Kredi Notu Nedir (& Nasıl Çalışır)?

Kredi notları faturalandırmanın önemli bir parçasıdır. Birçok ülkede, bunlar aynı zamanda yasal bir gerekliliktir.

İdeal bir dünyada, siparişlerde ve faturalarda hiçbir hata veya sorun olmazdı…

Ama hepimizin bildiği gibi, iş hayatında koşullar ve düzen çok değişir. Kredi notları, bunu yönetmemize ve net bir defter tutma kaydı tutmamıza yardımcı olur.

Kredi notu nedir?

Alacak dekontu (bazen alacak dekontu olarak da bilinir), faturalarda veya siparişlerde hatalar olduğunda veya değiştirilmesi gerektiğinde düzenlenen makbuz benzeri bir belgedir.

Bir faturanın tamamı veya bir kısmı için kullanılabilir. Amacı, mevcut bir faturayı silip yeni bir fatura oluşturmadan taraflar arasındaki kredi kaydını düzeltmektir.

Doğru bir fatura dizisinin ve denetim izinin korunmasına yardımcı olur.

Kredi notu geri ödeme midir?

Alacak dekontu, geri ödemeye benzer - ancak tam olarak aynı değildir. Bir kredi notu , borçlu olunan kredinin hem onayı hem de kanıtıdır, oysa geri ödeme , kredinin doğrudan geri ödenmesidir.

Bir kredi notunun, iki taraf arasındaki diğer işlemleri dolaylı olarak belirtmesi daha olasıdır, oysa bir geri ödeme böyle değildir.

Kredi notları çeşitli pratik nedenlerle verilir. Bunlar mutlaka kalite sorunları ile ilgili değildir, ancak bunları içerebilir. Geri ödemeler genellikle hizmetlerden veya mallardan daha basit memnuniyetsizlik nedenleriyle yapılır.

Kredi dekontu ile borç dekontu arasındaki fark nedir?

Alacak ve borç dekontları benzerdir ancak aynı değildir. Temel fark, alacak dekontlarının satıcı tarafından, borç dekontlarının (bazen borç dekontları olarak da adlandırılır) alıcı tarafından düzenlenmesidir.

Borç dekontları genellikle bir fatura alınmadan önce gönderilirken, alacak dekontları bir fatura alındığı için gönderilir.

İlki ayrıca satıcıya (henüz itiraz edebilecek olan) resmi bir kredi talebini temsil eder, ancak ikincisi satıcının borçlu olunan krediyi kabul ettiğini belirtir.

Kredi notu neden ve ne zaman kullanılır?

Bir ödeme yapılmadan önce veya sonra bir kredi notu düzenlenebilir. Zamanlama, sorunun faturalama sürecinde hangi noktada ortaya çıktığını yansıtır.

Genellikle aşağıdaki nedenlerden biriyle verilir:

fatura hatası

Bu, faturada yer alan yanlış bir fiyat, yanlış ürünler veya siparişler veya indirim veya KDV ile ilgili bir hata olabilir.

Sipariş hatası

Müşterinin siparişi hasarlı veya hatalıysa. Bu, tamamen yanlış bir düzenden, onunla ilgili birkaç küçük soruna kadar değişebilir.

Sipariş değişikliği

Dahili nedenlerle (örneğin yönetim kararları) veya harici nedenlerle (örneğin alıcının müşterisinin kararları), bir alıcı, ödemesi yapılmış veya verilmiş bir siparişi değiştirebilir veya iptal edebilir.

müşteri memnuniyetsizliği

Müşterilerin beklentileri, aldıklarıyla eşleşmeyebilir. Belki bir ürün satıcı tarafından yanlış listelenmiş veya tarif edilmiş ya da kalite beklentilerini karşılamamıştır.

Kredi notu düzenlemeye ilişkin örnek bir senaryo

Construction Co. , düzenli tedarikçileri Truck Ltd'den üç adet büyük düz yataklı kamyon sipariş etti. Truck Ltd tarafından 150.000 ABD Doları tutarında otomatik fatura düzenlendi ve İnşaat A.Ş.'ye gönderildi.

Ne yazık ki, Truck Ltd.'nin satış personeli tarafından vaat edilen %10'luk indirim fatura tutarına dahil edilmedi.

Daha kimse hatayı fark etmeden, ödeme İnşaat A.Ş.'nin muhasebe ekibi (indirimden habersiz) tarafından başarılı bir şekilde yapılır. Truck Ltd., kısa bir süre sonra hatalarını anlar ve Construction Co'nun fazla ödediği (15.000 $) tutar için bir kredi notu verir.

Kredi notu ayrıca her iki tarafça da dahili olarak kaydedilir, böylece hesapları dengelenir. İnşaat A.Ş.'nin Truck Ltd.'den bir sonraki satın alma işleminde, alacak dekontu faturayla birlikte itfa edilir - kredi toplamından 15.000 ABD Doları düşülür.

Kredi notu nasıl verilir?

Alacak dekontları muhasebe departmanları tarafından ve muhasebe departmanları tarafından düzenlenir - yani aynı kanallar boyunca düzenli faturalar düzenlenir.

Bunlar genellikle belirli bir faturayla doğrudan ilişkilidir, bu nedenle onları (muhasebe yazılımınız bunu mümkün kılıyorsa) bunlarla aynı e-posta zincirlerinde tutmak en iyisidir.

Bazen gelecekteki bir faturaya bağlanabilirler (yukarıdaki örnekte olduğu gibi). İkinci senaryo, taraflar arasında düzenli olarak birden fazla işlem gerçekleştiği için daha uygun olduğunda gerçekleşir.

Muhasebede kredi notları

Kredi notlarını hesaplarınıza tam olarak nasıl girdiğiniz, kullandığınız muhasebe sistemine bağlıdır.

Tek girişli defter tutmada, alacak dekontunun değeri müşterinin hesabına girilmelidir. Çift girişli defter tutmada hem alacaklar hesabında alacak, hem de gelir altında borç olarak girilir.

Bir kredi notuna hangi bilgileri eklemelisiniz?

Alacak dekontundaki bilgiler, listelenen faturaya benzer olmalıdır. Bu içerir:

• İletişim detayları
• Tarih ayrıntıları
• İlgili fatura numarası
• Ödeme şartları ve koşulları

Bir kredi notunun son kullanma tarihi olabilir mi?

Kredi notlarının son kullanma tarihleri ​​vardır. Bu, ödeme koşullarında listelenecektir. Alıcının kredi bakiyesini kullanmak için genellikle 12 ayı vardır.

Çözüm

Kredi notu, şirketinizin defter tutma sürecini açık tutmak için önemli bir araçtır.

Onsuz, orijinal bir faturanın silinmesi ve sorunlar ortaya çıktığında yerine başka bir faturanın düzenlenmesi gerekir. Bu, muhasebe ve denetim süreçlerinde karışıklık yaratacaktır.

Kredi notları çeşitli nedenlerle verilir. Bunlar, listelenen fatura miktarındaki bir hatadan müşterilerin satın almalarından memnuniyetsizliğine kadar uzanır.

Bunlar, mali idare makamlarının sıklıkla ihtiyaç duyduğu kanıtlardır (Birleşik Krallık dahil). Ayrıca, alıcının fonlarının geri kazanılacağına dair önemli bir güvenceyi temsil ederler.

Belge olarak, faturalardan farklı değildirler. Bir fark, bir ödeme işleme koyulmadan önce veya sonra verilebilmesidir.