluş için bir RFP'ye yanıt veriyorsanız, bu şablon ve örnek mükemmeldir.
Şablon #2
[Adınız ve soyadınız]
[Şirket veya kuruluş adı]
[Tarih]
[Alıcının ismi]
[Alıcının şirketi]
[Merhaba veya Sevgili (alıcının adı ve soyadı,)]
[İlk paragrafta, neden ve kime teklif sunduğunuzu açıklayın. Tipik olarak, bir RFP gönderen varlıktan ve RFP'nin başlığından, konusundan veya numarasından bahsedersiniz.]
[RFP'nin temel içeriğini ve gereksinimlerini üç ila beş cümleyle açıklayın.]
[Teklifinizde belirtilen hizmetlerin kapsamını üç ila beş cümleyle açıklayın.]
[Önerilen proje fiyatını ve zaman çizelgesini bir ila iki cümleyle sunun.]
[Alıcının sorular veya teklif düzeltme talepleri için kiminle iletişime geçmesi gerektiğini netleştirin.]
[Oturumunuz ve imzanız]
Örnek 2
Jane Doe
As İnşaat
13 Temmuz 2023
Alex Ross, Kıdemli İnşaat Mühendisi
Her yerde, Kaliforniya
Sayın Alex Ross,
Bu teklifi sunma fırsatı verdiğiniz için teşekkür ederiz. Ace İnşaat, California, City of Anywhere tarafından Sunny Park için oyun alanı ve park inşaatı için talep edilen RFP'ye yanıt veriyor.
Sunny Park RFP, park inşaatı, oyun alanı tasarımı ve inşaatı, sert peyzaj düzenlemesi ve çevre düzenlemesi konularında deneyimli yüklenicilerden sunum talep eder. RFP, etkin bir CSLB lisansı ve tahsis edilen bütçeye uygunluk gerektirir.
Teklifimiz, Sunny Park RFP'nin tüm yönleriyle tamamen uyumludur. Üç adet gölgeli piknik alanı, farklı yaşlardaki (12 aydan 4 yaşa ve 5 ila 12 yaş) çocuklar için iki oyun alanı, çeşitli resmi olmayan aile sporları için bir oyun alanı, yerel malzemelerle sert peyzaj ve kuraklığa dayanıklı bitkiler içeren peyzaj düzenlemesi.
Teklifimizde belirtilen tüm tasarım ve inşaat için tahmini proje fiyatı 900.000 $'dır ve tamamlanan projeyi üç aşamada teslim etmeyi umuyoruz, böylece yeni park özellikleri mümkün olan en kısa sürede halkın kullanımına açılacaktır.
Bu teklifin içeriği hakkında herhangi bir sorunuz varsa, lütfen doğrudan benimle iletişime geçin.
İlginiz için teşekkür ederim,
Jane Doe
İş Operasyonları Müdürü, Ace İnşaat
(555) 555-1234
Teklif mektubu şablonu #3 (İş ortaklığı)
Bir iş ortaklığı teklifi sunmak için bir mektup yazarken, formalite düzeyi büyük ölçüde satış konuşması yaptığınız kişi veya kuruluşa ve onları ne kadar iyi tanıdığınıza bağlı olacaktır. İster resmi ister gayri resmi olsun, aşağıdaki şablon temellerinizi tamamlamanıza yardımcı olacaktır.
Bu şablonun dahili proje tekliflerine ve iş planlarına uyacak şekilde kolayca değiştirilebileceğini unutmayın.
Şablon #3
[Adınız ve soyadınız tam adınız]
[Şirket veya kuruluş adı]
[Tarih]
[Alıcının ismi]
[Alıcının şirketi]
[Merhaba veya Sevgili (alıcının adı ve soyadı,)]
[Teklif mektubunuzu, diğer kişiyle çalışma potansiyeli konusunda neden heyecanlandığınızı veya neden bu fırsatla ilgileneceklerini düşündüğünüzü tek cümlelik bir açıklama ile başlatın.]
[Pazar fırsatını, hedef kitleyi ve rekabetçi boşluk analizini iki ila dört cümleyle açıklayın.]
[Şirketinizin kazanmak için nasıl rekabet edeceğini iki ila dört cümleyle açıklayın.]
[Önerdiğiniz ortaklığın türünü bir cümleyle açıklayın (kolektif ortaklık, komandit ortaklık, vb.)]
[Alıcının, teklifi okumak ve imzalamak veya herhangi bir sorunun üzerinden geçmek için sizinle bir telefon görüşmesi ayarlamak gibi, atmasını istediğiniz sonraki adımları netleştirin.]
[Oturumunuz ve imzanız]
Örnek 3
Jane Doe
As Başlangıç
Merhaba Alex,
Size bu iş ortaklığı teklifini göndereceğim için çok heyecanlıyım çünkü bu sektörün tam size göre olduğunu biliyorum. Sizlerin tecrübesi ve benim seyircim ile birlikte çok güzel işler başaracağımıza inanıyorum.
Doğrudan tüketiciye yönelik vegan dondurulmuş gıda pazarı, porsiyon başına 8 ila 11 ABD doları arasında değişen ve incelemelerde sürekli olarak "doldurmayan" olarak tanımlanan pahalı ürünlerle doludur. Şaşılacak bir şey yok: Akşam yemeği için 400 kalori yeterli değil.
Araştırmama dayanarak, eldeki taze malzemelerle kolayca birleştirilebilen tarif seçeneklerine sahip çabuk pişen ürünler sunarak meşgul veganların ihtiyaçlarını (ve midelerini) tatmin edebileceğimize inanıyorum. Bu, tüketicilerin tarifleri kendi zevklerine ve tipik porsiyon boyutlarına göre ayarlamasını kolaylaştırırken ambalaj boyutlarımızı, maliyetlerimizi ve nakliye maliyetlerimizi azaltacaktır.
Eşit miktarda zaman ve para yatırdığımız ve potansiyel kazanç veya kayıpları da eşit olarak paylaştığımız bir genel ortaklık öneriyorum.
Lütfen bu teklifi baştan sona gözden geçirin ve tüm detayların üzerinden geçmek için önümüzdeki hafta bir zaman planlayalım.
En iyi,
Jane Doe
Benzersiz marka sesiniz ve uygun formalite ile yazın. Alıcıyı teklifi okumaya ve atmasını istediğiniz sonraki adımları netleştirmeye teşvik edin. Bunları doğru yapın ve bu teklifi hemen bitirin.