Bir Sonraki Kilise Veritabanı Sisteminizi Seçmek İçin Kime Güveneceksiniz?

Bir sonraki kilise veritabanı sisteminizi seçmeye hazır mısınız?

Önümüzdeki yedi ila 10 yıl boyunca bu sistemi kullanıyor olabilirsiniz. Veritabanı sisteminiz, üyelerin, gönüllülerin, bağışların ve daha fazlasının kaydını tutan tüm kilisenizin elektronik temelidir.

“Kültürünüz için doğru seçim yöntemini seçmek aşırı vurgulanamaz. İyi bir uyum, yüksek benimseme oranlarıyla heyecan verici ve verimli bir geçiş deneyimi sağlayabilir” diyor Think Bakanlığı COO'su Tavie Allan.

Ancak “rastgele bir yaklaşım (ekibinizin) küskün ve hayal kırıklığına uğramış hissetmesine ve ardından bağlantısız kullanıcılar haline gelmesine neden olabilir. Bittiğinde ekibinizi bir araya getiren süreci seçmek için zaman ayırmaya değer.”

Tipik olarak, kiliselerin bir sonraki veri tabanı sistemini seçmek için birkaç yaklaşımdan birini benimsediğini görüyoruz:

• Tüm araştırma ve seçim sürecinde bir kişi tek başına uçar.
• Karar verme sürecine çeşitli bakış açıları getirmek için dahili bir ekip kurulur.
• Bilgilendirilmiş bir karar verilmesine yardımcı olması için dışarıdan bir danışman getirilir.

Yukarıdaki yaklaşımların her biri işe yarayabilir, ancak aşağıda açıklayacağımız kesin avantaj ve dezavantajlara sahiptir.

Ancak bir sonraki kilise veritabanı sisteminizi seçmekle kimin görevlendirildiği önemli değil, kritik ihtiyaçlarınızı, değiştirilmesi gereken sistemleri, yeni sisteminize entegre etmek istediğiniz mevcut sistemleri ve mevcut ağrıları kapsayan yazılı kriterler bulduğunuzdan emin olun. puan.

1. Tek kişi yaklaşımı

sen git sen

Kilise veri tabanı sistemini bir kişinin seçmesi, düşündüğünüzden daha yaygın bir yaklaşımdır.

15 personeli ve haftalık 1.500 üyenin katıldığı bir kilisenin yöneticisi olarak göreve başladığımda, yeni ChMS'imizi seçmek için solo bir proje üstlendim. Papazın onayını aldım ve daha önceden deneyimlediğim sistemler arasından seçtim. Çoğu kilise yetiştiricisinin bunu bu şekilde yaptığını görüyorum.

Artıları

1. Hız. Bir kişi seçenekleri, toplantıları ve yazılım demolarını zamanında gözden geçirebilir.
2. Basitlik. Farklı kilise veritabanı seçeneklerini birbiriyle karşılaştırırken, özümsenecek çok fazla ayrıntı vardır. Tüm bu ayrıntıları hızlandırmak için bir ekibi tutmak karmaşıklaşabilir.
3. Kararlılık. Karardan bir kişi sorumluysa, yönetilmesi gereken tek bir görüş ve bakış açısı vardır.

Eksileri

1. Sorumluluk. Bilgisiz bir seçim yaparak bu kararı bozarsanız, tüm sonuçları kabul etmeniz ve hatayı suçlamanız gerekir.
2. Perspektif eksikliği. Bu kararı kendi başınıza veriyorsanız, her bir departmanın neye ihtiyacı olduğunu bilmiyor olabilirsiniz.
3. Ön yargı. Bir birey olarak, kişisel önyargınızın nihai seçimi etkilemesi için daha fazla fırsat var. Örneğin, düşük maliyet, marka bilinirliği veya 7/24 sohbet desteği gibi niş özellikler gibi faktörlere orantısız önem verebilirsiniz.

Öneri: Yalnız yaklaşımı yalnızca zaman veya personel kısıtlamaları nedeniyle başka seçeneğiniz olmadığında kullanın. Bu kararı vermek için bir dizi gereksinim ve parametre geliştirin. Seçim süreci başlamadan ve bir finalist seçilmeden önce bu kriterleri ekibinizle paylaşın. Nihai seçim yapılmadan önce paydaşların lider adayı gözden geçirmesine izin verin.

Kilisenize haftada ortalama 500 kişiden fazla katılım varsa, bu yaklaşımdan tamamen kaçının. Bu boyutta, kilisenizde bu araştırma projesinde size yardımcı olacak donanıma sahip kişiler kaçınılmaz olarak olacaktır. Muhtemelen kararı şekillendirmesi gereken ekip üyeleriniz var ve maliyetli bir hatadan kaçınmak için veto yetkisine sahip olmak onlar için faydalı olabilir.

2. Ekip yaklaşımı

Takım çalışması rüyayı çalıştırır

Bir sonraki ChMS'nizi seçmek için bir ekip oluşturmanın daha büyük kiliseler tarafından kullanılan en yaygın yaklaşım olduğunu gördük. Açık nedenlerden dolayı mantıklıdır: sistemin muhasebe ekibi, teknoloji ekibi, tesisler ekibi, ön saflardaki bakanlıklar ve çocuklar ve üyeler gibi özel endişeleri olan bakanlıklar dahil olmak üzere çeşitli rollerdeki personel ve gönüllülerin ihtiyaçlarını karşılaması gerekir. bakım, sadece birkaç isim.

O halde, seçim sürecinde bu farklı takımlardan birkaçının temsil edilmesi mantıklı değil mi?

Artıları

1. Daha büyük perspektif. Seçim sürecinde uygulanan daha fazla bakış açısı, daha geniş bir personel yelpazesinin ihtiyaçlarına uygun bir kararla sonuçlanabilir.
2. Satın almak. Paydaşlar, karar verme sürecinde girdilerine değer verildiğini ve dikkate alındığını hissederlerse, seçim yapıldıktan sonra satın alma olasılıkları daha yüksektir.
3. Daha sorunsuz uygulama. Araştırmaya, demolara ve seçim sürecine katıldıktan sonra, seçim ekibiniz bir seçim yapıldıktan sonra uygulama ekibine dönüşmek için ihtiyaç duyduğu her şeye sahip olmalıdır.

Eksileri

1. Bir fikir birliğine varmak. Hangi kriterlerin en önemli olduğu konusunda anlaşmak, nihai bir karar vermek bir yana, tek kişi yaklaşımından daha fazla çaba ve işbirliği gerektirecektir.
2. Bölüm önyargısı. Bir departmanın sesinin (örneğin, lider papazlar) karar verme sürecinde orantısız bir şekilde etkili olmamasına özen gösterilmelidir.
3. Personel dağılımı. Uzun bir araştırma aşamasında birden fazla kişiyi bağlamak, diğer öncelikleri etkileyebilir.

Öneri: Çoğu durumda, alınması gereken yaklaşım budur, ancak yine de personelin bir kesitini temsil ederken seçim ekibinizi mümkün olduğunca küçük tutun. Personelin geri kalanını yol boyunca güncel tuttuğunuzdan emin olun. Aday belirlendikten sonra ve sözleşme imzalanmadan önce ihtiyaç duyulan iç satışları ihmal etmeyin.

Böyle bir ekibin birlikte nasıl çalışabileceğini gösteren bu yararlı bilgi grafiğine bakın.

Yeni bir ChMS seçme

3. Danışman yaklaşımı

"İsteseydin, senin için tipik bir gün boyunca bize yol gösterir miydin?"

Doğru danışman, bu önemli karara deneyim ve yapı getirebilir. Bu yaklaşımı çok sık görmüyoruz, ancak sürecin ne kadar objektif olacağı konusunda her zaman olumlu bir fark yaratıyor. Danışman, yeni sisteminiz için ihtiyaç duyduğunuz temel kriterleri belirlemek için ekibinize iyi tanımlanmış bir dizi soru getirmelidir. .

Kriterlerinizi önceliklendirmenize ve aday sistemleri ölçmenize yardımcı olacaklardır. Danışmanınızla birlikte çalışan satıcıların, bir uzmanla çalıştıklarını bilerek A-oyunlarını sunuma getirmelerini ve hatta satış mühendislerinin yazılım demolarını yönetmesini bile bekleyebilirsiniz.

Artıları

1. Belirli bir son tarih. İyi bir danışman, son seçimi yapmanız için size kesin bir zaman çizelgesi verebilmelidir.
2. Profesyonellik. İyi bir danışmanın, olası satıcılara profesyonel bir Teklif Talebi (RFP) göndermek gibi şeyler yapmasını bekleyebilirsiniz.
3. Kendinden emin. Danışmanlık yolu, kararı kurum içinde vermekten daha pahalıya mal olsa da, kiliseniz için doğru kilise veritabanı sistemini bulmak için bir uzman kullandığınızı bilmenin güvenine sahip olacaksınız.

Eksileri

1. Maliyet. Hizmetleri için bir danışmana ödeme yapmanız gerekecek.
2. Görünmeyen önyargı. Danışman, örneğin belirli satıcılarla dostane ilişkiler gibi, seçim sürecine kendi önyargılarını getirebilir.
3. Dürbün. Danışman yolunu izleyerek, RFP'lere yanıt vermek için bir teklif departmanı olmayan bazı küçük satıcıları hariç tutabilirsiniz.

Öneri: Deneyimli bir danışman tutmayı göze alabiliyorsanız, bu yaklaşım mükemmeldir. Elinizde tuttuğunuz şirket veya kişi, piyasa hakkında güncel bir anlayışa ve mevcut en iyi seçeneklere sahip olmalıdır. Farklı satıcılar ve sistemler hakkındaki bilgileri, yalnızca ekibinizin bir satış elemanıyla birkaç etkileşim hakkında nasıl hissettiğine bağlı olarak sistemleri seçmekten kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Bakanlık İş Hizmetleri ve Etkin Bakanlık Ortakları dahil olmak üzere bu hizmeti sunan birkaç köklü gruptan çok sayıda RFP gördük.

Bilgilendirilmiş bir seçim iyi bir seçimdir

Bu önemli kararı ister tek bir kişiye, ister kurum içi bir komiteye ya da üçüncü taraf bir danışmana bırakmayı seçseniz de, beklentileri önceden belirlemek, kilisenize yıllarca iyi hizmet edecek bir kilise veritabanı sistemi seçmenin anahtarıdır.

Bir kilise yönetim sisteminin seçilmesiyle ilgili sürece daha derin bir bakış için, bkz. Web Tabanlı Kilise Yönetim Sistemi Seçme Süreci: Wallis C. Metts, Jr. Ph.D.

Bu makaleler, karar verme sürecinde de faydalı olabilir:

• Kilise Yönetim Yazılımı Fiyatlandırma Kılavuzu
• Kilise Yönetim Yazılımı Satın Alma Akıllı Rehberi
• Kilise Yönetim Yazılımını Satın Almadan Önce Sormanız Gereken Sorular
• Mezhep Ne Zaman Önemlidir? Kiliseniz İçin Doğru ChMS Çözümünü Seçmek
• Kilise Yönetim Yazılımında En Büyük 5 Satıcının Karşılaştırılması