İş Telefonu Sisteminizi Yükseltme Zamanının Geldiğini Gösteren 10 İşaret

Bir telefon sistemi yükseltmesi düşünüyorsanız, yanıtlanması gereken bazı önemli sorularınız var.
Yükseltmek için doğru zaman mı? Yükseltme, işim için bir fark yaratacak mı? Çaba buna değecek mi? Yükseltme yapmazsam gerçekten çok şey kaçırıyor muyum?
Eski telefon sisteminizi modern bir telefon sistemiyle değiştirme konusunda kararsızsanız, bu kılavuz tam size göre. İş telefonu sisteminizi yükseltme zamanının geldiğine dair şu 10 işareti size göstereceğiz:

1. Telefon sisteminizin maliyeti çok yüksek
2. Telefon sisteminiz geçerliliğini yitiriyor
3. Telefon sisteminiz işinizle birlikte büyüyemez
4. Telefon sisteminizde önemli özellikler yok
5. Telefon sisteminiz kesintilere karşı savunmasız
6. Telefon sisteminizde güvenlik açıkları var
7. Çağrı kaliteniz ve güvenilirliğiniz kötüye gidiyor
8. Telefon sisteminiz uzaktaki çalışanları destekleyemez
9. İşletmenizin birleşik iletişime ihtiyacı var
10. Telefon sisteminiz işletmeniz için çok önemlidir

1. Telefon sisteminizin maliyeti çok yüksek

Telefon faturanız yüksek ve öngörülemez mi? Öyleyse, telefon sisteminizi IP üzerinden Ses'e (VoIP) yükseltmek kolay ve maliyet tasarrufu sağlayan bir kazançtır. Yerinde ekipman, lisanslama, bakım, yeni telefon hatları, teknisyenler ve uluslararası aramalar nedeniyle eski telefon sistemlerinin maliyeti hızla artıyor.

Bir bulut telefon sistemine geçmek, telefon faturanızda %60'a varan tasarruf sağlayabilir. Şunları yapmanızı sağlar:

• Pahalı donanım ve kablolama yerine mevcut geniş bant bağlantınızı kullanın.
• Sınırsız ücretsiz yerel ve düşük maliyetli uluslararası arama tarifeleri sayesinde arama giderlerinden tasarruf edin.
• Telefon sisteminizi kullanıcı dostu bir panodan yönetin ve gerisini VoIP sağlayıcınızın halletmesine izin verin.
• Minimum maliyetle yeni telefon hatları ve tamamen yeni konumlar ekleyin.

Çok basit, sabit hatlı bir telefon sistemi size her ay hat başına yaklaşık 50 ABD dolarına mal olur ve genellikle bu ücrete yalnızca yerel aramaları dahil eder. İhtiyaçlarınıza ve seçtiğiniz sağlayıcıya bağlı olarak, bir VoIP telefon sistemi size hat başına 25 dolardan daha ucuza mal olur ve her ay faturanızın tam olarak ne olacağını bilirsiniz.
İlgili: VoIP'ye Geçme ve Sabit Hatlarda %60'a Varan İndirim Nasıl Yapılır?

2. Telefon sisteminiz geçerliliğini yitiriyor

Sadece bakımı pahalı değil, aynı zamanda eninde sonunda güncelliğini yitirecek bir teknolojiye de dayanıyor. Ekipmanınızın bir parçası her arızalandığında, tamir edebilecek yedek parça ve teknisyen bulmanız zorlaşacaktır.
Telefon sisteminiz on yıl veya daha fazla geride çalışıyorsa, teknoloji yığınınıza eklenen yeni teknoloji çözümlerini almanız da daha zor olacaktır. Uyumlu olmayacaklar ve size faydadan çok hayal kırıklığı getirecek.
Kurulumunuza bir CRM, şık özelliklere sahip yeni ofis telefonları veya dahili işbirliği araçları eklemek ister misiniz? Aynı zamanda bir telefon sistemi yükseltmesi yapmayı düşünün.

3. Telefon sisteminiz işinizle birlikte büyüyemez

Şirketiniz hızla büyüyor ve/veya yeni lokasyonlara mı açılıyor?
Yeni telefon hatları eklemek ve/veya yeni ofisler açmak sizin için karmaşık ve pahalı mı?
Yukarıdaki sorulardan herhangi birine 'evet' yanıtı verdiyseniz, yeni bir iş telefonu sistemine hazırsınız demektir. Büyümenizi geciktiren veya tamamen engelleyen bir telefon sistemine tutunmanın hiçbir anlamı yoktur.
VoIP, büyüyüp genişledikçe işinizle birlikte ölçeklenir. Yeni telefon hatları ve kullanıcıların eklenmesi birkaç tıklama ile yapılabilir. Daha yoğun sezonlara uyum sağlamak için arama özellikleri de ekleyebilirsiniz. Eski sistemlerde bu ölçeklenebilirliği ve esnekliği elde edemezsiniz.

4. Telefon sisteminizde önemli özellikler yok

Mevcut telefon sisteminizin işlevlerinden tamamen memnun olabilirsiniz. Sonuçta, her şey telefon görüşmeleri yapmak ve almakla ilgili ve bu gayet iyi çalışıyor, değil mi?
Tekrar düşün.
Bulut telefonuyla gelen özellikler, herkesin üretkenliğini bir sonraki seviyeye taşıyabilir. Bu sadece telefon görüşmelerinin kendisiyle ilgili değil, aynı zamanda etraflarında olan her şeyle ilgili.
Mevcut iş iletişimi süreçleriniz hakkında kendinize sorabileceğiniz bazı sorular:

• Müşteri çağrılarına kim cevap verir? Aramalar müşteri tipine, sorununa ve amacına göre yönlendiriliyor mu yoksa herhangi bir uygun temsilciyle mi sonuçlanıyor?
• Müşterilerinizin bir temsilciyle konuşmadan önce uzun süre kuyrukta beklemeleri mi gerekiyor?
• Çağrı kalitenizi izleyebilir misiniz?
• Çalışanlarınızın aldıkları sesli mesajları manuel olarak yazıya dökmeleri gerekiyor mu?

Bu sorular size çok daha verimli iş akışlarına sahip olabileceğinizi gösterdiyse, yeni özelliklere ihtiyacınız var demektir. Telefon sisteminizi yükseltmek, arama yönlendirme, otomatik operatör, arama kaydetme, sesli postadan metne ve iletişim kurma şeklinizi değiştirecek diğer birçok özelliğe erişmenizi sağlayacaktır.

5. Telefon sisteminiz kesintilere açık

Telefon sisteminiz çökerse, çalışmaya devam edebilir misiniz? Müşterileriniz hala ihtiyaç duyduklarını sizden kolayca alabiliyor mu?
Cevabınız 'hayır' ise, bu, her telefon sistemi kesintisinin müşterileriniz için hayal kırıklığı yarattığı ve satışlarınızı (ve nakit akışınızı) durma noktasına getirdiği anlamına gelir.
Sel, kasırga ve deprem gibi doğal afetler, eski altyapı ve eskiyen ekipman, geleneksel telefon sisteminizi devre dışı bırakabilir. Kesintilerin yalnızca fiziksel olarak düzeltilmesi pahalı değildir, aynı zamanda uzun vadede satış kayıplarına ve hatta itibarınızın zedelenmesine yol açabileceği için de pahalıdır.
Telefon sisteminizi yükselttiğinizde, bu risklerden şu şekilde korunursunuz:

• Telefon hatları internet üzerinden çalışır, bu nedenle kötü hava koşulları gibi faktörler hizmetinizi kesintiye uğratmaz
• Hizmette bir kesinti olması durumunda, gelen aramalarınız otomatik olarak mobil cihaz gibi farklı bir numaraya yönlendirilebilir.
• Bir sorun oluşursa, servis sağlayıcınız sorunu uzaktan giderebilir ve düzeltebilir

VoIP, eski bir telefon sisteminin boy ölçüşemeyeceği düzeyde olağanüstü durum kurtarma yetenekleri sunar. Ve Nextiva gibi bir sağlayıcı ile birden fazla veri merkezimiz, yedek jeneratörlerimiz ve 7/24 izleme sayesinde %99,999 çalışma süresine sahip olacaksınız.

6. Telefon sisteminizde güvenlik açıkları var

İster küçük ister büyük bir işletme olun, güvenlik hiçbir zaman önemsiz değildir.
Düz Eski Telefon Sistemi (POTS) olarak da bilinen geleneksel bir telefon sistemi kullanıyorsanız, aramalarınız, saldırganların kolayca araya girebileceği ses sinyalleri kullanılarak iletilir; bu, alınamayacak kadar büyük bir risktir.
VoIP telefon sistemleri ise işletmelere daha yüksek güvenlik, güvenilirlik ve gizlilik sunar. Saygın VoIP sağlayıcıları, Oturum Sınır Denetleyicilerini (SBC'ler) kullanarak askeri düzeyde güvenliğe yatırım yapar. SBC'ler, performansı ve mantıksal çağrı yönlendirmeyi koruyan güvenlik duvarları görevi görür, böylece verileriniz asla yanlış ellere geçmez.
Sektörünüze bağlı olarak, VoIP sağlayıcınızda şu akreditasyonları da aramanız gerekebilir:

• Bir sağlık hizmeti sağlayıcısıysanız HIPAA uyumluluğu
• Kredi kartı ödemelerini kabul ediyorsanız PCI uyumluluğu
• Güvenlik tehditlerini değerlendirmek için küresel bir standart olarak ISO/IEC 20071
• Gizlilik, güvenlik, kullanılabilirlik ve veri bütünlüğünde SOC 2 uyumluluğu

Bulut telefon sistemleri en katı güvenlik standartlarını karşılar. Telefon sisteminizi güvenlik ve sonradan düşünme haline getirmeyin ve çok geç olana kadar bekleyin.
İlgili: VoIP Güvenilir mi? Bilmeniz Gereken Dokuz Yararlı İpucu

7. Arama kaliteniz ve güvenilirliğiniz kötüye gidiyor

Bir müşterinin önünde profesyonellikten uzak görünmenin en hızlı yollarından biri, düşen veya dalgalanan bir aramadır.
Düşük ses kalitesi sizi kendinizi tekrar etmeye veya arayan kişiden bunu yapmasını istemeye, arka plandaki gürültüyle başa çıkmaya ve verimsiz konferans görüşmesi toplantıları yürütmeye zorlar.
Bu sizin mevcut realitenizse, bir VoIP çözümüne yükseltme zamanı.
İnternet üzerinden hızlı iletim için sesi sıkıştıran ve sıkıştıran HD ses codec'leri sayesinde VoIP'de yüksek kaliteli aramalar mümkündür. Bu teknoloji, VoIP telefonları ve yazılım telefonu uygulamaları aracılığıyla sorunsuz çalışır.
VoIP'de ses kalitesindeki gelişmeler sizi arayan kişiyle aynı odadaymışsınız gibi hissettirecek.
En iyi kısım? Bir bulut telefon sisteminiz, uyumlu bir VoIP masa telefonunuz veya cep telefonu uygulamanız ve yeterli bant genişliğiniz olduğunda, HD sesi deneyimlemek için hiçbir şey yapmanıza gerek yoktur. Hesabınız için HD sesin etkinleştirildiğinden emin olmak için telefon servis sağlayıcınızla görüşmeniz yeterlidir.

8. Telefon sisteminiz uzaktaki çalışanları destekleyemez

Bugün şirketlerin %38'inden fazlasının uzaktan çalışanları var. Şirketiniz onlardan biri mi? Değilse, seni tutan ne? Muhtemelen cevap, “Mevcut telefon sistemimizle bunu nasıl gerçekleştireceğimizi bilmiyoruz” şeklindedir.

Çalışanlarınız çok sayıda çağrı alıp alıyorsa ve sık sık işbirliği yapıyorsa, bu makul bir zorluktur. Bir ofis telefonuna bağlı olmayan bir telefon hattı eklemek isterseniz, eski telefon sisteminiz sizi engelleyecektir. Bir çalışan yer değiştiriyorsa, telefon numarasını onlarla birlikte kolayca taşıyamaz.
VoIP ile çalışanlarınız daha mobil ve esnek olabilir.
Telefon sisteminizi buluta taşıdığınızda, çalışanlarınızın aynı fiziksel telefon hatları ağına bağlı olması gerekmez. Bir yazılım telefonu veya VoIP masa telefonu aracılığıyla telefon numaralarını ve tüm telefon özelliklerini evlerine götürebilirler.
Bu yükseltme, tüm iletişimlerinizi yönetimi kolay tek bir telefon sisteminde barındırırken tüm iş gücünüzü bağlantıda tutacaktır. Uzaktaki ekipleriniz iş günlerinde düzenli, odaklanmış ve esnek kalabilir.

9. İşletmenizin tümleşik iletişime ihtiyacı var

Geleneksel bir telefon sisteminin diğer bir dezavantajı, diğer iş iletişim sistemlerinizin dışında var olmasıdır. E-posta, sohbet, kısa mesajlar ve web, sesli ve görüntülü konferans aramaları dahil olmak üzere telefon aramaları ve sesli posta dışında herhangi bir şey kullanırsanız, telefonlarınızı diğerleriyle entegre edemezsiniz.
Birleşik iletişim, tüm iletişim kanallarınızı bir araya getirir. Hem iç hem de dış iletişiminizi kolaylaştırır.
Hizmet Olarak Birleşik İletişim (UCaaS), tüm sistemlerinizi ve araçlarınızı aynı yazılım çözümünden çalıştırmanıza olanak tanıyan bir birleşik iletişim modelidir.
Dahili iletişiminiz için UCaaS, toplantılarınızı, aramalarınızı, dosya paylaşımlarınızı, sohbetinizi, görevlerinizi ve tüm dahili işbirliğinizi tek bir yerde ve her yerden erişebileceğiniz anlamına gelir.
Ayrıca, müşterilerinizin, onlara daha iyi hizmet verebilmeniz için sizinle iletişim kurabilecekleri kanalı seçmelerine olanak tanıdığı için, müşteriyi elde tutma ve sadakati artırır. Birisi sizinle e-posta, telefon ve web sitesi sohbeti aracılığıyla iletişime geçerse, UCaaS tüm bu etkileşimleri tek bir yerden izlemeyi mümkün kılar.
Sonuç? Nihai bağlantı. Hiper odaklı ekiplerle çalışacak ve müşterilerinize tek bir yerden olağanüstü müşteri hizmetleri sunacaksınız.
İlgili: UCaaS Pazarı 2025'e Kadar 140 Milyar Dolara Büyüyecek [Yeni Veriler]

10. Telefon sisteminiz işletmeniz için çok önemlidir

İşte size son bir soru: 1'den 10'a kadar bir ölçekte telefon sisteminiz iş başarınız için ne kadar önemli? Müşteri hizmetleri sağlamak, müşterilerinizi memnun etmek, potansiyel müşterilerle konuşmak, satışları kapatmak ve iş arkadaşlarınızla işbirliği yapmak için kullanırsanız, 10'a oldukça yakınsınız demektir.
Başka bir deyişle, üretkenliğinizi, müşteri sadakatinizi ve yeni gelir elde etme şansınızı artıran veya bozan şey telefon sisteminizdir.
Telefon sisteminiz olmadan çalışamıyorsanız, her koşulda güvenebileceğiniz bir telefon sisteminiz olmalıdır. Ve şu anda sahip olduğunuz size bunu vermiyorsa, yükseltme zamanı.

Daha iyi bir iş telefonu sistemini hak ediyorsunuz

İhtiyaçlarınızı ve büyümenizi desteklemek için size esneklik, ölçeklenebilirlik, fiyatlandırma, özellikler ve güvenilirlik sağlayan yeni bir telefon sistemi almanın zamanı geldi.
Nextiva'nın küçük işletme VoIP sistemi ile tam olarak elde edeceğiniz şey budur. Her yerden çalışmanıza, telefon hizmetinizi işiniz değiştikçe ayarlamanıza ve müşterileriniz, çalışanlarınız ve iş ortaklarınızla bağlantıda kalmanıza olanak tanır.
Telefon sisteminizi bir kez yükselttikten sonra, asla geriye bakmazsınız.