Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar için VoIP: STK'lar için En Önemli Özellikler ve Avantajlar

Kâr amacı gütmeyen kuruluş liderleri genellikle bağışçılar ve gönüllülerle ilişkileri nasıl geliştirecekleri, misyonlarını nasıl yerine getirecekleri ve maliyetleri kontrol altında tutabilecekleri konusunda endişeleniyorlar.

Verebileceğiniz en etkili kararlardan biri telefon sisteminizdir.

Ne yazık ki, geleneksel telefon hizmetleri kar amacı gütmeyen kuruluşlar düşünülerek tasarlanmamıştır.

Hantal ekipman, esnek olmayan çağrı yönlendirme ve sınırlı yetenekler nedeniyle, geleneksel sabit hat sistemleri, kısıtlı bütçelere ve gönüllü desteğine güvenen kuruluşlar için genellikle faydadan çok baş ağrısı yaratır.

Telefon sisteminizi yükseltmeyi düşünüyorsanız ancak nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, İnternet Üzerinden Ses Protokolü ( VoIP ) ideal çözüm olabilir. Aramalar, telefon aramaları yapmak ve almak için fiziksel telefon hatları yerine bulut aracılığıyla bağlanır. İhtiyacınız olan tek şey bir internet bağlantısıdır.

Okumaya devam edin ve neden bu kadar çok kar amacı gütmeyen kuruluşun eski tarz telefonlardan VoIP sistemlerine geçiş yaptığını keşfedin.

Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar Neden Geleneksel Telefon Sistemlerini Bırakıyor?

Eski telefon sistemleri, kar amacı gütmeyen kuruluşların üretkenliğini ve müşteri ilişkilerini engelleyen çok sayıda sınırlamaya sahiptir. Kuruluşların VoIP'e yükseltme yapmasının en önemli nedenlerinden bazıları şunlardır.

1. Yüksek işletme maliyetleri

Şirket içi PBX sistemine yapılan ilk yatırımın yanı sıra devam eden bakım ve güncellemeler, geleneksel telefon sistemlerini VoIP alternatiflerinden çok daha pahalı hale getirir.

Her sabit hat için aylık ücret ödemek de masrafları hızla artırır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların çoğu son derece sıkı bütçelerle çalıştığından, devam eden bu maliyetler, fonları gereksiz yere gerçek çabalardan ve operasyonel maliyetlere yönlendiriyor.

2. Esneklik ve ölçeklenebilirlik eksikliği

Geleneksel telefon sistemleri fiziksel telefon hatlarına ve donanıma dayandığından, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz geliştikçe dahili hat eklemek veya kaldırmak zorlaşır.

Örneğin, yeni bir ofis açarsanız veya geçici bir bağış toplama kampanyası için telefonları hızlı bir şekilde ayarlamanız gerekiyorsa, yeniden kablolama ve ekipman satın alma maliyetleri hızla artarak ölçeklenebilirliği sınırlandırır.

3. Sınırlı çağrı yönetimi kapasitesi

Eski telefon sistemlerinin çoğu, önceden belirlenmiş sayıda fiziksel telefon hattına bağlıdır. Bu hatların tümü mevcut aramalarla doluysa, gelen tüm ek aramalar uzun kuyruklarda kalır, engellenir, sesli mesaja gönderilir veya bağlantısı kesilir.

Bu, genellikle bağışların kaçırılması ve trafiğin yoğun olduğu dönemlerde kritik girişimlerin destekçilerinin hayal kırıklığına uğraması anlamına geldiğinden, küçük işletmeler ve STK'lar için büyük bir sorun teşkil etmektedir.

4. CRM'lerle zayıf entegrasyon

Eski iletişim sistemleri diğer sistemlerden ayrı olarak çalıştığından çağrı verileri CRM'nize veya diğer sistemlerinize otomatik olarak doldurulmaz.

Yerleşik entegrasyon olmadan ekibinizin tüm çağrı etkileşimlerini manuel olarak izlemesi ve kaydetmesi gerekir; bu, insan hatasına açık, verimsiz bir süreçtir. Değerli veriler kaçınılmaz olarak gözden kaçıyor ve destekçiler için birbirinden kopuk deneyimlere yol açıyor.

5. Güvenlik kaygıları

Eski telefon hizmetleriyle tüm donanım ve altyapı ofislerinizde yer alır ve bu da korunmasını potansiyel olarak zorlaştırır. Davetsiz misafirler veya kazalar sunucuları tehlikeye atabilir ve altyapının güncellenmemesi müşterinizin hassas verilerini riske atabilir.

VoIP çözümleri, iletişimlerinizin istenmeyen şekilde dinlenmesini önlemek için çağrı şifrelemesi sunar. Bu özellikle amaç odaklı organizasyonlar için önemlidir.

İlgili Makale

VoIP Güvenli mi? VoIP Güvenliği ve Çağrı Şifreleme için En İyi Kılavuz

6. Sınırlı raporlama ve analiz

Çoğu eski tarz telefon sistemi çok az arama verisi sağlar veya hiç arama verisi sağlamaz, yalnızca gelen/giden aramaların ve sürelerin temel günlüklerini sağlar.

Yoğun arama süreleri, cevapsız çağrılar ve çağrının kaynağı gibi ayrıntılı bilgiler olmadan, geliştirmeniz gereken alanları belirlemek veya bağış toplama ve sosyal yardımları geliştirmek için veriye dayalı kararlar almak neredeyse imkansızdır.

Bulut tabanlı bir telefon hizmeti, mali açıdan sorumlu kar amacı gütmeyen kuruluşlar için daha iyi bir seçenektir. Sınırsız ölçeklenebilirlik, gelişmiş çağrı yönetimi ve güçlü entegrasyonlarla çok sayıda özellik sunar.

Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar için VoIP Avantajları

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için bir VoIP telefon sistemine geçerek kuruluşunuz bu zorlukların üstesinden gelebilir ve aşağıdaki oyunun kurallarını değiştiren avantajların kilidini açabilir.

Uygun fiyatlı iletişim

VoIP telefon sistemleri genellikle geleneksel telefon hatlarına göre daha düşük kurulum ve devam eden maliyetlere sahiptir, bu da onları bütçeleri kısıtlı kar amacı gütmeyen kuruluşlar için ideal kılar.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, fiziksel donanıma veya kapsamlı kablolamaya ihtiyaç duymadan bakım ve altyapı maliyetlerinden tasarruf edebilir.

Pahalı PBX yatırımlarından ve hat başına ücretlerden kaçınabilirsiniz ve VoIP bir internet bağlantısı kullandığından, ihtiyacınız olan tek şey mevcut ağınızdır. Maliyetlerdeki bu önemli azalma, kar amacı gütmeyen kuruluşların umutsuzca ihtiyaç duyduğu bütçe yardımını sağlıyor.

Profesyonel ipucu: Kuruluşunuz vergiden muafsa daha da fazla tasarrufa hak kazanabilirsiniz. VoIP hizmetinizle ilişkili satış veya tüketim vergilerini ödemeyi nasıl atlayabileceğinizi sorun.

Uzaktan kullanıma hazır telefonlar

VoIP servis sağlayıcıları uzak iş gücünü destekleyerek ekip üyelerinin sahadayken veya evden çalışırken bile bağlantıda kalmalarına olanak tanır.

Bu, kullanıcıları fiziksel ofis telefonlarından kurtarır. Çağrı yönlendirme, yazılım telefonları ve mobil uygulamalar gibi gelişmiş özellikler sayesinde ekibiniz gerektiğinde birbiriyle iletişime geçebilir.

İyileştirilmiş bağışçı katılımı

Kuruluşlar, VoIP sistemlerini sosyal yardım ve takip çağrıları için kullanabilir, bağışçıları nedenleri konusunda bilgilendirebilir ve etkileşime geçirebilir. Aramalar sırasında arayan profillerine anında erişim sayesinde ekibiniz, destekçilerinizle daha anlamlı bağlantılar kurabilir.

Ücretsiz numaraların tüketici güvenini artırdığı gösterilmiştir ve bu sayılar büyük bağışçıların fonlarını nereye gönderecekleri konusunda ekibinizle konuşmasına olanak tanır.

Takipler, etkileşimlerin doğrudan CRM'nize kaydedilmesiyle kolaylaştırılır; bu, bağışçı sadakatini ve güvenliğini artırmaya yardımcı olan bir kişiselleştirme düzeyidir.

SMS mesajlaşma özellikleri eklendi

Daha genç nüfus, arama yerine mesajlaşmayı tercih ediyor; bu da SMS mesajlarını yeni ve potansiyel bağışçılarla etkileşim kurmak için etkili bir araç haline getiriyor.

Entegre SMS mesajlaşması, aramalar ve e-postalar yerine kısa mesajları tercih eden destekçiler için iletişim boşluklarını kapatıyor. Hızlı toplu mesajlar binlerce destekçiyi anında bilgilendirerek anında eyleme geçmelerini sağlayabilir; bu da son dakika bağış toplama kampanyaları veya etkinlik güncellemeleri için faydalıdır.

Gelişmiş ekip işbirliği

Grup sohbetleri, video konferans ve dosya paylaşımı gibi özellikler ekip işbirliğini geliştirerek daha verimli proje yönetimine olanak sağlar.

Ses, video ve metin iletişimlerini tek bir platformda birleştirerek, uzun mesafeli ekipler uyumlu ve esnek bir şekilde birlikte çalışabilir. Birleşik sistemler çalışanları ve gönüllüleri birleştirerek ekip çalışmasını kolaylaştırır.

Gelişimsel veya zihinsel engelli yetişkinleri destekleyen Kaliforniya Sosyal Meslek Hizmetleri'nin, 80 lokasyonunda personeli güvenilir ve tutarlı bir şekilde birbirine bağlamak ve aileler ve bakıcılarla programlamayı koordine etmek için bir iş telefonu sistemini nasıl kullandığını burada bulabilirsiniz.

Ayrıca Okuyun: Nextiva, United Way'in Sanal Teletonlarda 2,6 Milyon Dolar Toplamasına Nasıl Yardımcı Oluyor?

Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar için En İyi 10 Temel VoIP Özelliği

Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun iletişimlerini gerçek anlamda dönüştürmek için aşağıdaki temel özellikleri içeren bir VoIP sistemi arayın.

1. Otomatik operatör

Otomatik bir sanal resepsiyonist, gelen arayanları karşılıyor, "Bağışlar için 1'e basın" gibi menü seçenekleri sunuyor ve aramaları doğru şekilde yönlendiriyor. Otomatik operatör, minimum işçilik maliyetiyle 7/24 kapsama alanı sağlayarak, mesai saatleri dışında veya personel eksikliği sırasında bile hiçbir çağrıyı kaçırmamanızı sağlar.

Çağrı akışlarınızın karmaşık olması gerekmez. Ekibiniz bunları müsait olduğunuz saatlere veya özel bağış toplama etkinliklerine uyarlayabilir.

2. Çağrı yönlendirme

Akıllı çağrı yönlendirme, tercihlerinize ve ihtiyaçlarınıza göre çağrıların nereye gitmesi gerektiğini tanımlar.

Belirli aramaları sesli mesaja gönderebilir, en iyi bağışçıları hesap temsilcilerine yönlendirebilir veya acil mesajları cep telefonlarına iletebilirsiniz. Çağrı hacmi arttığında çağrı yönlendirmeyi anında uyarlayabilir veya özel etkinlikler için yönlendirme kuralları hazırlayabilirsiniz.

3. Konferans görüşmeleri ve görüntülü toplantılar

Sesli veya görüntülü konferansa, ekran paylaşımına ve gerçek zamanlı olarak bağlanmak için diğer seçeneklere olanak tanıyan bulut tabanlı bir telefon sistemi seçerek ekibinizin lojistik sorunlar veya seyahat masrafları olmadan her yerden işbirliği yapmasına olanak tanıyın.

Nextiva gibi barındırılan bir VoIP platformuyla, ekstra toplantı yazılımı veya konferans araması hizmetleri için ödeme yapmanıza gerek yoktur; bunlar dahildir.

4. Mobil ve masaüstü yazılım telefonları

Yazılım telefonları, personelin ve gönüllülerin mobil cihazlarını VoIP sisteminin bir uzantısı olarak kullanmalarına olanak tanıyarak, nerede olurlarsa olsunlar bağlantıda kalmalarını sağlar. Çalışanlar nerede olursa olsun (ofiste, evde veya sahada) üretken olabilirler.

5. E-postaya sesli mesaj

Sesli posta transkripsiyonları, mesajları manuel olarak arama ve kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırır. E-posta uyarıları personelinizi yeni sesli postalarla ilgili bilgilendirirken, konuşmadan metne dönüştürmeler, içeriği hızlı bir şekilde gözden geçirmeniz için doğrudan gelen kutunuza yazılı olarak sağlar.

Bu, ekibinizin daha hızlı yanıt vermesine yardımcı olur ve hiçbir mesajın gözden kaçmamasını sağlar.

6. SMS iletişimleri

Entegre SMS, destekçilerle tercih ettikleri iletişim kanalları (telefon, e-posta veya metin) üzerinden daha sorunsuz bağlantı kurmanızı sağlar.

Etkinlik hatırlatıcılarını, bağış onaylarını veya diğer bildirimleri doğrudan iş telefonu sisteminizden mesaj göndererek daha geniş bir hedef kitleye ulaşın.

7. İnteraktif sesli yanıt (IVR)

Bir VoIP telefon sisteminin en önemli özelliklerinden biri, arayanlarla sesli komutlar veya tuş takımı girişleri aracılığıyla etkileşim kurabilme, bilgiye erişim veya belirli görevleri tamamlama için bir self servis seçeneği sunmasıdır.

Aşağıdaki gibi görevleri basitleştirmek için IVR menülerinizi özelleştirin:

• Geri arama isteğinde bulunma
• Yol tarifi veya destek ayrıntıları alma
• Nasıl gönüllü olunacağını öğrenmek
• Ödeme bilgilerini alma

Ayrıca IVR, çalışanları bağlamadan 7/24 self-servis seçenekleri sunmaktadır. Temel bilgilerin önceden toplanması, arayanların bir temsilciye daha verimli bir şekilde yönlendirilmesine yardımcı olarak müşteri deneyiminizi kolaylaştırır.

8. Çağrı analizi ve raporlama

Güçlü çağrı analitiği, çağrı hacimleri, bekleme süreleri, yarım bırakılan çağrılar, meşgul sinyalleri ve daha fazlasına ilişkin tek bakışta görünürlük sağlar.

Trend raporları, daha iyi kaynak planlaması için kullanım modellerini ortaya çıkarır; hangi çağrı kaynaklarının en iyi yatırım getirisini sağladığını öğrenin ve sorunları KPI'ları etkilemeden önce proaktif olarak tespit edin.

9. CRM entegrasyonu

CRM'nizi ve telefon sisteminizi bağlamak, otomatik çağrı kaydına ve arayan bilgileri için ekran açılmasına olanak tanıyarak personelin aramalar sırasında arayan profillerine anında erişmesini sağlar.

CRM, etkileşimleri otomatik olarak günlüğe kaydeder ve kayıtları tek bir çözümde düzenli tutar.

10. Çağrı kaydı ve transkripsiyon

Çağrıları kaydetmek, anlaşmazlıkları çözmek, yeni işe alınanları örnek çağrılarla daha hızlı işe almak, sorumluluk risklerini azaltmak ve özel duyuru veya görüşmelerin kalıcı kayıtlarını tutmak gibi değerli fırsatlar yaratır.

Transkripsiyonlar içeriği aranabilir hale getirirken yapay zeka, ekip performansını artırmak için etkileşimleri analiz edebilir.

Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşlar için En Beğenilen VoIP Sağlayıcıları

VoIP çözümlerini değerlendirirken, kar amacı gütmeyen kuruluşlar göz önünde bulundurularak tasarlanmış sağlayıcıları dikkate aldığınızdan emin olun:

1. Nextiva

Güvenilirliği ve kapsamlı iletişim çözümleriyle tanınan Nextiva, ses, video, metin, anlık mesajlaşma ve CRM entegrasyonunu içeren eksiksiz bir araç paketidir.

Nextiva, kar amacı gütmeyen üretkenliği ve topluluk ilişkilerini güçlendirmek amacıyla tasarlanmış üst düzey bir sağlayıcı olarak öne çıkıyor. Sektör lideri platformu, güçlü VoIP özellikleri, kolay CRM entegrasyonları, sınırsız ölçeklenebilirlik ve birinci sınıf güvenilirlik sayesinde önceki iletişim sınırlamalarının üstesinden gelir.

Bulut tabanlı bir platform olan Nextiva, aynı zamanda eski sistemlerin başına bela olan güvenlik risklerini ve bakım maliyetlerini de ortadan kaldırıyor. Gerçek ölçeklenebilirlik, hizmet kesintisi veya sürpriz maliyetler olmadan kampanyalara veya büyüme ataklarına zahmetsizce uyum sağlamak anlamına gelir.

G2 puanı: 5 üzerinden 4,5 (2.896 müşteri yorumu)

2. KrispCall

Kullanıcı dostu arayüzü ve uygun fiyatıyla tanınan KrispCall, aramalar, SMS ve CRM entegrasyonu için birleşik bir platform sunarak, onu çeşitli iletişim ihtiyaçları olan kar amacı gütmeyen kuruluşlar için çok yönlü bir seçim haline getiriyor.

G2 puanı: 5 üzerinden 4,4 (21 müşteri yorumu)

3. Telzio

Telzio, fiyatlandırmada basitlik ve şeffaflığa önem vererek, sınırsız kullanıcı ve dahili hatlarla tam özellikli bir telefon sistemi sağlayarak basit, ölçeklenebilir VoIP çözümleri sunar.

G2 puanı: 5 üzerinden 4,2 (3 müşteri yorumu)

4. Yolculuk

Vonage Business, UCaaS çözümlerini iletişim merkezi özellikleriyle birleştirerek kuruluşlar ve müşterileri arasındaki bağlantıları geliştirmeyi amaçlamaktadır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, kullanıcı sayısına, ihtiyaç duyulan arama özelliklerine ve entegrasyon gereksinimlerine göre bir hizmet düzeyi seçebilir.

G2 puanı: 5 üzerinden 4,3 (437 müşteri yorumu)

5. 8×8

8×8, iletişimlerin güvenli, uyumlu ve entegre UCaaS ve CCaaS sistemleri içerisinde kullanılabilir olmasını sağlamaya öncelik verir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, ekip performansını en üst düzeye çıkarmak için gelişmiş analizlerden yararlanırken etkileşim kanallarını merkezileştirebilir. Ancak 8×8, Nextiva'nın sunduğu birçok özellikten yoksundur .

G2 puanı: 5 üzerinden 4,1 (656 müşteri yorumu)

Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşunuz Daha İyi Bir Telefon Sistemini Hak Ediyor

Eski telefon sistemleri, özellikle nakit sıkıntısı çeken kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve STK'lar için bir sorundur. Büyüme ve katılım fırsatlarının kaçırılmasına yol açarak kar amacı gütmeyen bir kuruluşun yaratabileceği çevresel ve insani etkiyi engelleyebilirler.

Ancak kuruluşlar, zengin özelliklere sahip bir tümleşik iletişim VoIP sağlayıcısına yükseltme yaparak maliyet tasarrufu, esneklik, mobilite ve güçlü çağrı yönetimi yetenekleri elde eder.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar Nextiva'ya taşınarak iletişimlerini modernleştirebilir ve daha verimli çalışabilirler; üstelik bu geçiş kolaydır.

Nextiva'nın güvenilir hizmeti, bağış toplama ve sosyal yardım girişimleri için bir zorunluluk olan çağrıların kesilmesini veya bulanık çağrı kalitesini garanti eder. Nextiva, bu operasyonel ihtiyaçları kurumsal düzeyde VoIP , bütçe dostu fiyatlandırma ve uygulamalı uygulama desteği ile destekler.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar anlamlı ilişkileri güçlendirmek için Nextiva'ya yöneliyor. Ülke çapında sınırsız arama ve mesaj gönderme herkesin tek bir yerden bağlantıda kalmasını sağlar.

Sezgisel çağrı yönetimi, her etkileşimi müşterilerin, gönüllülerin ve iş ortaklarının ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde akıllıca yönlendirir. İletişimlerinizi buluta taşıdıktan sonra, sınırlı kaynaklarınızı görevinizi ilerletmek için harcayabileceksiniz.

Uygun fiyata sağlam özelliklere, sezgisel kullanıma ve mükemmel güvenilirliğe sahip olun. Nextiva'nın kar amacı gütmeyen kuruluşlar için özel olarak tasarlanmış VoIP çözümüyle geleceği kucaklayarak eski telefon sistemi sorunlarından kurtulun.

Sonuç olarak Nextiva, günümüzün kar amacı gütmeyen kuruluşlarının büyümelerine ve kendilerini sürdürmelerine yardımcı oluyor. Kuruluşunuz, gönüllüleriniz ve topluluğunuz size teşekkür edecek.