Kazanan bir finans teknolojisi yığını yapan nedir?

Finans teknolojisi yığınınıza koyduğunuz şey, ekibinize olanak sağlayacaktır. Doğru araç seti, başarı ve başarısızlık arasındaki fark olabilir - doğru bilgileri hızlı bir şekilde istiyorsunuz ve teknolojinizin işin yapılmasına engel olmasını istemiyorsunuz. Finans ekibinin teknoloji yığınını nelerin oluşturduğunu ve kendi teknolojinizi oluştururken neleri dahil etmeniz gerektiğini öğrenmek için Juni'de FP&GA Direktörü Johan Strid ile görüştük.

‍

İşletmeniz için doğru teknoloji yığınını nasıl oluşturabilirsiniz?

İş ihtiyaçlarınızın haritasını çıkarmak, başarılı bir finans teknolojisi yığını oluşturmanın anahtarıdır. Ne tür bir iş ile çalıştığınız ve karmaşıklığı, hangi yazılıma yatırım yapmanız gerektiğini doğrudan etkileyecektir.

Basit muhasebe ihtiyaçlarınız ve bir veya iki ürün satan bir tüzel kişilik gibi bir tüzel kişilik yapınız varsa, basit bir organizasyon yönetiyorsunuz demektir. Bunu karşılayan, kurulumu kolay ve işletmeniz için daha uygun maliyetli bir çözüm seçmelisiniz. Büyüdükçe, daha fazla işlemi karşılamanız ve daha fazla özelliğe ihtiyaç duymanız gerekecek.

Buna karşılık, birkaç varlığınız, birçok farklı ürününüz, birkaç gelir akışınız veya birden fazla para biriminiz varsa, tamamen farklı bir teknoloji yığınına bakıyorsunuz demektir. Uygulaması daha fazla zaman alacak ve çalıştırması daha karmaşık olacak, ancak sonuçta ihtiyaçlarınızı kolaylaştırmak için size daha kapsamlı bir özellik yelpazesi sunan daha gelişmiş bir çözüme ihtiyacınız olacak.

Kısacası, kazanan teknoloji yığınınızı işinize özel kılan şey. İşte bir işletmenin farklı aşamalarında bir teknoloji yığınına nelerin dahil edileceği ve bizimkinde neler olduğu konusundaki görüşümüz.

‍

ERP ile günlük süreçleri yönetin

Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP), muhasebe ihtiyaçlarını karşılamak için önemli iş bilgilerini toplayarak ve düzenleyerek günlük süreçleri yöneten bir yazılımdır. ERP, şirket genelindeki finansal bilgileri tek bir yerde bir araya getirdiği için büyüyen bir işletme için çok önemlidir. İşletmenin farklı departmanlarda nasıl çalıştığını anlamak, başarılı finansal planlama için kritik öneme sahiptir ve ERP'niz bu konuda yardımcı olabilir.

Oracle NetSuite kullanıyoruz çünkü karmaşık bir ölçeklendirme olarak ihtiyaçlarımıza en iyi o uyuyor. Daha doğrudan iş ihtiyaçlarınız varsa, Quickbooks, Birleşik Krallık'ta Xero veya İsveç'te Fortnox gibi bir ERP'den yararlanabilirsiniz.

İşletmenizin boyutu ne olursa olsun, ERP'niz finans teknolojisi yığınınızın kalbidir. İşletmeniz büyüdükçe, verilerinizin paylaşımını ve merkezileştirilmesini daha kolay yönetilebilir hale getirmek için, borç hesapları ve FP&A yazılımı gibi teknoloji yığınınızın diğer parçalarıyla entegre olan bir ERP almayı düşünün. Bir ERP, ERP'nin kendisinde veya diğer araçlarla entegre olarak envanter yönetimini, sipariş yönetimini ve müşteri faturalandırmasını destekleyebilir.

ERP yazılımının genellikle görselleştirme ve analiz için tasarlanmadığını unutmayın. Önemli bir ihtiyaçsa, FP&A çözümü gibi ikinci bir yazılım getirmek isteyebilirsiniz.

‍

FP&A ile geleceğe bakın

Finansal planlama ve analiz (FP&A), bir şirketin mali durumunu yönetirken, hatta mevcut ekonomik ortamda çok önemlidir.

Basit bir iş olarak, verilerinizi indirmek, Excel'de birleştirmek ve üzerine inşa etmek yeterli olabilir. Ancak, otomasyondan, artırılmış tahmin yeteneklerinden ve daha fazla görselleştirmeden yararlanmak istiyorsanız, FP&A yazılımına yatırım yapmak isteyebilirsiniz.

Doğru teknoloji, verilerinizi yönetmenize ve işletmeniz için gelecek senaryolarını modellemek için kullanmanıza yardımcı olabilir. Çoğu finansal otomasyonda olduğu gibi, doğru FP&A yazılımı, verilerinizi manuel olarak işlemekten zaman kazanmanıza ve bunun yerine analize odaklanmanıza yardımcı olabilir.

Sorunsuz raporlama, görselleştirme ve modelleme ile işbirliği yeteneklerini bir arada sunan Pigment'i seçtik. Ayrıca, ERP'mizdeki verileri diğer kaynaklardan alınan ölçümlerle birleştirmemize de yardımcı olur. Bir FP&A yazılımı seçerken, analiz etmeniz ve birlikte çalışmanız için size sorunsuz bir veri iş akışı sağlamak üzere diğer platformlarınızla entegre olan bir yazılım arayın.

Harika bir FP&A aracının ana özelliği modellemedir. Finansal geçmişinizi, şu anda nasıl göründüğünü ve farklı senaryolara göre gelecekte nasıl görünebileceğini görmek istiyorsunuz.

FP&A'dan yararlanan tipik bir kullanım durumu, bütçe çalışmasıdır. Doğru araçla, geçmiş verileri modelinizden ileriye dönük görünümlerle birlikte görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca, bütçeyi oluştururken farklı ekiplerden meslektaşlarınızı görüşlerinizi belirtmeleri için davet edebilirsiniz. İşbirlikçi yön ve gerçeğin tek kaynağı hataları sınırlar ve süreci daha verimli hale getirir.

Bir FP&A aracı ayrıca, verilerini belirli bir şekilde görmek isteyen, ısmarlama ihtiyaçları olan ekipler için yararlı olan, belirli tablolar veya görünümlerle finansın görselleştirilmesine yardımcı olabilir.

‍

Ödenecek hesapları geniş ölçekte ele alın

Borç hesapları (AP), genellikle ERP'nizde yönettiğiniz bir şeydir. Ancak, süreci kolaylaştıracak, arayabileceğiniz entegrasyonlar veya özellikler var.

Ödenecek hesapları geniş ölçekte takip etmek, bir işletme büyüdükçe veya ürün teklifleri çeşitlendikçe artan zaman ve çaba gerektirebilir. Tedarikçi faturalarının hacmi arttıkça iş yükü de artar. Süreci otomatikleştirebilen borç hesapları yazılımı, teknoloji yığınınıza eklemek için harika bir araçtır.

NetSuite için bir AP entegrasyonu olan Fast Four kullanıyoruz. Fast Four, bir metin görüntüsünü başka bir biçime dönüştüren OCR'yi kullanarak ayrıntılarını tarayarak tedarikçi faturalarının işlenmesini otomatikleştirir. Bir faturayı ERP'mizin anlayabileceği bir belgeye çevirmek, hata riskini azaltır ve normalde bilgileri manuel olarak girmek için harcanacak olan değerli zamandan tasarruf sağlar. Fast Four ayrıca satıcı faturası onayları için bir onay matrisi sağlayarak daha iyi kontrol sağlar. Her fatura, niteliğine, departmanına veya miktarlarına bağlı olarak bir veya daha fazla üst düzey kişi tarafından onaylanır.

Borç hesaplarının nasıl yönetileceğini seçmeden önce, ERP'nizi seçmeniz gerekir. Xero veya Fortnox gibi bir ERP kullanan daha küçük bir işletmeyseniz ve küçük hacimli faturalarınız varsa, bunları orada halletmek nispeten kolaydır. Ancak, daha karmaşık bir ERP çözümüne sahip şirketler için faturalarınızı çevirmek için bir OCR kullanmak, manuel iş yükünüzü azaltacaktır.

Ödenecek hesapları işlemek için bir OCR aracını başarılı bir şekilde kullanmanın anahtarı, ana verileri ERP'nizde doğru bir şekilde düzenlemektir. Bunu tamamlamak için, bir tedarikçiyi işe alırken faturada doğru banka ve vergi bilgilerinin alınmasına yardımcı olacak iyi süreçler oluşturarak sorunsuz bir iş akışı sağlayın.

‍

İş zekası ile performansı anlayın

İş zekası (BI), verilerdeki eğilimleri belirlemenize yardımcı olur. BI yazılımı değerli bir araçtır, ancak küçük bir operasyon yürütüyorsanız basit bir çözüm seçerek başlayabilirsiniz.

Bir işletme, birçok kaynaktan gelen farklı verilere sahip olabilir. Tüm bunları kullanılabilir içgörülerde bir araya getiren bir yazılım, veri analizinde size yardımcı olabilir. Doğru kullanıldığında, BI yazılımı tedarik zincirinden satışa kadar performansı kapsamlı bir şekilde anlamanın harika bir yoludur.

Verileri görselleştirmemize ve işletme genelinde paylaşılan anlaşılması kolay panolar oluşturmamıza yardımcı olan iş zekasını işlemek için Metabase kullanıyoruz.

Juni Insights, e-ticaret verilerinizi görmenin başka bir yoludur. Nakit akışı ve reklam harcamalarından Amazon ve Shopify analitiğine kadar Juni, daha iyi kararlar almanıza yardımcı olmak için tüm e-ticaret finansmanınız için tek gerçek kaynak olarak hareket edebilir.

İleriye dönük görünümleri modelleyip oluşturabilseniz de, çoğu iş zekası aracı tipik olarak bunun için tasarlanmamıştır. Bunun yerine, iyi bir iş zekası aracı, mevcut veri eğilimlerine bakmanıza ve hedefleri izlemenize yardımcı olacaktır. Karmaşık finansal modelleme ihtiyaçlarınız varsa, bir FP&A aracı düşünmelisiniz.

‍

Excel ile boşlukları doldurun

Excel hafife alınmamalıdır. Büyümenin hangi aşamasında olursanız olun, her finans ekibi için temel bir unsurdur.

Daha küçük ekipler için Excel, FP&A için yeterli bir araç ve ERP'niz için harika bir tamamlayıcı olabilir. Daha büyük ekipler için hala çok yönlüdür ve rakamlarınıza derinlemesine dalmak için idealdir. FP&A'dan gider yönetimine kadar Excel, teknoloji yığınınızda yerini alabilir.

‍

Sözleşme yönetimini kolaylaştırın

Sözleşmeler günlük operasyonlar için çok önemlidir, ancak bunları yönetmenin karmaşık olması gerekmez.

Daha küçük bir işletme yürütüyorsanız, sözleşmeleri manuel olarak kolayca halledebilirsiniz. Bir şirket büyüdükçe uygun yasal süreçleri takip etmesi gereken paydaşların sayısı da artar. İş akışlarını kolaylaştırmaya ve paydaşları koordine etmeye yardımcı olacak bir araca sahip olmak zamandan tasarruf sağlayabilir ve işbirliğini kolaylaştırabilir.

PandaDoc, sözleşme oluşturmayı, yönetmeyi ve imzalamayı bizim için basit hale getiriyor. Belgeleri paylaşmak ve dijital imzalar almak kolaydır. Sözleşme şablonlarından oluşan bir kitaplığa sahip olmak, işbirliğini ve uyumluluğu kolaylaştırır.

‍

Juni ile nakit akışını yönetmeyi iyileştirin

Juni, finans ekiplerinin görünürlüğü artırmasına ve daha fazla kontrolle üretkenliği artırmasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Sanal kartlarımız, çoklu para birimli hesaplarımız ve muhasebe ve reklamcılık entegrasyonlarımız, size mali durumunuz hakkında birleşik bir görünüm sunar. Ayrıca, içgörüler ve analiz araçlarıyla nakit akışınızın ve işlemlerinizin görünürlüğünü artırın. Kartları yöneticilere atayarak özel bildirim ayarları ve işlem incelemeleri ile işlemlerinizin kontrolünü elinize alın. Juni, tüm uygun harcamalarınız için geri ödeme ile nakit akışınızı artırmanıza ve uzatılmış vadelerle* esnek sermayeye erişmenize yardımcı olabilir.

Teknoloji yığınınız için ne seçerseniz seçin, dikkate alınması gereken en önemli şey iş ihtiyaçlarınızdır. İşletmeniz geliştikçe, teknolojinizin hala işinize yarayıp yaramadığını veya yeni programlara yatırım yapmanız gerekip gerekmediğini sürekli olarak değerlendirmeniz önemlidir. Ne de olsa teknoloji, işinizi kolaylaştırmak ve işinizi kolaylaştırmak için var.

*Şu anda yalnızca Birleşik Krallık'ta kayıtlı şirketler için mevcuttur. Uygunluk, kredi limiti ve kredi limiti artışı başvuru, inceleme ve mali koşullara tabidir. 37 gün ödeme garantisi, 60 güne kadar ödeme seçeneği. Şartlar ve Koşullar geçerlidir.