Küçük İşletme Muhasebesi için Excel'i Kullanma
Yayınlanan: 2022-05-07Excel'in küçük işletme muhasebenizi dönüştürmeye nasıl yardımcı olabileceğini keşfedin.
Hesap makinelerinden sonra, elektronik tablolar, temel muhasebe görevlerini (defterleri ve bilançoları düşünün) yönetme konusunda bir muhasebecinin en iyi arkadaşıdır. Ancak Microsoft Excel, AI ve blok zinciri gibi yenilikçi teknolojilerin bu çağında hala yutturmaca yaşıyor mu?
Evet, muhasebe ve finans gereksinimlerinize bağlı olarak.
Süreçlerinizi standart hale getirmek ve görevlerinizi hızlandırmak için yardıma ihtiyacınız varsa, Excel sizin için bir araçtır.
Excel, temel işlevlerin çoğunda (örneğin, muhasebe, fatura yönetimi) yardımcı olabilir, ancak nakit akışı ve vergi yönetimi gibi gelişmiş muhasebe işlevleriyle ilgili yardım arıyorsanız, muhasebe yazılımını düşünmek isteyebilirsiniz.
Kısa Liste kılavuzumuzla yazılım aramanızı kolaylaştırın
En popüler Muhasebe Yazılımının bu anlık görüntüsüyle doğru aracı hızla bulun
Bu makalede, bazı temel Excel kullanım eğilimlerine, avantajlarına ve özelliklerine, ücretsiz Excel şablonlarına ve küçük işletme muhasebeniz için Excel'i ne zaman düşünmeniz gerektiğine bakacağız.
Küçük işletme muhasebesi için Excel kullanım eğilimleri
Excel'in özelliklerine ve faydalarına dalmadan önce, küçük işletme muhasebesi için Excel kullanımının son birkaç yılda nasıl değiştiğini anlamak önemlidir.
Excel, küçük işletme finans yöneticileri tarafından kullanılan en popüler muhasebe araçlarından biri olmaya devam ediyor. Küçük işletmeler, işletmelerle karşılaştırıldığında daha az finansal veriye sahip olma ve kullanma eğilimindedir ve Excel, bu tür işletmelerin bütçe planlama ve tahmin gibi temel muhasebe görevlerine odaklanmasına olanak tanır.
ABD'deki işletmeler tarafından kullanılan muhasebe araçlarının dökümü:
ABD işletmeleri tarafından kullanılan muhasebe araçlarının dökümü (Kaynak)
Excel'in popülaritesine rağmen, aşağıdaki tabloda gösterildiği gibi, muhasebedeki kullanımı her büyüklükteki işletme arasında giderek azalmaktadır.
Bu düşüşün olası bir nedeni, özellikle fatura yönetimi gibi temel işlevleri hedefleyen ERP yazılımı ve bulut tabanlı muhasebe araçlarının fiyatlarının düşmesidir.
Excel'in işletme muhasebesi için kullanımı 2017'den beri düşüyor(Kaynak)
Küçük işletme muhasebesi için Excel kullanmanın faydaları
- Veri kümelerini karşılaştır : Belirli bir dönemdeki nakit akışı hacmini hesaplamak için toplam borç hesapları ile alacak hesapları gibi finansal veri kümelerini karşılaştırmaya yardımcı olur. Paranızın nereye gittiğine dair daha net bir resim elde etmek için tekrar eden maliyetleri takip edebilir ve (varsa) hangi grupların işletmeniz için en fazla geliri sağladığını görmek için müşterileri büyüklük, konum veya satın alma işlemlerine göre gruplara ayırabilirsiniz.
- Özelleştirilebilir raporlar oluşturun: Fatura yönetimi ve nakit akışı hacimlerini tahmin etme gibi görevler için yeniden kullanılabilecek şablon tabanlı raporlar (tablolar ve grafikler dahil) oluşturun. Bu raporlar, sıfırdan yeni bir şablon oluşturmak zorunda kalmadan daha fazla veri noktası (çoklu/farklı eyalet satış vergisi oranları gibi) eklemek için gerektiği gibi özelleştirilebilir.
- Veri girişini otomatikleştirin: Excel makroları, tekrarlayan finansal veri girişi görevlerini otomatikleştirmeye yardımcı olur (örneğin, birincil kaynaklardan bir Excel sayfasına veri kopyalama). Örneğin, faturayla ilgili verileri bir CSV dosyasından dışa aktarmak için bir makro oluşturabilir ve ilgili fatura yönetimi şablonunu Excel sayfanıza yerleştirebilirsiniz.
Küçük işletme muhasebesi için kullanılabilecek temel Excel özellikleri
Pivot tablolar: Excel'in “Ekle” menüsünde bulunan pivot tablolar, seçilen bir hücre aralığına dayalı olarak karmaşık veri kümelerini özetleyen gelişmiş bir tablo formatıdır. Buradan, kullanıcılar seçilen verileri ayrı bir pencerede filtreleyebilir.
Pivot tablolar, ham muhasebe verilerini özetlemek ve farklı kategorilere ayırmak için mükemmeldir. Diyelim ki gider yönetimi için güzergahlar arasında sıralama yapmanız gerekiyor. Karmaşık veri kümelerini filtrelemek ve giderleri kategoriye göre özetlemek için bir pivot tablo kullanabilirsiniz.
Durum analizi: Excel'in “Veri” menüsünde yer alan durum analizi, bir formüldeki veri kümelerini değiştirerek sonuçları tahmin etmenize yardımcı olur. Başka bir deyişle, bu özellik, kullanıcıların birincil veri kümesini kaldırmadan veya değiştirmeden verileri değiştirerek yeni sonuçları test etmelerini sağlar.
Bu özellik, nakit akışı yönetimi ve genel bütçe ve tahmin süreçleri için idealdir. Bu özellik, kullanıcıların çeşitli bütçe tahminlerini grafik biçiminde (eğilim çizgisi veya çubuk grafik) test etmesine ve kullanıcının bütçe verilerinde yaptığı değişikliklere bağlı olarak bu tahminler için tahminleri değiştirmesine olanak tanır.
Tahmin sayfaları: Bu özellik, "what-if analizi" ile aynı menüde bulunur ve kullanıcıların geçmiş değerlere dayalı veri eğilimlerini tahmin etmelerine yardımcı olur. Bu özellik, bir hücredeki veri değerlerini basitçe değiştirmek yerine eğilimleri grafik biçiminde tahmin eder.
Bu özellik, yalnızca birden fazla yılı kapsayan geçmiş verileriniz varsa geçerlidir. Örneğin, geçmiş yıllardan nakit akışı verileriniz varsa, bu verileri bir tabloya ekleyebilir ve bu özelliği, nakit akışı hacminizdeki gelecekteki eğilimleri tahmin eden bir grafik içeren yeni bir çalışma sayfası oluşturmak için kullanabilirsiniz.
Ücretsiz Excel muhasebe şablonları
Excel, faturalar, bütçeleme ve daha fazlası gibi her türlü muhasebe işlevi için hazır şablonlarla birlikte gelir.
Banka mutabakat sayfalarını, defterleri, fatura şablonlarını ve kişisel finans izleyicilerini doğrudan Microsoft'tan alabilirsiniz. Buradan, izleyicileri biçimlendirme ve formüller de dahil olmak üzere çeşitli şablonlarda yönlendiren YouTube videoları gibi ücretsiz Excel muhasebe şablonlarınızı oluşturmanıza yardımcı olacak bir dizi çevrimiçi kaynak ve bu tür bir sayfanın en iyi nasıl kullanılacağına ilişkin ipuçları var. ayarladım.
Küçük işletme muhasebesi için Excel'i kullanmak için 4 öneri
Küçük işletmenizde muhasebe için Excel kullanıyorsanız (veya kullanmayı düşünüyorsanız) aklınızda bulundurmanız gereken bazı noktalar.
- İstediğiniz programın aslında Excel olduğundan emin olun . Bu makale öğrenmek için çok fazla gibi görünüyorsa veya aradığınızı tam olarak bilmiyorsa, diğer muhasebe ve elektronik tablo yazılımı seçeneklerini keşfedebileceğinizi unutmayın. Başlamak için en iyi ücretsiz ve açık kaynaklı muhasebe yazılımı seçenekleri listemiz burada.
- Microsoft tarafından sunulan şablonlara aşina olun . Microsoft'un sunduklarının ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını belirlemek için çevrimiçi muhasebe ve defter tutma şablonlarını arayın. Microsoft tarafından özelleştirilmiş Excel sayfalarını görüntülemek için burayı tıklayın. Bir şablona alıştıktan sonra, onu benzersiz gereksinimlerinize göre özelleştirebilirsiniz (örneğin, aylık ve üç aylık bütçenizi tahmin etme, logonuz da dahil olmak üzere pivot tablolar ekleme).
- Çevrimiçi kaynakları kullanarak şablon oluşturma sürecini gözden geçirin . Baştan sona bir şablon oluştururken ve/veya kullanırken size yol gösteren çevrimiçi makaleleri veya videoları arayın. Bu, Excel'in arabirimini anlamanıza, kullanmak isteyebileceğiniz ek işlevleri size tanıtmanıza ve kendi verilerinizi kullanmadan önce uygulamalı alıştırma yapmanıza yardımcı olacaktır.
- Önceden doldurulmuş veri kümelerinden öğrenmeye odaklanın. Pratik yapmak mükemmelleştirir. Bu, nakit akışı yönetimi gibi herhangi bir muhasebe görevi için Excel'i kullanmak için geçerlidir. Bir şablonu sonlandırdıktan sonra, kendi verilerinizi girmeden önce nasıl kullanılacağını anladığınızdan emin olmak için önceden doldurulmuş veri kümeleriyle kullanma alıştırması yapabilirsiniz.
Sonraki adımlar ve ek muhasebe kaynakları
Halihazırda Excel kullanıyorsanız ve yükseltmeye hazırsanız, bir kısa liste oluşturmak için istediğiniz özelliklere göre filtreleyebileceğiniz muhasebe yazılımı dizinimize bakın.
İşletmenizin muhasebe ihtiyaçlarını karşılamanıza yardımcı olacak bazı ek Capterra kaynakları şunlardır:
|