İşletmeniz İçin Sanal Telefon Numarası Nasıl Kullanılır?

Teknolojik ilerlemeyle birlikte iş dünyasının iş iletişimini kolaylaştırmaya yönelik talep ve ihtiyaçları da değişiyor. Dolayısıyla esnek ve uygun fiyatlı bir yaklaşımla artık sanal telefon numaralarına güveniyorlar ve geleneksel telefon hatlarına veda ediyorlar.

Peki sanal telefon numaraları nedir? Bir yere veya cihaza bağlı olmayan, bulut tabanlı telefon numaralarıdır. İnternet üzerinden çalışırlar ve işletmelerin herhangi bir yerden ve herhangi bir cihazdan arama yapmasına ve almasına olanak tanırlar.

Bulut tabanlı rakamlar şirketlere bir dizi avantaj sağlıyor; şirketin ne kadar büyük olduğu veya ne tür olduğu önemli değil.

Sanal telefon numarası kullanmanın avantajlarını ve maksimum faydayı elde etmek için işletmenizde bu numarayı nasıl kullanacağınızı öğrenmek istiyorsanız bu blogu okumaya devam edin.

Sanal Telefon Numaralarının Özellikleri

Sanal telefon numaraları, iş iletişimini ve süreçlerini kolaylaştırmaya katkıda bulunan çok çeşitli özelliklere sahiptir.

Sanal telefon numaralarında bulunan en yaygın özelliklerden bazıları şunlardır:

1. İnteraktif Sesli Yanıt (IVR)

IVR, arayanlar için bir self servis seçeneğidir. Arayanın, telefon tuş takımındaki tuşları veya sesli komutları kullanarak otomatik/bilgisayarlı telefon sistemiyle etkileşime girmesine ve aramasının doğru departmana ve kişiye aktarılmasına olanak tanır. Canlı bir temsilciyle konuşmaya gerek kalmadan yanıtlar almak için harika bir araçtır.

2. Çağrı Yönlendirme

Sanal telefon numaralarının bir diğer harika özelliği de çağrı yönlendirmedir. Gelen telefon aramalarının başka bir hatta veya cihaza aktarılmasına yardımcı olur. Böylece bir daha aramayı kaçırmazsınız. Bu özellik aynı zamanda müşteri çağrılarının doğru kişilere aktarılmasını da sağlar.

3. Birleşik Çağrı Kutusu

Bu özellik, tek bir kontrol panelinde çağrı, mesaj ve sesli posta geçmişinin birleşik bir görünümünü sunarak tüm iletişimlerin yönetilmesini kolaylaştırır.

4. Çağrı Analizi

Bu özellik, hacimler, durumlar, cevapsız ve alınan çağrılar gibi farklı çağrı yönlerine ilişkin bilgiler sağlar. Bu bilgi, işletmelerin çağrı düzenlerini anlamalarına ve iletişimlerini geliştirmenin yollarını planlamalarına yardımcı olur.

5. Çağrı Yönetimi

Çağrı engelleme, çağrı filtreleme, çağrı yönlendirme ve çağrı sıraya alma gibi özellikler çoğu sanal numaraya dahildir. Bunlar, kullanıcıların giden ve gelen aramalarını sorunsuz bir şekilde kontrol etmelerine yardımcı olur.

6. Otomatik Çağrı Dağıtımı (ACD)

ACD, gelen çağrıları, acente müsaitliği ve becerileri gibi kriterlere göre en uygun acenteye veya departmana dağıtır. ACD, verimli çağrı yönetimini artırır ve müşteri hizmetlerini geliştirir.

7. Çağrı İzleme

Çağrı izleme, süpervizörlerin veya yöneticilerin, temsilciler ve müşteriler arasındaki canlı çağrıları, onlar farkında olsun ya da olmasın dinlemesine olanak tanır. Bu, denetçilerin personeline kişiselleştirilmiş eğitim vermesine ve iyileştirilmesi gereken alanlar hakkında geri bildirim sağlamasına yardımcı olur. Bu özellik özellikle müşteri hizmetleri veya çağrı merkezi ortamlarında kullanışlıdır.

8. E-postaya sesli mesaj

Bu özellik, sesli mesajları e-posta eklerine dönüştürür ve bunları doğrudan belirlenen e-posta adreslerine gönderir. Böylece kullanıcılar sesli posta mesajlarına e-posta gelen kutuları üzerinden kolaylıkla ulaşabilmektedir.

9. Diğer İşletme Araçlarıyla Entegrasyon

Sanal telefon numaralarını CRM sistemleri, e-posta ve işbirliği platformları gibi mevcut diğer iş iletişim araçlarıyla entegre edebilirsiniz. Bu, işletmelerin iletişim süreçlerini kolaylaştırmasına yardımcı olur.

İşletmeniz İçin Sanal Telefon Numarasını Kullanmanın Yararları

Sanal telefon numaraları işletmeniz için aşağıdaki gibi çeşitli avantajlar sunar:

1. Geleneksel telefon sistemlerine göre uygun maliyetli

Bulut tabanlı sanal numaralar geleneksel telefon sistemlerine göre nispeten daha ucuzdur. Pahalı donanım ve diğer ekipmanlara olan ihtiyacı azaltarak VoIP (İnternet Üzerinden Ses Protokolü) aracılığıyla çalışırlar.

Üstelik sanal bir numara aracılığıyla uluslararası veya uzun mesafeli arama yapmak, geleneksel telefon hatları üzerinden arama yapmaktan çok daha ucuzdur. Üstelik sanal telefon sistemi abonelik paketi de uygun fiyatlı.

2. Ücretsiz, gösterişli ve yerel numaralarla profesyonelliği artırır

KrispCall'dan ABD sanal telefon numarası alabilirsiniz. Bunun yanı sıra, işletmenizin profesyonel imajını oluşturmanıza yardımcı olacak özel, ücretsiz ve yerel sanal numaralar alabilirsiniz. Özel numaranızı, marka adınızı numaraya ekleyerek (örneğin 1-800-DOMINOS) özelleştirebilirsiniz, böylece müşterilerinizin hatırlamasını kolaylaştırabilirsiniz.

Benzer şekilde, ücretsiz bir numara almak, potansiyel müşterilerinizin arama ücreti ödeme endişesi duymadan işletmenizi ücretsiz olarak arayabilmelerine olanak tanır. Bu, müşterileriniz arasında özel desteğe çok önem verdiğiniz, onların sorunlarını ve sorularını dinlemeye istekli olduğunuz izlenimini yaratarak profesyonel bir imaj yaratır.

Benzer şekilde, müşterileriniz coğrafi olarak dağınıksa, alan koduyla birlikte yerel bir numara alabilirsiniz. Müşteriler yerel bir numarayı ararken kendilerini daha rahat hissedecekler çünkü yerel bir işletmeyle uğraştıklarını düşünüyorlar.

3. Uluslararası müşteriler için erişilebilirliği artırır

Sanal telefon numaraları, uluslararası bir müşteri tabanıyla güven, aşinalık ve etkili iletişim kurmada çok önemli bir rol oynamaktadır. Yerel bir sanal numara, belirli bir bölgede yerel bir varlık oluşturmaya yardımcı olarak müşterileri bir işletmeyle iletişime geçmeye teşvik eder. Ayrıca ücretsiz bir numara, müşterilerin arama ücretini ödemeden sizi arayabilmesini sağlar.

Bunun yanı sıra sanal telefon sistemlerinin 7/24 ulaşılabilir olması, müşterilerin istedikleri zaman işletmeyle iletişime geçebilmelerini sağlıyor. Sanal numaraların, çağrıları herhangi bir yere yönlendirme ve çoklu dil desteği gibi özellikleri vardır. Bunlar sorunsuz ve daha iyi bir müşteri deneyimine katkıda bulunur.

4. Müşterilerle 7/24 bağlantı sağlar

İşletmeler müşterileriyle sanal telefon sistemi üzerinden 7/24 iletişim kurabilmektedir. İnternet bağlantınız olduğunda sanal telefon numaralarına dünyanın her yerinden erişilebilir. Dolayısıyla nerede olduğunuzun bir önemi yok; her zaman günün her saatinde müşterilerinizin yanında olacaksınız. Ayrıca çağrı yönlendirme ve sesli mesaj gibi özellikler, önemli çağrıların veya mesajların mesai saatleri dışında bile asla kaçırılmamasını sağlar.

5. Kişisel hayatınızın yanı sıra iş hayatınızı da korur

Telefon numaralarının avantajlarından biri, kişisel iletişim ile iş iletişimi arasında net bir çizginin korunmasına yardımcı olmalarıdır. Kişisel numaranızdan ayrı, özel bir iş numarasına sahip olmak, işle ilgili çağrıları bağımsız olarak yönetmenize olanak tanıyarak profesyonel ve kişisel yaşamınız arasında bir denge kurmanıza olanak tanır.

6. Wifi ile her yerden çalışın.

Sanal telefon numaraları, çalışanların her yerden çevrimiçi çalışmasına olanak tanıyarak belirli bir konuma bağlı olma ihtiyacını ortadan kaldırır. Çalışanların fiziksel olarak ofiste bulunmadıklarında bile bağlantıda kalmalarını sağlar. Bu esneklik, çalışanları coğrafi olarak dağılmış olan şirketler için faydalıdır.

İşletmeniz için sanal telefon numaralarını nasıl kullanabilirsiniz?

Sanal telefon numaraları, maliyet tasarrufundan uzaktan çalışma esnekliğine kadar çeşitli avantajlar sağladığından işletmeniz için faydalıdır. Bununla birlikte, faydalarından tam olarak yararlanmak için işletmelerin çeşitli stratejik hususları dikkate alması gerekir.

İşletmeniz için sanal telefon numaralarını farklı iş hedefleri doğrultusunda nasıl kullanacağınıza ilişkin bazı ipuçları:

1. İşletmelerde profesyonel bir görünüm oluşturun

Farklı coğrafi bölgelerde profesyonel bir işletme imajı oluşturmak için sanal telefon numarası kullanmalısınız. Bunun için alan kodlu yerel bir sanal telefon numarası veya ücretsiz bir numara almanız gerekir.

Yerel bir telefon numarası, işletmeniz fiziksel olarak orada olmasa bile şirketiniz için yerel bir varlık oluşturmanıza yardımcı olur. Aynı zamanda ücretsiz bir numara, şirketinizin güvenilir ve köklü bir şirket olduğunu gösterir.

2. Fiziksel varlığın olmadığı belirli bölgeleri hedefleyin

Daha önce de tartışıldığı gibi, yerel bir telefon numarası, işletmenizin fiziksel bir konumu olmasa bile, belirli bir bölgede şirketiniz için yerel bir varlık oluşturmanıza yardımcı olur. Uluslararası pazarları ve müşterileri hedeflemeyi planlayan işletmeler için faydalıdır.

3. Yüksek hacimli aramaları yönetin.

Sanal telefon sistemleri, yüksek hacimli telefon çağrılarını insan müdahalesi olmadan verimli bir şekilde yönetmeye yardımcı olan otomatik çağrı dağıtımı (ACD), etkileşimli sesli yanıt (IVR), çağrı yönlendirme vb. özelliklerden oluşur. Bu nedenle günlük çalışma saatlerinizde bu özellikleri tam olarak kullanın.

4. Telefon maliyetinden tasarruf edin.

Sanal telefon numaraları, telefon maliyetlerinden tasarruf etmek için mükemmel bir araçtır. Öncelikle internet bağlantısı üzerinden çalışıyorlar, bu da telefon kablolarına ve kablolarına çok fazla para harcamayı ortadan kaldırıyor. İkinci olarak, VoIP servis sağlayıcıları, fiyatlandırma planlarını iş ihtiyaçlarınıza ve bütçenize göre özelleştirmenize olanak tanır. Ve son olarak, sanal bir numarayla uluslararası arama yapmak geleneksel sabit hatlardan daha ucuzdur. Çoğu durumda, sanal bir numarayla uluslararası arama yapmak ücretsizdir.

5. İş Çağrısı Takibinde esneklik sağlayın ve analiz edin

Sanal telefon sistemleri, çağrı hacimleri, müşteri etkileşimleri ve ekip performansı hakkında bilgi sağlayan kapsamlı çağrı izleme ve analiz araçları sunar. İşletmeler bu bilgilerden yararlanarak çağrı yönetimi stratejilerini optimize edebilir, müşteri hizmetleri ilişkilerini geliştirebilir ve büyüme alanlarını belirleyebilir.

6. Ölçeklenebilirlik ve Genişleme

İşletmeniz büyüdükçe, sanal telefon sistemleri gelişen ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde sorunsuz bir şekilde uyum sağlar. Numaraları kolayca kaldırabilir, çağrı yönlendirme kurallarını ayarlayabilir ve planınızı yeni ekip üyelerine veya ek ofislere uyacak şekilde değiştirebilirsiniz. Bu esneklik, telefon sisteminizin büyüme için ölçeklenebilir kalmasını sağlar.

7. CRM ile entegrasyon

Sanal telefon numaralarınızı HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics vb. mevcut CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) yazılımınıza entegre edebilirsiniz. Bu, tüm müşteri etkileşimlerini ve geçmiş geçmişlerini geçiş yapmaya gerek kalmadan tek bir kontrol panelinden yönetmenize ve görüntülemenize olanak tanır. uygulamalar ve sistemler arasında.

Çözüm

Sonuç olarak sanal telefon numaraları işletmelere fayda sağlıyor. Geniş bir müşteri tabanıyla profesyonel bir imaj oluşturmaya, yüksek çağrı hacimlerini verimli bir şekilde yönetmeye, maliyetleri düşürmeye ve çalışanların herhangi bir cihaz kullanarak herhangi bir yerden çalışmasına olanak sağlamaya yardımcı olurlar.

Ancak sayıların avantajlarını etkili bir şekilde en üst düzeye çıkarmak için temel stratejileri dikkate almak çok önemlidir. Örneğin, yerel bir numara kullanmak, belirli bir bölgede yerel bir varlık oluşturabilir ve bu konumlardaki müşterileri hedefleyebilir. Benzer şekilde, ücretli numara kullanmak müşterilerin herhangi bir arama ücreti ödemeden sizinle iletişime geçmesine olanak tanır.

SSS

1. Sanal numaralar takip edilebilir mi?
   
   Evet sanal numaralar takip edilebilmektedir. Sanal sayılar belirli fiziksel adreslerden ve cihazlardan bağımsız olsa da kolluk kuvvetleri ve Açık Kaynak İstihbaratı (OSINT) araştırmaları gibi bazı kişiler ve teknolojiler tarafından takip edilebilir.
   
   
2. WhatsApp için sanal numarayı nasıl alabilirim?
   
   KrispCall'dan WhatsApp için sanal bir numara almak için şu adımları izleyin:
   
   ● Platformda yeniyseniz bir hesap oluşturun.
   ● Doğru kimlik bilgileriyle oturum açın.
   ● Listeden ülkeyi ve telefon numarasını seçin.
   ● Bir fiyatlandırma planı seçin ve ödeme yapın.
   ● Gerekirse belgeleri gönderin.
   
   
3. Bunun sanal bir numara olup olmadığını nasıl anlarsınız?
   
   Sanal bir numarayı geleneksel bir numaradan ayırmanıza yardımcı olacak bir sanal numaranın çeşitli özellikleri vardır. Bu özelliklerden bazıları şu şekildedir:
   
   ● Cihazınıza SIM kart takmanıza gerek yoktur.
   ● Sanal numaralar internet bağlantısı üzerinden çalışır.
   ● Cihazınız internete bağlı olduğu sürece her yerden çalıştırabilirsiniz.
   ● Fiziksel adres ve cihazdan bağımsızdırlar.
   
   
4. Neden sanal numara kullanmalısınız?
   
   Sanal numara kullanmalısınız çünkü sanal numaraları kullanmanın maliyet tasarrufu, profesyonel bir imaj oluşturma, belirli bölgeleri hedefleme, müşteri hizmetlerini iyileştirme, her yerden çalışma esnekliği, 7/24 bağlantı, ölçeklenebilirlik ve daha fazlası gibi çeşitli faydaları vardır. .
   
   
5. Sanal numaraları kimler kullanıyor?
   
   Her boyutta ve türden işletme ve hatta bireyler sanal numaraları kullanır.