VoIP Mesajlaşma: Nasıl Çalışır, En İyi Uygulamalar ve En İyi Sağlayıcılar

Aramalarınıza cevap vermeyen müşterilerle iletişime geçmeniz gerektiğinde onlara ulaşmanın daha iyi bir yolu olmalı. Benzer şekilde, potansiyel müşterilerin karşısına çıkmak veya telefonu açamayan veya açamayan çalışanları bilgilendirmek için bir yedekleme planına ihtiyacınız olabilir.

Bu durumlarda, İnternet Üzerinden Ses Protokolü (VoIP) mesajlaşması devreye girer. İşletmenizin VoIP hizmeti aracılığıyla kısa mesaj gönderebilir, doğru kişilere mesaj alabilir ve aynı zamanda uyumluluğu koruyabilirsiniz.

VoIP numaranızdan mesaj gönderme, nasıl çalıştığı ve onu tam olarak nasıl kullanabileceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

VoIP Mesajlaşma Nedir?

VoIP mesajlaşma, bir VoIP sağlayıcısı tarafından sağlanan telefon numaranız aracılığıyla SMS mesajları gönderme ve alma yöntemidir. Bu bir sabit hat veya ücretsiz bir numara olabilir. Mevcut (veya yeni) VoIP hizmetinizi, iş telefonu aramalarınızla aynı sistem üzerinden kısa mesaj gönderip almak için kullanabilirsiniz.

Elinize bir mobil cihaz almanıza veya özel bir iş cep telefonuna sahip olmanıza gerek yok. İşletmenizin VoIP hizmeti tarafından etkinleştirilen SMS ve MMS özelliklerine ihtiyacınız var.

VoIP mesajlaşma nasıl çalışır?

VoIP mesajlaşması sanal bir telefon numarası kullanılarak çalışır. Bu numarayı bir kullanıcıya veya kullanıcı grubuna atayabilir ve Wi-Fi gibi bir internet bağlantısı üzerinden kısa mesaj göndermeyi etkinleştirebilirsiniz.

Kullanıcıların kısa mesaj göndermeleri gerektiğinde ekip sohbeti uygulamasını açıp bir telefon numarası eklemeleri veya mevcut bir kişiyi seçmeleri yeterlidir. Birisi yanıt verdiğinde aynı kullanıcı veya kullanıcı grubu bilgilendirilir.

Perde arkasında VoIP sisteminiz, telefon görüşmesi yapmak veya anlık mesaj göndermek için kullandığı teknolojinin aynısını kullanır. Bilgi paketleri (metin mesajları, resimler, videolar vb.) bulut sisteminizden alıcının cep telefonu numarasına yönlendirilir.

VoIP mesajlaşmanın ardındaki teknoloji hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz?

İlgili: VoIP Nedir? Yeni Başlayanlar için IP Üzerinden Ses Kılavuzu

SMS ve MMS farklılıkları

Kısa Mesaj Servisi (SMS): Cep telefonu kullanıcılarına gönderilen, 160 karaktere kadar düz metin mesajları için 1992'den beri var olan kısa mesaj işlevi. Çoğu kişi en çok kısa mesajlardan bahsettiğinde, SMS tabanlı mesajlaşmayı kastediyorlar.

️ Multimedya Mesajlaşma Hizmeti (MMS): MMS, cep telefonu kullanıcılarının mesajlarında resim, ses klipleri, videolar ve daha büyük karakter sınırlamaları göndermesine olanak tanıyarak SMS yeteneklerini geliştirerek 2002 yılında tanıtıldı. MMS, günümüzde hemen hemen tüm akıllı telefonlarda 300 KB'a kadar küçük dosyaları desteklemektedir.

VoIP ve Mesajlaşmayı Birlikte Kullanmanın Yolları

VoIP mesajlaşmasını kullanmanın birçok yolu vardır ve bu hizmeti ne zaman kullanamayacağınız konusunda kesin ve kesin kurallar yoktur. VoIP mesajlaşma işlevinden yararlanabileceğiniz yaygın senaryoları vurguladık.

1. Müşteri desteği

Müşterilerinizin destek vakaları için fotoğraf veya ekstra bilgi sağlamasına ihtiyaç duyduğunuzda, onlardan fotoğraf çekmelerini, bunu e-postalarına göndermelerini, indirmelerini ve bir destek bağlantısına yüklemelerini istemek, zaman alıcı bir süreçtir. Yardım isteyen müşteri artık tüm ağır yükü kendisi üstleniyor ve hüsrana uğruyor. Bunun yerine, fotoğrafı doğrudan yükleyebilmeleri için onlara bir bağlantı mesajı gönderebilirsiniz.

Bu VoIP mesajlaşma olanağı, bağlandığınız çağrıyla aynı teknolojiyi kullanarak müşterilerinize sorunsuz bir deneyim sağlar.

MMS mesajlaşma yoluyla fotoğraf gönderebilmenin de büyük bir avantajı var. Örneğin saha mühendisleri bir müşteriyle birlikte sahadayken sorunları teşhis etmek için doğrudan teknik mühendislere fotoğraf gönderebilir, böylece bir ekipmanı ofise geri getirme ihtiyacını ortadan kaldırabilir ve genel onarım süresini kısaltabilirler.

2. Potansiyel takibi

SMS pazarlaması için ortalama yanıt oranı %45 kadardır. Bu, e-posta pazarlamasının %6'lık yanıt oranı ve %2'lik soğuk arama dönüşümüyle karşılaştırıldığında oldukça önemli.

Potansiyel bir müşteriyle konuştuktan sonra veya bir web ziyaretçisi bir varlık indirdiğinde, telefonu açmak veya onu bir sonraki e-posta kampanyanıza eklemek yerine onlara kısa mesaj gönderin. Bir telefon görüşmesinden sonra telefonu kapattığınızda, kişiyi adres defterinizden seçin ve özelleştirilmiş kısa mesajınızı yazmaya başlayın. Özel bir yazılıma gerek yoktur; sadece VoIP uygulamanız yeterlidir.

Bu sadece daha yüksek bir açılma oranıyla sonuçlanmakla kalmayacak (sonuçta tüm metinlerimizi okuyoruz), aynı zamanda alıcıya teklifiniz veya hizmetiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için bir bağlantıya tıklama seçeneği de vermiş olacaksınız.

3. Randevu hatırlatıcıları

Kaçırılan randevuların sayısını azaltma gücünüz olsaydı, bunu kollarınızı açarak karşılardınız, değil mi?

Müşterilerin veya hastaların randevu alması bir şeydir, ancak gelmeleri başka bir şeydir. Otomasyon için VoIP mesajlaşmayı kullanabilir veya randevudan bir hafta, gün veya saat önce manuel hatırlatmalar göndererek randevuya gelmeme olasılığını azaltabilirsiniz.

Bir hastayla canlı görüşme yaparken ve bir sonraki randevuyu alırken, görüşme sırasında SMS göndererek hastanın yanlış tarih veya saati not etme olasılığını azaltın.

Benzer şekilde, tekrarlanan randevuların rezervasyonuna ilişkin adımları da basitleştirebilirsiniz. Bir hastanın düzenli olarak yeni bir randevu alması gerektiğinde, ona SMS yoluyla bir bağlantı göndererek randevu saatini seçebilmesini sağlayabilirsiniz. Bağlanmayan aramalar yaparken zamandan tasarruf edersiniz ve hastalar randevularını kendi zamanlarına göre planlayabilir.

4. Cevapsız aramalardan sonra mesaj gönderin

Kaç kez cevapsız çağrı bildirimi aldınız, yalnızca geri aradınız ve kimse cevap vermedi? Telefon etiketi veya sesli mesaj tenisi ( adına ne derseniz deyin ) verimsizdir.

Cevapsız aramanın kimden geldiğini de bilmiyor olabilirsiniz. Aramaya cevap verirsin, kimse cevap vermez ve sen de daha akıllı olmazsın.

Bunun yerine, çağrıyı kaçırdığınızı bildiren bir mesaj gönderip, arayanı önerilen zamanlarda tekrar aramaya davet edebilirsiniz. Öğleden sonra 13.00 ile 14.00 arasında bir boşluk olabilir ya da yalnızca gece vardiyasında sizinle iletişime geçilebiliyor olabilir.

Veya başka bir görüşmeye bağlıysanız, şu anda meşgul olduğunuzu ve fırsat bulur bulmaz onları geri arayacağınızı belirten bir SMS gönderin. Otomatik yanıtları bile ayarlayabilirsiniz, böylece bir çağrıyı kaçırdığınızda arayan kişi otomatik olarak bir kısa mesaj alır.

VoIP Numaralarıyla SMS Mesajlaşmasını Kullanmanın Sınırlamaları

Tüm teknolojiler gibi, bilmeniz gereken bazı sınırlamalar vardır.

VoIP mesajlaşmanın küçük işletmeniz veya kuruluşunuz için uygun olup olmadığına karar verirken göz önünde bulundurmanız gereken altı nokta:

• Mesajlaşma hızı sınırları : Sınırsız sayıda kısa mesaj gönderemezsiniz.
• SMS işlevi: Tüm VoIP servis sağlayıcıları SMS işlevini desteklemez.
• Büyük dosya boyutları: 1 MB'tan büyük büyük resimler veya videolar desteklenmez.
• Karakter sınırlamaları: 160 karakterin üzerindeki mesajlar birden fazla mesaja bölünür.
• SMS kısa kodları: SMS kısa kodları her zaman desteklenmeyebilir.
• Alıcının onayı: İşletmeler, pazarlama kampanyaları gibi ticari amaçlarla kısa mesaj göndermek için onay kayıtlarını tutmalıdır.

VoIP Mesajlaşmanın Faydaları

VoIP numaralarıyla SMS mesajlaşmasını kullanmanın bazı sınırlamaları olsa da faydaları bunlardan daha ağır basmaktadır.

Temel avantajlar arasında daha iyi, daha kişiselleştirilmiş bir müşteri deneyimi sağlanması ve satış ve destek süreçlerinize çok kanallı bir yaklaşım getirilmesi yer alır. Aynı zamanda, daha az arama ve tıklamayla aynı veya daha iyi sonuçlara ulaşarak üretkenlik artışı elde edersiniz.

• Daha yüksek müşteri memnuniyeti : Sözlü iletişim kanalının yanı sıra yazılı formatı da kullanıma sunarak destek, satış ve randevu süreçlerini takip edin ve kolaylaştırın.
• Personele basitleştirilmiş grup metinleri : Meslektaşlarınızı sorunlar veya teklifler hakkında tek tek bilgilendirmek yerine birden çoğa mesajlar gönderin.
• Kişiselleştirilmiş müşteri hizmetleri : Teklifleri özelleştirmek ve mesajlarda müşteri adları, şirket adları ve mevcut ürünler gibi bilgileri kullanmak için CRM'ler, biletleme sistemleri veya açık API'lere sahip herhangi bir yazılımla entegre edin.
• Geliştirilmiş satış etkileşimi : Yüksek katılım oranıyla dış potansiyel aramaya başlayın.
• Daha düşük iletişim maliyetleri : Bireylere yapılan birden fazla aramayla aynı sonucu elde etmek için mesajları toplu olarak gönderin.

VoIP Mesajlaşma Nasıl Kurulur

İş telefon numaranızdan kısa mesaj göndermeye başlamak için şu dört adımı izleyin:

Adım 1. Bir VoIP sağlayıcısı seçin.

Öncelikle bir VoIP telefon servis sağlayıcısı seçmeniz gerekir. VoIP telefon sistemlerini ve SMS olanaklarını kullanan müşterilerle deneyim sahibi olduklarından emin olun. Halihazırda bir VoIP sağlayıcınız varsa, SMS seçeneğini de kullanan örnek müşterilerinin olup olmadığını öğrenin.

VoIP sağlayıcınız yoksa ve şu anda geleneksel telefon sisteminden buluta geçmeyi düşünüyorsanız, hem arama hem de mesajlaşma gereksinimleriniz için tek bir sağlayıcıya geçiş yaptığınızdan emin olmanın tam zamanı.

Adım 2. Yeni bir numara alın veya mevcut numaranızı koruyun.

Bir sağlayıcı seçtikten sonra telefon numaralarını düşünmenin zamanı geldi. Burada iki seçeneğiniz var:

1. Yeni bir sanal numara kullanın : Giden kampanyalarınız için yeni bir telefon hattı alın.
2. Mevcut telefon numaranızı taşıyın : Mevcut numaranızı ağlar arasında taşıyarak saklayın (bu işlemin kurulması birkaç hafta sürebilir).

Numara taşıma, eski sağlayıcınızdan numarayı kendi altyapısından serbest bırakmasını ve yeni sağlayıcınızdan da numarayı kendi altyapısına taşımasını istemeyi içerir. Telefon numaranızın geçmişine ve şu anda nerede bulunduğuna bağlı olarak bu, süreci hızlandırabilir veya geciktirebilir. Mevcut numaranızı kullanmaya hazırlanırken yeni sağlayıcınızla konuştuğunuzdan emin olun.

Adım 3. 10DLC kaydını tamamlayın.

Bir sonraki adım 10DLC kaydını tamamlamaktır. Bu, iş iletişimi ve kısa mesaj uygulamaları için belirlenmiş, kişiselleştirilmiş 10 haneli bir telefon numarasını ifade eden 10 haneli uzun bir koddur.

Ancak böyle bir numaranın kullanılması uyumluluk düzenlemelerini beraberinde getirir. İşletmelerin mesaj gönderebilmeleri için Kampanya Sicilinden onay almaları gerekmektedir. 10DLC kayıt işlemi iki bölümden oluşur:

• Marka tescili : İşletmeler kendilerini operatör ağlarına tanıtmalıdır.
• Kampanya kaydı : İşletmeler, gönderdikleri mesajların örneklerini vermeli ve tüketicilerin kısa mesajlarını almayı tercih ettiklerine dair kanıt göstermelidir.

10DLC'yi kurduğunuz zaman VoIP hattınızdan mesajlaşmaya başlayabilirsiniz.

4. Adım. VoIP sisteminizden metin göndermeye başlayın.

Nextiva uygulamasında Mesajlar'a gidin ve aşağıdaki talimatları izleyin:

• SMS'e ve ardından + simgesine dokunun.
• Kişi listesinden kişiyi/kişileri seçin veya telefon numarasını/numaralarını Kime alanına girin.
• Grup SMS mesajı oluşturmak için birden fazla alıcı ekleyin.
• Bir resim (1 MB'tan küçük JPG, PNG, BMP veya GIF) veya ses dosyası (.mp3, .wav veya .mp4) göndermek için metin alanının solundaki ataş simgesine basın.
• Mesajınızı girin ve Gönder'e basın.

İşletmeler İçin En İyi VoIP Sağlayıcısını Deneyimleyin

İster müşteri hizmetlerini geliştirmek ister kaçırılan randevu oranınızı azaltmak isteyin, VoIP mesajlaşma hem küçük işletmeler hem de işletmeler için mükemmel bir çözümdür.

Bir VoIP mesajlaşma sağlayıcısı ararken, orada bulunmuş ve bunu yapmış birine ihtiyacınız vardır. Nextiva'nın tüm büyük telefon servis sağlayıcılarıyla ilişkileri vardır, bu nedenle metin mesajları güvenilir bir şekilde ve basit bir arayüzden iletilir.

VoIP'in yanı sıra iş SMS'i için Nextiva'yı seçtiğinizde aşağıdakilerden yararlanırsınız:

• Sesli posta çeviri yazıları : Doğru sesli posta çeviri yazısını içeren bir e-posta veya SMS mesajı alın.
• İş amaçlı kısa mesajlaşma : Masaüstünüzden veya mobil uygulamanızdan müşterileriniz ve ekip üyelerinizle SMS metin mesajları alışverişinde bulunun.
• Uygulama entegrasyonları : İş iletişimlerinizi popüler CRM, müşteri desteği ve ekip işbirliği araçlarıyla senkronize edin.

Bu şekilde tüm iş gücü, NextivaONE mobil, web ve masaüstü uygulamalarını kullanarak metin özellikli telefon numaraları alabilir ve metin alışverişinde bulunabilir.

SSS