'Açık Fatura' Nedir?

' Açık faturalar ' ve ' kapalı faturalar ' faturaları, işletme ve muhasebede sıklıkla kullanılan terimlerdir.

Ama onlar tam olarak nedir? Neden önemliler? Ve ne tür açık faturalar var?

Faturaların durumunu etkileyen birçok faktör vardır. Fark noktalarını ve bunları nasıl etkileyebileceğinizi açıklayalım.

Açık Fatura Tanımı

Açık fatura ( ödenmemiş fatura olarak da bilinir), satıcı/satıcı tarafından düzenlenmiş ancak alıcı/müşteri tarafından henüz ödenmemiş (veya tamamen ödenmemiş) bir faturadır.

Bir fatura, tamamen işlendikten ve ödendikten sonra kapalı fatura olarak kabul edilir.

Faturaların ödenmesi, bazıları iyi ve bazıları kötü olmak üzere çeşitli nedenlerle açık kalabilir. Bunlardan bazılarını aşağıda daha ayrıntılı tartışacağız.

Ama önce, faturalara biraz daha yakından bakalım.

faturalar nedir?

En temel düzeyinde fatura (bazen fatura veya sekme olarak da bilinir), satılan hizmetlerin veya ürünlerin maliyetlerini ve ödeme koşullarını ayrıntılandıran bir belgedir.

Satıcı /hizmet/sağlayıcı tarafından alıcı /hizmet kullanıcısına gönderilir ve her iki tarafın bilgilerini listeler. Ayrıca, ödemenin ne zaman ve nerede yapılacağını da belirtir. Bunlar ödeme koşullarıdır.

'Fatura' kelimesinin kendisi aslen on altıncı yüzyılın ortalarından gelmektedir. Fransızca ' göndermek ' anlamına gelen ' elçi' kelimesinden gelen 'Invoy ' .

Modern İngilizce'de fatura teknik olarak satıcı için bir ' satış faturası ' ve alıcı için bir ' alıcının faturası'dır .

Faturalar neden önemlidir?

Faturalar, yalnızca satın alma işlemlerini detaylandırmak ve işlemlerin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda vergileri ödemek veya ticari anlaşmazlıkları çözmek için kullanılan ayrıntıları da sağlar.

Faturalarınızı izlemek, (veya muhasebe departmanınızın) alacak hesapları işinizin büyük bir bölümünü oluşturur.

Kötü organize edilmiş bir faturalandırma süreci, nakit akışınızı olumsuz yönde etkileyecek ve ödenmemiş faturaları kaçırmaya meyilli olmanıza neden olacaktır.

Faturaları nasıl düzenlediğiniz de önemlidir.

Örneğin konsolide fatura göndermek, müşterilerinizin muhasebe departmanının hayatını kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir. Bu, nihayetinde müşteri sadakatini ve dakik ödemeleri teşvik edebilir.

Otomasyonla fatura işleme sürecini iyileştirin

Fatura işleme, onay süreçleri, ödemeler, ihtar (açık faturalarda hatırlatıcı gönderme) ve alacak dekontu faturaları (fatura değerlerinde yapılan değişiklikleri gösteren notlar) dahil olmak üzere birden çok adımı içerir.

Bu adımların birçoğunu otomatikleştirerek kendinizi (veya borç hesap departmanınızı) çok fazla işten kurtarabilirsiniz.

Açık fatura için 5 neden

Şirketlerin açık faturaya sahip olmasının birçok nedeni vardır. Aşağıda en yaygın olanlardan beş tanesi verilmiştir.

1. Kısmi ödeme

Faturaların kısmi ödemeleri tasarım veya kaza sonucu gerçekleşebilir.

Örneğin, birçok şirket, bir hizmet veya sipariş için tek bir ödeme talep etmedikleri projeler üzerinde çalışır.

Bunun yerine, ödemenin bir kısmını peşin, kalan kısmını proje bitiminde talep ederler.

Bu tür bir işlem birkaç nedenden dolayı gerçekleşebilir. Bir şirketin hizmetleri uzun bir süre boyunca gerçekleştiğinde özellikle değerlidir - her iki işletme de, tüm ödemeler işin tamamlanmasından önce yapılırsa teşvikin kaldırıldığının farkına varacaktır.

Bunun nedeni, projenin nihai toplam değerinin işbirliğinin erken aşamasında tahmin edilmesinin zor olması veya daha sonra sağlanacak kesin hizmetlerin erken performansa bağlı olması da olabilir.

2. Faturada hata

Fatura numarası, satır öğeleri, banka bilgileri, hatta listelenen tarih vb. gibi faturanızdaki bazı bilgilerde sorun olabilir.

Çoğu durumda, müşterinizin hesap departmanı hatayı size bildirecek ve daha sonra düzeltip iade edebilirsiniz.

Çoğu durumda, bu, gönderilen ödemelerde gecikmeye neden olur.

3. İhtilaflı anlaşma

Diğer durumlarda, müşterinin verilen hizmetlerden memnun olmaması veya hatta iş sözleşmesinin tutulduğuna itiraz etmesi nedeniyle açık bir fatura oluşabilir.

Bu senaryoda, bir muhasebe departmanına yalnızca toplam tutarı ödemesi talimatı verilmiş olabilir. Ya da belki işletmeler arasında bir yanlış iletişim olmuştur ve bir satış görevlisi tarafından nihai bakiyede indirim sözü verilmiştir.

Bazı durumlarda, tedarikçi, faturada ne kadar borçlu olduğunu zaten bekleyebilir ve kabul edebilir. Diğerlerinde, bir anlaşmazlığa doğru adımlar atmaları gerekebilir.

4. Muhasebe departmanı işlem süresi

Her şirket farklıdır. Çalıştığınız işletmenin hesap departmanının para işlemesi ve transfer etmesi diğerlerinden daha uzun sürebilir.

Bu, sizi beklediğinizden daha uzun süre açık bir fatura ile bırakabilir. Satıcı olarak bununla başa çıkmanın tek gerçek yolu müşterinizle iletişime geçmek ve faturanızı takip etmektir.

İhtar veya otomatik ihtar, ödenecek hesapları takip etmenin bir yöntemidir. Ayrıca açık faturanız kapalı fatura olduğunda müşteriden sizi bilgilendirmesini isteyebilirsiniz.

5. Ödeme işleme süresi

Doğrudan nakit ödemeden farklı olarak, satın alma ödemelerinin elektronik olarak teslim edilmesi zaman alır.

Her bir ödemenin ne kadar süreceği, ödeme işleme sağlayıcısına ve ödenmekte olan miktara bağlıdır.

Çoğu durumda, banka havaleleri anında gerçekleşir.

Bununla birlikte, bankalar, özellikle o şirket için önemli veya nispeten olağandışı bir tutardaysa, bazı işlemleri geciktirebilir. Bu sadece bankaların durum tespitinin bir parçasıdır ve alarm vermek için bir neden değildir.

Uluslararası bir ödeme ise, bir ödemenin işlenmesi için gereken süre de artacaktır.

Çözüm

Açık faturalar düşündüğünüzden daha yaygındır.

Faturaların kendisi teknik olarak her zaman açık faturalar veya kapalı faturalardır. Hatta ödemelerde esneklik sağlamak ve rekabette avantaj sağlamak için bir müşterinin hesabına kasıtlı olarak açık bir fatura atayabilirsiniz.

Bununla birlikte, pratik açıdan, açık faturalar genellikle ödeme süreciyle ilgili bir sorunun veya kısmi bir ödeme sözleşmesinin sonucudur.

Hatalar, anlaşmazlıklar veya ödeme işleme sorunları dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilirler.

İstenmeyen açık fatura olasılığını azaltmanın bir yolu, fatura işleme en iyi uygulamalarınızı iyileştirmektir, otomasyon da öyle.

Açık faturalarınızın kontrolünde ustalaşarak işletmenizin nakit akışını iyileştirebilirsiniz. Uzun vadede, bu, işinizin başarısını ve büyümesini destekler.