İş gününüzün dökümü nasıl yapılır (şablonlarla)

Bir çalışma programı oluşturma süreci her geçen gün geliştirilmektedir. Çünkü iyi bir iş günü dağılımı sizi ileriye taşır, hatta daha da iyisi, başarılı bir gün duygusuyla baş başa kalmanızı sağlar. Bu kısa ama tatlı rehber, gününüzü, görevlerinizi ve önceliklerinizi farklı bir şekilde ayırmanın farklı bir yolunu sunmak için burada ve teslim tarihleri ​​dışındaki şeylere odaklanmanın nasıl daha iyi sonuçlar verdiğini gösteriyor.

Günlük önceliklere karar verin

Her görev en önemli görev değildir.

Her güne başlamadan önce, yapılacaklar listesini gözden geçirin ve en önemlilerini bulun. Genellikle 1 ila 3 görevdir ve bunları kolayca tanımlayabilirsiniz:

• Diğer insanlar, kendi rollerini yapabilmeleri için sizin üzerinize düşeni yapmanıza bağlıdır;
• Acildirler veya hızla yaklaşan bir son teslim tarihine sahiptirler;
• Uzun vadede kariyerinizi etkilerler.

Bunu - ve iş günü dağılımınızın sonraki tüm yönlerini - göstermek için, bir an için programıma ve çalışma alışkanlıklarımı nasıl öğrenmeye ve her gün azar azar geliştirmeye çalıştığıma bir göz atacağız.

Öncelikler listemin Çarşamba gününü nasıl görebileceğine dair bir örnek:

Yeni bir çalışan geliyor ve onlara akıl hocalığı yapıyorum. Hem benim hem de kariyerleri için iyi, bu yüzden enerjimin çoğu bu göreve gitmeli. Ayrıca önceki gün bitiremediğim bazı işler de var ve son teslim tarihi Pazartesiye kadar olmasa da bugün bitirmeye çalışabilirim. Son olarak, gerçekten etkilemek istediğim bir sunum var. Gerisi adım adım atabileceğim düzenli işler.

Neden bir öncelikler listesine ihtiyacım var?

Örnekten, sizin için en önemli olan görevleri tam olarak belirlemenin diğer işlerin "beyaz gürültüsünü" nasıl ortadan kaldırdığını görebiliriz.

En fazla enerjiyi nereye harcayacağınızı tam olarak bilirsiniz, bu da zaman kaybetmekten ve başka şeyler üzerinde stres yapmaktan kaçınmanıza yardımcı olur. Bu liste, her iyi iş günü arızasının kolayca hayati ilk adımıdır.

Çalışmadan önce bir bölüm çizin

Bir sonraki adım olarak, güne hazırlanmak için yaptığınız işle ilgili şeyleri tanımlayın.

Yapılacaklar listesi yazar mısınız?

Haftalık hedeflerinizi revize ediyor musunuz?

Yoksa iş arkadaşlarınızla mı iletişim kuruyorsunuz?

Belki kendine kahve yaparsın ve e-postayı kontrol edersin.

Hepimizin üretkenliği artıran farklı ritüelleri var ve hatta günden güne değişebilirler. Ve eğer bir ritüeliniz yoksa, bir tane bulmak için harika bir zaman. İşte günlük programıma başka bir bakış:

Kaynak: Clockify iş günü döküm şablonu

Yukarıdaki tablodan da görebileceğiniz gibi her güne farklı aktivitelerle başlanabilir. Ve Çarşamba günü, kaçırdıklarımı ve nasıl bitireceğimi gözden geçirerek ikinci öncelikli göreve – arta kalan işlere – hazırlanıyorum.

Neden "işten önce" bir bölüme ihtiyacım var?

Kolayca giden bir sabah çalışma ritüeli, gününüzü tanıtmanın harika bir yoludur. Önce en zorlu görevlerle başlamak yerine, hafif bir şeyle enerji tasarrufu yapar ve gelecek görevler için zihinsel olarak hazırlanırsınız.

Çalışma sırasında bir bölüm çizin

Dökümünüzdeki bir sonraki büyük parça, asıl işin kendisidir. Daha zor görevler veya isterseniz et ve patates.

Büyük görevleri daha küçük parçalara bölmek ve bunları planlamak için pek çok kaynak var, bu yüzden burada ayrıntılara girmeyeceğiz. Ancak bunlardan bahsetmek önemlidir.

Yapabilirsin:

1. Gününüzün saat başı bir kılavuzunu oluşturmak için zaman sınırlamasını kullanın;
2. Önceliklerinizi sıralamak için Eisenhower matrisini kullanın;
3. Get Things Done yöntemi bunalmış hissetmenizi engelleyecektir.

Bununla birlikte, odaklanacağım şey, bu iş parçasını iki bölüme ayırmaktır: yemek arasından önce ve sonra.

Verimlilik hakkındaki diğer makalelerimizden bazılarını okuduysanız, gün boyunca enerji seviyelerini yönetmekten nasıl bahsettiğimizi fark etmişsinizdir. Ve işte iyi bir öğle yemeği yedikten sonra enerjinizin nasıl değiştiğini anlamak önemlidir. En önemlisi, kendinize sorun:

• Öğle yemeğinden yarım saat ila bir saat önce nasıl hissediyorsunuz?
• Öğle yemeğinden sonra enerjik hissediyor musunuz?
• Uykulu hissediyor musun?
• Öğle yemeğinden ne kadar sonra odağınızın düştüğünü (veya yükseldiğini) hissetmeye başlıyorsunuz?
• Canınız şeker yemeye mi başlıyor ve bunlar sizi nasıl etkiliyor?

Gıda, vücudun enerji hız treninde büyük bir rol oynar ve genellikle buna dikkat etmeyiz. Moreso çünkü evdeyiz veya dışarıdayız ya da çok fazla odaklanmamız gerekmiyor. Ancak, iş yerinde bir zarara dönüşebilir.

Neden "yemekten önce ve sonra" bölümüne ihtiyacım var?

Bir çalışma programını öğle yemeğinden önce ve sonra olarak ayırmak birçok şeye yardımcı olabilir.

İlk olarak, farklı öğünlerin odağınızı nasıl etkilediğini ortaya çıkarabilir. Daha ağır olanlar uykunuzu getirirken daha hafif olanlar uyanık kalmanıza yardımcı olur. Bu şekilde, örneğin, Perşembe günü saat 3'te büyük bir toplantınız olduğunu fark edebilir ve daha sonra genellikle canınızı sıkıyorsa, biftek ve patates yerine balık ve salata yemeye karar verebilirsiniz.

İkincisi, daha iyi zamanlama kararları vermeye başlayacaksınız. Görevleri enerji seviyeleriniz etrafında değiştirmek, daha az düşünülmüş bir taktiktir, ancak pratikte çok etkili olduğu kanıtlanmıştır.

Üçüncüsü, sizi günün hayati bir parçası olan yiyecekleri ihmal etmemeye zorlar. Genellikle işle o kadar meşgul oluyoruz ki yemek saatlerimizi çok geç olana kadar değiştiriyoruz veya tamamen atlıyoruz. Bu, çok acıkmanız ve sadece onu savuşturmak için hızlı bir atıştırma tercih etmeniz riskini taşır. Dahası, yemekle uygun bir ara vermezseniz daha az sabırlı ve daha sinirli olursunuz. Bu da iş performansınızı engeller.

İşte programımdan bir örnek:

Bu bölümde sabaha aklımda tazeyken kalan işlerle devam etmeye karar verdim. Öğle yemeğinden önce bir toplantı planlandı, tam da dinlenmek için. Öğle yemeği sırasında acil bir sorun çıktı, ancak tazelenmiş olarak gelmek için öğle yemeği sonrasına erteledim. Yeni çalışanın eğitimi kahvemden sonra geldi, çünkü kafeinin öğle yemeğinden gelen uyuşukluğu ortadan kaldırdığını fark ettim.

Şimdi, bu tür bir hesaplama zihniyetine ulaşmanın mümkün olup olmadığını merak ediyor olabilirsiniz. Cevap evet, ama çok çalışma ve deneme yanılma ile. Nasıl olduğuna bir bakalım.

Enerji seviyelerine nasıl dikkat edilir

Bu tür bir organizasyonu başarmak… sezgi demek, imkansız değildir. Vücudunuzu dinlemeyi ve davranışlarınızı ve alışkanlıklarınızı öğrenmenin gün boyunca aktif olarak yapmanız gereken bir şey olduğunu hatırlamak önemlidir.

Odaklanma veya enerji seviyelerinde bir değişiklik fark ettiğiniz anda, ister post-it ister bir ses kayıt uygulaması aracılığıyla bunu not alın. Bir çalışma ortamı için uygun olmayan bir şey olduğu için ilk başta profesyonelce görünmeyebilir, ancak buna bir yatırım olarak bakın. Ne kadar çok içgörü kazanırsanız, gün için görevlerinizi o kadar iyi planlarsınız.

Ek olarak, sağlıklı üretkenliği artıran beyin geliştirici tarifleri araştırmak için biraz zaman ayırın. Harika bir ek deney olabilir.

Dikkatinizi dağıtan şeyleri not edin

Aynı şekilde, en (yaygın olmayan) dikkat dağıtıcı şeylere ekstra özen gösterin.

Tüm öğleden sonranızı raydan çıkarabilir ve belirli görevlerin ertelenmesine veya onları tamamen unutmanıza neden olabilirler. Zaman kaybınızın ne olduğunu belirlemede belirli sorunlarınız varsa, enerji seviyeleriyle aynı taktiği kullanabilirsiniz.

İş gününüzün dökümünü yaparken, sosyal medyada 5 dakikadan daha uzun süre gezinmeye başladığınız anda, kendi iş yükünüzü düşünmeden bir iş arkadaşınıza yardım etmeyi her kabul ettiğinizde veya sizin çağırdığınız her doğaçlama toplantıda kendinizi yakalamaya çalışın. müdür.

Yukarıda, iki ayrı gün boyunca iki dikkat dağıtıcıya bir örnek verilmiştir. Bunları tablomuzdaki gibi özetlemek ve analiz etmek, zamanınızın çoğunu nerede boşa harcadığınız konusunda size gerekli detayları verecektir. Böylece, çözümler veya söz konusu dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmanın yolları üzerinde çalışmaya başlayabilirsiniz.

Sıklıkla neden veya ne zaman dikkatimizin dağıldığı hakkında iki düşünce vermeyiz. Ancak bunun gibi bir yöntem kullanmak, dikkat dağıtıcı şeylere yaklaşımınızı büyük ölçüde iyileştirebilir ve onları ortadan kaldırma başarınızı artırabilir.

Bazen sadece bir web sitesi engelleyici yüklemek yeterli değildir.

Bir iş günü bekleme süresi ekleyin

İş günü bekleme süresi, iş ile boş zaman arasındaki geçiştir. “İş gününün sonu ritüelleri” olarak adlandırmayı sevdiğimiz görevleri içerir. Tıpkı güne hazırlığı artırmak için sabah ritüelleriniz olduğu gibi, günün sonunda kolaylaştırmak için de bazılarınız olmalı.

Genellikle günün son işini bitiririz, bilgisayarı kapatırız ve sonra ne yapacağımızı merak etmeye başlarız (bulaşık, yemek, çocukları almak, randevular gibi işlerimiz yoksa). Ve ikincisinde bile geçiş o kadar ani oluyor ki beynimizin “çalışma modunu” kapatması epey zaman alıyor.

Neden bir iş günü bekleme süresine ihtiyacım var?

Yakın bir arkadaşım bir keresinde eve bisiklete binmek yerine 40 dakika yürüdüğünü, çünkü günün hüsranını atması gerektiğini söylemişti. Çünkü eve daha erken gelseydi, onu sadece kendi özel hayatına getirirdi ve bu, iş dışındaki zamanının geri kalanını "bozurdu".

Benzer şekilde, günün sonunda beyninize yavaşlamaya başlaması için sinyal vermek için birkaç dakikalık görevlere ihtiyacınız var. Aşağıdakilere bir göz atalım:

Yukarıdaki resimler, iş günü sonu görevlerini gösteren programımın parçalarıdır - gün özetini yazmak (sağda) ve bir sonraki gün için yapılacaklar listesi taslağı yapmak. Bunlar çok acı verici derecede basit, ancak size bir kapanış hissi vermede çok etkilidir. İş günü geride kaldı ve şimdi dinlenme zamanı.

Clockify'ın iş günü döküm şablonu

Burada kullandığımız programın alıntıları, blogumuzda bulabileceğiniz bir şablondan alınmıştır.

Bu sadece bir zaman çizelgesi değil, iş akışınız hakkında size en faydalı bilgileri vermek için gününüzü ayırmaya odaklanan bir programdır.

Kendiniz denemek isterseniz, aşağıdaki bağlantılardan PDF şablonlarını indirebilirsiniz:

İş günü döküm şablonunu buradan indirin.

Öncelikler listesi şablonunu buradan indirin.

Workday dikkat dağıtıcıları döküm şablonunu buradan indirin.