En İyi Sanal Etkinliğe Nasıl Ev Sahipliği Yapılır?

Başarılı bir sanal etkinliğe ev sahipliği yapmak için eksiksiz kılavuzda ve sanal etkinlik yazılımının nasıl yardımcı olabileceği konusunda size yol göstereceğiz.

Canlı bir etkinliği planlamak ve ev sahipliği yapmak yeterince streslidir, ancak sanal etkinlikler söz konusu olduğunda, ek stres faktörleri vardır: Hangi araçları kullanacağınızı veya etkinliğinizi katılımcılar için nasıl heyecanlı hale getireceğinizi bilemeyebilirsiniz.

Bu makalede, aşağıdakiler dahil olmak üzere sanal etkinlikler hakkında bilmeniz gereken her şeyi gözden geçireceğiz:

• Sanal etkinliklerin faydaları
• Sanal olay türleri
• İhtiyacınız olan sanal etkinlik yazılımı
• Sanal etkinliğiniz ne kadar sürmeli
• Sanal etkinliğinizi nasıl pazarlayabilirsiniz?
• Sanal etkinliğinizi katılımcılar için nasıl eğlenceli ve ilgi çekici hale getirebilirsiniz?

Bir sonraki sanal etkinliğinizi planlamak ve başarılı olduğundan emin olmak için eksiksiz kılavuz için okumaya devam edin.

Sanal etkinliklerin faydaları nelerdir?

Sanal veya çevrimiçi bir etkinlik planlamanın faydalarından biri, fiziksel bir alan ayırmanıza gerek olmamasıdır, bu da paradan tasarruf etmeniz anlamına gelir. Ayrıca masalar, sandalyeler ve hantal sunum ekipmanları (hey, 2000'lerin başlarından kalma eski A/V sistemi, sana bakıyorum!)

Ayrıca, sanal etkinlik platformunuzdan ek veri ve izleyici izleme avantajlarından da yararlanabilirsiniz. Katılımcı katılımıyla ilgili daha iyi analizlerle—Misafirler ayrılmadan önce ne kadar süre bekledi? En popüler oturum hangisiydi?—Bir sonraki etkinliğinizi daha iyi planlayabilirsiniz.

Diğer bir avantaj da, erişiminizi yeni konumlara genişletme ve daha geniş bir kitleyle paylaşma potansiyeline sahip olmanızdır. Örneğin, geniş kitleniz, eşzamanlı olarak katılamayan (eşzamanlı bir etkinlik, kişilerin aynı anda çevrimiçi olmasını ve gerçek zamanlı olarak etkileşimde bulunmasını gerektirir), ancak içeriğinizi eşzamansız olarak izlemek isteyen (insanlar aynı etkinliğe katılabilir) kişileri içerebilir. olay kendi uygun zamanlarında, kendi zamanlarında - örneğin, farklı saat dilimlerindeyken).

Sanal etkinliğin türüne karar verin

Tıpkı gerçek dünyadaki olaylar gibi, sanal olaylar da tür, süre ve amaç açısından gamı ​​​​yönetir. Aşağıda ana sanal olay türlerinden bazıları verilmiştir.

• Sanal konferans: Birkaç gün içinde birden fazla konuşmacınızın olabileceği bir etkinlik. Bir programda genellikle günde bir veya iki kez daha uzun açılış konuşmaları ve gün boyunca daha kısa saatlik oturumlar bulunur. Bu oturumlar, sanal etkinlik platformunun web semineri işleviyle iyi çalışır.
• Sanal ticaret fuarı: Bunlar, web semineri tarzı panelistleri ve konuşmacıları ve aynı zamanda katılımcı stantlarını içerir. Genellikle belirli bir sektöre yöneliktirler. Sanal etkinlik yazılımıyla, katılımcıların keşfetmesi için etkileşimli uygulamalar veya videolar içeren sanal kabinler oluşturabilirsiniz.
• Sanal festival: Pandemi sırasında, birçok festival 2020 etkinliğini çevrimiçi ortama taşıyor ve burada canlı konuşma etkinlikleri veya müzik şovları yayınlıyor. Bu, Texas Kitap Festivali gibi kitap festivallerinden New Yorker Festivali gibi sanat ve kültür festivallerine ve hatta müzik festivallerine kadar değişebilir.
• Sanal ağ oluşturma etkinliği: Bu, bağımsız bir etkinlik veya sanal konferans veya konuşma etkinliği gibi başka bir etkinliğin parçası olabilir. Katılımcılar, genellikle daha resmi bir sunumdan önce veya sonra, video konferans veya mesajlaşma yoluyla birbirleriyle gayri resmi olarak sohbet eder.
• Sanal konuşma etkinliği: Sanal konuşma etkinlikleri, yerel kitapçıların ev sahipliği yaptığı yazar okumalarından profesyonel gelişim toplantılarına kadar uzanmaktadır. Bunlar genellikle sanal olay yazılımının canlı akış veya video konferans işlevi kullanılarak yapılır.
• Sanal şirket içi toplantı: Eskiden şirket çapında veya departman genelinde yüz yüze yapılan toplantılar, artık sanal bir ortamda gerçekleşebilir. Bunlar, katılımcıların konuşmacıyla etkileşime girebileceği ve soru sorabileceği belediye toplantıları olarak da bilinir.

Doğru aracı seçin

İhtiyacınız olan belirli platform, barındırdığınız sanal etkinliğin türüne bağlı olacaktır. Örneğin, etkinlik lojistiğinize bağlı olarak, bir ticaret fuarı ortamını simüle etmek için web semineri özelliklerine, sohbet veya ara oturumu entegrasyonuna, sanal bir lobiye veya etkinlik alanına veya canlı akış özelliklerine ihtiyacınız olabilir.

Önce etkinliğiniz için bir plan bulmanız ve ardından işi halletmek için doğru özelliklere sahip sanal etkinlik platformunu bulmanız önemlidir.

Sanal olay yazılımı nasıl yardımcı olabilir?

Genel olarak, sanal etkinlik yazılım araçları, çevrimiçi etkinlikleri yayınlamanıza ve katılımcılarla işbirliği yapmanıza olanak tanır. Bir diğer önemli özellik, bir web semineri aracılığıyla katılımcılarla bilgi paylaşabilmektir.

Hatta bazı sanal etkinlik yazılımları, etkinlik lobileri, sanal kabinler ve katılımcı avatarlarıyla tamamlanmış sanal ortamlar oluşturmanıza bile olanak tanır.

Popüler yazılım araçlarının karşılaştırmalarını görmek ve özellikleri keşfetmek için sanal etkinlikler yazılım kataloğumuza göz atın. Seçimlerinizi ihtiyaç duyduğunuz özelliklere göre daraltmak için her yazılım dizininde bulunan Capterra'nın “önerilen filtreler” aracını kullanabilirsiniz. Ayrıca, diğer işletme sahiplerinden, her bir platformu nasıl derecelendirdikleriyle ilgili kullanıcı incelemelerini de okuyabilirsiniz.

Doğru uzunluğa karar verin

Sanal bir etkinliğin ne kadar sürmesi gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz. Yine, bu, ne tür bir etkinliğe ev sahipliği yaptığınıza bağlı olacaktır. Gerçek hayattaki olayları kılavuz olarak kullanabilirsiniz, ancak çevrimiçi bir ortamda bir katılımcıyı meşgul etmenin daha da zor olabileceğini unutmayın. Bu nedenle, işleri daha kısa tutmak isteyebilirsiniz.

Size biraz rehberlik etmek için, sanal bir festival veya sanal konferans gibi daha yüksek profilli bir sanal etkinlik, konuşmacı ve katılımcı sayısına bağlı olarak bir ila dört gün sürebilir ve resmi programlama iş günü boyunca sürer. Tek seferlik bir sanal profesyonel gelişim etkinliği yalnızca 45 dakika ile bir saat arasında sürebilir. Konukların sohbet veya video konferans yoluyla “ağ kurmaları” için planlanan sürenin sonunda veya başında 15 dakika da bırakabilirsiniz.

Etkinliğinizi pazarlayın

Sanal etkinliğinizin kalabalığın arasından sıyrılmasını sağlamak için yaratıcı olmanız gerekir.

Yaratıcı düşünce sürecinizi ilerletmek için bazı fikirler:

• Etkinlik davetiyesi olarak eğlenceli bir animasyonlu gif gönderin.
• E-posta abonelerinize sanal etkinliğinize katılmaları için bir indirim sunun.
• Etkinliğinizi tanıtan özel tişörtler, bez çantalar veya posterler oluşturun (tabii ki tümü etkinlik web sitenizde e-Ticaret yoluyla mevcuttur).
• Etkinliğinizle ilgili bir kar amacı gütmeyen kuruluşa bilet satışlarının bir yüzdesini bağışlayın.

Eğlenceli hale getir

Etkinliğinizi pazarlayan parkın dışına çıkardıktan sonra, teslim etmeniz gerekir.

Misafirleriniz sizden ve ağdan bir şeyler öğrenmek istiyor ama aynı zamanda iyi vakit geçirmek istiyorlar. Her şey tamamen sanal olsa bile, sanal etkinlik platformunuzu kullanarak etkinliklerinizi eğlenceli hale getirebilirsiniz.

Başarılı bir sanal etkinliğe ev sahipliği yapın ve konukların daha fazlası için geri gelmesini sağlayın

Yeni bir şey denemek korkutucu olsa da, bir sonraki sanal etkinliğiniz fiziksel bir etkinlik kadar başarılı olabilir.

Bu tür bir sanal deneyimin konuklarınız için de yeni olabileceğini unutmayın; bu nedenle, her şeyi taze tutarak ve misafirlerinizi meşgul etmek için yaratıcı yollar deneyerek rakipleriniz arasında öne çıkma fırsatına sahip olursunuz.

Sanal etkinlik yazılımını keşfetmek ister misiniz? Sanal etkinlik yazılımı kataloğumuza göz atın.

Not: Bu makalede seçilen uygulamalar, bir özelliği bağlam içinde göstermek için örneklerdir ve onay veya öneri olarak tasarlanmamıştır. Yayınlandığı tarihte güvenilir olduğuna inanılan kaynaklardan elde edilmiştir.