Veri Yönetimi Nedir ve İşletmeniz İçin Neden Önemlidir?

İşletmenizin verilerini nasıl ele alacağınızla ilgili çok sayıda kural ve düzenlemeye uymak zorunda kalmasaydınız ne kadar çok şey yapabileceğinizi hayal edin. Çalışanlar verilere her yerden erişebilir. Müşteri verilerini, işin en hızlı şekilde yapılmasını sağlayacak şekilde ekipler arasında paylaşabilirler. Teknik ekibiniz, verileri yedekleme konusunda endişelenmenize gerek kalmadan önemli projelere odaklanabilir.

Ancak tehlike pusudadır ve veri düzenleme kurallarına uymamak, işletmenizi siber saldırılara açık ve savunmasız bırakır. Küçük işletmeler özellikle siber suçlara karşı savunmasızdır: Siber saldırıların %43'ü küçük işletmeleri hedef alır ve bu tür bir saldırıya maruz kalanların %60'ı işini kaybeder.

Bir iş lideri olarak çalışanlarınızı, müşterilerinizi ve işinizi korumak sizin sorumluluğunuzdadır.

Bunu yapmak için veri yönetimi oyununuzu hızlandırmanız gerekir.

Veri yönetimi nedir?

Veri yönetişimi, bir şirketin verileriyle ilgili bir dizi kural ve politika oluşturmak ve uygulamak için aldığı girişimdir. Bu politikalar aşağıdaki gibi konuları kapsar:

• Veri varlıklarından sorumlu çalışanlara sorumluluk atama
• Gerektiğinde verilere erişim izni verme veya kısıtlama
• Verileri doğruluk ve tutarlılık sağlayacak şekilde muhafaza etmek
• Verilerinizi güvenli bir şekilde saklama
• Verilerinizi doğru şekilde yedekleme
• Verilerinizi dahili ve harici tehditlerden koruma

Şirketinizin verilerini ilgilendiren her şey (bunları kimin gördüğü, kimlerin erişebileceği ve bunların nasıl korunduğu kadar) veri yönetimidir.

Siber suçlulardan korunan ve veri paylaşım yasalarına uygun olarak kullanılan kaliteli veriler istiyorsanız, veri yönetimini birinci öncelik haline getirmelisiniz.

Ve veri yönetişiminin faydaları veri güvenliğinde bitmiyor. Veri yönetişimi şu konularda da yardımcı olabilir:

• Veri silolarının önlenmesi, verilerin departmanlar arasında güvenli bir şekilde erişilebilir hale getirilmesi.
• Sürekli veri izleme ve bakım yoluyla doğru, tutarlı veriler sağlamak.
• Sarbanes-Oxley Yasası veya HIPAA gibi verileri yöneten yasalara uygunluğun sağlanması.

İyi veri yönetimi sadece mantıklıdır. Ve bazı eyaletlerde kanun bu.

Ancak veri yönetimi yönetişim politikalarının uygulanması şirket çapında bir çaba olmalıdır. Çalışanlarınız verilere her gün erişir ve bunları kullanır, bu nedenle işleri, uyguladığınız yeni politikalardan etkilenecektir. Ve veri güvenliği söz konusu olduğunda, veri yönetişimi politikalarınız ancak herkesin bunlara uyması durumunda etkili olacaktır. Bir bilgisayar korsanının işletmenizin verilerine erişmesine izin vermek için tek yapmanız gereken bir kişi ve bir hatadır.

Ancak, “veri” çok farklı şeylere atıfta bulunabileceğinden, veri kullanımı ve korumasını kapsayan tüm kuralları nasıl düşünebilirsiniz? Veri yönetimi hakkında nasıl düşüneceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Yeni veya güncellenmiş bir veri yönetişimi stratejisi nasıl uygulanır?

Bir veri yönetişimi stratejisini uygulamak size güçlük gibi geliyorsa, bunun nedeni öyle olmasıdır.

Verilerin güvenliğini sağlamak için birçok planlama, değişen alışkanlıklar ve sinir bozucu geçici çözümler içerir. Ve veri yönetimini ciddiye almaya karar verirseniz, politikaları doğru bir şekilde elde etmek çok fazla zaman ve deneme yanılma alacaktır. Ancak bir veri ihlali veya daha kötüsü ile uğraşmak çok daha büyük, daha karmaşık bir güçlük olacak ve işletmenizin itibarı asla düzelmeyebilir.

Veri yönetimi ilkelerini uygularken veya güncellerken aklınızda bulundurmanız gereken dört şey aşağıda belirtilmiştir.

Neden yeni veri ilkeleri oluşturduğunuzu bilin. Belki de şirketinizin veri güvenliğindeki güvenlik açıklarını fark ettiniz veya daha fazla çalışanın uzaktan çalışması gibi iş yapınız değişti.

Bu nedenler, veri yönetimiyle ilgili endişelerinizi ve hedeflerinizi doğrudan ele alan politikalara doğru sizi yönlendirmeye yardımcı olacaktır.

Paydaşlar, çalışanlarınızı, müşterilerinizi, yatırımcılarınızı ve diğerlerini içerir. Değişiklikleri uygulamadan önce veri yönetimine iletin. Kesintileri nasıl azaltmaya çalıştığınız konusunda şeffaf olun, ancak bu değişikliklerin büyük olasılıkla onları etkileyeceğini unutmayın. Onlara nasıl ve neyi farklı şekilde yapmaları gerekebileceğini söyleyin.

Paydaşlara, siz yeni veri yönetişimi ilkelerini harekete geçirdikten sonra karşılaşabilecekleri aksaklıkları, zorlukları veya sorunları bildirebilmeleri için bir iletişim yolu sağlayın.

Başarılı bir veri yönetimi planı için doğru kişileri dahil etmek çok önemlidir.

Güçlü bir veri yönetişimi stratejisi, birden fazla liderlik seviyesinden oluşur. Yönetici düzeyinde, üst düzey liderleriniz ve yöneticileriniz var. Stratejik düzeyde, her birimden veya departmandan bir ila iki kişiden oluşan Veri Yönetim Konseyi'ne (DGC) sahipsiniz. Taktik düzeyde, Veri Alanı Sorumluları ve Veri Sorumlusu Koordinatörleri vardır. Operasyonel düzeyde, verileri günlük görevler veya projeler için kullanan çalışanlarınız olan Veri Sorumluları vardır. Her pozisyonun tam olarak ne yaptığını anlamak için farklı rollere bir göz atalım.

C-suite yöneticileri

Rolleri : Üst düzey yöneticileriniz, yeni politikaları yukarıdan aşağıya uygulamaktan ve yeni politikaların daha geniş iş modeliniz üzerindeki etkisini şirketinizin paydaşlarına açıklamaktan sorumludur.

Üst düzey yöneticiler, kuruluşunuzun geniş bölümlerinden sorumludur. Küçük bir şirketin parçasıysanız, veri yönetişimi konseyinizde hizmet vermek için bunlardan bazılarını zaten seçmiş olabilirsiniz. Ancak daha büyük kuruluşlardan yöneticiler bu rolü üst düzey bir yöneticiye veya başkan yardımcısına devredebilir.

Ne olursa olsun, davaların, özellikle işletmenin genel sağlığıyla ilgili olduğu için, şirketin verileriyle neler olup bittiğini bilmesi gerekir.

Veri yönetişimi onları nasıl etkiler : Yöneticiler, çoğu çalışandan daha yüksek bir erişim düzeyine sahip olmalarına rağmen, veriler söz konusu olduğunda herkesle aynı kurallara uymak zorunda kalacaklar.

Ayrıca, genel olarak DGC'den düzenli güncellemeler alarak veri yönetişimi hakkında daha iyi bir anlayışa ihtiyaçları olacaktır. Çünkü veri ihlali veya siber saldırı gibi devasa sorunlar ortaya çıktığında, en tepedekilerin sorunu çözmedeki ve şirketin yoluna devam etmesine yardımcı olan rollerinin ne olduğunu bilmeleri gerekir. Ne de olsa, müşterileriniz yanıt istediğinde büyük ölçüde saldırı altında olacak olan onların yönetim tarzı ve iş anlayışıdır.

Veri yönetişimi konseyi

Görevleri : Bir veri yönetişim konseyi (DGC), nihai olarak verileri içeren üst düzey kararlardan sorumludur. Bu, verilerinizle ilgili politikaları gerçekten oluşturacak olan organdır.

Konseyiniz çapraz işlevli olmalıdır; yani, şirketinizin farklı bölümlerinden çalışanları içermelidir. Bu, verileri kullanan herkesin temsil edilmesini sağlar. Konseyinizin belirli bir ekibin işlerini verimli bir şekilde yürütmesini engelleyen bir politika oluşturmasını istemezsiniz.

Örneğin, satış ekibiniz muhtemelen her gün hassas müşteri bilgilerine erişir. Veri erişimiyle ilgili yeni politikalar tartışılmaya hazır olduğunda satış ekibinden biri dahil edilmelidir. Departmanları hariç tutarsanız, işletmenizin alanlarını savunmasız bırakmış olursunuz. Bir veri yönetişimi stratejisi, yalnızca tüm üsleriniz kapsanıyorsa çalışır.

Ve özellikle BT ekibiniz, verilerinizin depolanmasından, çoğaltılmasından ve güvenliğinin sağlanmasından büyük ölçüde sorumlu olacağından, konseyde temsil edilmelidir.

Veri yönetişimi onları nasıl etkiler : Yepyeni bir konsey üyesi grubunu işe almadığınız için, DGC'niz için veri yönetişiminin en büyük etkisi, veri ve veri politikalarıyla ilgili ek çalışmalar olacaktır. Bir şeyler ters giderse ya da ne zaman olursa olsun, konseyin sorunu incelemek ve bir çözüm önermek için devreye girmesi gerekecektir.

Yöneticiler ve ekip liderleri

Görevleri: DGC ile şirketinizin geri kalan çalışanları arasında iki yönlü iletişim bir zorunluluktur. Ekip düzeyinde yeni politikaların uygulanması da zorunludur.

Yöneticilerin, veri yönetişim politikalarının özellikle ekipleriyle nasıl ilişkili olduğunu bilmesi gerekir. Ve belirli politikalar ekiplerinin işlerini zorlaştırdığında, veri yönetişimi konseyi ile iletişim kurabilmeleri gerekir.

Örneğin, DGC'nizin çalışanlarınızın kurumsal sanal özel ağınız (VPN) aracılığıyla yalnızca belirli müşteri bilgilerine erişebileceğine karar verdiğini varsayalım. Çalışanlar, şirket bilgisayarlarında oturum açtıklarında VPN'de oturum açar. Ancak satış temsilcileriniz genellikle evden çalışır ve anlaşmaları kapatmak ve güncellemek için kendi cihazlarını kullanır.

Satış müdürü ve veri yönetişim konseyinin, hiçbir müşteri verisinin tehlikeye atılmaması için bir çözüm bulması gerekir, ancak satış ekibi yine de işlerini etkili bir şekilde yapabilir.

Veri yönetişimi onları nasıl etkiler: Bir ekip üyesi veri politikasında bir değişiklik talep ederse veya birini ihlal ederse, yöneticiler muhtemelen ilk temas noktası olacaktır. Bu ihtiyaçları DGC'ye iletmek için ekiplerinin verilerle ilgili ihtiyaçlarını etkili bir şekilde nasıl ileteceklerini öğrenmeleri gerekir.

Verilere erişen veya verileri kullanan çalışanlar

Rolleri : Büyük olasılıkla çoğunluğu olan verilere erişen veya bunları kullanan çalışanların, yeni politikaları aktif olarak izlemesi ve bir politika işlerini önemli ölçüde zorlaştırdığında sesini yükseltmesi gerekir.

Yöneticilere çok benzer şekilde, verileri kullanan veya bunlara erişenlerin de ihtiyaçlarını iletebilme becerisine sahip olmaları gerekir.

Önceki satış ekibi örneğimize geri dönersek, bir satış temsilcisinin müşteri verilerine erişim eksikliğini satış yöneticilerine bildirmesi muhtemeldir.

Çok sayıda alt düzey çalışan, verileri günlük olarak işler. Bu nedenle, hangi verilere erişmeleri gerektiği ve bunları nasıl kullanmaları gerektiği konusunda en iyi fikre sahip olurlar.

Özellikle teknoloji ekibiniz, konuşma konusunda yetkilendirilmiş hissetmelidir. Verileri yedeklerken bir şeyler ters giderse veya ağınızda şüpheli etkinlik fark ederlerse, ilk öğrenen onlar olacaktır.

Veri yönetişimi onları nasıl etkiler: Veri yönetişimi konseyinin uyguladığı politikalar birçok çalışanı doğrudan etkiler. Özellikle iş yapış şekillerini değiştirirlerse, veri güvenliğinden sonra çalışanların ihtiyaçları DGC'nin en önemli önceliği olmalıdır.

DGC'niz ve işin geri kalanı arasında tutarlı bir iletişim olmalıdır. Çalışanlar yeni politikaların farkında olmalı ve bunların arkasındaki nedenleri anlamalıdır. Örneğin, yeni bir politika, çalışanların kişisel cihazlarını artık işle ilgili görevler için kullanamayacakları olabilir. Bu bir rahatsızlığa neden olabilir, ancak “neden”i iletmek, çalışanların artık işle ilgili cihazları kullanmamanın şirket bilgilerini (ve cihazlarını güvende) tutacağını anlamalarına yardımcı olacaktır.

Yazılım nasıl yardımcı olabilir?

Güçlü bir veri yönetişimi stratejisi risklerin farkındadır: Özellikle fidye yazılımı saldırıları artıyor. Bu tür siber suçlar, özellikle şirketinizin verilerini hedef alır ve bu siber suçlular bu verilere sahip olduklarında, onlara belirli bir miktar para ödemezseniz bunları yok eder veya silerler.

Ortalama bir fidye, yeni güvenlik sistemlerinin maliyeti bir yana, şirketinize yaklaşık 2.500$'a mal olabilir.

Güçlü bir veri yönetişimi stratejisi, bu riskleri azaltmak için kendilerine sunulan araçların da farkındadır.

Veri yönetimi yazılımı gibi araçlar, işletmenizin verileri yönetmesine, görselleştirmesine ve korumasına yardımcı olabilir. ABD gizlilik yasalarının çoğu GDPR'ye dayandığından, GDPR uyumluluğu sunan yazılım platformları, düzenlemelere uyumu sağlamak için yararlı bir araç olabilir.

VPN yazılımı gibi diğer araçlar da şirketinizin cihazlarını koruyarak şirketinizin verilerini korumada rol oynayabilir.