Kullanım oranı: Nedir ve nasıl hesaplanır (+ iyileştirme ipuçları)

Yazılım geliştirme firması, tasarım stüdyosu veya başka bir proje tabanlı kuruluş gibi profesyonel bir hizmet şirketini mi yönetiyorsunuz?

Durum buysa, başarılı bir şekilde çalışmak için zamanı yönetmeniz ve kaynakları verimli bir şekilde tahsis etmeniz gerekir.

Etkin olmayan zaman ve kaynak yönetimi, işletme için ciddi mali kayıplara neden olabilir.

İşte bu noktada kullanım oranı devreye giriyor.

Kullanım oranını incelemek, şirketinizin performansını izlemenin mükemmel bir yoludur.

Kullanım oranı sizin için yeniyse ve bu konuda daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, burada kalın, çünkü bu blog gönderisinde aşağıdaki soruların yanıtlarını alacaksınız:

• Kullanım oranı nedir?
• Nasıl hesaplarsınız?
• Kullanım oranını izlemenin faydaları nelerdir?
• Aylık kullanım raporu nedir?
• Aylık kullanım raporu, kullanım oranının belirlenmesine nasıl yardımcı olabilir?
• Kullanım oranını artırmak için neler yapılabilir?

Kullanım oranı nedir?

Kullanım oranı, bir çalışanın toplam faturalandırılabilir çalışma saatlerinin yüzdesini temsil eder ve bu da onu bir işletme için temel performans göstergelerinden biri yapar. Anahtar Performans Göstergeleri (KPI'lar), işletmenizin başarısını değerlendiren bir tür performans ölçümüdür. Ekip üyelerinizin önemli görevlere odaklanmasına yardımcı olur ve stratejinizi destekler. Bu nedenle, kullanım oranını izlemek, faturalandırılabilir saatleri doğru bir şekilde ölçerek ve bunları en üst düzeye çıkarmayı hedefleyerek işinizi geliştirme hedefinize ulaşmanıza yardımcı olur.

Faturalandırılabilir saatler, müşterinizin faturasına ekleyebileceğiniz bir projeyle doğrudan ilgili görevleri içerir. O görevlerden bazıları şunlardır:

• Proje planlaması,
• Araştırma,
• Projenin yürütülmesi,
• Müşteri ile iletişim ve
• Çalışmanızın revizyonu.

Faturalanabilir saatler dışında, bir müşteriye faturalanamayan görevleri içeren faturalandırılamayan saatler de vardır. Faturalandırılamayan saatler, şirket içi ekip toplantıları ve aramalar gibi görevleri içerir.

Normal bir çalışanın, faturalandırılamayan görevleri nedeniyle haftada 40 saatlik faturalandırılabilir emeği tamamlama olasılığı çok düşüktür. İdeal bir kullanım oranı için, faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatlerin doğru dengesinin sağlanması önemlidir.

Kullanım oranı ise:

• Çok düşük — Genellikle ekibinizin daha fazla iş bulması gerektiğini veya
• Çok yüksek — Bu, şirketinizin çok önemli dahili görevleri gözden kaçırdığını ve daha özel çalışanlara ihtiyaç duyabileceğinizi gösterir.

Kullanım oranı en çok profesyonel hizmetlerde kullanılır, ancak diğer işletmeler bunu işgücünün mevcut üretkenliğini değerlendirmek için kullanabilir.

Ne de olsa, çalışanlarınızın zamanlarını verimli bir şekilde geçirmelerini sağlamak üretkenlik için çok önemlidir.

Kullanım oranını nasıl hesaplarsınız?

Kullanım oranını hesaplamanın hangi yöntemi en etkilidir?

Standart kullanım oranı formülü nispeten basittir:

Toplam faturalandırılabilir saat / Kullanılabilir toplam saat = Kullanım oranı

Örneğin, bir ekip üyesinin 40 saatlik bir çalışma haftasında faturalandırılabilir 30 saati olduğunu varsayalım. İşte hesaplama:

30/40 = 0,75

Böylece, kullanım oranları 0,75 veya %75 olacaktır.

İş başarısı hakkında daha doğru bir görüş elde etmek ve işletmenizin genel kârlılığını belirlemek için, tüm ekip üyeleri için kullanım oranlarını ölçtüğünüzden emin olun.

Çalışanlarınızın kullanım oranı, genel kar marjını etkiler. Kâr marjı, bir şirketin, ürünün veya hizmetin kârlılığını belirler. Kâr marjı ne kadar yüksek olursa, bir şirket o kadar başarılı olur. Bu, kullanım oranı ve kar marjının ayrılmaz bir şekilde bağlantılı olduğu anlamına gelir.

İdeal kullanım oranı ve gerçekleşme oranı nedir?

İdeal kullanım oranı , bir işletmenin istenen kar marjını elde etmesi için olması gereken kullanım oranıdır.

İdeal kullanım oranı, maliyetlerin (yani kaynak giderleri ve genel giderler) ve net kârın toplam saat miktarına (yani potansiyel kapasite) ve faturalandırılabilir orana bölünmesiyle hesaplanabilir.

İşte ideal kullanım oranını hesaplama formülü:

(Maliyetler + Kâr) / (Potansiyel kapasite x Faturalandırılabilir oran) x 100 = İdeal kullanım oranı

Şimdi, bu konuda açık sözlü olalım — kullanım oranı ne kadar yüksekse o kadar iyi demek doğru değildir.

%100'e yakın bir kullanım oranı, tükenmişliğin eşiğinde olan aşırı çalışan bir iş gücünü gösterebilir.

Bir işletmenin kullanım oranı %100'ün üzerindeyse, bu genellikle yetersiz hazırlığın veya proje kapsamı dışında çok fazla çalışmanın bir işaretidir.

Bahsetmemiz gereken bir diğer önemli kavram ise gerçekleşme oranıdır . Faturalandırılabilir saatlerin müşterilerden tahsil edilen toplam tutara oranını temsil eder.

Gerçekleşme oranını şu şekilde hesaplarsınız:

(Toplam faturalanan saat) / (Toplam Faturalandırılabilir Saat) = Gerçekleşme oranı

Kullanım ve gerçekleştirme oranları arasındaki önemli farklılık, ya ekibinizin faturalandırılamayan faaliyetler için çok fazla zaman harcadığını ya da boru hattında daha fazla iş olması gerektiğini gösterir.

Kullanım oranını izlemenin faydaları nelerdir?

Kullanım oranınızı izlemek, bir projeyi gerçek zamanlı olarak takip etmenizi sağlar.

Sonuç olarak, projelerinizle ilgili önemli bilgileri kaçırma olasılığınız çok daha düşüktür ve hataları ciddi sorunlara dönüşmeden önce görme konusunda daha proaktif olursunuz.

Kullanım oranını izlemenin en önemli faydalarından bazıları şunlardır:

• Kaynak maliyetlerini takip eder,
• Kâr marjını ayarlar,
• İş büyümesini destekler ve
• Proje planlamayı geliştirir.

1 Numaralı Avantaj: Kaynak maliyetlerini takip eder

Kullanım oranını hesaplamak, bütçe dahilinde kalırken kaynakları ne eksik ne de fazla kullanmadığınızdan emin olmanıza yardımcı olur; çünkü belirli bir miktarda fonun ne zaman ve nerede harcandığını izliyorsunuz.

Kaynak maliyetlerini daha iyi izlemek için kendinize şu soruları sorabilirsiniz:

• Örneğin, faturalandırılamayan görevler için ek kaynaklar kullanılıyor mu?
• Tüm faturalandırılabilir saatler düzenli olarak takip ediliyor ve kaydediliyor mu?

Avantaj #2: Kâr marjını ayarlar

Kâr marjınızı artırmak ve daha fazla para kazanmak için doğru kullanım oranı hesaplamaları, şirketinizin müşterilere uygun sayıda faturalandırılabilir saat için fatura kesmesini sağlar.

Kullanım oranınız yüksek olabilir, ancak kar marjınız zayıf olabilir. Durum buysa, çalışanların zamanlarını nasıl geçirdiklerini ve şu anda ne üzerinde çalıştıklarını anlamak için çalışan üretkenliğini analiz edin. Ayrıca, işi yürütmek için gereken işletme giderlerini, yani işletme giderlerini de analiz etmelisiniz.

3. Fayda: İş büyümesini artırır

Kullanım oranları, hangi ürün veya hizmetlerin en kârlı olduğunu da gösterebilir. Bu, potansiyel büyüme alanlarını ve personel ekleyebilecekleri yerleri belirlemede yönetime yardımcı olabilir.

Yüksek kullanım oranları sıklıkla hangi hizmetlerin daha fazla katkı sağladığını ve karlılıkla ilişkili olduğunu gösterir.

İş ve satış geliştirme alanındaki uzmanlar bu bilgiyi faydalı bulabilir. Daha karlı olması beklenen projelerle ilgili müşteri adayları üzerinde zaman harcamalarına yardımcı olabilir.

Avantaj #4: Proje planlamayı geliştirir

Kullanım oranlarının izlenmesi, proje planlamasını ve kaynak dağıtımını da optimize etmenize yardımcı olabilir.

Örneğin, altı kişilik bir yazılım geliştirme projesinde, tahsis edilen çalışma sürelerinin yalnızca %50'sini kullanmışlarsa, kullanım oranı düşük olacaktır. Böyle bir durum, aynı proje üzerinde çok fazla çalışanın çalıştığını veya başka şeylerin dikkatlerini çektiğini gösterebilir.

Kullanım raporu nedir?

Kullanım oranını izlerken, kesinlikle kullanışlı olacak bir şey vardır: kullanım raporu.

Bir kullanım raporu, bir ekibe ayrılan sürenin tam olarak ne kadar olduğunu belirlemeye yardımcı olur:

• planlanmış,
• Mevcut ve
• Etkili bir şekilde kullanılır.

Bir kullanım raporu, kullanım oranlarını gösteren birkaç farklı kriterden oluşur:

• Faturalandırılabilir kullanım — Bir kişinin kapasitesinin faturalandırılabilir çalışma saatleri için kullanılan oranı ve
• Faturalandırılamayan kullanım — Bir kişinin faturalandırılamayan işlerdeki kapasitesinin oranı (ekip toplantıları, personel gelişimi/eğitimi, ağ oluşturma ve konferanslara katılma vb.).

Tahmin becerileri, kullanım raporları oluştururken işe yarar. Projeleri çalışanlarınıza dağıtırken hem mevcut hem de gelecekteki iş yüklerini göz önünde bulundurmanıza yardımcı olan tahmin becerilerini geliştirmek için bir yönetici, ekip üyelerinin belirli bir zaman aralığındaki iş yüklerini günler, haftalar veya aylar olarak karşılaştırarak ne kadar çalıştıklarını değerlendirebilir. planlandı.

Yöneticiler, bu tür programları manuel olarak yapmak yerine, ekiplerinin iş yükünü daha etkin bir şekilde dağıtmak için Clockify gibi bir ekip planlama uygulamasını tercih edebilir.

Bir kullanım raporunun temelleri söz konusu olduğunda bilmeniz gereken her şey bu.

Şimdi aylık kullanım raporu almanın faydalarından bahsedeceğiz.

Bir işletme için aylık kullanım raporu ne yapabilir?

Aylık bir kullanım raporu, işletmenin tamamındaki kaynaklar için gerçek zamanlı kullanım oranlarını gösterir. Bununla birlikte, aylık bir kullanım raporu, beklenmedik bir aksilik veya darboğaz gibi durumlarda anında karar vermek için faydalıdır.

Yaklaşan projeler ve diğer işler için planlama, ekip üyelerinin önceden ne kadar kapasiteye sahip olduğunu bilmekle kolaylaştırılır.

Ekip üyelerinin ne kadar kapasiteye sahip olduğu konusunda net bir fikre sahip olmak, yöneticilerin iş yüklerini ekip içinde dağıtmasına da yardımcı olur. Bu şekilde, çalışanlar daha üretken olacak ve iş yükü altında ezilmeyecekler.

Kullanım raporlarından elde edilen sonuçları yorumladıktan sonra, çalışan kullanım oranını artırmanın zamanı geldi.

Çalışan kullanım oranını iyileştirmeye yönelik ipuçları

Yöneticiler, çalışan üretkenliğini artırmanın yollarını bulmalı ve sonuç olarak çalışan kullanım oranını iyileştirmelidir.

Bunu nasıl yapacağınızdan emin değilseniz, aşağıdaki ipuçları size yardımcı olabilir.

1. İpucu: Faturalandırılabilir zamanı, faturalandırılamaz zamanla düzenli olarak karşılaştırın

Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz zamanı ayırt edebilmek için ekibinizin zamanının nasıl dağıtıldığını anlamanız gerekir.

Çalışanlarınızın bir müşteriye faturalandırılabilecek ve size kâr getirebilecek işleri yapmak için yeterince zaman harcayıp harcamadıklarını bilmek için, faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz işler arasında doğru dengeyi kurmak çok önemlidir. Bunu yapmak, çalışan kullanım oranının ilk hesaplanması için önemlidir.

Genel olarak, yalnızca faturalandırılabilir saatler kâr getirse de, faturalandırılamayan saatler de eşit derecede önemlidir. Örneğin, müşterilerinizden yönetim görevleri veya çalışan eğitimi için ücret alamazsınız, ancak bu faturalandırılamayan görevler, işinizin kalitesini artırdıkları için çok önemlidir.

Faturalandırılabilir sürenin faturalandırılamaz süreye oranı, projeler arasında ve şirketiniz ve ekibiniz genişledikçe önemli ölçüde değişebilir.

Ekip içinde hem faturalandırılabilir hem de faturalandırılamayan saatlere ilişkin daha iyi bir genel bakışa sahip olmak için düzenli kullanım raporları oluşturmalı ve her zaman dilimini incelemelisiniz.

2. İpucu: Gerçek ve tahmini süreyi izleyin

Birinin bir görevi tamamlaması için ne kadar zamana ihtiyacı olduğunu bildiğinizi varsaymak kolaydır. Ancak, ekibinizin yaptığı her şey için beklenen ve gerçek zamanı karşılaştırmaya başladığınızda, muhtemelen fikrinizi değiştireceksiniz.

Ekibinizin görevlere harcadığı gerçek süreyi abartabilir veya hafife alabilirsiniz ve her ikisi de zararlıdır:

• Eksik tahmin, tespit edilemeyen proje sorunlarına ve yanlış faturalandırmaya neden olabilir ve
• Fazla tahmin, düşük üretkenliğe ve yavaş kurumsal genişlemeye neden olabilir.

Tahmini ve gerçek zamanlı izleme, burada burada birkaç dakikalık gereksiz kayıpları vurgulayabilir, bu da müşterinin çalışmasının her adımında ve ekip sorumluluğunun her seviyesinde önemli saatlere katkıda bulunur.

Görevler için yeterince ücret alıp almadığınızı belirlemeye çalışırken görev tahminleri işinize yarayabilir. Tahminler, yaklaşan projeler için tahmin becerilerinizi geliştirmenize de yardımcı olabilir.

Proje tahminleri için Clockify gibi bir araç kullanabilirsiniz. Clockify'da, takımınızın ne kadar iyi performans gösterdiğini şu şekilde ölçebilirsiniz:

• Bir projeyi tamamlamak için gereken süreyi tahmin etmek,
• İlerlemeyi izleme ve
• Beklenen ve gerçek zamanın karşılaştırılması.

3. İpucu: İş sorumluluklarını net bir şekilde tanımlayın

Personeliniz rollerini (iş hedefleri ve sorumlulukları dahil) anlamakta güçlük çekiyorsa, optimum kullanımı elde etmek zor olabilir.

Herhangi bir kafa karışıklığından kaçınmalarına ve işlerini bitirmeye karar vermelerine yardımcı olmak için bir yönetici, görevler hakkında açık ayrıntılar ve iş görevlerinin net bir açıklamasını sağlamalıdır.

İyi tanımlanmış roller ve görevler, bir kullanım sorununuz olup olmadığını veya iş yükünüz çok fazla olduğunda bir boşluğu kapatmak için yeni bir ekip üyesi eklemenin zamanının gelip gelmediğini belirlemenize de yardımcı olabilir.

4. İpucu: Çalışan geri bildirimi toplayın

Veriler çok önemli olsa da, personelinizin zamanını verimli kullanıp kullanmadığını hiçbir raporun ortaya koyamayacağı zamanlar vardır.

Çalışanlar görevlerini iyi yönetiyor ve kullanım oranı artıyor gibi görünse de, bu durum çeşitli koşullar nedeniyle değişme eğiliminde olabilir. Örneğin, bir takımın görev değişikliği başka bir takım için darboğaza neden olmuş olabilir ama etkisi henüz raporlarda görülmedi.

Yöneticiler, personel ve liderlik arasında sık sık bire bir toplantılar yaparak bu tür durumlardan kolayca kaçınabilir. Bu şekilde, çalışanlar kendilerini daha rahat hissedebilir ve gelişigüzel check-in'lerle cesaretlendirilebilir. Ayrıca, tutarlı bir çalışma programı sürdürmelerine yardımcı olabilir.

Bu tartışmalar aynı zamanda sorunları bir işletmenin kârlılığını baltalamaya başlamadan önce tespit etmenin mükemmel bir yoludur.

5. İpucu: Molaları ve düzenli izinleri teşvik edin

Çelişkili gibi görünse de, araştırmalar düzenli molaların üretkenliği artırdığını göstermiştir.

Çalışanlar molalarını sosyal medyada gezinmek gibi amaçsız işlerle geçirmemeli, bu zamanı dinlenmek ve pillerini şarj etmek için kullanmalıdır. Bu şekilde, aradan sonra işe döndüklerinde daha fazla odaklanabilecek ve görevlerini tamamlamada daha verimli olacaklar.

Çalışanlar düzenli olarak mola verirse daha verimli olacak ve bu da daha yüksek bir kullanım oranı ile sonuçlanacaktır.

Ek olarak, işten izin kullanmak, çalışanların iş yerinde daha az stresli ve daha verimli olmalarını sağlamakta ve bu da kullanım oranını artırmaktadır.

6. İpucu: Sıradan görevlerden kurtulun veya onları daha anlamlı hale getirin

Ekibiniz daha önemli bir hedefe odaklanmaya çalışırken onlara küçük ve sıradan görevler vermekten mümkün olduğunca kaçının. Personelin daha kritik görevler üzerinde çalışmasına zaman kazandırmak için ortadan kaldırabileceğiniz etkinlikleri belirlemek için ekibin günlük programını inceleyin.

Örneğin, herkes her toplantıya davet edilmemelidir. Bu nedenle, kuruluşunuzdaki farklı toplantı türlerine yalnızca gerekli katılımcıları davet etmeyi alışkanlık haline getirin. Sonuçta, PR odaklı günlük toplantılarınız geliştirme ekibiniz için ilginç olsa da, genellikle geliştiricilerin çalışmaları için çok önemli değildir - bu nedenle, onlara katılmak zorunda olmamaları en iyisidir.

Genel olarak, her işte önemsiz ve gereksiz görünebilecek bazı tekrarlayan görevler vardır. Bununla birlikte, bu görevlerden bazılarının orada olmasının bir nedeni vardır; bunları gerçekleştirmek, daha üst düzey bir hedefe ulaşmayı sağlar. Yöneticiler üst düzey çerçevelemeyi teşvik etmelidir - bir HBR çalışmasında açıklanan bu kavram, çalışanlar için daha anlamlı ve eğlenceli hale getirmek için sıradan görevlerin bağlamını netleştirme fikrini teşvik eder.

Sadece formalite olan görevlere çok fazla zaman harcamak yerine, işletmeye fayda sağlayan görevlere odaklanmalısınız.

7. İpucu: Çalışanın becerilerini iş rolleriyle eşleştirin

Personelinizin yeteneklerini, iş yeri kişiliğini ve davranışsal tercihlerini anlamak, en iyi nasıl çalıştıkları hakkında fikir edinmek ve sonuç olarak üretkenliği artırmak için çok önemlidir.

Örneğin, dışa dönük, yaratıcı ve yaratıcı bir kişi, müşterilere fikir sunmak için kesinlikle mükemmel bir seçimdir. Öte yandan, bu tür çalışanlara daha kurallı ve detaycı bir görev verilirse, bunu yapmakta zorlanabilirler.

Personelinizden her şeyde mükemmel olmalarını istemek etkisiz ve verimsizdir. Her görevi dikkatlice değerlendirin ve çalışanın bunu yapmak için doğru seçim olup olmadığını belirleyin. Değilse, görevin gerekliliklerine daha uygun özelliklere sahip birini arayın.

8. İpucu: Evden çalışmayı benimseyin

Kimse bakmıyorken üretkenliklerinin devam etmesini sağlamanın bir yolu olmadığı için, ilk bakışta personelinizin evden çalışmasına izin vermek verimsiz görünebilir.

Ancak gerçek bunun tam tersidir. İster inanın ister inanmayın, araştırmalar uzaktan çalışanların ofis çalışanlarından daha üretken olduğunu gösteriyor. Dolayısıyla - işin türü izin veriyorsa - yöneticiler çalışanlarının evden çalışmasına izin vermelidir.

Sonuç olarak: Çalışan kullanımını artırdıkça uzun vadeli karlılık artacaktır.

Çalışanlarınızın kullanım oranını takip etmeye karar verirseniz, şunları yapabileceksiniz:

• Kaynak maliyetlerini izleyin,
• Kâr marjına ince ayar yapın,
• İşletmenizin genişlemesine ve büyümesine yardımcı olun ve
• Proje planlamayı iyileştirin.

Çalışan kullanım oranını ne kadar çok izlerseniz, sorunları, çözümleri ve ilerleme fırsatlarını bulmak o kadar kolay olacaktır.

Kullanım oranını izlemek, çalışan üretkenliğini artıracak ve işletmenizin genel verimliliğini artıracaktır.

▪️Çalışan kullanım oranınızı takip ediyor musunuz? Kullanım oranlarını iyileştirme konusunda başka ipuçlarınız var mı? Bu veya gelecekteki makalelerimizden birinde yer alma şansı için [email protected] adresinden bize yazın. Ayrıca, bu makaleyi beğendiyseniz, yararlı bulacağını bildiğiniz başka biriyle paylaşın.