Senaryo Planlama Nedir? Neden Bakım Yapmalısınız ve Bilmeniz Gerekenler

Gartner'ın Hype Cycle'ına göre, senaryo planlamasının yüksek öğretim kurumları için istikrarlı ve tutarlı bir kullanım düzeyine ulaşmasına iki yıldan daha az bir süre kaldı (Gartner müşterileri için tam içerik mevcuttur). Küçük işletmeniz henüz bu yönetim metodolojisini uygulamadıysa, kısa sürede aranıza katılmak isteyeceksiniz.

Senaryo planlamasında yeniyseniz, bu kılavuzda ele alınmıştır. Ve size biraz daha yardım etmek için senaryo planlamada size yardımcı olacak bir şablon oluşturduk.

Senaryo planlama, kuruluşların olası sonuçları öngörerek ve analiz ederek stratejik öngörü kazanmalarına yardımcı olan bir yönetim metodolojisidir. Bu kılavuzun amaçları doğrultusunda, bir senaryo, stratejik düşünmeyi teşvik etmeyi amaçlayan bir süreç aracılığıyla oluşturulan, geleceğin nasıl görünebileceği hakkında bir anlatıdır.

Senaryo planlaması önemlidir, çünkü kuruluşlara çeşitli iş stratejilerini tasarlama ve "gelecekte test etme", riskleri tartma ve beklenti içinde ve/veya belirsizlik dönemlerinde önemli kararlar almaya hazırlanma fırsatı verir.

Senaryo planlamasına benzer bir kavram, kuruluşların ani bir değişiklik durumunda dönmelerine yardımcı olmak için kullanabilecekleri acil durum planlamasıdır. Senaryo planlaması, işletmelerin gelir kaybı veya COVID-19 pandemisinin genişletilmiş etkileri gibi daha kademeli değişiklikleri tahmin etmelerine yardımcı olur.

Geçtiğimiz birkaç yıl küçük işletme liderlerine bir şey öğrettiyse, o da geleceği tahmin edemediğimizdir. 2020'de ekonominin durma noktasına geleceğini, restoranların ve geleneksel mağazaların kapanmak zorunda kalacağını ve çalışanların toplu halde evden çalışmaya başlayacağını kimse beklemiyordu.

2022'ye hızlı bir şekilde ilerleyin ve yeni COVID varyantlarının ortaya çıkması, siyasi huzursuzluk ve krizdeki küresel tedarik zinciri ile belirsizlik yeni normal haline geldi. Artık küçük işletme liderleri beklenmeyeni beklemeyi bildiğine göre, senaryo planlamasının faydaları her zamankinden daha açık.

Senaryo planlaması, küçük işletme liderlerine çalışanlar ve paydaşlarla olası senaryolar üzerinde beyin fırtınası yapma ve bu içgörüleri ve önerileri şirketin gelecekte başvurabileceği bir kaynağa dönüştürme fırsatı verir. Aşağıdaki gibi bir senaryo planlama şablonunun doldurulması, KOBİ'lerin senaryolar tasarlamasının ve etkili ve eyleme geçirilebilir yanıtları hesaplamanın bir yoludur:

Hemen indirin: Senaryo Planlama Şablonu [Ücretsiz indirin]

Senaryo planlama, işbirlikçi olduğunda en etkilidir; bu nedenle, çalışanların senaryoları hayal etmek ve şablonu buna göre doldurmak için ekipler halinde çalıştığı bir senaryo planlama atölyesi düzenlemeyi düşünün. Paydaşları katılmaya davet etmeyi veya Gartner'ın Senaryo Planlama Başucu Kitabı'ndan bir öneri olan bir röportaj yoluyla onların katkılarını talep etmeyi de düşünebilirsiniz (tam içerik Gartner müşterileri için mevcuttur).

Senaryo planlaması, değişime açık her kuruluşa yarar sağlar. COVID-19 pandemisi işletmelerin senaryo planlamayı düşünmesinin tek nedeni olmasa da her duruma hazırlıklı olmanın gerekliliğini ortaya koyan bir katalizör olayıdır.

Yüksek öğrenim, insan kaynakları ve topluluk planlaması/gayrimenkul geliştirme, genel olarak, ancak özellikle küresel sağlık krizi ve sunduğu zorluklar ışığında senaryo planlamasından yararlanabilecek alanlara bu tür üç örnektir.

Yüksek öğretim

COVID-19 pandemisinin yüksek öğretim ortamını yeniden şekillendirdiği inkar edilemez. Yalnızca Amerika Birleşik Devletleri'nde, kayıt %5.1 azalırken, lisans öğrencilerinin %84'ü derslerini çevrimiçi ortama taşıdı.

Yükseköğretim, yöneticilerin yalnızca pandeminin kısa vadeli etkilerini azaltmak için hızlı hareket etmek zorunda kalmadığı, aynı zamanda uzun vadeli etkilerini ele alan stratejiler de geliştirdiği bir alandır. 2020 bahar döneminin sonuna doğru, Purdue University Fort Wayne'deki (PFW) liderler, 2020 boyunca kampüsü güvenli bir şekilde yeniden açıp açamayacaklarını ve yüz yüze eğitim için düşük riskli bir ortamı sürdürüp sürdüremeyeceklerini belirlemek için üç haftalık bir senaryo planlama sürecine girdiler. -2021 öğretim yılı. Sekiz farklı senaryonun artılarını ve eksilerini tartmak için 140 fakülte ve personelden oluşan 22 görev gücü oluşturdular. İşbirliği çabaları sayesinde, PFW kampüsü 2020-2021 eğitim öğretim yılının tamamı boyunca açık kaldı.

PFW'de Stratejik Planlama ve Uygulama Direktörü Dr. Jeffrey Malanson, fakülte ve personele girdi sağlamak için fırsatlar sağlamak için senaryo planlamasına ve ayrıca anlamlı bir sosyal değişim yaratmak için bu girdiye göre liderliğin harekete geçmesine olanak sağlama biçimine atıfta bulunuyor. PFW'nin stratejik planlama girişiminin böyle bir sonucu, öğrencilere, öğretim üyelerine ve personele düzenli olarak güncellenen vaka, karantina ve aşı verileri sağlayan bir web sitesi olan PFW Ready'dir.

PFW, yüksek öğretim kurumlarının senaryo planlamasını uygulayabilme yollarının başlıca örneğidir. Kolejler ve üniversiteler uzaktan eğitimde gezinmeye ve kampüs yaşamındaki kesintilere devam ederken, senaryo planlaması sürekli bir girişim olarak uygulanmalıdır.

İnsan kaynakları

İnsan Kaynakları Sertifikasyon Enstitüsü'ne (HRCI) göre, etkili senaryo planlaması, geleceğe yönelik hazırlanmış bir işgücüne bağlıdır. Ve proaktif işgücü stratejileri geliştirmede liderliği üstlenmek için İK profesyonellerinden daha donanımlı kim var?

RAPP İnsanlar Direktörü Carla Patton, "İK'nın alışılmışın dışında düşünmesi, trendleri incelemesi ve işyerini ve çalışanlarını etkileyebilecek dünyada neler olup bittiğini analiz etmesi önemlidir" diyor. Bu eğilimler arasında, ülke çapında işe alım çabalarını etkileyen yaygın bir yetenek eksikliği var. 2021 İşe Alım Stratejisi Anketimizin bir parçası olarak 300 işverenden iş arayanları bulmanın, çekmenin ve işe almanın zorluğunu birden (hiç zor değil) ile yedi (son derece zor) arasında derecelendirmelerini istediğimizde, çoğunluk (%65) beş veya üstü seçti.

Senaryo planlaması, Gartner'ın İK liderlerinin İK girişimlerine öncelik vererek ve kaynak ayırarak iş risklerini ve fırsatlarını planlama şekli olarak tanımladığı İK stratejik planlama sürecinin bir parçası olarak kullanılabilir. Senaryo planlaması, İK profesyonellerinin çoklu senaryoların geliştirilmesi yoluyla mevcut ve gelecekteki personel ihtiyaçlarını belirlemesine yardımcı olabilir.

ABD Personel Yönetimi Ofisi'ne göre, senaryo planlamanın hikaye anlatımı yönü, işletmelere, işgücünün gelecekteki sonuçlarını değerlendirmek için yalnızca nicel verilere dayalı eğilimlere bakmaktan daha nitel bir yol sunar.

Senaryo planlaması, İK profesyonellerine, diğer şeylerin yanı sıra gelecekteki koşulların organizasyonlarını nasıl etkileyeceğini düşünmelerine, işgücü ve yetkinlik gereksinimleri için sonuçları değerlendirmelerine ve beceri boşluklarını kapatma stratejileri geliştirmelerine izin vererek yardımcı olabilir.

Topluluk planlaması ve gayrimenkul geliştirme

2021 Wantman Group (WGI) raporuna göre, geleneksel topluluk planlama süreçleri kritik belirsizlikleri ele almak için tasarlanmamıştır. Pandemiden önce bile, dünyanın dört bir yanındaki topluluklar “yıkıcı teknolojilerin selinden rekor kıran iklimle ilgili olaylara kadar birçok cephede olağanüstü değişiklik” gördüler.

Geleneksel planlama süreçleri nasıl eksikti? Geleneksel ulaşım ve arazi kullanımı planlaması, geleceği tahmin etmek için geçmiş trendlere baktı. Bölge planlamacıları, geçmişteki büyüme ve göç modellerinden elde edilen verileri kullanarak trafik ve konut talebini ölçtüler. Ancak bu süreçler, yalnızca son birkaç yılda meydana gelen önemli kültürel değişiklikleri yansıtmayan nicel verileri dikkate alıyordu.

İK stratejik planlamasına benzer şekilde, senaryo planlaması, gayrimenkul geliştiricileri tarafından planlarında ve proje tasarımlarında kullanılan daha geleneksel planlama yöntemlerine çok ihtiyaç duyulan niteliksel bir unsur ekler. Topluluk planlama sürecindeki paydaşların ve katılımcıların, belirli eğilimlerin olasılığına ve ayrıca sel veya diğer aşırı hava olayları gibi bir olay için belirli coğrafyaların veya popülasyonların risk düzeyine odaklanmasına yardımcı olur.

Yukarıdaki görüntü Tampa, Florida'daki Highwoods Preserve Parkway'den alınmıştır: “Geleceğe Hazır Döner Kavşak.” Bu, WGI'nin optimal tasarımın yanı sıra döner kavşağın gelecekte ne kadar büyümeye uyum sağlayabileceğini belirlemek için çeşitli trafik hacmi senaryoları geliştirdiği bir kavşak yeniden tasarlama çabasının bir parçasıydı.

Senaryo planlaması, hem nicel hem de nitel araştırmalarla desteklenen somut bir plan, politika veya ürün tasarımıyla sonuçlanarak topluluk planlamacılarına ve gayrimenkul geliştiricilerine yardımcı olabilir. Ayrıca, birden fazla senaryo ve alternatif gelecek hayal ederek ekiplerin mevcut tasarımları stres testine tabi tutmasına yardımcı olabilir.

Geçtiğimiz birkaç yıldan sonra, senaryo planlamasının faydaları sadece KOBİ'ler için değil, yazılım satıcıları için de daha belirgin hale geldi. İşte bu metodolojiyi destekleyen bazı sistemler:

CRM yazılımı

Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımı, müşteri etkileşimi, destek ve ilişki yönetimi sağlar. Senaryo planlama, CRM platformlarının tipik bir özelliği olmasa da, bazı satıcılar, kullanıcıların ekonomik ve toplumsal eğilimlere dayalı olarak senaryolar tasarlamasına ve keşfetmesine olanak tanıyan bir senaryo modelleme özelliği sunar. CRM yazılımı satın almadan önce bir temsilciye platformlarının sunduğu bir şey olup olmadığını sorun veya daha fazla bilgi edinmek için veritabanımıza göz atın.

Finansal yönetim yazılımı

Finansal yönetim yazılımı, kuruluşların finansal istikrarını takip etmek ve analiz etmek ve ayrıca gelecekteki finansal performansları hakkında tahminlerde bulunmak için kullanılmaktadır. Özellikler finansal planlama, tahmin, bütçeleme, senaryo planlama, konsolidasyon ve işbirliği araçlarını içerir.

Risk yönetimi yazılımı

Risk yönetimi yazılımı, kuruluşların devam eden projelerdeki ve süreçlerdeki risk seviyelerini ölçmesine ve riski azaltmak için anlamlı öngörüler ve eylem planları oluşturmasına yardımcı olur. Yazılım, kurumsal yönetişim, risk ve uyumluluk görevlerini belgelemek ve bu unsurların iş hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak için araçlar sunar.

Senaryo planlaması, önemli bir zaman ve çaba taahhüdü gerektirir. Ayrıca belirsizlikleri ele almak için senaryo planlarken, planları etkileyen faktörlerin bir günden diğerine değişebileceği gerçeği de var. Bu, senaryo planlamasının yalnızca bir kerelik beyin fırtınası faaliyeti değil, devam eden bir girişim olması gerektiği anlamına gelir.

İşletmeniz henüz senaryo planlaması yapamıyorsa, işte bazı alternatifler:

Düzenli ekip toplantıları yapın: Olası senaryolarla gelmiyorsanız bile, işinizin durumunu tartışmak için çalışanlar ve paydaşlarla düzenli olarak bir araya gelmek yine de iyi bir fikirdir. Bu toplantılar aynı zamanda, yaklaşan bir proje için malzeme temin etmek veya işletmenizin bölgenizdeki halk sağlığı yönergelerinin uygulanmasını nasıl ele almak istediğini tartışmak olsun, boru hattından gelen endişeleri beyin fırtınası yapmak için iyi bir fırsat olacaktır.

Sektörünüzdeki meslektaşlarla konuşun: Benzer küçük işletmelerin sahipleriyle ilişkiler geliştirdiğinizde, fikirleri birbirinizden sektirebilir ve zorluklara nasıl tepki verdiklerini öğrenebilirsiniz.

Yağmurlu bir gün için para biriktirin: Senaryo planlaması, gelir kaybına neden olan bir olayın ayrıntılarını çözmenize yardımcı olsa da, mümkünse bir acil durum fonuna yatırım yapmak iyi bir fikirdir, böylece işinizin yapacak bir şeyleri vardır. finansal olarak bir darbe alırsa geri çekilin.

Senaryo planlama konusunda yardım mı istiyorsunuz?

İşletmeniz senaryo planlamayı denemeye hazırsa, ücretsiz şablonumuzu indirin.

Anket metodolojisi

2021 Capterra İşe Alım Stratejisi Anketi

Capterra İşe Alım Stratejisi Anketi Temmuz 2021'de yapıldı. ABD'deki işverenlerde işe alım sorumlulukları olan işçilerden 300 yanıt topladık. Bu anketin amacı, şirketlerin işe alma ve işe alma konusunda ne kadar zorluk çektiğini ve işe alma ve işe alma sonuçlarını iyileştirmek için hangi çözümleri düşündüklerini öğrenmekti.