Sürüm Kontrolü: Sürüm oluşturma işleminizin kontrolden çıkmasına izin vermeyin

Bir dosyadaki değişikliklerin kontrolünü kaybetmek kabus gibi bir şeydir. Anlaşmayı biliyorsunuz: Ustaca bir kopya oluşturursunuz, meslektaşlarınız arasında incelenmek üzere gönderirsiniz ve sonra herkes yorumlarıyla birlikte ayrı dosyalar göndermeye başlar. Geri bildirimlerini kabul ederseniz, diğer kişilerden ek yorumlar ve düzenlemeler getirmeye devam ederken, değişiklikleri belgelerden birinde - 'ananız' - uygulamaya başlarsınız. Ancak geri bildirim döngüsü uzunsa ve dikkatiniz biraz dağılmışsa, hangi belgenin esas olduğunu kaybetmek korkunç derecede kolay olabilir.

Eminim, önemli değişikliklerin üzerine yazma veya bir dosyayı yanlış bir şekilde yeniden adlandırma kabusunu yaşamışsınızdır, ancak bu hatayı birçok revizyon turundan sonra fark etmişsinizdir. Yaptım ve bu çılgınca. Bir meslektaşım , lütfen diğer geri bildirimlerime/düzenlemelerime bakın, diyor. Bu değişiklikleri yaptığıma yemin ettim , sanırım.

Daha da kötüsü: O şey siz onu yakalamadan önce basılır veya yayınlanır; bunun nihai olmayan bir versiyon olduğunu ancak daha sonra anlarsınız. Korku.

Sürüm kontrolü - veya eksikliği - iyi niyetli herhangi bir pazarlama organizasyonunu devirebilir. Hangi turda olduğunuzun, hangisinin çalışan versiyonun ve değişikliklerin nereye gittiğinin izini kaybetmek çıldırtıcı, sinir bozucu ve verimsizdir.

Peki bu canavarın kontrolü nasıl ele geçirilir? Versiyonlarınızı nasıl takip edeceğinizi… nerede saklayacağınızı, dosyaları nasıl adlandıracağınızı, değişiklikleri nasıl takip edeceğinizi konuşalım.

Dosya adlandırma kuralları oluşturun

Basit ama son derece etkili bir ilk adım, kuruluşunuz genelinde dosya adlandırma kuralları oluşturmaktır.

Bu makaleden başka bir şey çıkarmayacaksanız, şunu dikkate alın: Dosyalarınız için basit ama tutarlı bir adlandırma sistemi oluşturun ve ona bağlı kalın. Bu, sayıların veya baş harflerin veya tarihlerin bir kombinasyonunu içerebilir. Ve her revizyonda onu militanca kullanmalısınız.

Şahsen, bir projede kaç kişinin yer aldığına bağlı olarak farklı yöntemler kullanıyorum. Bu blogun taslağı gibi bir dosya üzerinde yalnızca ben çalışıyorsam, basit bir dosya adlandırma stratejisi uygularım. Her şeyi yalnızca sürüm numarasıyla etiketliyorum: "v1", "v2" vb.

Ama bir kez daha insan dahil olduğunda, daha ayrıntılı hale geliyorum. Birden çok kişi incelerken, kimin incelemesiyle çalıştığımı kolayca görebilmek veya kimin önceden girdi verdiğini görmek için masaüstümü tarayabilmek için dosya adını baş harflerle eklemeyi kullanışlı buluyorum. Ayrıca dosya adına FILENAME_060717 gibi bir tarih eklemek istiyorum. (Doğru, çoğu kelime işlem programı dosya ayrıntılarında bir düzeltme geçmişi sağlar - ancak daha sonra bir dosyayı yeniden açıp küçük bir değişiklik yaparsanız bu değişmez. Saat sıfırlanır.) Ve kapsamlı, hızlı tempolu düzenlemeler – bir gün içinde birden çok değişikliğin girilmesi – Her şeyi düz tutmak için gerçek dosya adına “sabah revizyonu”, “öğleden sonra revizyonu” ve hatta “14:00 revizyonu” vb.

Net bir yaratıcı iş akışı kurun

Canavarın kontrolünü ele geçirmenin bir başka adımı da kimin neyi, hangi aşamada gözden geçireceğine dair bir strateji belirlemektir. Belgelenmiş - süslü veya karmaşık - bir tür plana sahip olmak, dosyaların kontrolünü elinizde tutmanıza yardımcı olabilir. Bunlar, savunduğum başka bir süreç olan yaratıcı bir iş akışının ayırt edici özellikleridir. Aslında, ikisini tek bir süreçte evlendirebilirsiniz, verimli bir baskın. Ancak, adlandırma kuralı gibi, plana gerçekten bağlı kalmanız ve onu uygulamanız gerekir.

Herkesi aynı sayfada toplayın

Yani bir dosya adlandırma sisteminiz ve bir planınız var. Bu harika - senin için. Ancak başkalarını bu plana dahil etmeniz gerekiyorsa, herkesin aynı atasözü sayfası üzerinde çalışmasını sağlamak çok önemlidir. Bu, yalnızca kendiniz için değil tüm kuruluş için kuralların ve süreçlerin uygulanması anlamına gelir.

İşlevler arası verimli bir iş akışı oluşturun ve birinin A Tipi şapka takmasını sağlayın. Bu kişi süreci belgeleyebilir, meslektaşlarına dosyalarını nasıl adlandıracakları ve etiketleyecekleri konusunda talimatlar gönderebilir, mini eğitim oturumları düzenleyebilir ve sürece uyulmasını sağlamak ve uygulamak için yerinde kontrol yapabilir. Ayrıntılara dikkat eden rutini yapmak çok eğlenceli değil ama uzun vadede zaman kazandıracak.

Parça değişikliklerinde bir "Kelime"

Bir katkıda bulunandan temiz bir dosya almak gibi içimde öfke uyandıran hiçbir şey yok. "Hey, vay canına - hiçbir değişiklik yapmamışlar" diye düşünüyorum ... yalnızca baştan sona okumaya başlamak ve not almadan bir sürü düzenleme yaptıklarını dehşet içinde fark etmek için. Otların arasında, değişiklikleri yakalamak için eski ile yeniyi karşılaştırmak için satır satır okuduğumda, kulaklarımdan dumanlar tüter.

Word veya Google Docs'taki gibi değişiklik izleme araçları açıklama eklemek, düzenlemek ve işaretlemek için kolay bir yol sağlar. Bu, kimin neyi ne zaman değiştirdiğini hızlıca görmeme yardımcı oluyor.

Başkalarıyla çalışırken sadece değişiklikleri izlemiyorum. Ne yaptığımı takip etmek için kendi işimi yaparken işlevi açıyorum. Programın değişikliklerimin bir kaydını tutmasını ve düzenlemelerim o kadar mükemmel değilse kolayca geri almamı ve geri dönmemi sağlamasına bayılıyorum.

Parça değişikliklerinin bir kuzeni, eşit derecede sevdiğim yorumlar aracıdır. Kendime durumu, geri gelip tamamlamam gereken şeyleri veya düşünce sürecini hatırlatmak için yorumları kullanıyorum. Yorumları ayrıca neden bazı ifade değişiklikleri yaptığımı, neden bir pasajı üslup için yeniden yazdığımı vb. açıklamak için de kullanırım.

Geçmişte pist değişiklikleri hakkında ne duyduğunuzu biliyorum - ve bu doğru. Kavga etmek için görsel olarak ezici bir canavar. Ancak programlar, bunu yönetilebilir hale getirecek şekilde gelişti. Artık değişiklikleri işaretlemek ancak ilerledikçe gizlemek mümkündür, böylece sayfanız temiz ve okunması kolay kalır ve siz de kopyanın yalnızca akışına ve görünümüne odaklanabilirsiniz.

Dikkat: Gerçekten bitene kadar "son" damgasını vurmayın

"Final" kelimesini içeren bir dosya adını eklediğimde - ve iyi bir şekilde değil - sihirli bir şey oluyor. Murphy Yasasına bir ipucu gibi: Bir dosyanın biteceğini ilan ettiğim an, kaçınılmaz olarak bir dizi düzenleme ve daha fazla değişiklik devreye giriyor.

Kendimi (ve Murphy'yi) kandırmak için, o şey sevk edilene, fırlatılana ve meşhur binadan ayrılana kadar dosyalarımda "son" kelimesini kullanmamayı öğrendim. Bunun yerine, hangi sürümün en son olduğunu bilmek için yukarıdaki adlandırma kurallarına uymaya devam ediyorum. Ancak daha sonra, her şey bittiğinde, geri gelip Baskıya Giden'in bir kopyasını alıp adını "Son" olarak değiştireceğim.

"Son" aşamaya nasıl geçilir? Dahili müşteri incelemesi için bir pencere sağlayın. Ve sonra kapandığında kapanır. Yasal bir sorun değilse, söylediğiniz zaman gönderin ve buna bağlı kalın. Müşterileriniz sıraya girecek.

arşiv oluştur

Arşivleme - masaüstünüzde veya bir bulut sürücüsünde - sürümleri takip etmenin başka bir harika yoludur.

Birden çok dosya üzerinde çalışırken, onları masaüstümde "Önceki Sürümler" adlı bir klasörde saklıyorum. Bu şekilde, ana çalışma klasörümü açtığımda, yalnızca en son olanı görüyorum. Bunalmış olmamı veya yanlış dosyayı tarayıp kapmamı engelliyor. Ayrıca güzel bir arşiv oluyor. Bu şekilde çalıştığımda, yol boyunca tüm düzenlemeleri ve revizyonları yakalayan bir klasör oluşturuyorum. Yani, bir önceki yinelemeye dönmem gerekirse, onu bulmak kolay.

Her şey söylendiğinde ve yapıldığında, revize edilmiş dosyaların üç veya 300 versiyonuna sahip olabilirim. Vergi kayıtlarına çok benzer şekilde, bunları bir süreliğine saklamayı seviyorum… en azından dosyalarım kapıdan çıkana kadar. Bu şekilde, revizyon süreci boyunca yapılan tüm değişikliklerin net bir arşivine sahibim - önceki yinelemeye dönmem gerekirse, garip bir değişikliğin veya alışılmadık bir düzenlemenin nerede yapıldığını görmek vb. durumlarda geriye dönüp bakabileceğim bir şey.

Google Drive, SharePoint veya Dropbox gibi bulut sürücülerle çalışmayı da seviyorum. Aslında, bugünlerde neredeyse tamamen bu sistemlerden çıkan dosyalar üzerinde çalışıyorum. Bu şekilde, her zaman bir dosyanın en son sürümü üzerinde çalıştığımı bilirim ve dosyaların kopyalarını kendime e-postayla göndermek yerine işimi herhangi bir bilgisayardan yapabilirim. Birden çok kişi aynı anda katkıda bulunabilir, düzenleyebilir veya gözden geçirebilir. Ve otomatik bir arşiv tutar.

Ayrılık düşünceleri: Düzenlemelerinizi yaparken dikkatli olun

Son bir tavsiye: Mümkün olduğunca, dosyalar ve değişiklikler üzerinde çalışırken dikkatinizi dağıtacak şeyleri sınırlandırmaya çalışın. Kapıyı kapatın, biraz kahve için ve müziği kapatın (veya odaklanmanıza yardımcı olacaksa açın). Bir dizi mükemmel değişiklik yapmaktan daha kötü bir şey yoktur, ancak daha sonra bunları bir dosyanın yanlış sürümüne yaptığınızı ve çalışmanızı yeniden yapmanız gerektiğini fark edersiniz. Veya değişiklikleri garip bir yere kaydettiniz ve dosya şimdi kayboldu. O yüzden dikkat et.

Ve bu son.

Sürüm kontrolünü elinizde tutmanın en sevdiğiniz yolu nedir? Veya dosyayla ilgili hangi korku hikayesini paylaşmak zorundasınız?