Neden Bir Stil Rehberine İhtiyacınız Var (ve Nasıl Yapılır)

Stil - sizde var mı? Moda anlamında söylemiyorum ama bununla ben de ilgileniyorum. Ancak özellikle, kuruluşunuzun bir stil rehberi var mı? Ve kullanıyor musun?

Yıllar önce dergi yayıncılığında çalışırken ilk görevlerimden biri yayın için bir stil kılavuzu oluşturmaktı. Bu, yeni bir işe alım olarak bana atılan bir şey değildi; daha ziyade, kendi kendine başlatılan bir projeydi. Ofise girdim ve tireleme, kelime seçimi veya büyük harf kullanımıyla ilgili bir soruyla karşılaştığımda başvuracak hiçbir şey olmadığını hemen fark ettim. Bunu hızlı bir şekilde düzeltmek için yola çıktım.

Bunu kendime neden yapıyorum? Çünkü onsuz profesyonel görünemezdik. Bir dergi okuduğunuzu (kağıt üzerinde veya çevrimiçi olarak) ve makalelerin yarısının büyük harfle yazıldığını ve diğer yarısının da bu şekilde büyük harfle yazıldığını hayal edin. Neyi kastettiğimi anla? Farkın bir kafiye veya nedeni olup olmadığını veya yayıncının sadece profesyonelce olup olmadığını merak ediyor olabilirsiniz.

Stil rehberi nedir?

Stil kılavuzu, şirketinizin stilini tanımlayan, referans veren ve yönlendiren bir belgedir. Yazılı marka olarak düşünün. Halihazırda şirketinizin renklerini, logolarını ve çeşitli işaret ve resimlerinizin nasıl kullanıldığını (minimum boyutlar, boşluklar vb.) gösteren bir stil kitabınız olabilir. Yazarlarınız için stil kılavuzu onun tamamlayıcısıdır.

Stil rehberlerine çoğunlukla pazarlama ve iletişim rollerindeki kişiler danışacaktır. Ancak herhangi bir iletişim gönderen herkes - e-posta gönderen satıcılar dahil - ona danışmalıdır.

Stil rehberinde neler bulunur?

Stil rehberi, iletişim tarzınıza giden yol haritasıdır. Genel olarak, bir stil kılavuzu, şirketinizin ve ürün adlarının büyük harfle yazılmasından endüstride kullanılan terminolojiye ve Oxford virgülü kullanıp kullanmama konusundaki tutumunuza kadar her şeyi içerir. Diğer hususlar: sayıları hecelemeniz veya rakamlar kullanmanız, bir kısaltmadaki her harften sonra nokta ekleyip eklememeniz ve kısaltmaları kullanmanın uygun olup olmadığı. Yazarlarınızın ok, tamam veya tamam kullanmasını isteyebilirsiniz; stil kılavuzu, hangisini kullanacaklarını bilmelerini sağlayacaktır.

Ayrıca, şirketinizin sesi, tonu ve kişiliği hakkında bir not da içerebilir - böylece yazarlarınız kelimelerle oynamanın uygun olup olmadığını veya ciddi ve dürüst olmaları gerekip gerekmediğini bilirler. Argo kullanmanın uygun olup olmadığını ve yasak kelimeler veya marka isimleri olup olmadığını bilmelerini sağlayın.

Kılavuzun bir cilt olması gerekmez. Elbette, uzun ve ayrıntılı olabilir - tüm senaryoları kapsar. Ancak, kilit noktaları özetleyen tek bir sayfa da olabilir.

Bir tür belgeye sahip olduğunuz sürece, yolundasınız demektir.

Neden ihtiyacın var

Başlangıçta bundan biraz bahsetmiştim, ancak bir rehbere ihtiyaç duymanızın birkaç nedeni var.

Tutarlılık ana olandır. Ofisinizden çıkan tüm kopyaların markanızı belirli, düşünülmüş bir şekilde güçlendirmesini istiyorsunuz. Tutarsızlıklar okuyucunun dikkatini dağıtır ve şirketinizi biraz umursamaz gösterir.

Bir stil kılavuzu, profesyonel olmanıza da yardımcı olur - kullandığınız her kelimenin üzerinde düşünüldüğünden, üzerinde düşünüldüğünden ve uygun şekilde noktalandığından emin olmak için. Ve yazarlarınız için hayatı kolaylaştırır.

Kim bir stil rehberine ihtiyaç duyar?

Stil rehberi oluşturmak sadece dev kurumsal işletmelerin lüksü değildir. Sadece start-up kurma zorunluluğu da yok. Bu, her büyüklükteki işletmenin düşünmek ve yaratmak için zaman ayırması gereken bir şey. Kılavuz kurum içinde kullanılacaktır ve aynı zamanda serbest katkıda bulunanlarla da paylaşılmalıdır (kopya editörleriniz size teşekkür edecektir).

Stil rehberi oluşturma

Bir stil rehberiniz yoksa, bu harika. Bu yüzden bundan bahsediyoruz. Şimdi başlayabilirsiniz.

Ve bunun yıllarınızı alacağını düşünmemek için, buna gerek yok. Bunu yoktan var etmek zorunda değilsiniz. Bazı denenmiş ve gerçek kaynaklara güvenebilirsiniz.

Öncelikle, rehberin sahibi olması için bir kişi veya ekip atayın. Bu muhtemelen pazarlama veya iletişim ekibinden biridir.

Ardından, tarzınızın ne olduğunu düşünün. Günlük mü yoksa kurumsal mı? Konuşma dili mi yoksa düğmeli mi? Burası, şirketinizin kişiliğine, misyon beyanına ve köklerine geri dönerek biraz şiirsel hale gelebileceğiniz yerdir. Ayrıca müşterilerinizi ve onlarla nasıl konuşulmaktan hoşlandıklarını da düşünmek istersiniz.

Şimdi, ayrıntılı olmaya başlayın. Bir düşünce okuluna yönelip çekilmediğinizi düşünün - örneğin, noktalı virgüller hakkında ne düşünüyorsunuz? "ve" ile başlayan cümleler? Parça?

Bu aşamada çerçevenizi oluşturmanıza yardımcı olması için gazetelerin dayandığı Associated Press (AP) el kitabı veya Chicago Stil El Kitabı (CMOS) gibi uzmanlara bakabilirsiniz. Aslında, bir kaynak bulma sürecinde, personelinizi bu web sitelerinden birine yönlendirebilir ve buna iyi diyebilirsiniz. (Yine de ikisinden birini seçin. AP ve Chicago farklıdır.)

Bir sonraki adım, sektöre ve şirkete özgü kelimelerden oluşan bir kısa liste oluşturmaktır. İletişiminizde çokça ortaya çıkan şeyler. Bu, uygun şekilde kullanmanız ve noktalama işaretleri koymanız gereken jargon, kısaltmalar ve sektöre özgü ifadeleri içerebilir.

Oradan, şirketiniz için uygun olduğunu düşündüğünüz ek öğeleri doldurun. Örneğin, iletişimlerinizde alıntılanmış olabilecek her terim için bir sözlük ekleyebilirsiniz. Alıntılarla ilgili kurallar, raporlamada etik ve diğer en iyi uygulamalar ekleyebilirsiniz. Veya temel bilgilere bağlı kalarak basit ve kısa tutabilirsiniz.

Tarzınızı nasıl uygularsınız?

Ekibinizin bu stil kılavuzuna bağlı kaldığını doğrulamak için birisinin polis memuru olması gerekir. yalan söylemeyeceğim; bu işin en eğlenceli kısmı değil. Ancak amacınız iletişiminizde tutarlılık ise, bu gereklidir. Ekibinizin her üyesinin – yazan veya iletişim kuran herkesin – markanızın sesini bilmesi ve ona bağlı kalması önemlidir.

Yeni kılavuzu (veya bir güncellemeyi) ilk kez kullanıma sunduğunuzda, herkesin stil kurallarından haberdar olmasını sağlamak için şirket içi bir eğitim düzenleyin. Tüm yeni işe alınanlar kılavuzu okumalıdır. Bunu çok kullanacak belirli ekip üyeleri için (genellikle iletişim rollerinde olanlar) bir kısa sınav yapmak isteyebilirsiniz.

Kopya editörleriniz kılavuzun bir kopyasını yakınlarda tutmalı ve açık tutmalı ve tüm içeriği buna göre kontrol etmelidir.

Son olarak, kopyanızı periyodik olarak yerinde kontrol edin (yerinde kontrol, yerinde kontrol... yapılacak kaç seçenek olduğunu görün?) ve tekrarlayan suçluları dürtün. Evet, bu, CEO'nuzla veya yeni stajyerinizle garip bir konuşma anlamına gelebilir. Stil kılavuzuna aldırış etmemenin sıralamalar arasında ayrım yapmadığını gördüm.

Tasarım üzerine bir not

Tüm stil kılavuzları tasarımla ilgili notlar içermez. Birçoğu metin ağırlıklı, gramer yapılması ve yapılmaması gerekenler ve imlalarla dolu. Ancak, yazarlarınızın ve çizerlerinizin güvenebileceği kapsamlı bir kılavuz oluşturmak istiyorsanız, kılavuzunuzu tasarımlar, şirket renkleri, yazı tipi aileleri ve logo kullanımı hakkında notlar içerecek şekilde genişletmeyi düşünün.

Stil rehberinizi nerede saklamalısınız?

Kariyerimin başlangıcında, baskı hala bir şeydi - aslında bir şey. Bu, bu stil kılavuzlarını oluşturacağımız, birkaç kopyasını yazdırıp ciltlediğimiz ve gerektiğinde personelin başvurması için bunları ortak bir kaynaklar rafında saklayacağımız anlamına geliyordu. Bu, bir süre etrafta takıldıkları ve modası geçmiş oldukları anlamına geliyordu (birazdan bunun hakkında daha fazla bilgi).

Bugün, bu belgeleri oluşturabilir ve bunları şirketinizin intranet veya wiki sayfası gibi paylaşılan sitelerde saklayabilirsiniz. Ve bunları kolayca, düzenli olarak güncelleyin. (Güncellemelerinizi tarihlendirin.)

Stil kılavuzunu ne sıklıkla güncellemelisiniz?

Stil rehberi, güncellenebilen ve güncellenmesi gereken canlı bir belgedir. Ne sıklıkta? Bir yanım size sürekli güncellemenizi ve gözden geçirmenizi söylemek istiyor. Ama bu seni ve ekibini çıldırtacak.

Akıl sağlığını korumak için, her altı ayda bir periyodik güncellemelerle her yıl kapsamlı bir temizlik yapmayı düşünün. Yıllık kontrolünüz büyük bir revizyon olabilir veya olmayabilir; bazen daha önceki seçimlerinizi yeniden onaylarsınız. Bu, insanların herhangi bir değişikliği işlemesine ve kuralları sonsuza kadar gözden geçirmeden bunlara alışmasına izin vermek için biraz nefes alma odası sağlar.

Stil kılavuzu örnekleri

Örnek olarak çok şey öğreniyorum, bu yüzden en iyilerinden bazılarını paylaşarak bitireceğim. Bu örnekler, kendi rehberliğinize neleri dahil etmeniz (veya etmemeniz) konusunda size ilham verebilir:

• The Economist – Buradaki giriş metnine özellikle bayıldım. Yayının bağlı olduğu kapsayıcı stil ilkelerinin ana hatlarını çizerek, gelmekte olanın aşamasını belirler. Bunu alfabetik bir terimler sözlüğü izlemektedir.
• The Elements of Style – Bu Strunk and White klasiğinden bahsetmem bu yazının neredeyse sonuna kadar sürdü ama unutmadım. William Strunk 1918'de yazdı ve EB White 1959'da revize edip güncelledi. Gazetecilik lejyonları ve İngiliz majörleri, kitap yazarları, dergi yazarları ve web metin yazarları tarafından kullanılan bu kitap, belki de stil rehberlerinin büyükbabasıdır.
• New York Times'ın nezaket unvanlarını soyadlarıyla eşleştirme uygulaması gibi kendi kuralları vardır (örnek: Bay O'Neal). Bazen modası geçmiş gelebilir ama kesinlikle onların tarzı. Bir Times makalesini okuduğunuzda bilirsiniz.

Tüm stil kılavuzlarının şık olmadığını unutmayın. Kuralları dikte etmek ve bir metin dosyasında tutmak, kılavuzu güzelleştirmekten daha önemlidir. Ancak, zamanınız ve kaynaklarınız varsa, stil rehberinizi insanların gerçekten derinlemesine incelemek isteyeceği bir şey haline getirebilirsiniz. İşte kelimelerle tasarımı birleştiren güzel kılavuzlardan bazı örnekler.