8 saatlik bir iş günü programı nasıl yapılır

Son 10 yılda, serbest çalışma programlarının geleceğin nasıl olacağı hakkında makaleler ve uzmanlar tarafından konuşulduğunu gördük. Yaptığımız iş değişiyor ve özellikle bilgi çalışanları, fabrika işçileri için icat edilen 8 saatlik bir işgününün hiçbir faydasını görmüyor. Ancak yine de övülen 3-4 saatlik işgünlerine uymayan işçiler var. 9'dan 5'e kadar olan yapı aslında çok sayıda insan için çalışıyor.

Bugün, 9'dan 5'e, neden bazıları için (kendim dahil) daha iyi çalıştığına ve aynı denge ve esnek bir özgürlük olarak.

Esnek çalışma saatlerini bu kadar popüler yapan nedir?

Hem 9'dan 5'e hem de esnek saat kampında adanmışlar olmasına rağmen, ikincisi genellikle daha çekici görünüyor. Ve haklı olarak:

• Kendi programınızı yaparsınız;
• Kesintisiz 8 saat boyunca üretkenliği zorlamanız gerekmez;
• İş günü daha kısa görünüyor;
• Kendi zamanınızın patronu olduğunuzu hissediyorsunuz.

Ve tüm bunlar doğru olsa da, geleneksel çalışma saatlerinin artık işlemeyen eski bir çağ olduğu anlamına gelmez. Program esnekliği, zamanlarını ustaca yönetmeyi bilenlere daha fazla özgürlük ve hareket alanı sağlar. "9'dan 5'e" ise iş ve yaşam arasında net sınırlara ihtiyaç duyan ve tamamen kendi kendine motivasyona güvenemeyenleri barındırır.

"9'dan 5'e" savunmasında

Elbette, şeytanın avukatlığını yapmak için burada değiliz. Bazı insanlar için geleneksel çalışma modeli çalışmıyor ve gayet iyi. “9'dan 5'e” ifadesinin esnek bir programdan daha çok işe yaradığını bulan herkese bir vaka sunmak için buradayız.

İşte 8 saatlik klasik bir çalışma programının başlıca artıları:

1. Odak bakımı daha kolaydır
2. Sınırlarınız daha net
3. İnsanlar size tam olarak ne zaman ulaşacaklarını bilirler.
4. Daha az fazla mesai var
5. İş-yaşam dengeniz daha iyi

Şimdi. bunların her biri için biraz daha ayrıntıya girelim.

1. Odaklanmayı sürdürmek daha kolaydır

Şahsen, 3 saat çalışmayı, ardından bir veya iki saat ara vermeyi, ayak işlerini yapmayı ve sonra doğrudan başka bir 3 saatlik masa başında çalışmaya dalmayı zor buluyorum. Daha esnek bir programda serbest çalışmayı denediğimde, öğretmenlik yıllarımdan hemen geriye dönüşler aldım.

Günlük öğretimim, öğrencilerin başka dersleri varken gerekli “molalar” ile serpiştirilmiş 5 saatlik gerçek öğretimden oluşacaktı. Bu gibi durumlarda, testleri notlandırarak, idari işlere yardım ederek veya ders planları yazarak zamanımı doldurdum.

Genelde olan şey, sınıfa girmem ve öğretme moduna "geçmem" gerektiğinde, not verme testlerinin %25'ini bitirmemdi. Çılgınca farklı bir göreve odaklanmak ve bölgeye girmeye çalışırken yalpalamadığımdan emin olmak anlamına geliyordu. Ve o 45 dakikadan sonra tekrar öğretmenler odasındaydım, çocukların soruları, ders kitabı örnekleri ve izlenimleriyle kafam uğulduyordu, tekrar not kağıtlarına odaklanmaya çalışıyordum. Bu beni büyük ölçüde yavaşlatırdı ve sonunda işimi eve getirirdim.

Kısacası, bölgeye girer girmez bağlamları değiştiriyordum. Ve her yeni görevde odaklanmak için biraz zamana ihtiyacım vardı çünkü doğaları çok farklıydı.

Benim için tüm derslerimi arka arkaya, öğle yemeği molası vererek ve sonra başka işler yapabilsem ya da eve gidebilseydim çok daha iyi olurdu.

8 saatlik bir iş günü bağlam değiştirmeye nasıl yardımcı olur?

Bu kadar büyük bir zaman "blok" ile, günlük görevleri bitirmek için o kadar zamanınız olduğunu bilirsiniz. Bankaya gitmek, market alışverişi yapmak veya öğle yemeği hazırlamak için çalışmayı bırakmanız gereken anı tahmin etmiyorsunuz. Ve ayak işlerini bitirdikten sonra, "masa moduna" geri dönmek biraz yeniden odaklanmayı gerektirecek, bu da aslında sana zaman kaybettirecek.

Not: Bir iş türünden diğerine geçiş yapmak bazen kaçınılmazdır, örneğin bankanın çalışma saatleri nedeniyle mesai saatleri içinde faturalarınızı ödemek zorunda kalmak gibi. Ancak esnek bir program, çalışma ortamınızın gün boyunca her yeni görevle değişeceği anlamına gelir. Ve her farklı görev için alana girmek, her yeni görevin başında tamamen yeni bir bağlama odaklanmaya çalışmak için biraz zaman harcamanız anlamına gelir.

2. Sınırlarınız daha net

Bir ofis ortamında normal saatlerde çalışırken, saatin iş gününün sonuna gelmesi için daha rahat ve istekli hissetme eğilimindeyiz. Ve eğer işten zamanında çıkmakta zorlanan türden biriyseniz, o zaman daha katı bir çalışma programı iki kötülükten daha azdır.

Çalışma süresinin bittiğini ve beynimizin “kişisel yaşam” moduna geçmeye başladığını biliyoruz. Fazla mesai gerekmedikçe günün geri kalanı diğer aktiviteler için ücretsizdir.

Esnek bir çalışma programı ile asla gerçekten "boş zamanınız" olmaz. Genellikle, bir kişi enerji seviyelerine uyması için günün büyük bir bölümünde görevlerine serpilirdi. Bu, kendi içinde üretkenlik için harikadır, ancak çalışma zamanı ile boş zaman arasındaki çizgiyi gerçekten bulanıklaştırır. Asla tamamen rahatlayamazsınız.

3. İnsanlar size tam olarak ne zaman ulaşacaklarını bilir

Çalışma saatleriniz gün içinde dağılıyorsa ve programınız günlük olarak değişiyorsa, diğer insanlara uygunluğunuz da değişecektir. Bu, arkadaşlarınıza ve ailenize size ulaşamayacaklarını bildirmekle bir sorun haline gelebilir, böylece kesintisiz çalışma süresi elde edebilirsiniz.

Belki Pazartesi sabahı 2 saat, sonra Salı, sabah bir saat ve öğleden sonra 2 saat, sonra akşam bir saat daha boş olursunuz. Müşterilerinizi, arkadaşlarınızı ve ailenizi haftalık olarak bilgilendirmek için daha fazla çaba ve planlama gerektiren bir yola ihtiyacınız olacaktır.

Bu nedenle, dışarıdaki dikkat dağıtıcı şeyler sizin için özellikle büyük bir sorunsa, 8 saatlik bir iş günü daha iyi sonuç verir. İşiniz bitene kadar durumunuzu "Dışarıda" olarak ayarlayabilir, telefon bildirimlerini kapatabilir, kapıya bir işaret koyabilir veya diğer işlemleri yapabilirsiniz. Kullanılabilirlik çevrenizdeki herkes için net olacaktır.

4. Daha az fazla mesai var

Şimdi, bağlam değiştirmenin nasıl zaman kaybına yol açtığından bahsettik. Bölgeye belirli bir görevle girmemiz genellikle 20 dakika sürer. Ve ne kadar çok geçiş yaparsak, yeniden odaklanmamız o kadar uzun sürer.

Tüm bu kaybedilen zaman, günün sonunda toplanır ve potansiyel olarak işinizde geride kalmanıza neden olur. Veya gevşek bir program, fazla mesaiyi daha az vergilendiriyor. Çok geçmeden kendinizi gecenin ilerleyen saatlerine kadar çalışırken buluyorsunuz.

5. İş-yaşam dengeniz daha iyi

Şimdi, küresel iş-yaşam dengesi çok sayıda farklı faktörden oluşuyor. Ancak burada iş-kesme süresini ele alacağız. Doğal olarak, daha az fazla mesai olduğunda ve sınırlarınız daha net olduğunda, iş ve yaşam arasındaki dengeyi korumak daha kolaydır.

• 8 saatlik bir işgünü ile net bir kesinti süreniz olur;
• Bir sonraki çalışma saatini bekleyerek gün boyunca tetikte olmaya gerek yok;
• Diğer faaliyetlerin çalışma sürenize "sızma" olasılığı daha düşüktür (ör. Bir market işletmesi planladığınızdan daha uzun sürer ve tüm programınızı değiştirir);

Gün boyunca benekli çalışma saatleri ile gerçek bir sınır yoktur. Görevlerinizi akşam yemeğinden sonra, ailenizle dinlenerek veya spor salonundan sonra yapabilirsiniz. Faaliyetler genellikle boş zaman için ayrılmıştır. Çalışma zamanını bölerek dinlenme zamanınızı da bölmüş olursunuz ve ne kadar dengelemeye çalışsanız da ikisi iç içe geçmiş olur.

Şahsen, sabahlarımı yavaş ve düzenli, kahve ve kahvaltı yaparak ve uyandığımda bir dergi yazarak söyleyerek geçirmeyi zor buluyorum. İşime kalktıktan sonra 15 dakika içinde başlamayı severim (uzaktan çalıştığım için), böylece her şeyi saat 3'e kadar bitirebilirim.

Saatin 3:01'i vurduğu hissi ve iş gününün bittiğini bilmem… daha iyi bir şey yok.

Öyleyse, 8 saatlik bir iş günü koşuşturmasını üretkenlikle nasıl yapabileceğinizi tartışalım ve üstesinden gelinmesi gereken bir zorluk değil.

8 saatlik işlevsel bir program nasıl yapılır

Bu bölümde, art arda 8 çalışma saatini kapsayan verimli bir program oluşturmak için atabileceğiniz adımları inceleyeceğiz.

Optimum çalışma saatlerinizi bulun

İmkanınız varsa, 8 saatlik çalışma sürenizin ne zaman olacağını seçin – sabah veya öğleden sonra.

Farklı enerji seviyeleri ile çalışıyoruz. İşe sabah 7'de başlamayı ve öğleden sonra 3'te bitirmeyi tercih ederim çünkü öğleden sonra konsantrasyonum önemli ölçüde düşüyor. Aynı zamanda gün içinde dinlenmeye vakit buldukları ve diğer aktiviteleri bitirdikleri için geç saatlerde daha iyi çalışan iş arkadaşlarım var.

Zaman harcayanları tanımlayın ve ele alın

Sizi en çok neyin rahatsız ettiğini bildiğinizde, yolunuza çıkan tüm dikkat dağıtıcı şeylerle başa çıkmak daha kolay olacaktır.

Sık sık telefon görüşmeleri, sohbet mesajları veya diğer telefon veya uygulama bildirimleri alıyor musunuz? YouTube veya Instagram üzerinden ertelemekten suçlu musunuz? Dikkat dağıtıcı şeyler işle ilgili mi yoksa kişisel mi?

Kesintiyi ele alma şekliniz şunlara bağlı olacaktır:

• Türü (işle ilgili veya kişisel);
• Ne kadar süreyle dikkatinizi dağıtır;
• Daha sonra yeniden odaklanmanız ne kadar sürer;
• Bir uygulamayla halledilebilecek bir şeyse (ör. Odaklanma için telefon kilitleme uygulaması).

Bu durumlardan herhangi birinde, önce bir gününüzü düzenli çalışarak geçirmeniz, dikkatiniz dağıldığında not almanız ve sonunda bulgularınızı analiz etmeniz gerekir. Bu, zaman harcayanlarınızı doğru bir şekilde tanımlamanın en iyi yollarından biridir.

Bir zaman çizelgesi veya zaman çizelgesi tutun

9'dan 5'e sağlıklı kalmanın büyük bir kısmı hesap verebilirliktir. Bu durumda, her şeyden önce kendinize karşı sorumlu olmak istersiniz.

8 saatlik bir işgününün tüm avantajlarından yararlanmak için gününüzün ne zaman başladığını ve ne zaman bittiğini bilmeniz gerekir. Sağlıklı bir iş-yaşam dengesini korumanın tek yolu budur. Bu iki şekilde yapılabilir: bir zaman çizelgesi tutmak veya bir zaman çizelgesi tutmak.

Zaman çizelgesi tutmak

Zaman çizelgeleri, zamanınızı takip etmenin daha genel bir yoludur. Çalışma saatleriniz başladığında oturum açmanız ve bittiğinde tekrar oturum açmanız yeterlidir. Bu kadar basit.

Programınızın geri kalanının temel ayrıntıları bir takvim uygulamasında, yapılacaklar listesinde, proje yönetim platformunda vb. işlenebilir. O zaman bir zaman çizelgesi şöyle görünebilir:

Zaman kartı, 8 saatlik iş gününüzün başlangıcını ve bitişini ve ne kadar fazla mesainiz olduğunu not etmek içindir. Hepsi haftada ne kadar kazanacağınızı hesaplamak için kullanılır. Clockify ayrıca tarayıcı sürümüne gömülü bir hesap makinesine sahiptir, bu da bu işlemi daha da az zahmetli hale getirir. Ayrı bir yazılım indirmesi gerekmez.

Zaman çizelgesi tutmak

Ancak, programınızı daha sıkı bir şekilde kavramaya ihtiyacınız varsa, o zaman yeterince ayrıntılı bir zaman çizelgesi öneremem. En kullanışlı seçenek dijital bir zaman çizelgesi tutmak olacaktır, çünkü bu, kullanım kolaylığı, otomatik doldurma seçeneği, şablonlar oluşturma ve genellikle zamandan tasarruf etme seçeneğidir.

Örneğin Clockify, çeşitli şekillerde 8 saatlik bir çalışma programı yapmanızı sağlar.

• Bunu doğrudan uygulamanın kendisinden yaparsanız, her projede her gün ne kadar çalıştığınıza bağlı olarak bir zaman çizelgesi oluşturabilirsiniz. Projeleriniz bir haftadan uzun sürüyorsa ve katı bir saatlik programa ihtiyacınız yoksa bu harikadır.

• Daha ayrıntılı bir çerçeve istiyorsanız Clockify'ın Google Takvim entegrasyonunu seçebilir (veya uygulamanın yerleşik takvim görünümünü kullanabilirsiniz). Google Takvim'deki görevleri not etmek, programınızı hassas hale getirir ve renkli bloklar, gününüzün nasıl aktığı, örneğin hangi görevlerin tekrarlandığı veya örneğin ne zaman ara verdiğiniz hakkında size anında bir fikir verir.

Yukarıdaki resimde, 8 saatlik bir program olmasına rağmen, görevlerin makul bağlam değiştirme ile verimli bir günü garanti edecek kadar çeşitli olduğunu görebilirsiniz.

Bonus olarak, takvimdeki Clockify zamanlayıcı ile takvimdeki her bir görevi doğru bir şekilde zamanlayabilirsiniz.

Zaman kartları ve zaman çizelgeleri, bu nedenle, kendi kendine hesap verebilirlik ve üretken kalma için mutlak bir gerekliliktir. Saatlerinizin nasıl harcandığını bilmek, gelecekteki zamanlama kararlarını kolaylaştırır.

Google Takvim için bu Clockify entegrasyonu, Google uygulama paketlerine bağlı olanlar için en iyi sonucu verir. Zapier'i kullanır ve ister mobil cihazınıza, ister masaüstünüze veya tarayıcınıza güvenin, sorunsuz çalışır.

• Son olarak, bazılarımız kalem ve kağıdın “eski yöntemlerine” geri dönmeyi sever. Tabii ki, tüm çemberi atlayabilir ve masanızda oturan bir fiziksel takvimi doldurabilir veya kendiniz bir günlük takvimi oluşturabilirsiniz.

Fiziksel bir programla zamanınızı izlemeye başlamanın en kolay yolu önceden hazırlanmış şablonlar bulmaktır (kendinizi yapmak size keyif de getiren bir şey değilse!). Aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda harika kaynak var ve ne tür bir programa ihtiyacınız olduğuna bağlı olarak kendi zaman çizelgesi şablonlarımızdan bazılarını yapacak kadar ileri gittik:

• Aylık;
• İki haftada bir;
• Haftalık;
• Günlük;
• Saatlik.

Tüm zaman çizelgeleri indirilebilir ve Word, Excel, Google Dokümanlar, E-Tablolar ve .pdf formatında yazdırılabilir.

Zamanınızı takip etmeyi alışkanlık haline getirin

8 saatlik bir işgününün gerektiği kadar çalışması ve dengeli olması için zaman takibini ciddiye almalısınız.

Ne zaman ve nasıl dikkatinizin dağıldığını (ki bunu tartışmıştık), en yoğun saatlerinizin ne zaman olduğunu ve molaları ne zaman kullandığınızı not alarak, iş akışınızı optimize etmek için gerekli verileri toplarsınız.

Rakamlara objektif olarak baktığınızda ve özellikle onları bir analist olarak ele aldığınızda (suçluluk duymamak veya hatalar yüzünden kendinizi azarlamamak), belirli davranışlar için kalıplar, nedenler ve sonuçlar çizebilirsiniz. Aniden, yemek molası vermek için en iyi zamanın ne olduğunu, sosyal medyayı ne zaman özlediğinizi ve daha fazlasını değerlendirmede daha iyi olacaksınız. Bu, üstün AI'larının tüm potansiyelini ortaya çıkaran bir bilim insanı gibi… ancak bu durumda ikiniz de sizsiniz.

Kendinizi bir bilim insanı ve dengelenmesi gereken ince ayarlı, son teknoloji ürünü bir makine olarak görün. Sırlarını ortaya çıkarmanın temelinde zaman takibi yatar.

Özür dilemeden molaların tadını çıkarın

8 saatlik bir programla çerçevelenmiş olmanız, birden fazla mola veremeyeceğiniz anlamına gelmez. Ancak, öğle tatilinizi tüm bir filmi izleyerek geçiremeyeceğinizi belirtmekte fayda var. O zaman bu esnek bir program haline gelecektir.

8 saatlik bir iş günü (veya daha uzun bir çalışma bloğu) ile, her 25 dakikada bir 5 dakikalık bir mola veya her 50 dakikada bir 10 dakikalık bir mola (Pomodoro yöntemi olarak adlandırılır) önerilir.

Tabii ki, bu herkese uyan tek bir yaklaşım değil. Tıpkı bu programda olduğu gibi, amaç size uygun bir şey bulmaktır. Birkaç farklı çalışma/mola yöntemini deneyin ve hangisinin sizi üretken kıldığını görün, aynı zamanda rahatlama ve sıfırlama için yer bırakır. İşte bu seçeneklerden bazıları (kılavuzlarla birlikte!):

• O kurbağayı ye!
• Pomodoro tekniğine başlarken
• Eisenhower Matrisi
• En etkili 18 zaman yönetimi tekniği

Mükemmel zaman yönetimi tekniğini bulduğunuzda, programı daha güvenle halledebilirsiniz.

O 8 saatin her anını doldurmak için kendinizi zorlamayın

İş yükünü 8 saatin altında bitirdiğiniz günleri kutlayın. Ve yeni bir göreve başlamanın veya programınızı işle ilgili bir aktiviteye daha tıkmak için değiştirmenin cazibesine kapılmamaya çalışın. Çalışmayı ne zaman bırakacağınızı bilmek çok önemlidir ve 8 saatlik program bunu uygulamak için harika bir yerdir.

Esnek bir program, iş ve boş zaman arasındaki çizgiyi bulanıklaştırdığından, geleneksel olan, sizi elinizden gelen her şeyi erken bitirmeye zorlar. Bu şekilde, kendinize daha fazla zaman ayırmayı dört gözle bekliyorsunuz. Kanadalı psikoloji profesörü Jordan Peterson'ın zehirli üretkenlik üzerine bir röportajında ​​belirttiği gibi,

“İyileştirme arıyorsunuz, ancak sürdürülebilir iyileştirme arıyorsunuz. Dolayısıyla, kendinizi çok fazla zorlarsanız, zaman içinde sürdürülebilirliği yok edersiniz.”

Dolayısıyla, 9'dan 5'e bir sistemi dahil ederek, getirebileceği güvenilirliği ve sürdürülebilirliği istiyorsunuz - iyi planladığınız sürece her şeyi yapmak için yeterli zaman var. Bu çerçevede üretkenliğinizi artırmak için yapıyı benimsemeniz, aynı zamanda erken bitirdiğinizde boş zamanın tadını çıkarmanız gerekir.

Çözüm

Daha az katı çalışma saatlerine doğru ilerliyor olmamız, modasının tamamen geçeceği anlamına gelmez. 9'dan 5'e, bazı insanların yaşamlarında ciddi şekilde ihtiyaç duyduğu ve aradığı yapı, güvenilirlik, beklenti ve disiplin getirebilir. Herkes gün boyunca ara sıra çalışmaya uygun değildir ve bu gayet iyi. 8 saatlik bir iş gününe sahip olma seçimini normalleştirmemiz gerekiyor, çünkü bu belirli faydalar sağlıyor. İş verimliliğiyle ilgili pek çok şeyde olduğu gibi, kişisel tercih söz konusudur.