Bulut Telefon Nedir ve Nasıl Çalışır? (İşletmenize +7 Fayda)

Telefon sisteminizin daha az maliyetli olmasını ve daha fazlasını yapmasını mı istiyorsunuz? Muhtemelen bulut telefonuyla karşılaştınız ve bunun özel kullanım durumunuza yardımcı olup olmayacağını bilmek istiyorsunuz.

Mevcut iş telefonu hizmetinizden bulut telefon hizmetine geçişi tartışıyorsanız doğru yerdesiniz. Bu kılavuzda bulut telefonunun temelleri, nasıl çalıştığı, işinize nasıl fayda sağladığı ve bulut telefon sağlayıcınızı nasıl seçeceğiniz dahil bilmeniz gereken her şeyi ele alıyoruz.

Hemen içeri girelim.

Bulut Telefon Nedir?

Bulut telefon, internet bağlantınız üzerinden çalışan bir telefon sistemidir. Aynı zamanda VoIP tabanlı barındırılan PBX çözümü olarak da bilinir. İş telefonu hizmetinizi buluta taşımanıza yardımcı olur.

Bulut telefonu, iş iletişimlerinizi kolaylaştırır ve işinizle birlikte büyür. İster yeni ofisler açıyor olun, ister uzak çalışanları işe alıyor olun, ister şirket içi ekiplerinizi genişletiyor olun, bulut telefonu, genişlemeyi zahmetsiz ve uygun maliyetli hale getirecektir.

Bulut telefonu, Hizmet Olarak Birleşik İletişimin (UCaaS) bir türüdür. UCaaS tümleşik bir iletişim modelidir, yani çeşitli iletişim sistemlerini ve işbirliği araçlarını bir araya getirir. Bulut telefonuyla, telefon çağrılarınızı yalnızca buluta taşımakla kalmayacak, aynı zamanda bunları görüntülü toplantılarınıza, anlık mesajlaşmanıza, CRM'nize ve genel iş süreçlerinize de bağlayacaksınız.

UCaaS platformunuzun bir parçası olarak bulut telefonu, ekipleriniz arasında daha iyi bağlantı kuracak ve çalışanlarınızın rollerine daha odaklanmış, katılımlı ve memnun olmalarını sağlayacaktır. Nitekim CMBR tarafından Cisco için yürütülen bir araştırma, yaklaşık 10 çalışandan 8'inin, ekip sohbeti ve video konferans gibi uzaktan çalışma özellikleri sayesinde üretkenlik düzeylerinde iyileşme yaşadığı sonucuna varmıştır.

Bulut Telefon Nasıl Çalışır?

Bulut telefonu, bir VoIP servis sağlayıcısı aracılığıyla çalışır. Aramak istediğiniz telefon numarasını çevirdiğinizde yönlendirme işlemini servis sağlayıcınız gerçekleştirir. Analog ses sinyallerini veri paketlerine dönüştürerek internet bağlantınız üzerinden iletir. Telefonunuzu aradığınız kişiye bu şekilde bağlar.

Sizin tarafınızdan bireysel telefon uzantılarını bir VoIP masa telefonuyla değiştireceksiniz. Sabit hatta bağlanmak yerine, telefonlarınızı mevcut ağınıza bağlarsınız. Ayrıca bir yazılım telefonunu veya bilgisayarınıza, tabletinize veya akıllı telefonunuza yüklenmiş bir uygulamayı da kullanabilirsiniz. Her iki durumda da, modern, kullanımı kolay bir arayüzden arıyor ve saniyeler içinde bir arama başlatıyorsunuz.

Bulut telefonu bulutta çalıştığından, telefon numaraları, çağrı yönlendirme, yeni kullanıcılar ekleme ve daha fazlası üzerinde tam kontrol için iş telefonu sisteminizi çevrimiçi bir kontrol paneli aracılığıyla yönetebilirsiniz.

İlgili: Bilgisayar Telefon Entegrasyonu: Nedir, Faydaları ve Nasıl Çalışır?

Bulut telefon ve geleneksel PBX: Fark nedir?

Telefon sisteminizin son kullanıcıları olan çalışanlarınız için bulut telefon ile geleneksel PBX arasında işler pek farklı görünmeyebilir. Kaputun altına baktığımızda oldukça farklı bir hikayeyle karşılaşacağız.

Bir sonraki bölümde göreceğiniz gibi bulut telefon, fiziksel ekipman ihtiyacınızı ortadan kaldırır. Personeliniz internete bağlı herhangi bir cihazı kullanarak birbirleriyle ve müşterilerinizle iletişim kurabilir. Wi-Fi veya 4G internet bağlantısını kullanabildikleri her yerde bunu yapabilirler.

Şirketinizin bakış açısına göre bulut telefonuna başlamak basittir. Kamu Anahtarlamalı Telefon Şebekesine (PSTN) bağlanmak için karmaşık ve pahalı bir süreç yerine, ihtiyacınız olan tek şey bir VoIP servis sağlayıcısı ve güvenilir bir geniş bant bağlantısıdır.

Geleneksel PBX, telefon hizmetinizin hem başlatılmasında hem de sürdürülmesinde çok daha zorlu bir zorluk sunar. İşte nedeni:

İlk olarak, kurulum maliyeti ve çabası var. Bir telefon sağlayıcısının bulunduğunuz yeri ziyaret etmesi ve sabit ekipmanı kurması gerekir; böylece hem iş hem de donanım için ödeme yaparsınız.

Ayrıca bulunduğunuz yerdeki Özel Şube Santralı (PBX) ekipmanının teknik kurulumunu da sürdürmeniz gerekir. Bir şey aşırı ısınırsa, kırılırsa veya güncelliğini kaybederse onu düzeltmeniz veya değiştirmeniz gerekir. Bu sadece maliyetli olmakla kalmıyor, aynı zamanda ekibinizin üretkenliğini ve odak noktasını da çalıyor.

Geleneksel bir PBX, telefon görüşmelerinizi, özellikle de uzun mesafeli aramalarınızı daha pahalı hale getirir. HD ses, sesli postadan e-postaya veya çağrı analizi gibi gelişmiş özellikleri kullanmak istiyorsanız zorluk yaratabilecek temel arama özellikleri sunar.

Şirketiniz büyüyorsa yeni yerler açmak, daha fazla telefon hattı eklemek veya uzaktan çalışma seçenekleri sunmak isteyeceksiniz. Geleneksel PBX sistemleri daha fazla ekipman, bakım ve maliyet getirdiği için kolaylıkla ölçeklenemez. Ayrıca iş için seyahat eden ve üretken kalmak isteyen çalışanlar için de uygun bir seçenek değiller çünkü telefon numaraları fiziksel bir masa telefonuna bağlı.

Geleneksel bir PBX sistemi, iş ihtiyaçları nadiren değişen ve genişlemeyi planlamayan küçük şirketler için iyi bir seçenek olabilir. Ancak büyümek ve telefon kurulumunuzun sizi yavaşlatmamasını sağlamak istiyorsanız VoIP'in sunduğu esnekliği seveceksiniz.

Bulut Telefonun Faydaları

Telefon sisteminizdeki bir sorun şirketiniz için ne anlama geliyor? Bir müşteriyi kaybedebilir, önemli bir teslim tarihini kaçırabilir veya bir iletişim sorunu nedeniyle bir çalışanın işine son verebilirsiniz.

Hiç sürpriz değil. Çalışma şeklimiz dinamik ve çeşitli hale geldi ve buna ayak uydurmak için teknolojiye ihtiyacımız var.

İletişim sorunları nedeniyle bir müşterinizi, çalışanınızı veya iç huzurunuzu asla kaybetmeyeceğinizden emin olmak istiyorsanız işte bilmek isteyeceğiniz bulut telefon avantajları.

1) Hızlı ve kolay uygulama

Bulut telefon uygulaması, tesis içi altyapı gerektirmez. Bu avantaj, birkaç gün içinde, hatta muhtemelen bir gün içinde ayağa kalkıp çalışmaya başlayabileceğiniz anlamına gelir.

Yeni telefon sisteminizi yapılandırmak için bir teknisyeni beklemenize, telefon hattı kurulumuna, gecikmelere ve tam zamanlı bir çalışanı işe almak gibi uzun bir sürece gerek yok. Bulut telefon sağlayıcınız her şeyi halleder. Anında sanal telefon numaralarına sahip olacak ve tüm telefon hizmetini yönetmenize olanak tanıyan bir kontrol paneline erişebileceksiniz.

2) İş telefonu sisteminizi çalıştırmanın daha düşük maliyeti

Bulut telefon hizmetlerinin size para kazandırmasının birçok yolu vardır. Geleneksel telefon faturanızın %65'ine kadar tasarruf edebilirsiniz. Bulut telefonu, işletmenizi bakım sözleşmelerinden, sınırlı arama dakikalarından, kısıtlayıcı yerel ve ücretsiz telefon numaralarından ve ayrı iş SMS hizmetleri için ödeme yapmaktan kurtarır.

Bulut telefonuyla beklenmedik bakım maliyetleri veya faturalar yoktur. Ayrıca önyükleme yapıyorsanız ve mümkün olduğunca düşük maliyetle başlamak istiyorsanız, VoIP telefonları satın almayı atlayabilir ve bir yazılım telefonu uygulaması aracılığıyla kulaklıklı dizüstü bilgisayarlar kullanabilirsiniz.

3) Sağlam, güçlü arama özellikleri

Sadece kağıt üzerinde iyi görünen özelliklerden bahsetmiyoruz. Bulut telefonuyla birlikte gelen gelişmiş arama özellikleri, akıllı çalışmanıza, etkili olmanıza ve doğru zamanda doğru görevlere odaklanmanıza olanak tanır. Manuel, tekrarlanan görevlerden kaçınabilir ve ekip işbirliğinizi ve müşteri desteğinizi artırabilirsiniz.

Bulut telefonun en değerli çağrı yönetimi özelliklerinden bazıları şunlardır:

• Otomatik operatör , arayan kişinin doğru ekibe ulaşmasını sağlar.
• Gelen aramaları önceden tanımlanmış kriterlere göre yönlendiren çağrı yönlendirme .
• Gelişmiş Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR) , otomatik müşteri hizmetlerine daha sohbet odaklı bir yaklaşım.
• Çağrı yönlendirme , böylece çağrıları herhangi bir masa telefonuna veya cep telefonuna yönlendirebilirsiniz.
• Verimli uzak toplantılar için video konferans ve ekran paylaşımı .
• Müşterilerin ekstra ücret ödemeden sabit hatlardan size ulaşmasını sağlayan ücretsiz numaralar .
• Yerel numaralar , böylece istediğiniz yerde yerel bir varlık oluşturabilirsiniz.
• Arama kaydını güvenli ve güvenilir bir şekilde yapın, böylece kaliteli hizmeti sürdürebilirsiniz.
• Müşteri destek ekibinizin soruları daha hızlı çözmesine olanak tanıyan iletişim merkezi .

Daha da iyisi, bu özelliklerin yanı sıra HD ses ve görüntülü arama kalitesine de sahip olacaksınız. Bu, uzak ekipler için büyük bir avantajdır. Hayatta kulağa kötü gelen bir konferans görüşmesinden daha kötü bir şey yoktur.

İlgili: İletişim Merkezi Nedir? Tanımı, Özellikleri ve Kullanımları

4) Telefon sisteminizin esnekliği ve ölçeklenebilirliği

Bulut telefonu büyümeyi kesintisiz hale getirecek. Daha spesifik olarak, bir VoIP çözümü yalnızca birkaç tıklamayla daha fazla kullanıcı eklemenizi sağlar.

Geleneksel PBX'te, yeni bir çalışanı işe aldığınızda ve ona bir telefon hattı atamak istediğinizde ekstra ödeme yapmanız gerekir. Masa telefonlarının kablo bağlantısına ihtiyacı var ve kurulumu biraz zaman alabilir. Eğer yerinde bir telefon sistemine güvenirseniz, büyümeniz her zaman gecikmeleri ve ekstra maliyetleri beraberinde getirecektir.

Bulut tabanlı bir PBX yalnızca ölçeklenebilir değildir, aynı zamanda yönetimi de zahmetsizdir. BT uzmanı olmanıza gerek yok. Örneğin yılın yoğun dönemlerinde çağrı hacminiz hızla artıyorsa kolaylıkla hat ekleyip kaldırabilirsiniz. Bu, işletmenizin ihtiyaçları değiştikçe kolayca özelleştirebileceğiniz esnek bir sistem sayesinde müşteri deneyiminizi korumanıza yardımcı olacaktır.

5) Artan hareketlilik

Şirketler uzun vadede giderek daha fazla uzaktan çalışma seçeneklerine geçiyor. Barındırılan telefon sistemleri bu trende mükemmel yanıttır.

Çalışanlarınız internet bağlantısı olduğu sürece bulundukları her yerden şirket telefon hatlarına erişebilirler. Bu sadece telefon çağrılarına cevap vermekle ilgili değil; Hareket halindeyken sesli postalarına erişebilir ve çağrı yönlendirmeyi ayarlayabilir veya değiştirebilirler.

Bulut telefonu, uzaktan çalışmayı benimseyen, uydu ofisleri olan veya birden fazla ofis konumuna sahip şirketler için ideal çözümdür.

6) Entegre iletişimlerle çalışmayı basitleştirin

Bulut iletişimi, her bilgiyi tek bir platformda saklamanıza ve erişmenize yardımcı olur.

Görüşmeleriniz ve toplantılarınız için ayrı sistemler kullandığınızda notlarınız ve önemli ayrıntılarınız pek çok yerde olur. Bilgisayar notları, elektronik tablolar, Post-It notları, not defterleri ve liste uzayıp gidiyor. Geçmişteki etkileşimleri bulmak yıllar alabilir ve herkesi akışından çıkarabilir.

Bulut telefonu her şeyi tek bir kullanıcı arayüzünde birleştirir. Meslektaşlarınızla işbirliği yapmak, müşterileri yönetmek, gerçek zamanlı verileri analiz etmek, geri bildirim toplamak ve önemli projeleri ileriye taşımak için kullanabilirsiniz.

İş iletişimi iş akışınızı tek bir gerçek kaynağa taşıyacak ve gününüzü verimli bir şekilde geçireceksiniz. Artık sinir bozucu kesintilere veya önemli bilgilerin peşinde harcanan zamanlara son.

7) Üstün güvenilirlik ve esneklik

Müşterilerinizin gözünde bulunmamayı göze alabilir misiniz? Elektrik şebekesine bir şey olması durumunda işiniz açısından sonuçları neler olur? Bir kablolama sorunu, aşırı ısınma veya küçük bir fırtına iletişiminize ve itibarınıza zarar verebilir.

Saygın bulut telefon çözümleri %99,999 kesintisiz çalışma süresi sağlar, böylece ne olursa olsun etkilenmeden çalışmaya devam edebilirsiniz. Aynı zamanda yerleşik yedekliliğe de sahiptir; Titreme veya benzeri sorunlar durumunda çağrılarınız çevrimiçi kalır ve her zaman kullanabileceğiniz bir yedeğiniz olur.

İlgili: İşletmeler için Afete Hazırlık Planı — CIO'nun Eylem Stratejisi

Bulut Telefon Sağlayıcısı Nasıl Seçilir

Bulut telefon çözümüne geçmeyi düşünüyorsanız seçeneklerinizi değerlendirirken göz önünde bulundurmanız gerekenler aşağıda açıklanmıştır.

Hizmet kalitesi ve kanıtlanmış güvenilirlik

Yüksek çalışma süresi ve güvenilirlik şarttır. Bulut telefon sağlayıcınız, yedekli veri merkezleriyle yedekli hizmet sağlamalıdır. Telefonunuz çalışmıyorsa özellikler ve cazip fiyatlar hiçbir şey ifade etmez.

Sağlayıcı ne kadar çalışma süresi sunuyor? Telefon hizmetine sahip olacağınızı garanti edebilirler mi? Sağlayıcınızın durum sayfasına göz atın. Nextiva için status.nextiva.com adresini kontrol edebilirsiniz.

Amerika Birleşik Devletleri'nde stratejik olarak konumlandırılmış veri merkezleri kullanılarak yüksek kullanılabilirlik mümkündür. Tamamı kesintisiz güçle donatılmış olup gigabit fiber optik ağ bağlantılarına sahiptir.

Ayrıca her sağlayıcının güvenilirliğine ilişkin tarafsız bir tablo elde etmek için Twitter ve Facebook gibi sosyal medya kaynaklarını da kontrol edebilirsiniz. Markayı Twitter'da adının önünde "@" işaretiyle aramak, markadan bahsedilen tüm konuları gözden geçirmenize yardımcı olur.

Bunun da ötesinde, sağlayıcınızın 7/24 ağ izleme olanağı sunduğundan emin olmak isteyeceksiniz, böylece sorunlar işinizi etkilemeden önce işaretlenebilir ve çözülebilir.

Güvenlik ve sektör uyumluluğu

Bir sonraki adım, bulut telefon sağlayıcısının endüstri standartlarını karşıladığından emin olmaktır. Aranacak bazı sertifikalar şunlardır:

• HIPAA uyumluluğu : Sağlık hizmeti sağlayıcıları için hayati önem taşıyan ses ve faks hizmetleri.
• ISO/IEC 20071 : Güvenlik tehdidi yanıtlarına yönelik küresel standart.
• PCI uyumluluğu : Kredi kartı ödemelerini güvenle, güvenli bir şekilde gerçekleştirin.
• SOC 2 uyumluluğu : Gizliliğinizi ve veri bütünlüğünüzü korumaya yönelik olay müdahale planları.

Kontrol edilmesi gereken başka bir şey, tercih ettiğiniz sağlayıcının çağrı şifrelemesini sağlayıp sağlamadığıdır. Şifreli çağrılar, her çağrıda yüksek düzeyde güvenlik sağlamak için Aktarım Katmanı Güvenliği (TLS) ve Güvenli Gerçek Zamanlı Aktarım Protokolünü (SRTP) kullanabileceğiniz anlamına gelir.

Özellikler ve entegrasyonlar

Bulut telefon hizmetini araç kitinize ekleyerek karşılayacağınız iş ihtiyaçları nelerdir? Telefon sistemi özellikleri ve entegrasyonları burada devreye giriyor.

Çok sayıda giden arama mı yapıyorsunuz veya çok sayıda gelen arama mı alıyorsunuz? Birden fazla işletme konumunuz mu var? Müşterileriniz ABD'de mi yoksa uluslararası alanda mı? Bunlar, bulut telefon özelliklerine bakarken dikkate alınması gereken birçok sorudan birkaçıdır. Potansiyel hizmet sağlayıcılarla konuşun ve iş ihtiyaçlarınızı nasıl karşılayabileceklerini öğrenin.

Ayrıca yeni bir telefon sisteminin çalışanlarınızın mevcut rutinleri ve iş akışlarında nasıl çalışacağını da düşünmeniz gerekecektir.

Telefon sisteminizin proje yönetimi yazılımınızla entegre olmasına mı ihtiyacınız var? Peki ya CRM'iniz? Telefon sistemi konfigürasyonunuzu uygulamak ve sürdürmek ne kadar kolay? Bunlar yine potansiyel hizmet sağlayıcıları ararken dikkate alınması gereken sorulardır.

Gerçek sahip olma maliyeti

Fiyatlandırma genellikle kağıt üzerinde harika görünür. Ardından, hizmeti kullanmaya başladığınızda, kaydolurken gördüğünüze hiç benzemeyen, beklenmedik, rahatsız edici bir faturayla karşılaşırsınız.

Fiyatlara dahil olan her şeyi ve fazladan ödeme yapmanız gereken her şeyi özetleyen şeffaf fiyatlandırmayı arayın. Aşağıdakiler gibi fiyatlandırma özelliklerini onaylayın:

• Planınızda sahip olacağınız kullanıcı sayısı.
• Varsa aylık veya yıllık ödeme planları (ve indirimler).
• Hizmetin düzgün çalışması için gerekli ekipman var mı?
• İhtiyaçlarınız değiştikçe planları değiştirme esnekliği.
• Gelen ve giden aramaların maliyetleri (yerel ve ücretsiz numaralarda).
• İsteğe bağlı özellikler alakart olarak eklendi.
• Zorunlu vergiler, ek ücretler ve diğer ücretler.

İncelediğiniz fiyatlandırmanın çevrilmemiş taş bırakmadığından emin olun. Fiyatlandırma sayfamız, her telefon hizmeti seçeneğine nelerin dahil olduğu ve nelerin dahil olmadığı konusunda tam şeffaflık sağlar.

Hızlı ve verimli müşteri desteği

Son olarak, sağlayıcınızın müşteri hizmetleri ekibinin ihtiyacınız olduğunda size yardımcı olabileceğinden emin olun.

Destek seçeneklerine bakın. Canlı sohbette mevcutlar mı? Onları arayabilir misin? E-posta yanıtı alana kadar 24 saat veya daha fazla beklemeniz mi gerekiyor?

Daha sonra sorularınıza alacağınız yanıtları değerlendirin. Özel durumunuzu dikkate alıyorlar mı yoksa genel mi? Destek temsilcisi sorunu anlamak için zaman ayırıyor mu? Devam sorularını sormak kolay mı?

Ücretsiz denemeye katılarak bir sağlayıcının müşteri desteğini test edebilirsiniz, ancak aynı zamanda potansiyel müşteri olarak ulaşarak da sağlam bir fikir edinebilirsiniz. Bu size, sağlayıcınızın önümüzdeki aylar ve yıllar boyunca tüm iletişim sisteminizi büyütmenize ve geliştirmenize nasıl yardımcı olabileceği konusunda sağlam bir fikir verecektir.

Telefon Sisteminizi Bulut Telefona Taşıyın

Bulut telefonu, iletişim maliyetlerinizi düşürecek, verimliliği artıracak ve dayanıklılığınızı artıracaktır. Aynı zamanda iş iletişimleri için tek bir gerçek kaynağı görevi görür.

Güvenilir, savaşta test edilmiş bir bulut telefon sağlayıcısını seçerseniz en fazla avantajı elde edersiniz. Nextiva'nın bulut telefon hizmetinin maliyeti, tüm işletmenizi geliştirecek özellikler için kullanıcı başına aylık 19,95 ABD doları kadar düşük bir maliyettir.

Bunun için bizim sözümüze güvenmeyin; Nextiva incelemeleri kendileri için konuşuyor! Yeni bir telefon sistemi arayışı içindeyseniz, başka yere bakmayın.