İş Mesajı Görgü Kuralları İçin En İyi Kılavuz

İş için mesaj atıyorsanız, yalnız değilsiniz. Statista'ya göre, 2004 yılında Amerikalılar 56 milyar kısa mesaj gönderdi. 2012 yılına gelindiğinde bu rakam 2.109 milyardı. Aslında, Amerikalılar ayda ortalama 460 cep telefonu mesajı gönderiyor - ve bunların hepsi eğlence amaçlı değil.

Birkaç yıldır işletmeler müşterilerine ulaşmak için SMS mesajlarını kullanıyor ve artık patronunuza, ekip üyelerinize, potansiyel müşterilerinize ve iş arkadaşlarınıza kısa mesaj göndermek daha yaygın. Ama bir sorun var.

Arkadaşlarınıza mesaj atmak, emojiler ve kısaltmalar ile karakterize edilen sıradan bir olaydır. Bu bir iş ortamında işe yaramaz.

Kişilerinizi rahatsız etmekten veya sizi rahatsız etmekten kaçınmak istiyorsanız, iş mesajlaşma görgü kurallarını öğrenmek önemlidir. Bu kılavuz size yardımcı olacaktır.

1. Kısaltmalardan Kaçının

Tek bir SMS gönderdiğinizde, mesajınızı iletmek için yalnızca 160 karakteriniz olur. Muhtemelen çoğu insanın kısaltma kullanmasının nedeni budur. Bununla ilgili birkaç sorun var:

• Kısaltmalar sıradan görünüyor ve ticari değil
• Bazı meslektaşlar (özellikle daha yaşlılarsa) kısaltmaları anlamayabilir.
• Bazı kısaltmalar kültürel sınırları aşmayabilir; bu, çok dilli bir ekiple çalışıyorsanız bir sorundur.

Aynı konuda, bazı kısaltmalar kesinlikle hayırdır. Bir iş görüşmesinde WTF'yi tam olarak söylemeyecekseniz, bunu bir iş metin mesajına koymayın.

Çoğu durumda, özellikle iyi bir otomatik tamamlama işlevine sahip bir mobil klavye kullanıyorsanız, kelimenin tamamını yazmak kadar kolaydır.

2. İfadelerden Kaçının

İş mesajlaşma görgü kurallarının ikinci kuralı, çok, çok sıradan olan ifadelerden kaçınmaktır. Elbette, bir kısa mesajın tonunu yumuşatmaya yardımcı olabilirler (birazdan daha fazlası), ancak ticari değiller ve kullanırsanız insanlar sizi ciddiye almazlar. Hepsi ergenlik çağında olan bir grup insanla çalışmıyorsanız, düz eski kelimelere bağlı kalın.

3. Tonunuzu İzleyin

Yazılan mesajlardaki sorun, tonlamanın zor olmasıdır. Kısa konuşmanın kolay olduğu iş mesajlarıyla daha da zor. Mesajınızı oluşturmak için biraz zaman ayırın, böylece alıcıyı rahatsız etmeden söylemeniz gerekeni söyleyin.

Bu sırada, büyük harf yazmaktan kaçının. E-posta ve sosyal mesajlaşmada olduğu gibi, bu bağırmak olarak algılanır ve yalnızca alıcıları rahatsız eder. İş bağlantılarında yüz yüze bağırmayacağın gibi, mesajla da yapma.

4. Dilinizi Kontrol Edin

İş için metin mesajları oluştururken yazım, dil bilgisi ve noktalama işaretlerine dikkat edin. Yanlış yazılmış kelimeler ve kötü noktalama işaretleri kötü bir izlenim yaratır.

Gönder'e basmadan önce hataları ortadan kaldırmak için mesajınızı düzeltin. Otomatik düzeltme ve otomatik tamamlama hatalarına özellikle dikkat edin. Ne yazdığınıza dikkat edin ve herhangi bir düzeltmenin aslında söylemek istediğinizi söylediğinden emin olun.

Benzer şekilde, sesli mesaj gönderiyorsanız, mesajın gerçekten doğru olacağının garantisi olmadığı için göndermeden önce mesajı kontrol edin.

Alt çizgi? İster mektup, ister e-posta, ister kısa mesaj yazıyor olun, her zaman hatasız iş iletişimi için çaba gösterin.

5. Alıcıyı Kontrol Edin

Yanlışlıkla yanlış kişiye mesaj gönderen tek kişi ben olmadığıma eminim. Telefonunuzdaki bu otomatik önerme işlevleri harikadır, ancak kişilerin adları benzerse kafa karışıklığına neden olabilir. Mesajınızı göndermeden önce doğru kişiye veya kişilere gidip gitmediğini kontrol edin. Bu şekilde zaman kaybetmezsiniz veya yanlışlıkla içeriden bilgileri yanlış kişiye göndermezsiniz.

6. Mesajlarınızı İmzalayın

Bir iş mesajlaşma durumunda, alıcının iletişim bilgilerinizi aldığından emin olamazsınız. Kim olduğunuzu bilmiyorlarsa, mesajı görmezden gelebilirler. Bu nedenle, gönderenin kim olduğunu netleştirmek için mesajın sonuna adınızı veya adınızın baş harflerini ekleyin.

7. İzin Alın

İş dünyasındaki profesyonellerin yalnızca %4'ü diğer iletişim biçimlerine göre metni tercih ediyor, bu nedenle kişilerinize iş metinleri göndermenin uygun olduğundan emin olun. Sadece izin isteyin ve yalnızca iş iletişimi için metinleri kullanmaktan memnun olanlara gönderin. (İpucu: Kişilere kısa mesaj gönderirseniz ve e-postayla yanıt verirlerse, bu iş için mesajlaşmayı sevmediklerinin bir işaretidir, bu yüzden onlara mesaj atmayı bırakın.)

Bu aynı zamanda grup metinleri için de geçerlidir. Grup mesajlaşması hızla gürültülü ve can sıkıcı hale gelebilir, bu nedenle ilk metni göndermeden ÖNCE kişi grubuna kişi ekleme izniniz olduğundan emin olun. Huffington Post'ta grup mesajlaşmasına yönelik bu kılavuzda başka yararlı yönergeler de vardır.

8. Doğru Mesajları Gönderin…

Mesajlaşmayı ne kadar sevsek de, bilgiyi iletmenin her zaman doğru yolu değildir. Özellikle iş için en uygun iletişim yöntemini kullanın. Belirli bir sorun bir e-posta gerektiriyorsa, etkileşiminizin kalıcı bir kaydını size verecek bir e-posta gönderin. Ve bir telefon görüşmesi yapmak daha iyiyse, aramayı yapın.

Kısa mesajla göndermemeniz gereken bazı mesaj türleri de vardır. Partnerinizden mesajla ayrılamazsınız (evet, insanların bunu yaptığını biliyorum ama bu oldukça kaba bir davranış), o yüzden aynısını iş hayatında da yapma.

İşinizi bırakmak, birini kovmak, performans değerlendirmesi yapmak veya olumsuz herhangi bir şey için metinleri kullanmaktan kaçının. Bu tür bir geri bildirim en iyi yüz yüze verilir.

Business Insider, toplantı saatlerini veya yerlerini değiştirmek için metin mesajları kullanmaktan kaçınmanızı önerir. Özellikle bazı iş arkadaşları telefonlarını sık sık kontrol etmediğinde bu değişiklikleri gözden kaçırmak kolaydır.

Bununla birlikte, bir metin mesajının mükemmel iletişim şekli olduğu zamanlar vardır. Acil bir durum varsa ve insanlara ulaşmanın en iyi yolu buysa, kısa mesaj gönderin.

9. … Doğru Zamanda

Akşamınızın veya hafta sonunuzun tadını çıkarırken hiç bir iş e-postanız oldu mu? Dengenizi mi bozdu? Cevabınız evet ise, yalnız değilsiniz. Bu nedenle iş mesajlarını mesai saatlerine bırakmanız önemlidir.

İnanın bana, bildirimleriniz gecenin bir yarısı gelirse, bağlantınızın numaranızı engellemesi uzun sürmez.

Bu, iş ilişkinize yardımcı olmaz.

10. Bir Kez Yeter

Bir metin gönderdiğinizde, kişi hemen yanıt vermezse tekrar göndermeye devam etmeyin. Bu sadece o kişinin telefonunu kontrol etmediği anlamına gelir. Bu olacak ve toplantı zamanlarını metinle değiştirmekten kaçınmanın başka bir nedeni. Endişelenmeye başlamadan önce alıcıya mesajı alması için yeterli zaman verin. Ve bu düzenli olarak oluyorsa, kural 7'ye bakın: belki de mesajlaşma bu meslektaşınız için doğru iletişim yöntemi değildir.

11. Toplantılar Sırasında Mesaj Yazmayın

Odada olup bitenlere dikkat etmen gerekiyorken mesaj atma. İster bir toplantıda olun, ister yüz yüze iş tartışırken veya bir sunum izliyor olun, gizli bir metin mesajı göndermek için telefonunuzun üzerine eğilmek kabalıktır. Siz sunum yaparken insanlar bunu yaparsa gücenirsiniz, bu yüzden başkasına yapmayın.

12. Acil Durum Tedbirleri

Bazen mesajlarınızı kontrol etmeniz gerekir - hayat olur, değil mi? Bu durumda, bir iş vesilesiyle telefonunuzu kontrol etmenizi gerektiren bir acil durum olup olmadığını insanlara bildirin. Önceden uyarı genellikle kırışan tüyleri düzeltir ve insanların telefonunuzun yüksek titreşiminden şaşırmalarını engeller.

Bu kuralları takip edin ve iş mesajlaşma görgü kuralları konusunda bir başlangıç ​​yapacaksınız. İş mesajlarında sizi rahatsız eden nedir? Hangi ipuçlarını eklersiniz?