İşlem E-postaları için Başlangıç ​​Kılavuzu

İşlemsel e-posta, bir işletme tarafından tek bir alıcıya, genellikle o alıcı tarafından bir işlem veya belirli bir eylem gerçekleştirildikten sonra gönderilen bir e-postadır.

Şirketler, alıcı yolculuğunun farklı aşamalarında kullanıcılara ve müşterilere hayati bilgiler göndermek için işlemsel e-postaları kullanır.

Bu başlangıç ​​kılavuzunda, işlemsel e-postalara göz atacağız ve başarılı şirketlerin olağanüstü müşteri deneyimleri sunmak için kullandıkları farklı türleri keşfedeceğiz.

İşlem e-postaları ve pazarlama e-postaları - fark nedir?

İşlem e-postalarının türlerine dalmadan önce, geleneksel pazarlama e-postalarımız veya tanıtım e-postalarımızla nasıl karşılaştırıldıklarını açıklayalım.

Haber bültenleri ve toplu e-postalardan farklı olarak, işlemsel e-postalar, genellikle hesap bildirimleri, ürün etkinliği veya ticari işlemlerle ilgili olarak her zaman bireysel alıcının eylemiyle tetiklenir. Örneğin, bu eylem bir çevrimiçi mağazadan satın alma, parola sıfırlama isteği, ekip üyesi daveti veya başka bir şey olabilir.

Önemli işlemleri kolaylaştırmak veya alıcının istediği kritik bilgileri paylaşmak için işlemsel e-postalar gereklidir. Bu nedenle, işletmelerin işlem e-postaları göndermek için izin almasına gerek yoktur.

Tersine, hedef kitlenize pazarlama e-postaları göndermek için her zaman onay almalısınız. Sizden promosyon mesajları almayı açıkça kabul etmeyen kişilere pazarlama e-postaları göndermek, istenmeyen mesajlaşma olarak kabul edilir ve CAN-SPAM ve GDPR gibi e-posta yasalarının çoğuna aykırıdır.

Bu nedenle, işlem e-postalarınızda ürünlerinizi veya hizmetlerinizi satmanıza veya tanıtmanıza izin verilmez. İşletmenizi tanıtmak veya gelir elde etmek amacıyla gönderilen e-postalar, pazarlama e-postaları olarak kabul edilir.

Genel bir kural olarak, işlem e-postalarınızı pazarlama e-postalarınızdan ayırmak her zaman en iyisidir. Bu nedenle Encharge ile bir hesap oluşturduğunuzda, iki varsayılan e-posta kategorisinin “Pazarlama e-postaları” ve “İşlemsel e-postalar” olduğunu fark edeceksiniz:

Google, bu ayrımı bir adım daha ileri götürerek her e-posta türü için farklı e-posta adresleri ve alan adları kullanılmasını önerir.

Dikkate alınması gereken bir diğer önemli fark, promosyon e-postalarının aksine, işlem e-postalarının abonelikten çıkma bağlantısı gerektirmemesidir. Bununla birlikte, bu yazının sonuna doğru ele alacağımız bazı uyarılar var. Bu yüzden okumaya devam edin.

İşlemsel e-posta türleri

Artık, özellikle pazarlama e-postalarıyla karşılaştırıldığında, işlem e-postalarını iyi bir şekilde kavradığımıza göre, bazı örneklere bakmanın zamanı geldi.

Hesap kullanım uyarıları

Birçok işletme için abonelikleri, katmana bağlı olarak kullanımla sınırlıdır. Örneğin, bir e-posta doğrulama aracınız varsa, başlangıç ​​katmanı yalnızca 250 e-postanın doğrulanmasına izin veriyor olabilir.

Bu eşiğe ulaşıldığında, bunu kullanıcıya bildirmenin en kolay yolu bir hesap uyarısı e-postasıdır - bu örnekte olduğu gibi.

Tabii ki, bu sadece bir örnek. Bir hesapla ilgili bildirim göndermek isteyebileceğiniz birçok neden vardır. Örneğin, bir hesaba bağlı birden fazla kullanıcı var ve yönetici, oturum açma kimlik bilgilerini değiştirdi. Bu değişikliğin tetiklediği bir işlem e-postasını diğer kullanıcılara göndermek, herkesi güncel tutmanın hızlı ve kolay bir yoludur.

Terk edilmiş sepet e-postaları

Terk edilmiş sepet e-postaları biraz tanıtım amaçlı gelebilir ve dürüst olmak gerekirse, olabilirler. Ancak, bir kullanıcının eylemleri tarafından da tetiklenirler. Veya bunun yerine belirli bir süre boyunca eylem eksikliği.

Terk edilmiş sepet e-postaları, işletmelerin müşteriyi yeniden hedeflemesine ve dönüşümü tamamlamasına yardımcı oldukları için işlem e-postalarına harika bir örnektir.

Pacsun'dan gelen bu terk edilmiş sepet e-postasına bir göz atın. Müşterinin çevrimiçi alışveriş sepetinde hala ürün olduğunu bilmesini sağlar ve hatta istediği ürünlerin sonsuza kadar orada olmayabileceğini bildirir. Bu, müşteriyi satın alma işlemini tamamlamaya teşvik eder.

Önemli not: Yerel yargı bölgenize bağlı olarak, alışveriş sepetini bırakma e-postaları pazarlama e-postaları olarak kabul edilebilir, bu nedenle abonelikten çıkma bağlantısından kaçınmak veya istenmeyen kişilere alışveriş sepetini bırakma e-postaları göndermek istiyorsanız bunu iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.

Onay e-postaları

En yaygın işlem e-postalarından biri değilse de onay e-postasıdır. Bu e-postanın arkasındaki fikir nispeten basittir. Bir işlem yaptıktan sonra doğrudan alıcının gelen kutusuna gönderilen bir onay mesajıdır.

Örneğin, bülteninize kaydolduktan sonra yeni abonelere bir onay e-postası gönderilebilir.

Bu örneğe bir göz atın. Kullanıcı, kediler için BuzzFeed haber bültenine kaydolduğunda, bu onay e-postasını alır.

Bu, bunun gibi e-postaların neden bu kadar yararlı olduğuna dair harika bir örnek. Büyük CTA düğmesini kırmızı renkte, tam ortada görebilir ve kullanıcının gerçek bir kişi olduğunu onaylamasını sağlayabilirsiniz. Bu, bu durumda BuzzFeed için yararlıdır çünkü haber bültenlerini sahte veya etkin olmayan hesaplara göndererek zaman ve para kaybetmezler.

Ek olarak, bunun gibi onay e-postaları, kullanıcının dolandırıcılıktan kaçınmasını sağlar. Birisi bu bültene hesap sahibinin haberi olmadan kaydolduysa, bunu öğrenmenin en hızlı ve en kolay yolu budur.

Onay almadan gerçek kullanıcıya istenmeyen e-postalar göndermeye devam ederseniz, e-postanızın spam klasörüne düşme olasılığı yüksektir. Sizi spam klasörüne ne kadar çok kişi eklerse, spam şikayet oranınız o kadar yüksek olur. İstenmeyen e-posta şikayet oranı ne kadar yüksek olursa, e-postanızın spam filtrelerini tetikleme olasılığı o kadar yüksek olur ve kısır döngü devam eder. Hikayenin ahlaki, arada bir onay e-postası gönderin.

Şifre değiştirme e-postaları

Hepimiz oradaydık. Herhangi bir nedenle şifrenizi değiştirmeniz gerekiyor, talepte bulunuyorsunuz ve gelen kutunuza bir e-posta gönderiliyor.

Bu tipik bir işlem e-postasıdır. Kullanıcıdan bir istem gönderilmesini gerektirir ve doğrudan tanıtım amaçlı değildir.

Airbnb'den gelen bu e-postaya hızlıca göz atarsanız, önemli bir şey fark edeceksiniz. Bu parola sıfırlama mesajı, kullanıcının ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri en baştan verir.

Birisi veya bir şey hesabınıza girmeye çalışıyorsa, her şeyi bilmenizi sağlar ve size hesabınızı şüpheli etkinlik açısından inceleme seçeneği sunar.

Herhangi birinin şifresini doğrudan ana web sitesinde değiştirmesine izin vermek kolay olurdu, ancak çok güvenli olmazdı. Parola sıfırlama e-postaları, kullanıcı için zahmetsizce ek bir koruma katmanı sağlar. Aslında bu, çoğu işletme için parolayla ilgili herhangi bir değişiklik için standarttır.

Sipariş onay e-postaları

Sipariş onayı e-posta mesajları e-ticaret dünyasında yaygındır, ancak aynı zamanda gerçek mekanda faaliyet gösteren mağazaların kağıt maliyetlerini azaltarak harcamalarını azaltmalarının bir yolu haline gelmiştir.

Sipariş onay e-postaları, dijital bir makbuzdan çok daha fazlasıdır. Çoğu durumda, nakliye bilgileri, bir teşekkür mesajı ve hatta bazen uygunsa daha fazla satış için bir bölüm sağlarlar.

Chewy tarafından gönderilen bu sipariş onay e-postası harika bir örnektir. Çok fazla kelimeyle, sipariş edilen her şeyin ayrıntılı bir özetini, nakliye bilgilerini, müşteri destek numarasını ve hatta şirket adlarıyla birlikte bazı yaratıcı GIF'leri sağlarlar.

Müşterilerin herhangi bir şekilde kafasının karışmaması veya bunalmaması için her şeyi tutarlı ve net bir şekilde ortaya koymak önemlidir. Bu etkileşimin uzun ömürlü olması için bu e-posta bir referans görevi görecektir. İyi bir tane yap!

Geri bildirim e-postaları

Geri bildirim e-postaları her zaman gerekli değildir, ancak büyümeniz için çok önemli olabilirler.

Bir markayla en son ne zaman iyi veya kötü bir deneyim yaşadığınızı düşünün. Onlara haber vermek istedin, değil mi? Geri bildirim e-postaları, kullanıcılar için bu platformu sağlar.

Bir işletme olarak Airbnb, kullanıcı geri bildirimlerinden yararlanır. Bir ev misafiri kötüyse, mülk sahibi bir inceleme yazabilir ve kiracının başka bir yerde kötü olmasını engelleyebilir. Aynı şekilde, mülk sahibi kötüyse, kiracı bir inceleme yazabilir, böylece diğer potansiyel kiracılar neye bulaştıklarını bilirler.

Bu özel örnek, e-posta alıcısının hizmetlerini iyileştirmek için bir anket doldurmasını istiyor.

Burada 2 önemli unsur var.

• E-posta kısa ve tatlı.
• Harekete geçirici mesaj kolayca görülebilir ve nettir.

Birinden herhangi bir inceleme veya geri bildirim sağlamak için elinden geleni yapmasını istediğinizde, her türlü sürtüşmeden kaçınmak önemlidir. Niyetinizi açıkça belirtin (belki konu satırından bile), destekleri için onlara teşekkür edin ve bunu aşmaları için hızlı ve kolay bir yol sağlayın.

Anket tamamlama oranınızdan memnun değilseniz, "anket" ve "geri bildirim" gibi olumsuz kelimelerden kaçınmayı deneyebilirsiniz. Dönüşüm odaklı metin yazarı Momoko Price'ın Petdoors.com'un anket yanıt oranlarını artırmak için yaptığı şey buydu.

Yeniden etkinleştirme e-postaları

Bazen müşteri kaybediyoruz ve bazen geri geliyorlar. Çoğu zaman tek gereken, onları 1. adımdan dahil etmek yerine hızlı bir yeniden etkinleştirme (veya bir dürtme) olur.

Duolingo'dan bu yeniden etkinleştirme örneğine bir göz atın.

Bunun toplu olarak gönderilen genel bir pazarlama e-postası olduğunu düşünüyor olabilirsiniz ve gerçek şu ki, olabilir. Ancak, işlemsel bir e-posta olma gereksinimlerini de karşılar.

Bir hesabın etkin olmadığını nasıl anlarsınız? Birinin platformu veya diğer tür etkinlikleri (veya dolayısıyla eksikliği) kullanarak geçirdiği veya geçirmediği süre tarafından tetiklenir. Etkin olmayan kullanıcılardan oluşan bir segment oluşturmak ve biri o segmente girer girmez yeniden etkinleştirme e-postasını otomatik olarak göndermek için Encharge'ı kullanabilirsiniz.

Bunun gibi bir e-posta kullanmanın en önemli yararı, markanızı kullanıcının aklının bir köşesinde tutmasıdır. Uzakta çok fazla zaman geçirirlerse, sizi unutabilirler. Tabii ki, yeniden etkinleştirme e-postalarıyla besleme döngüsüne devam etmezseniz.

En iyi yanı, kendinizi e-postalarla sınırlamak zorunda kalmamanızdır. Pasif müşterileri Facebook reklamları ve hatta SMS mesajları ile yeniden etkinleştirebilirsiniz. Aşağıdaki örnek akışta, yeniden etkinleştirme e-postanızı açmazlarsa (ve tekrar aktif hale gelir gelmez onları hedef kitleden kaldırırlarsa), etkin olmayan kişileri bir Facebook yeniden hedefleme hedef kitlesine ekleriz:

Çift katılım e-postaları

Bir kullanıcı, diyelim ki bir e-posta bültenine kaydolduğunda çift katılım gerçekleşir. Bu, haber bültenini kendilerine göndermek için site bilgilerini, genellikle bir ad ve e-posta adresi doldurmalarını gerektirir.

Aşağıdaki örnekte olduğu gibi, söz konusu kullanıcıya ek onay isteyen bir e-posta gönderdiğinizde çift katılım devreye girer.

Bu, onay e-postasına çok benzer, ancak açıkça kullanıcının aboneliği iki kez onaylamasını gerektirir.

Bu iki nedenden dolayı faydalıdır. Birincisi, bu listedeki diğer birçok e-posta gibi, bu ekstra güvenlik katmanını sağlar. Ancak ikinci neden o kadar açık olmayabilir.

İşletmelerin çift katılımlı e-postaları kullanmasının ikinci ve muhtemelen en büyük nedeni, bülteni gönderen şirketin kullanıcının ilgilendiğini bilmesini sağlamasıdır.

Bilgisayarınızdaki bir dosyayı silmek istediğinizde aldığınız sinir bozucu mesajları bir düşünün. Her zaman emin olup olmadığınızı sorarlar çünkü bu dosyayı gerçekten silmek isteyip istemediğinize veya bunun bir kaza olup olmadığına karar verebilmeniz için bir anlık düşünme sağlar.

Uygulama etkinliği bildirimleri

Slack veya Discord gibi bir sohbet aracı kullanıyorsanız, bilgisayar başındayken kaçırdığınız en yeni mesajları bildiren bir e-posta almış olabilirsiniz.

Bu tür bildirimler, ekip mesajları gibi önemli konuşmalarınızdan haberdar olmanızı sağlamak için kullanışlıdır.

Bu uygulamaların çoğu, hangi e-posta bildirimlerini alacağınızı seçmenize olanak tanır. Örneğin, yalnızca biri sizden bahsettiğinde bildirim almak isteyebilirsiniz.

Uyarılar ve raporlar

Bazı ürünler ve hizmetler, belirli uyarılara veya yinelenen raporlara abone olmanızı sağlar.

Asana'dan aldığım günlük özet bu, bana o gün için yapılması gereken tüm görevleri rahatlıkla hatırlatıyor:

Bir başka harika örnek de popüler SEO aracı Ahrefs'ten geliyor. Araç, organik trafiğinizin sağlığı ve büyümesiyle ilgili çeşitli türlerde uyarılar ayarlamanıza olanak tanır. Aşağıdaki örnekte Ahrefs, sitemize yeni kazanılan geri bağlantılar hakkında beni bilgilendiriyor:

Fatura ve makbuz e-postaları

Şirketler e-posta yoluyla makbuz ve fatura gönderir. Bu işlemsel e-postalar, müşterilere vadesi gelen bir ödeme veya başarılı ödemeler hakkında bilgi verir. E-posta genellikle ekli bir fatura veya vergilendirme amacıyla yazdırılabilir bir fatura sayfasına yönlendiren bir bağlantı ile birlikte gelir.

İşlemsel e-postaların abonelikten çıkma seçeneğine ihtiyacı var mı?

Abonelikten çıkma bağlantıları, e-posta alıcılarının istemedikleri e-postaları almayı bırakmaları için hızlı ve zahmetsiz bir yol sağlar. Bununla birlikte, işlemsel e-postalar için böyle bir işlev gerekli mi?

Önce e-posta yasalarının bu konuda neler söylediğini keşfedelim.

Pazarlama e-postalarının aksine, işlem e-postaları CAN-SPAM'dan muaftır.

CAN-SPAM Yasası açıkça şunları belirtir:

“Mesaj sadece ticari içerik içeriyorsa, asıl amacı ticaridir ve CAN-SPAM gerekliliklerine uygun olmalıdır. Yalnızca işlem veya ilişki içeriği içeriyorsa, birincil amacı işlem veya ilişkidir. Bu durumda, yanlış veya yanıltıcı yönlendirme bilgileri içermeyebilir, ancak bunun dışında CAN-SPAM Yasasının çoğu hükmünden muaftır."

GDPR ve işlem e-postaları söz konusu olduğunda, kurallar daha az belirgindir:

GDPR ile, e-postaların gönderilmesinde meşru bir menfaat varsa, onayınız olmadan işlem e-postaları gönderebilirsiniz . Örneğin, kritik bilgileri kullanıcılarınıza ve müşterilerinize iletmek için e-postalarınızı kullanırsanız, bu meşru bir çıkarınız olduğu anlamına gelir.

Başka bir deyişle, e-posta yasalarına göre, işlem e-postalarınız abonelikten çıkma bağlantısı gerektirmez.

Bununla birlikte, işlem e-postalarınıza abonelikten çıkma bağlantısını eklemek iyi bir fikir mi?

Kısa cevap, ne yaptığınızı gerçekten bilmiyorsanız Hayır'dır . Nedenini açıklayalım:

Kullanıcılar ve müşteriler kritik bilgileri kaçırabilir

Kullanıcılarınızın işlem e-postaları aboneliğinden çıkmalarına izin verirseniz, genel müşteri deneyimine ciddi zararlar verebilirsiniz.

Birinin işlem e-postalarınızın aboneliğinden çıktığını ve birkaç gün sonra parola sıfırlama talebinde bulunmak için web sitenize geri döndüğünü hayal edin. Ne yazık ki, şifrelerini sıfırlayamazlar. Bu nedenle, işlem e-postalarına abonelikten çıkma bağlantısı eklemenizi genellikle önermiyoruz.

Encharge'da, varsayılan olarak, insanlar işlem e-postalarınızın aboneliğinden çıkamazlar. Bu nedenle, abonelikten çıkma bağlantısı içeren işlem e-postaları göndermek istiyorsanız, işlem e-postalarını farklı bir e-posta kategorisi altına eklemeniz gerekir.

İşlemsel e-postalarda abonelikten çıkma bağlantısı sağlamak, insanların kafasını karıştırabilir

Parola sıfırlama ve onaylar gibi bazı işlemsel e-postalar, kritik eylem çağrıları içerir. Aynı e-postaya bir abonelikten çıkma bağlantısı eklemek, alıcının dikkatini dağıtabilir ve kendisinden ne istendiği konusunda kafasını karıştırabilir.

Bununla birlikte, işlem e-postalarınıza özellikle bir abonelikten çıkma düğmesi eklemek istemenizin bazı nedenleri olabilir. Ancak yine de, bunu yalnızca bunun kritik kullanıcı işlemlerinizi etkilemeyeceğinden eminseniz yapın.

Spam oranınızı düşürebilirsiniz

Spam klasörüne atılmak çok önemli. İstenmeyen e-posta oranınız ne kadar yüksek olursa, sizi oraya manuel olarak taşısınlar veya taşımasınlar, herkesin spam'ine düşme olasılığınız o kadar yüksek olur. Abonelikten çıkmak için hızlı ve basit bir yol sağlamak, spam şikayetlerinizi azaltmanıza yardımcı olabilir.

Müşteri hayal kırıklığından kaçının

İstenmeyen posta hapishanesinde kilitli kalmanın yanı sıra, e-posta göndermek bazen insanları sadece çıldırtır. Bir spam raporu göndermeseler bile, e-postalar alıcının ağzında kötü bir tat bırakabilir.

Alıcının sizden herhangi bir e-posta almasını engelleyen bir abonelikten çıkma düğmesi eklemek yerine, alıcının belirli bir tür işlem e-postası aboneliğinden çıkmalarına olanak tanıyan bir e-posta tercih merkezi kullanabilirsiniz. Bu şekilde, iletişimi daha alakalı hale getirmek ve hayal kırıklığını azaltmak.

Geri bildirim almanın bir yolu

Sizden bir daha haber alamamak isteyen birini geri bildirim olarak düşünmek zor olabilir, ama gerçekten öyle. Çok büyük bir abonelikten çıkma oranınız varsa, nedenini araştırma zamanı gelmiş olabilir. Belki de e-postalarınız yardımcı olmuyor? Belki kafa karıştırıyorlar? İnsanların abonelikten çıkmak istemesi için pek çok neden var. Yine, abonelikten çıkma tercih merkezi burada kullanışlı olabilir - insanların hangi e-posta kategorilerini daha sık abonelikten çıktığını izleyebilirsiniz.

Sonuçlar ve paket servis

İşlemsel e-postalar veya genel olarak e-posta pazarlama konusunda yeniyseniz, umarım bu başlangıç ​​kılavuzu size iyi hizmet eder. Ancak, bu konuda yeni değilseniz ve kendinizi hala burada bulduysanız, yukarıda tartışılan her şeyi dikkate almanızı şiddetle tavsiye ederim.

İşlemsel e-postalarda anahtar, promosyon olmamaktır. Elbette, e-postalar satış yapmak, çapraz satış yapmak ve gerektiğinde indirim sağlamak için mükemmeldir, ancak işlem e-postaları hakkında konuştuğumuzda bunların hepsi pencereden atılır.

İşlemsel e-postalar, harika kullanıcı deneyimleri sunmada hala kritik bir rol oynar, bu nedenle onlardan mümkün olduğunca yararlandığınızdan emin olun.

Encharge ile e-posta pazarlama kampanyalarınızı otomatik pilotta, işlemsel e-postalar da dahil olmak üzere ayarlayabilirsiniz. Bugün ücretsiz deneme için kaydolun ve neler kaçırdığınızı görün.

Sonrakini okuyun: İşlemsel E-posta Pazarlama için En İyi 11 Uygulama