Sanal Resepsiyonist İşletmeniz İçin Uygun mu? (+ 7 Kullanım Durumu)

İşletme sahipleri, bir kez çalışmaya başladığınızda telefonun çalmasının asla durmayacağını herkesten daha iyi bilir. Başarılısınız, büyüyorsunuz ve müşterilere hizmet veriyorsunuz, bu iyi bir sorun; peki sorun nedir?

Gelen aramalar çoğu zaman bunaltıcı olabilir ve bazılarını bir iletişim merkezine dış kaynak olarak kullansanız bile önemli miktarda zaman ve kaynak harcarsınız. İnsanlara geri dönmek bile angarya gibi gelebilir.

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, her büyüklükteki işletme, saha çağrıları yapmak ve sık sorulan soruları çözmek için giderek daha fazla 7/24 yanıt veren hizmet yazılımına yöneliyor, bu da zamandan ve paradan tasarruf sağlıyor.

Sanal bir resepsiyonist, günün 24 saati destek sunmanıza olanak tanır. Müşterilerinizi mutlu etmenin kolay ve uygun maliyetli bir yolu olabilir. Ve bu yazıda bunu nasıl yapacağınızı açıklayacağız.

Sanal Resepsiyonist Nedir?

Sanal resepsiyonist, gelen çağrıları yanıtlayan ve yönlendiren, hiçbir çağrının cevapsız kalmamasını sağlayan bir yazılım çözümüdür. Aramaları doğru departmana aktarabilir, temel müşteri ihtiyaçlarını çözebilir, hesap bilgilerini sağlayabilir ve şirket saatleri veya yerleri gibi sık sorulan soruları yanıtlayabilir.

Sanal resepsiyonistlere bazen otomatik operatörler , sesli telefon menüleri veya etkileşimli sesli yanıt (IVR) sistemleri ve telefon ağaçları denir.

Sanal resepsiyonist nasıl çalışır?

Sanal resepsiyon görevlileri gelen aramaları yanıtlar ve randevu planlama veya hesap bilgilerini paylaşma gibi temel ihtiyaçlarda yardım sağlar.

Sanal resepsiyon görevlisi müşterinin ihtiyaçlarını doğrudan karşılayamıyorsa çağrıları doğru kişiye veya departmana yönlendirecektir .

Örneğin, bir finans kurumuna yönelik sanal resepsiyonist hizmeti, arayanın hesap numarasını arayabilir ve ona hesap bakiyesini veya bir sonraki ödeme tarihini bildirebilir.

Ancak müşteriyi dolandırıcılık departmanına bağlayacak şekilde dolandırıcılık suçlaması şikayetini işleme alamayabilir.

Her iki durumda da sanal resepsiyonist, müşteriye ve ekibinize zaman kazandırdı. Bir ekip üyesinin çağrıyı yanıtlamasını gerektirmeden müşterinin sorusunu çözebilirse harika; çağrı hacmindeki bu azalma, destek ekibinin daha az zorlanması ve kendilerine yardım edecek bir müşteri destek temsilcisine ihtiyaç duyanlar için daha kısa bekleme süreleri anlamına geliyor.

Ve eğer müşterinin yardıma ihtiyacı varsa, tekrar transfer edilmesi gerektiğini duymak için beklemede kalmayacaklar; otomatik operatör bunları derhal doğru departmana gönderecektir.

Mülk yönetimi şirketleri, kiracıların acil sorunları bildirebilmesi için sanal bir resepsiyon görevlisini mesai saatleri dışında 7/24 hizmet olarak kullanabilir. Doktor muayenehaneleri, hastaların nöbetçi hemşireye ulaşabilmesi için bunu kullanabilir.

Sanal resepsiyon görevlileri ve canlı temsilciler

Sanal ve canlı resepsiyon görevlileri arasında seçim yaparken akılda tutulması gereken birkaç nokta vardır.

• Uygun Fiyat: Çağrı hacmi, yeni çalışanlar işe alınmadan önemli ölçüde dalgalanabilir ve sanal resepsiyonist yazılımının fiyatı, canlı bir resepsiyonistin maaşının çok küçük bir kısmıdır. En azından çağrıları otomatik olarak doğru temsilcilere bağlayabilir.
• Verimlilik: Arayanlar bir otomatik operatör tarafından karşılanır ve hemen yardım edilir veya doğru departmana yönlendirilir; Resepsiyon görevlileri birden fazla telefon görüşmesi yaptığı için beklemeye gerek yok. Sanal resepsiyonistlerin bu kadar popüler bir çağrı merkezi özelliği olmasının bir nedeni de budur.
• Kişilik . Otomatik resepsiyon görevlileri, profesyonel ve hoş bir karşılamayla samimi bir ilk izlenim sunabilir. Bununla birlikte, canlı resepsiyon görevlileri arayanları arayan kimliklerinden tanıyabilir ve acil konuları ele almak için en uygun kişiler olabilir.

İyi haber şu ki, işletmeler hem sanal hem de canlı resepsiyonistlerden faydalanabiliyor (ve çoğu zaman da yararlanıyor).

Otomatik operatörler arayanları karşılayabilir ve onları doğru departmana yönlendirebilir veya mesai saatleri dışında ve resepsiyon görevlisinin müsait olmadığı zamanlarda aramaları yanıtlayabilir. Mesai saatleri içerisinde, otomatik operatörler arayanlara istedikleri zaman sıfırı arayarak operatörle konuşma seçeneği sunabilir.

Sanal Resepsiyonistin Maliyeti Ne Kadardır?

Sanal resepsiyonistlerin maliyeti kullandığınız yazılıma ve seçtiğiniz plana göre değişir. Genellikle VoIP sistemlerine dahil edilirler, dolayısıyla sabit hatlı telefon sisteminde yapacağınız gibi fazladan ödeme yapmanıza gerek kalmaz.

Otomatik operatörler, Nextiva'nın iş telefonu hizmet planlarına aylık 18,95 dolardan başlayan fiyatlarla dahildir. Telefon sistemi fiyatlandırması hakkında daha fazla bilgiyi aşağıdaki videoda bulabilirsiniz.

İşletmeler Neden Sanal Resepsiyonist Kullanıyor?

İşletmeler, müşteri deneyimini geliştirmek ve müşteri destek ekiplerinin veya iletişim merkezlerinin iş yükünü azaltmak da dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle sanal resepsiyonistleri kullanıyor.

Marka ihtiyaçlarınıza göre özelleştirin

Sanal resepsiyon görevlileri, telesekreter hizmetinizi aşağıdakiler de dahil olmak üzere işletmenizin ihtiyaçlarına göre özelleştirmenize olanak tanır:

• Müşterilerinize aradıkları için teşekkür etmek amacıyla marka sesinizde özel bir karşılama oluşturarak tutarlı bir deneyim sağlayın.
• Aramaları doğru departmana aktarmak için basit gezinme menüleri oluşturma.
• İş tercihlerine ve ihtiyaçlarına göre çağrı yönlendirmenin uygulanması.

İş akışlarını optimize edin

Çağrı yanıtlama hizmetleri, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çağrı yönetimi ve yönlendirmenin "yoğun iş" yönlerini ele alarak iş akışlarınızı optimize edebilir:

• Sık sorulan soruların yanıtlanması.
• Sipariş takibi veya randevu planlama gibi basit müşteri ihtiyaçlarının karşılanması.
• Şirketinizin adı, konumu ve çalışma saatleri gibi bilgilerin paylaşılması.
• Aramaları otomatik olarak doğru departmana yönlendirmek.

Tutarlı müşteri deneyimi sağlayın

Sanal bir resepsiyonist kullandığınızda, yeni müşteriler üzerinde harika bir izlenim bırakan ve mevcut müşterilerin korunmasına yardımcı olan tutarlı ve yüksek kaliteli bir müşteri deneyimi sağlayabilirsiniz.

Otomatik operatörler müşteri deneyimini aşağıdaki yollarla geliştirebilir:

• Müşteriler her aradıklarında ne bekleyeceklerini bilirler.
• Sanal resepsiyon görevlileri doğru kişiyle konuşmak için gereken süreyi azaltır.
• Müşteri destek merkeziniz kapalıyken arasalar bile, müşteriler bazı sorularına istedikleri zaman yanıt alabilirler.

Müşteri güvenini artırın

Müşteriler işletmenizin telefon hattını aradığında, işletmenize güven oluşturan olumlu bir deneyim yaşamalarını istersiniz.

Otomatik operatör ve otomatik çağrı yönlendirme ile profesyonel selamlaşmaları kullanmak, işletmenizin köklü ve profesyonel görünmesine yardımcı olabilir. Yeni müşterilerle güven oluşturmak isteyen küçük işletmeler sanal resepsiyonistleri kullanabilir.

Süreçleri ölçeklendirin

Sanal bir resepsiyonist, hiçbir canlı resepsiyonistin yapamayacağı şekilde birden fazla telefon görüşmesine aynı anda cevap verebilir. Çağrı yönlendirme ve çağrı aktarmaya yardımcı olabilir, müşteri sorularını yanıtlayabilir ve aynı anda farklı kullanıcılara temel iş bilgilerini sağlayabilir.

Otomatik bir sistemle her çağrı doğru yere yönlendirilir. Aramaların iş saatleri içinde ekip üyelerine, mesai saatleri dışında ise sesli postalarına veya iletişim merkezine yönlendirilmesini sağlamak için kurallar bile ayarlayabilirsiniz.

Ne Tür İşletmeler Sanal Resepsiyonistleri Kullanıyor?

Sanal resepsiyonistler birçok sektörde ve her büyüklükteki şirket tarafından kullanılmaktadır. Gelen çağrıları olan tüm işletmeler (ister bunları şirket içinde yönetsin, ister dış kaynak olarak bir çağrı merkezine yönlendirsin) canlı yanıtlama hizmetlerinden yararlanabilir. Bununla birlikte, birkaç endüstri sanal resepsiyon görevlilerini farklı amaçlar için sıklıkla kullanmaktadır.

Hukuk firmaları ve yasal uygulamalar

Hukuk firmaları ve hukuk uygulamaları sanal resepsiyon görevlilerini genellikle aşağıdaki amaçlar için kullanır:

• Çalışma saatlerini arayanlarla paylaşma.
• Ekip üyelerine uzatma sağlanması.
• Arayanları doğru ekip üyesine veya sesli postalarına yönlendirmek.
• Kayıt istekleri için gönderimlere izin verilmesi.
• Müşterilerle istişarelerin planlanması.

Finansal Kurumlar

Bankalar, kredi kartı şirketleri, özel kredi memurları ve mali danışmanlar gibi finansal kuruluşlar, aşağıdaki nedenlerden dolayı genellikle çevrimiçi resepsiyonist hizmetlerini kullanır:

• Ödemelerin veya hesap bakiyelerinin durumunu takip etme.
• Ödemelerin telefon üzerinden işlenmesi.
• Kredi kartlarını etkinleştirme.
• Hesap bilgilerinin sağlanması.
• Çalışma saatlerini paylaşıyorum.
• Arayanları doğru ekibe yönlendirmek.

Sağlık hizmeti

Sanal resepsiyon görevlileri sağlık sektörlerinde şu amaçlarla yoğun olarak kullanılmaktadır:

• Randevu planlama
• Kayıt isteme
• Reçete dolumlarının onaylanması.
• Arayanlara faks numaralarını, çalışma saatlerini ve konumlarını sağlamak.
• Arayanları doğru hekime veya triyaj hemşiresine yönlendirmek.
• Mesai saatleri dışındaki acil çağrıları nöbetçi uygulayıcıya yönlendirmek

Nextiva, canlı yanıtlama hizmetimizle Gaziler Evde Bakım Hizmetinin önemli ticari büyümeye hazırlanmasına yardımcı oldu. Nasıl olduğunu gör:

“Önümüzdeki birkaç yılda işimizi ikiye katlamayı planlıyoruz. Konuşacak çok insan var. Zamanımızı nerede geçireceğimize ve kiminle konuştuğumuza öncelik vermek için IVR teknolojisinden yararlanmayı planlıyoruz.”

~ David Laiderman, Gaziler Evde Bakım Başkan Yardımcısı

Perakende ve E-ticaret

Perakende ve E-ticaret işletmeleri sıklıkla çağrılarla dolup taşar ve sanal resepsiyonistleri aşağıdaki amaçlar için kullanır:

• Takip numaraları da dahil olmak üzere sipariş durumu güncellemeleri
• İadelerle ilgili durum güncellemelerinin sağlanması
• Arayanları müşteri desteğine veya satış ekibi üyelerine yönlendirmek

Emlak

Bireysel emlakçılar genellikle sanal resepsiyon görevlilerini kullanmazlar; kısa mesaj gibi diğer VoIP özelliklerine güvenirken, canlı bir resepsiyon görevlisine veya asistana sahip olma olasılıkları daha yüksektir.

Ancak emlak komisyoncuları ve acenteler, yüksek çağrı hacimleriyle başa çıkmak için düzenli olarak sanal resepsiyonistleri kullanıyor. Yeni potansiyel müşteriler için adil bir dağıtım sağlamak veya potansiyel müşterileri konum ve deneyime dayalı olarak doğru emlakçıya göndermek için otomatik operatörleri kullanabilirler.

Emlakçıların günün (veya gecenin) herhangi bir saatinde sözleşme kapsamında bir ilan almak için iş çağrı yönlendirmeyi iyi bir şekilde kullandığını görmek daha yaygındır.

İlgili Makale

VoIP Mesajlaşma: Nasıl Çalışır, En İyi Uygulamalar ve En İyi Sağlayıcılar

Seyahat ve konaklama

Havayolları, oteller ve araç kiralama acenteleri sanal resepsiyonistleri şu amaçlarla sıklıkla kullanır:

• Yeniden planlama, bilgilerin güncellenmesi veya iptal edilmesi de dahil olmak üzere rezervasyonlara yardımcı olmak.
• Müşteri desteği sağlamak.
• Politikalar veya şirket süreçleri hakkında sık sorulan soruları yanıtlamak.

Devlet kurumları

Bir devlet kurumunu aradığınızda, sanal bir resepsiyonistin çağrılara cevap vermesini bekleyebilirsiniz. Devlet kuruluşlarında genellikle şu nedenlerden dolayı sanal resepsiyon görevlileri bulunur:

• Kamu duyurularını arayanlarla paylaşmak.
• Arayanların self servis seçeneklerini kullanarak belge veya bilgi talep etmelerine izin verilmesi.
• Gerektiğinde arayanların daha fazla bilgiye nereden erişebilecekleri hakkında bilgi sağlamak.
• Çalışma saatleri de dahil olmak üzere önemli iletişim bilgilerinin paylaşılması.
• Gelen arayanlara iki dilli duyurular sunma

Nextiva ile Sanal Resepsiyonist Kurma

Sanal bir resepsiyonist kurmaya hazırsanız Nextiva yardıma hazır.

Nextiva, tüm VoIP planlarımızla piyasadaki en iyi sanal resepsiyonist hizmetlerinden birini sunuyor. Bu, otomatik operatörün, ücretsiz veya yerel telefon numarası, SMS mesajlaşma, sesli posta transkripsiyonu ve bazı CRM'lerle entegrasyon gibi diğer avantajlara ek olarak kazandığınız özelliklerden yalnızca biri olduğu anlamına gelir.

Sanal resepsiyonist hizmetimiz söz konusu olduğunda şu avantajlara güvenebilirsiniz:

• Güvenilirlik: Güvenebileceğiniz güvenilir %99,999 çalışma süresi .
• Çağrı kalitesi: Yüksek performanslı veri merkezleri ve HD Ses teknolojisi, üstün gelen ve giden çağrı kalitesi sağlar.
• Kullanım kolaylığı: Nextiva sistemini sadece teknik personel değil herkes kurabilir ve kullanabilir.
• Gelişmiş özellikler: Ayarlarınızı dakikalar içinde değiştirerek çağrı yönlendirme ve çağrı kaydetme tercihlerinizi değiştirin.
• Güvenlik: Nextiva, HIPAA ve SOC-2 uyumludur, bu da onu sıkı düzenlemelere tabi sektörlerdeki işletmeler için bile uygun hale getirir.
• Muhteşem hizmet : Şirket içi ekibimiz tüm fiyatlandırma planlarıyla birlikte 7/24 canlı destek sunmaktadır.