Neden yaratıcı bir iş akışı sürecine ihtiyacınız var?

Hepimiz oradaydık. Bir proje parçamızı bitirir ve sıradakilerin gözden geçirmesi için zincirin yukarısına göndeririz. Üstleriyle birlikte, doğru olandan çok yanlış şeyler bulurlar ve bu, bir dizi değişiklik talebiyle geri gelir.

Bu korku hikayesi, olduğu gibi yeterince zor. Ne kadar profesyonel ve tecrübeli olursak olalım, işimizi paramparça etmek hala zor. Bu geri bildirim döngüsü asla sona ermediğinde - hiçbir şey yeterince iyi olmadığında, hiç kimse son onayı vermediğinde ve bu sonsuz bir revizyon döngüsü olduğunda daha da zordur.

Benzer bir senaryo belki daha da korkutucudur: Siz, patronunuz ve ekibiniz bir projenin gidişatından heyecan duyuyorsunuz ve onu dünyaya yaymaya hazırsınız - ancak on birinci saatte tamamen farklı ama yine de önemli bir yerden birinin olduğunu öğreniyorsunuz. departmanın imzalaması gerekir. Ve tabii ki her şeyi değiştirmek istiyorlar. Sen gafil avlanmışsın.

Bu durumlardan herhangi biri hiç başınıza geldi mi? Gerçekten umarım değildir. Ancak gerçek şu ki, bunları yaratıcı veya pazarlama kariyerinizin bir noktasında deneyimlemeniz muhtemeldir. Bugünlerde mutfaklarımızda birçok meşhur aşçı var. Herkesin bir fikri vardır ve bunu paylaşmak ister ve ne zaman ve nerede geri bildirimde bulunacakları konusunda her zaman düzenli değildirler.

Yaratıcı bir iş akışı süreci oluşturmanın işe yarayabileceği yer burasıdır.

Temel kurallar

Ayrıntılara girmeden önce, birkaç düşüncemi ortaya koymama izin verin:

İlk olarak, burada herkese uyan tek bir çözüm yoktur. Her organizasyon ve ekip farklıdır.

İkinci olarak, bir süreç oluşturmak ve dahil olan herkesten destek almak için elinizden gelenin en iyisini yapmanıza rağmen, işler (ve insanlar) haydutlaşacaktır. Süreci gasp edecekler, zincire atlayacaklar veya geri bildirimle geç tartacaklar.

Yaratıcı bir iş akışı sürecinin mükemmel olmasını ve mükemmel şekilde kullanılmasını bekleyemezsiniz. Ancak temel bir çerçeveye sahip olmak en azından bir başlangıç ​​noktasıdır.

Yaratıcı iş akışı nedir?

En temelde yaratıcı bir iş akışı, kuruluşunuzun veya ekibinizin bir şeyler ürettiği, onayladığı ve onayladığı süreçtir. Kuruluşunuzda neyin – ve ne zaman – kimin sorumlu olduğunu belirlemeyi içerir. Konseptten revizyonlara ve sonuçlandırmaya kadar hareketin hiyerarşisini ve/veya akışını gösteren bir belgedir. "Yaratıcı iş akışı süreci", "yaratıcı işlemler" veya "iş akışı yönetimi" olarak da adlandırılabilir. Dijital veya basılı medyaya ve sanata veya kelimelere uygulanabilir.

Neden yaratıcı bir iş akışı sürecine ihtiyacınız var?

Kısa cevap, zamandan, paradan ve baş ağrısından tasarruf etmektir.

Başta anlattığım varsayımsal senaryolar, hüsran ve çok fazla ek iş getiriyor. En iyi ihtimalle, tarif ettiğim gibi bir senaryo elde edersiniz - kimin yorumlarının geri kalanı geçersiz kıldığını anlamak için aşırı girdi ve düzenlemeler. En kötüsü, sizi ve projenizi felce uğratabilir ve sevkiyat yapmanızı engelleyebilir.

Basılı bir gazetecilik geçmişinden geliyorum. Bu alanda, işleri zamanında basamamanın gerçek sonuçları vardır. Sürekli savaşım, dergimizi son teslim tarihine kadar yazıcıya ulaştırmaktı. Dosyalarımız için bir varış tarihi üzerinde anlaşmıştık - sadece bizim için ayrılan basında planlanan zaman. Malzemelerimizin zamanında orada olması gerekiyordu. Randevumuzu kaçırırsak, başka biri öne atladı ve bizden önce baskı yaptı. Elbette, yazıcıya acele ücreti ödeme seçeneği vardı, bazen bunu yapıyorduk ama bütçe her ay buna izin vermiyordu. Ayrıca, yazıcı teslim tarihlerini kaçırmanın yanı sıra, okuyucuların Ağustos'ta bir Haziran dergisi almaktan şikayet etmesi veya zamana duyarlı reklamları çok geç yayınlanarak tartışmalı hale getirilen reklamverenlerin işten çıkarılması gibi başka sonuçlar da vardı.

Günümüzün dijital web dünyasında, teslim tarihlerini kaçırmanın ve yine de iyi olmanın daha kolay olduğu doğru. Bulut teknolojisi, web sitelerimizi ve reklamlarımızı neredeyse her zaman ve her yerden güncellememize olanak tanır. Ancak yine de sonuçları vardır - birinin geç saatlere kadar çalışması ve bu güncellemeleri yapması gibi. Hangisinin kime ait olduğunu ve hangilerinin grubun en önemli olduğunu uzlaştırmaya çalışmak, görünüşte sonsuz düzenleme turlarını gözden geçirmek cehennem gibi çıldırtıcı. Bu, yaratıcı departmanın saçlarını yolmak ya da işi bırakmak istemesine neden olan türden şeyler.

Bir iş akışı yönetimi sürecinin tüm bu sorunları çözeceğini söylemiyorum ama kesinlikle operasyonlarınızı düzene koymanıza ve dahil olan herkes için beklentiler belirlemenize yardımcı olabilir. Ve bu önemli bir başlangıç.

Yaratıcı bir iş akışı sürecine ne zaman ihtiyacınız var?

En azından web sitesi yeniden tasarımları, yeni ürün sunumları ve etkinlikler gibi büyük projeler için bir iş akışı sistemi kurmanızı tavsiye ederim. Ancak, müşteriye gönderilen e-postalar ve sosyal medya gönderileri gibi daha küçük çıktılar için bir mini süreç de oluşturabiliyorsanız, size daha fazla güç sağlar.

Tıpkı bir içerik takvimi planlamak gibi, net bir iş akışı sürecine sahip olmak, uyum sağlamanıza ve son teslim tarihlerini yakalamanıza yardımcı olur. Bu plan, görevde kalmanıza ve insanların aynı şeyi yapmak için birbirlerine takılma riskini azaltmanıza yardımcı olabilir. İyi yapılırsa, bir içeriğin farklı sürümlerinin kontrolünü elinizde tutmanıza da yardımcı olacaktır. Tüm bu verimlilikler, ekibinizin zamandan ve hatta paradan tasarruf etmesine yardımcı olabilir.

Kuruluşunuz için yaratıcı bir iş akışı süreci nasıl kurulur?

Ben pratik öğrenmenin hayranıyım, o yüzden şimdi bir alıştırma yapalım. Bir bloknot ve kalem alın ve kuruluşunuz için yaratıcı bir iş akışının parçalarını ana hatlarıyla çizmeye başlayalım.

• Birinci adım: Ekip hiyerarşinizin ana hatlarını belirleyin
  Ekibinizden kimin gözden geçirmesi gerekiyor? Son-son onay kimde? Çatlaması gereken başka ekipler veya ekip üyeleri var mı? Bunların hepsi tanımlanması gereken önemli ayrıntılardır. Tartışılması gereken kilit kişilerin ve ekiplerin adlarını yazın. Son gözden geçirenin yanına bir yıldız koyun. Ve bunun gerçekten bir kişi olması gerektiğine dikkat edin. Komite tarafından onay verilmesine izin verilmez. Sadece daha fazla baş ağrısına neden olur.
• İkinci adım: Kuruluşunuzun kişiliğini doğru bir şekilde değerlendirin
  Bu biraz daha öznel. Ancak ekibiniz nasıl çalışıyor? Gerçekten mi?

Gerçekte, her kişi - ve ekip - farklı şekilde çalışır. Gerçekten işe yarayacak bir iş akışı oluşturmak için ekibinizin doğal olarak nasıl çalıştığına yakından bakmanız ve ardından bu modeli takip etmeniz gerekir. İşe yaramayacak başka geometriler kullanmak yerine yuvarlak bir dübel için yuvarlak bir delik oluşturmak istiyorsunuz. İşlemler için bu yeni katmanın akmasını ve iyi oturmasını ve dolayısıyla kullanılmasını sağlamak istiyorsunuz.

Bu yüzden ekibinizi düşünün. Bir grup bireysel katılımcıdan ve içe dönükten mi oluşuyorsunuz? Yoksa ekibiniz işbirlikçi mi ve yüz yüze etkileşimlerin büyük bir hayranı mı? Şu notları alın.

• Üçüncü adım: İncelemelerin nerede, nasıl ve ne zaman yapılacağını belirleyin
  Bir adım geri atın ve neleri açığa çıkardığınıza bir bakın. Ekibinizin yüz yüze toplantılarla mı yoksa bireysel görev atamalarıyla mı daha başarılı olacağını düşünüyorsunuz? Dürüst olun - ne istediğiniz değil, takım için en iyisinin ne olduğu önemli. Örneğin, hepiniz içedönükseniz, muhtemelen insanların fikirlerini paylaşabilmeleri için her şeyi kapsayan bir ekip incelemesini şahsen planlamak istemezsiniz - aksi takdirde taş suratlı, sessiz insanlardan oluşan bir odayla karşılaşırsınız. size daha sonra düşünceleriyle birlikte e-posta gönderin. … Aynı şekilde, ekibiniz çok daha uygulamalı ve işbirlikçiyse - ŞİMDİ birinin onlardan geri bildirim istediği bir odada olmadıkça hiçbir şey yapmayacak türden - o zaman soran bir e-posta göndermemek en iyisidir kendi zamanlarında bir inceleme yapmalarını sağlar. Çünkü gerçekçi olalım: Böyle bir şey olmayacak. E-posta yoluyla veya herkesin katıldığı bir toplantıda olduğu gibi geri bildirim toplamanın en iyi yolunu yazın.

Ayrıca, hangi araçları kullanacağınızı belirleyin. Örneğin, notları Dropbox veya SharePoint gibi bir hizmette paylaşılan bir dosya aracılığıyla dijital olarak almayı mı tercih edersiniz? Yoksa gözden geçirenleriniz geri bildirimlerini e-posta yoluyla mı gönderecek? Bunu yazdırıp çalışmanızı "yeniden çizmeli" ve ardından dosyaları masanıza mı koymalılar? Yüz yüze görüşüyorsanız, tüm geri bildirimleri bir beyaz tahtaya veya not defterine kaydetmekten sorumlu not alan kişi kimdir?

Ayrıca, incelemelerin hangi tarih ve saatte yapılacağını onaylayın. "İş kapanışı" veya "gün sonu" ile ne demek istediğinizi netleştirin; örneğin saat 18:00 mi yoksa gece yarısı mı?

Başka bir önemli karar: Her bir kişinin sağlayabileceği yorum sayısı konusunda bir sınır olacak mı?

Bu soruların hepsini senin için cevaplayamam. Ancak, neyi tanımlamanız gerektiğini değerlendirebilmeniz için onları yükseltmek istiyorum. Beklentilerinizde ayrıntılı ve spesifik olmak önemlidir.

Birlikte çekin: İş akışı sürecinizi oluşturun

Tüm bu parçalara sahip olduğunuzda, iş akışınızı bir araya getirmenin zamanı geldi.

Kalemle veya beyaz tahtayla başlayın, büyük ihtimalle bir şeyler değişecektir. Çeşitli parçaları tanımlamaya başlayın: içeriği kim oluşturur, ilk gözden geçirmeden kim sorumludur ve hangi tarihte, revizyonları kim ve ne zaman yapar, ikinci gözden geçirme ekibinde kim vardır, son değişiklikleri kim yapar ve sonunuz kimdir? - son oturumu kapatan kişi.

Beğendiğiniz bir taslağı oluşturduktan sonra, onu bir akış şemasına aktarın. Akışı ve hiyerarşiyi göstermek, hatta Word'de basit bir liste oluşturmak için Visio veya PowerPoint gibi bir görselleştirme aracı kullanabilirsiniz.

Takım satın alma hakkı kazanın

Tebrikler! İyi yoldasın. Ancak bunu kullanıma sunup kullanmaya başlamadan önce bir adım daha var: Şartları ve süreci anladığından ve kabul ettiğinden emin olmak için iş akışını ekibinizle paylaşmanız gerekir. Geri bildirimlerini isteyin (ironik, değil mi?) ve gerektiği gibi ayarlamalar yapın. Bu adımı atlayabilirsiniz, ancak atlarsanız, sıkı çalışmanızın kullanılmaması ve göz ardı edilmesi muhtemeldir. Belirttiğimiz gibi, insanlar tartmayı severler.

Bonus ipuçları

• Hiç durmadan inceleme ve düzeltme yapmamak için değerlendirme sayısını sınırlayın. Kimse tekerlek üzerinde bir hamster gibi hissetmekten hoşlanmaz! Bunu iki tur revizyonla sınırlamaya çalışın - belki en fazla üç.
• Karışıklığı ve çalışmanın üzerine yazılmasını önlemek için gözden geçirilmiş dosyalar için bir adlandırma kuralı oluşturun. Örneğin, "v1" veya tarih gibi basit adlara ve gözden geçirenin baş harflerine sahip dosyaları ekleyin.
• Gerçekten havalı olmak istiyorsanız, iş akışı sürecinizi takvim öğelerine ve hatırlatıcılara dönüştürebilirsiniz.

Yaratıcı bir iş akışı sürecinin on birinci saatlik düzenlemeleri çözeceğini ve tüm revizyon stresinizi azaltacağını garanti edemem, ancak en azından süreç etrafında bazı düzen ve sınırlar belirlemelidir.

Sizden haber almak isterim: Birden çok revizyon turunu nasıl hallediyorsunuz?