Muhasebe yaparken süreyi takip etme

İster muhasebe firması, ister bir şirket için CFO, ister kendi küçük işletmeniz olsun, defter tutma büyük bir girişimdir. Zaman takibi, sorumluluklardan sadece biridir ve en az üzerinde durduğunuz şeylerden biri olmalıdır. Bu basit tavsiyelerle, defter tutma sırasında zamanı takip etmek, otomatik olarak yapmaya başladığınız bir alışkanlık haline gelebilir. Aynı zamanda, diğer sorumluluklarla sorunsuz bir şekilde birleşecek ve işinizi çok daha pürüzsüz ve kolay hale getirecektir.

Muhasebeciler için en büyük engeller (ve muhasebeci olması gerekenler)

Tam olarak neyi izlemeniz gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz. Ya da tüm yolları kapladığınızdan emin olmak için bunu okuyorsunuz.

Eh, kısa cevap, şaşırtıcı olmayan bir şekilde: her şey.

Biraz daha uzun cevap, genel olarak muhasebe ve muhasebeye çok fazla iş yapılmasıdır. Çok fazla evrak işi var, danışma çağrıları, toplantılar, hatta bazı durumlarda işe gidip gelmek. Ve iş alanınız bu tür çok yönlülük gerektirdiğinde, zamanınızın nereye gittiğini takip etmek istemeniz mantıklıdır.

Bu şekilde kısaltılabilecek, ortadan kaldırılabilecek veya daha fazla zaman gerektirebilecek herhangi bir süreç olup olmadığını bileceksiniz. Zaman takibi, iş akışınızı analiz etmek ve iyileştirmek için sağlam bir başlangıç ​​noktası sağlamakla kalmaz, aynı zamanda hızla bunalmış olup olmadığınızı da gösterir.

Bu bölümde, izlemeniz gerekip gerekmediğinden emin olamayacağınız bazı yaygın işlemlere göz atacağız.

Aynı anda birkaç projede/birkaç müşteriyle çalışmak

Muhasebe firmalarının veya çok sayıda müşterisi olan diğer şirketlerin kendilerini günde birden fazla davayla uğraşırken bulmaları alışılmadık bir durum değildir. Farklı vakalar üzerinde paralel olarak çalışmak, beklenmedik bir müşteri telefon görüşmesi veya acil bir toplantı almak anlamına gelir; bu, acilen çözülmesi gereken bir sorundur.

Bu tür görevler söz konusu olduğunda, görevleri izlemek isteyeceksiniz çünkü görevler bir değişiklik olduğunda beyninizin nasıl davrandığına dair paha biçilmez bilgiler sağlarlar. Bir denetim için evrak hazırlamak bir tür odaklanma gerektirir ve bu iş IRS'den yeni bir e-posta alan bir müşteriden gelen panikli bir çağrı ile kesintiye uğradığında, zihninizi farklı bir şeride kaydırmanız gerekecektir. Ve inanın ya da inanmayın, bu değişim tek başına çok fazla beyin enerjisi gerektirir. Çevik geliştirmede bağlam değiştirme olarak da bilinir. Bu nedenle, yeni görev türüne uyum sağlamanızın tam olarak ne kadar zaman aldığını bilerek, bunun gibi acil durumlar için geçici çözümler bulmaya çalışırsınız.

Danışma çağrılarında çok zaman harcamak

Bu, birçok muhasebeci için büyük bir faktördür. Çoğunlukla, gerçek iş yüklerinin bir kısmının, sadece tavsiyeye ihtiyaç duyan yerleşik veya ara sıra müşterilerle yapılan çağrılara başvurması anlamında. Yine de, zaman takibi, bu arayanları kontrol altında tutmanın iyi bir yoludur.

Ay sonunda, sizinle en çok kimin, hangi nedenlerle iletişim kurduğunu ve her aramanın ne kadar sürdüğünü görebilirsiniz. Örneğin Clockify, gelecekteki analizler için ihtiyacınız olan tüm bilgileri saklamanıza yardımcı olabilir. İşte birkaç basit adımda süreç:

1. Müşteri aradığında, dijital izleyicinizde zamanlayıcıyı başlatın;
2. Notlar bölümüne, ad ve ilk arama nedeni gibi önemli bilgileri ekleyin;
3. İlgili sorular açılırken, bunları madde işaretli noktalar olarak ekleyebilirsiniz;
4. Çağrı sona erdiğinde, zamanlayıcıyı durdurmanız yeterlidir ve girişiniz tamamlanır.
5. Bir süre sonra, daha kolay arşivleme için en sık sorulan soruları kategorilere ayıracak etiketler oluşturabilirsiniz.

Bu şekilde, Clockify gibi dijital zaman izleyiciler, ek not alma programlarına veya izini kaybedebileceğiniz Google Dokümanlarına olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Tek bir kompakt alanda kimin aradığını, aramanın ne kadar sürdüğünü, hangi soruların sorulduğunu ve arama için ne kadar fatura kesebileceğinizi görebilirsiniz.

“Müşteri atlamalı”

Bazı insanlar gün boyunca farklı müşterileri kapsadıklarında daha iyi çalışırlar. Ve her müşterinin, küçük işletmenin veya şirketin muhasebesi için harcanan zamanı takip etmedikçe, hizmetlerinin faturalandırılması söz konusu olduğunda doğruluğu kolayca kaybedebilirler. Bu kaçınılmaz olarak, çoğunlukla tahmine dayanan zaman yuvarlamalarına yol açar.

Bir dijital zaman izleyiciyi seçtiğinizde, gerçekten çok fazla çaba harcamazsınız. Özellikle Trello, Zoho, Quickbooks gibi halihazırda kullanabileceğiniz yazılımlarla ve hatta bir tarayıcı uzantısı olarak kolayca entegre olan bir yazılım. Zaman takibiniz bir tıklama ile başlar ve biter. Ve karşılığında, artık tahmin yok.

Müşteriler ve projeler arasında geçiş yapmak çok daha kolay hale gelebilir.

Clockify'ın zamanlayıcısını Trello kartlarıyla nasıl entegre ettiğine bir örnek

Evrak teslimi, noter tasdiki vb. için zaman harcamak.

Günümüzde pek çok süreç dijital hale getirilmiş olsa da, hala evraklarını şahsen teslim eden ülkeleri gözden kaçıramayız. Çoğu muhasebe firması, sorumlulukları arasında çeşitli sözleşmeli işler için kamu dairelerine ve noterlere gitmeyi içeren çalışanlara sahip olacaktır.

Bu nedenle, bir kişi belgeleri onay veya işleme için hazırlarken süreyi takip ederken, diğerinin teslimat için süreyi izlemesi gerekecektir. Bu, işe gidip gelmek için harcanan zamanı, potansiyel olarak kuyrukta beklemeyi ve hatta trafiğe takılmayı içerir. Konumları ve adları manuel olarak girme ek adımını ortadan kaldırdıkları için GPS seçeneklerine sahip diş izleyiciler bu durumlarda da harika çalışır.

Clockify ile muhasebe takibi

İkinci bölümde, bir zaman izleyicinin yukarıda listelenen her açıdan size nasıl yardımcı olabileceğini açıklamak istiyoruz.

Her müşteri çalışmasını bir “proje” olarak ele alın

Clockify gibi bir dijital zaman izleyiciyle, her müşteri için bir proje oluşturma seçeneğiniz vardır. Yazılım, çeşitli sektörlerden büyük işletmeleri, serbest çalışanları ve küçük işletmeleri barındırmayı amaçladığından, çok çeşitli özelliklere sahiptir. Bu tek başına zaman takibine nasıl yaklaşabileceğiniz konusunda büyük bir özgürlük ve esneklik sağlar. Örneğin:

• Her müşteri için yeni bir proje açabilir ve ardından müşteriyi proje sayfasına ekleyebilirsiniz;
• Özellikle yinelenen müşteriler için tekrarlanan projeler için şablonlar oluşturabilirsiniz;
• Her proje kendi son teslim tarihlerine göre görevlere ayrılabilir;
• Zaman çizelgeleri, günlük ilerlemenin herkes tarafından görülebilmesini sağlar;
• Özel etiketler, daha sonra daha kolay raporlama için her projedeki görevleri kategorilere ayırmaya yardımcı olur.

Proje tahminlerini, son teslim tarihlerini belirleyin ve proje durumunu takip edin

Kaliteli bir zaman izleyicinin ikinci büyük yönü, tahminleri belirleme ve genel proje ilerlemesini izleme yeteneğidir.

Proje tahminleri, üretkenliğinizin belirli görevlerle nasıl çalıştığını görmenin harika bir yoludur. İş akışınızı iyileştirmek için bir zaman izleyici kullanmayı hedefliyorsanız, bu harika bir seçenektir. Ek olarak, hizmetleriniz için yeterince ücret alıp almadığınızı veya düşük satış yapıp yapmadığınızı görmek için verileri kullanabilirsiniz.

Clockify, bir projeye ne kadar zaman harcadığınızı, şu ana kadar ne kadar kazandığınızı ve tahmini bütçeyi size gösterebilir. Daha iyi alıntı yapmak için bu raporlar pdf olarak dışa aktarılabilir ve müşterilere zamanınızın temiz bir görüntüsü olarak verilebilir.

Her müşteri için daha fazla kişi varsa

Bir muhasebe firması olduğunuzda, esasen altınızda çeşitli sorumluluklara sahip insanlar olacaktır. Doğal olarak, her bir görevi izleyemeyecek veya yolunuza çıkabilecek her gün sonu raporunu okuyamayacaksınız.

Bu nedenle, zaman çizelgeleri kılık değiştirmiş bir nimet olabilir. Clockify, ekran etkinliğini izlemeyen, bunun yerine kullanıcıların kendi zaman girişlerinden sorumlu olmalarına izin veren yerleşik, güvene dayalı bir sisteme sahiptir. Ancak, proje yöneticileri zaman çizelgelerini projedeki herkes tarafından görülebilecek şekilde ayarlayabildiğinden, şeffaflık yaratır ve sorumluluğu destekler.

Bu, aynı projedeki iş arkadaşlarının birbirlerinin görevlerini ve onlar için ne kadar zaman harcadıklarını görebilecekleri anlamına gelir.

Birbirinizi kontrol altında tutarak, görevlerin zamanında teslim edilmesini sağlamak için her şeyi izleme baskısını hafifletir.

Saatlik ücretler ve faturalandırılabilirlik

Farklı projeler, farklı ekipler, farklı faturalandırma yöntemleri gerektirebilir. Clockify, yalnızca faturalandırılabilirlik oranınızı değil, aynı zamanda her bir müşteri/proje için nasıl faturalandıracağınızı da seçme seçeneği sunar. Çünkü her proje veya görevin saat başına fiyatı aynı olmadığı gibi, her çalışan da aynı ücrete çalışmaz.

Bu nedenle Clockify'da her proje, her ekip üyesi için nasıl faturalandıracağınızı seçebilir ve hatta işçilik maliyeti için farklı oranlar belirleyebilirsiniz.

Son olarak, görevleri faturalandırılabilir veya faturalandırılamaz olarak değiştirme seçeneği sunar, bu da daha sonra raporlamaya, daha doğru faturalandırmaya ve bütçelemeye yardımcı olur.

Daha fazlasını öğrenmek için web sitemizdeki İşçilik maliyeti ve kar bölümüne veya Saatlik ücretlere göz atabilirsiniz.

Raporlar

Son olarak, raporlarımız var.

Müşterilerle sağlıklı bir ilişki, kişinin ulaşılabilirliğine ve çekiciliğine daha az, profesyonelliklerine daha çok güvenecektir. Bunun büyük bir kısmı, hangi hizmetler için ödeme yaptıklarına dair temiz ve ayrıntılı raporlar almalarını sağlamaktır.

Raporlar ayrıca, maliyetin daha ayrıntılı bir dökümünü isterlerse veya ileride başvurmak üzere belirli görevlerin özellikleri hakkında onlara izin vermek isterseniz, harika toplantı materyalleri sağlar. Günümüzde, özellik listesinde bu seçeneğe sahip olmayan birkaç zaman izleyici bulacaksınız.

Clockify ile Özet veya Ayrıntılı raporları dışa aktarmayı seçebilirsiniz.

Özet raporlar , tüm zaman girişlerini gösterir, bunları projeye, kullanıcıya veya istemciye ve hatta belirli etiketlere göre gruplandırır. Her şey, odaklanmak istediğiniz zamana bağlı yönüne bağlıdır.

Ayrıntılı raporlar , temel olarak zaman damgalarını içeren özet raporlardır. Bu özellikle dahili analizler için kullanışlıdır.

Zaman takibi muhasebeye nasıl yardımcı olur - profesyonellerden raporlar

Son söz olarak, muhasebe konusunda uzman kullanıcılarımızdan aldığımız geri bildirimlerden bazılarını eklemeye karar verdik. İşte zaman takibi ve bunun onlara nasıl yardımcı olduğu hakkında söyleyecekleri.

“ Üç saat dilimi ötede bir çalışanı olan küçük, niş bir muhasebe firmasına sahibim. Ve ücretlerimin çoğu sabit olsa da, genellikle saatine göre faturalandırdığımız “projeler” üstleniyoruz. Clockify, saatlerimizi ihtiyacım olan herhangi bir "alt seviyeye" kadar takip etmeme izin veriyor. Yönetici zamanımı da takip etmek benim için mükemmel, bu yüzden ne zaman ek bir kişiyi işe almam gerektiğini anlarım. İhtiyacım olan şey için mükemmel. ”

– Michael A, Defter Tutma ve İş Çözümlerini Uzlaştırın

“ Pek çok insan işte ne kadar verimli (ya da daha doğrusu – verimsiz) olduklarının farkında değil; Gereksiz toplantılarda veya alakasız görevler üstlenerek çok zaman kaybediyoruz. Aracı en çok hangi görevlere harcadığımı belirlemek için kullanıyorum, bu da eyleme geçirilebilir içgörülere yol açtı: örneğin "önemsiz işlere daha az zaman ayırın", "daha az acil ama son derece önemli işlere daha fazla zaman ayırın" vb. üretkenliğinizi önemsiyorsanız ve kendi programınızı agresif bir şekilde kontrol etmek istiyorsanız harika bir araç. ”

– Heather A, Finans alanında MBA Öncesi stajyer

“ Belirli bir hafta boyunca kimin, hangi müşteri üzerinde ne kadar süre çalıştığını söyleyen ayrıntılı raporları görüntüleyebilme. Kişilere istedikleri zaman harcadıkları süre için ödeme yapıldığından, müteahhitlere yapılan ödemelerin hesaplanmasını kolaylaştırır. Yinelenen görevler üzerinde çalışmanın ne kadar süreceğini belirleyebilir - bu, projelerin ne kadar süreceğini tahmin etmek için iyidir "

– Tina H, Business in Balance Çözümleri

“ Bir süre freelance olarak çalıştım. Bu yazılımı, işimi takip etmek için kullandım, böylece doğru faturalandırmalar yapabildim. Ayrıca zamanımı nerede geçirdiğimi anlamama ve gelir getirici faaliyetlerle kendimi daha iyi hizalamama gerçekten yardımcı oldu. ”

– Arwa N, Vergi Sorumlusu

“ Yönetici asistanı ve muhasebecisi olarak çalışan bir müşteri için yarı zamanlı çalışıyorum. MS Excel'de oluşturulmuş bir zaman çizelgesini kullanarak kendimi karmakarışık hale getiriyordum ve Clockify'ı keşfettiğimde sevinçten havalara uçmuştum. Clockify'ı arka planda açık tutuyorum ve işe başladığımda ve işi bitirdiğimde projeleri değiştiriyorum. Zamanımın altında fatura kesiyordum ve gelir kaybediyordum ama şimdi projelerinde çalıştığım her saniye için fatura kesebiliyorum. Ayrıca, harika bir raporlama işlevi vardır ve yazdırabilir veya PDF veya Excel vb. olarak kaydedebilir. Bu nedenle, yalnızca müşterime fatura kesmekle kalmıyorum, aynı zamanda onun görevlerini yerine getirdiğim süreye ilişkin kesin verilerim de var. (Projeler) .”

– Ruth M, Yönetici Asistanı ve Muhasebeci