Müşterileriniz için projeleri ve görevleri nasıl takip edebilirsiniz?
Yayınlanan: 2022-05-07Yakın zamandaki izleme istatistikleri, ABD ekonomisinin sadece kayıt dışı çalışma etkinliklerinde iş günü başına 7,4 milyar dolar kaybettiğini gösteriyor.
Bu, projenizi müşterinizden düzgün bir şekilde takip ederek ve yöneterek tasarruf edilebilecek çok fazla paradır - özellikle serbest veya bir ajansta çalışıyorsanız.
Ancak, projeleriniz ve görevleriniz için tam olarak neyi izlemelisiniz? Ve sürece nasıl yaklaşmalısınız?
Bu blog gönderisinde şunları ele alacağız:
- Projelerinizi ve görevlerinizi takip etmeyi kolaylaştırmak için nasıl düzgün bir şekilde kurabilirsiniz.
- Projeler ve görevler üzerinde çalışırken harcanan zamanı nasıl takip edebilirsiniz.
- Görevler ve projelerdeki ilerlemenizi ve performansınızı nasıl takip edebilirsiniz.
- Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz etkinlikleri nasıl izleyebilir ve ayırt edebilirsiniz.
- Tahminleri ve son teslim tarihlerini nasıl takip edebilirsiniz.
Neden projeleri ve görevleri izlemelisiniz?
Project Management Body of Knowledge'ın 3. baskısına göre, bir proje "başlangıcı ve sonu olan geçici bir çabadır ve benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç yaratmak için kullanılmalıdır".
Proje yönetiminde her proje, ürünü tamamlamak, hizmeti tam olarak sağlamak veya istenen sonuca ulaşmak için belirli bir süre içinde veya son teslim tarihinden önce tamamlamanız gereken bir dizi görevden oluşur.
Dolayısıyla, bir projenin “belirli bir zaman diliminde” tamamlanması gereken görevlerden oluşan “geçici bir çalışma” olduğu düşünüldüğünde, her ikisi de tanım gereği kolayca izlenebilir.
Ayrıca, projeleri ve görevleri izlemenin birkaç somut faydası vardır:
- Hem sizin hem de müşterinin projenin zamanında tamamlanıp tamamlanmayacağını anlamanıza yardımcı olacaktır.
- Hem sizin hem de müşterinin, projenin bütçe dahilinde tamamlanıp tamamlanmayacağını anlamalarına yardımcı olacaktır.
- Benzer projelerin gelecekte sizin için karlı olup olmayacağını görmek için daha sonra analiz edebileceğiniz net bir proje genel bakışı elde edeceksiniz.
- Gelecekte benzer projelerde daha iyi performans gösterip gösteremeyeceğinizi ve nasıl daha iyi performans gösterebileceğinizi anlamanıza yardımcı olacak belgeleri alacaksınız.
- Müşteriye göndermek için çalışmanızın somut kanıtını alacaksınız - bu, zamanında ödeme alma şansınızın yanı sıra müşteri memnuniyetini de artıracaktır.
Projeler ve görevler nasıl kurulur ve izlenir
Projelerinizi ve görevlerinizi izlemeye başlamadan önce, daha da önemli bir göreve başlamanız gerekir - adı geçen projeleri ve görevleri doğru şekilde ayarladığınızdan emin olun.
Düzgün bir şekilde kurmak için aşağıdaki adımlardan geçmeniz gerekir:
- Bir proje taslağı oluşturma
- Projeyi görevlere bölmek
- Hangi faturalandırma yaklaşımını kullanacağınıza karar verme
- Saatlik veya sabit ücretli faturalandırmaya nasıl yaklaşacağınıza karar verme
- Hangi görevlerin faturalandırılabileceğine veya faturalandırılamayacağına karar verme
- Görev ve proje tamamlama için tahminleri tanımlama
- Nihai proje ve görev son tarihlerini tanımlama
Her adımın izlemeniz gereken kendi öğeleri olacaktır.
1. Proje ana hatlarını oluşturma ve izleme
Bir proje taslağı nasıl oluşturulur
Net bir proje taslağı hem size hem de müşteriye projeyle neyi başarmayı bekleyebileceğinizi ve ayrıca çalışırken nelere dikkat etmeniz gerektiğini söyleyebilir.
İlk olarak, projeye dahil olan herkesin sonunda neyin başarılması gerektiğini anladığından emin olmanız gerekir - yani proje hedefleri nelerdir .
Örnek: Projenin amacı, belirli bir zaman çerçevesi ve müşteri tarafından onaylanan bir bütçe dahilinde bir fitness uygulaması oluşturmak ve sürdürmektir.
Ardından, projedeki önemli başarıları tam olarak belirlemek ve takip etmek için her bir ilgili görev grubundan sonra birkaç proje kilometre taşı oluşturmanız gerekecek.
Örnek: Fitness uygulaması için takip edebileceğiniz tasarımla ilgili proje kilometre taşlarından biri, uygulama tasarımının farklı aşamaları olabilir:
- MS 1: farklı tasarım konseptleri tamamlandı
- MS 2: onaylanan nihai tasarım konsepti
- MS 3: onaylanmış tasarım uygulandı
- MS 4: sürüm başlatıldı
Ardından, sizin veya ekibinizin işte ne kadar iyi performans gösterdiğini ölçmek için kullanacağınız Temel Performans Göstergelerini (KPI'lar) oluşturabilirsiniz.
Örnek: Fitness uygulamanızın KPI'ları şunlar olabilir:
- KPI 1: kullanıcı derecelendirmesi
- KPI 2: dönüşüm oranı
- KPI 3: kullanıcı başına gelir
Sonunda, proje hedeflerini ve sonuçlarını tanımlamak ve izlemek için kullanacağınız Hedefleri ve Temel Sonuçları (OKR'ler) de oluşturabilirsiniz.
Örnek: Fitness uygulamanızın Hedefi KR1: geliştirme sürecinde bulunan hata sayısını %30 azaltın Bir proje taslağı nasıl izlenir
Proje hedeflerini ve kilometre taşlarını takip etme
Proje hedeflerini takip etmek için önce projeye harcayacağınız zamanı bir zamanlayıcıda planlayın ve düzenleyin.
Bütçeyi aşmamak için ek ekip üyeleri veya ekipman ya da sadece ekstra zaman gibi ihtiyaç duyacağınız tüm kaynakları hesaba katın. Bütçeyi aşmaya yaklaşırsanız, müşteriyi olası değişiklikler hakkında bilgilendirin.
Proje kilometre taşlarını belirli tarihler veya görev gruplarıyla ilişkilendirebilirsiniz. Bir proje dönüm noktasına ulaştığınızda, yaklaşan iş yükünü gözden geçirin. Bu, mevcut hızınıza veya çalışma yönünüze uyum sağlamak için iş akışınızı değiştirmeniz gerekip gerekmediğini daha iyi anlamanıza yardımcı olacaktır.
Proje hedeflerini ve kilometre taşlarını en iyi nasıl belirleyip izleyeceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için proje zaman çizelgeleri konusundaki blog yazımıza göz atın:
→ Bir proje zaman çizelgesi nasıl oluşturulur (+ ücretsiz şablonlar)
Temel Performans Göstergelerini İzleme
Seçtiğiniz Temel Performans Göstergeleri söz konusu olduğunda, türleri onları nasıl takip edebileceğinizi belirleyecektir.
Örnek: Uygulamanızın kullanıcı derecelendirmesini Capterra veya benzer bir web sitesinde izleyebilirsiniz.
Ayrıca proje çalışmasında zayıf noktalarınız (yani geride kalan KPI'lar) ve güçlü noktalarınız (yani önde gelen KPI'lar) arasında ayrım yapmalısınız.
Ardından, öncü göstergelerinizden öğrenmeyi deneyebilirsiniz (örneğin, harika kullanıcı incelemelerini çeken uygulamaları en iyi nasıl oluşturabilirsiniz). Ancak, gecikme göstergelerinizi iyileştirmeye de çalışabilirsiniz (örneğin, oluşturduğunuz uygulamaların dönüşüm oranını nasıl artırabilirsiniz).
Sonunda, daha fazla analiz, karşılaştırma ve sonuçlar için proje KPI'larınızın özetlerini kaydedin.
Temel Performans Göstergelerini (KPI'lar) en iyi nasıl ayarlayacağınız ve izleyeceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için konuyla ilgili blog gönderimize göz atın:
→ Temel Performans Göstergeleri (KPI): Neden ve nasıl ayarlanır, ayrıca Excel eğitiminde KPI'lar
Hedefleri ve Temel Sonuçları İzleme
Seçtiğiniz Hedefler ve Temel Sonuçlar söz konusu olduğunda, bunların türleri de onları nasıl takip edebileceğinizi belirleyecektir.
Örnek: Jira gibi bir hata ve sorun takip aracı ile geliştirme sürecinde bulduğunuz hata sayısının %30 oranında azalmasını takip edebilirsiniz.
Ardından, verileri bağlayabilir ve ne kadar başarılı olduğunuzu görmek için gerçek sonuçlarınızı beklenen Temel Sonuçlarınızla karşılaştırabilirsiniz.
Sonunda, projenizin OKR'lerinin özetlerini bir kez daha kaydedebilir ve daha fazla değiştirebilirsiniz.
Hedefleri ve Temel Sonuçları (OKR'ler) en iyi nasıl belirleyip izleyeceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için konuyla ilgili blog gönderimize göz atın:
→ Hedefler ve Temel Sonuçlar (OKR): bilmeniz gereken her şey
2. Projeler ve görevlerde zaman ve ilerlemenin ayarlanması ve izlenmesi
Bir proje nasıl görevlere bölünür
Ardından, projeyi izlemeyi kolaylaştırmak için onu görevlere ayırmanız gerekir. Proje türü, bunu en iyi nasıl yapabileceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır:
- Görevler = projenin farklı aşamaları
Örnek: Bir yazılım geliştiricisi, geliştirmenin farklı aşamalarını (örn. planlama, analiz, tasarım, geliştirme vb.) görev olarak kullanabilir.
- Görevler = projenin farklı kategorileri
Örnek : Profesyonel bir parti planlayıcısı, görev olarak farklı parti planlama kategorilerini (örneğin yemek, dekorasyon, eğlence vb.) kullanabilir.
- Görevler = projenin farklı bölümleri
Örnek : Bir kahya, temizlediği evin farklı odalarını (örn. mutfak, yatak odası, banyo vb.) görev olarak kullanabilir.
Bazı projeler için proje aşamalarını, kategorileri veya bölümleri görev olarak kullanıp kullanmayacağınıza karar vermek nispeten kolay olacaktır. Diğer projeler bu kadar net olmayacak. Bir projeyi görevlere ayırma sürecini en iyi şekilde nasıl özelleştirebileceğiniz konusunda hızlı ve kolay bir kılavuz için konuyla ilgili blog yazımıza göz atın:
→ Bir Projeyi Görevlere Nasıl Ayırırsınız
Projelerde ve görevlerde zaman nasıl izlenir?
Projelerinizi ve görevlerinizi takip etme zamanı yaklaşırken, öncelikle kullanılacak zaman takibi yöntemini seçmeniz gerekir. Ve söz konusu yöntemi iş akışınızda en iyi nasıl uygulayacağınızı düşünmeniz gerekecek.
Zaman izleme yöntemini seçme
Sizin ve/veya ekibinizin çalışmak için harcadığı zamanı izlemek için güvenebileceğiniz dört farklı zaman izleme yöntemi vardır:
- Kağıt yöntemi — Proje ve görevler üzerinde çalışırken harcadığınız süreyi bir kronometre ile ölçersiniz ve sonuçları bir kalemle yazarsınız .
- Onur sistemi — Ölçmezsiniz, sadece proje ve görevler üzerinde çalışmak için harcayacağınız zamanı tahmin edersiniz.
- Elektronik tablo yöntemi — Oluşturduğunuz bir elektronik tabloya veya basit bir elektronik tablo şablonuna bunlar için harcadığınız saat ve dakikaları manuel olarak girerek proje ve görevler üzerinde çalışmak için harcadığınız süreyi ölçersiniz.
- Zaman takibi yazılım yöntemleri — Zaman takibi için özelleşmiş bir uygulama kullanarak proje ve görevler üzerinde çalışmak için harcadığınız zamanı ölçersiniz.
Yine de listelenen ilk 3 yöntemin dezavantajları vardır.
Günümüzde kağıt yöntemi bir şekilde profesyonellikten uzak, verimsiz ve doğruluktan yoksun olarak görülebilir. Aynı şekilde, onur sistemi, müşterinin, yaptığınızı iddia ettiğiniz işi yaptığınıza güvenmesine çok fazla güvenir; bu, özellikle yeni müşteriler çekmek istediğinizde, sormak için çok fazla olabilir.
Elektronik tablo yöntemi ise sizin ve/veya ekibiniz için sorunlu olabilir. Yani, zamanı manuel olarak girmenizi gerektirmesi, sonunda maliyetli bir hata yapma şansınızı artırır. Özellikle birden fazla proje üzerinde çalışıyorsanız, hem elektronik tablo hem de kağıt yöntemi zaman alıcı süreçler olabilir.
Sonunda, zaman izleme yazılımı yöntemi, güncelliği, profesyonel çekiciliği, hızı ve doğruluğu nedeniyle en iyi seçenek olarak ortaya çıkıyor. Öyleyse, proje ve görev süresini izlemek için bu tür yazılımları en iyi nasıl kullanabileceğinizi görelim.
Zaman izleme yöntemini uygulama
Konsepti anlamaya ve uygulamaya yardımcı olmak için kendi zaman izleme yazılımımız Clockify'a bir göz atalım.
İlk olarak, uygulama içinde projelerinizi, görevlerinizi ve müşterilerini tanımlayabilirsiniz.
Ardından, size uygun zaman izleme çözümünü seçebilirsiniz — şunları yapabilirsiniz:
- bir zamanlayıcı ile çalışırken zamanı takip edin
- manuel olarak zaman ekle
- bir zaman çizelgesine zaman girin
Bir zamanlayıcı ile zamanı izlemek istiyorsanız, "Zamanlayıcı moduna" girmeniz, üzerinde çalıştığınız aktivite için bir açıklama yazmanız ve projesini ve görevini seçmeniz yeterlidir. Ardından, zamanlayıcıyı başlatın ve aktiviteyi bitirene kadar çalışmasına izin verin - bittiğinde, zamanlayıcıyı durdurun ve sistem yeni oluşturulan zaman girişini aşağıdaki zaman girişleri listesine ekleyecektir.
Manuel olarak zaman eklemek istiyorsanız, “Manuel moda” geçin ve aynı yazma açıklamasını belirtin-projeyi belirtin-görev modelini izleyin. Daha sonra, başlangıç ve bitiş zamanlarıyla uğraşmadan görevin süresini ekleyebilirsiniz.
Bir zaman çizelgesine zaman girmeyi seçerseniz , zaman çizelgesi satırlarını üzerinde çalıştığınız projeler ve görevlerle doldurmanız ve ardından zamanınızı ilgili hücrelere eklemeniz gerekir.
İzleme süresini tamamladığınızda, uygulamanın Raporlar bölümünden yararlanabilirsiniz. Burada, sonuçları filtreleyerek belirli bir proje ve/veya görev için kazandığınız tutarı görüntüleyebilirsiniz.
Daha sonra, proje ve görevler üzerinde izlediğiniz saat ve dakikaların bir PDF veya Excel raporunu dışa aktarabilir ve fatura işlevi görmesi için müşteriye gönderebilirsiniz.
Projelerde ve görevlerde ilerleme nasıl izlenir
Proje ve görevleri üzerinde çalışmak için harcadığınız zamanı takip etmenin yanı sıra, bir ilerleme takip sistemi uygulamaktan da yararlanacaksınız.
Uygulamalarla ilerlemeyi izleme
İlerlemeyi izlemeye başlamak için Trello veya Asana gibi Kanban tabanlı bir sistemi deneyebilirsiniz.
Her iki uygulama da benzer bir prensibe dayanmaktadır:
- Projenizi temsil eden bir pano oluşturun
- Görevlerinizi temsil eden birkaç kart oluşturun
- Sütunları, altına yerleştirilen tüm görevlerin durumunu temsil edecek şekilde adlandırın (örn.
- Kartları/görevleri, ilerleme durumlarını sembolize etmek için sütunlar arasında hareket ettirin (örneğin, söz konusu görev “Biriktirme Listesinde”, “Tasarım” ile ilgili, “Yapılacak” hazır, şu anda “Devam ediyor”, şu anda “Kod İnceleme”de , "Test Ediliyor" altında mı yoksa zaten "Bitti" mi?)
Trello ayrıca panolarınıza/projelerinize "Gözlemciler" ekleme seçeneği sunar - böylece, ekibinizin üyelerinden farklı olarak, ilerlemenizi yalnızca bireysel görevlerle görüntüleyebilecek olan müşterilerinizi ilgili panolarına ekleyebilirsiniz. ekler, yorumlar ekleyin ve panoyu dışa aktarın.
Clockify'da müşteriniz, paylaşılan bir rapor aracılığıyla proje ilerlemesini zaman açısından izleyebilecektir. Doğru parametrelere göre filtrelediğiniz bir raporu paylaşın, bağlantısını kopyalayın ve ardından değişiklikleri gerçek zamanlı olarak görebilecek olan müşteriye bağlantıyı gönderin.
İlerleme takibini kolaylaştırmak
Proje ve görev ilerlemesini izlemek için Kanban tabanlı bir uygulama kullanmanın yanı sıra, söz konusu ilerlemeyi hızlandırmak için çeşitli şablonlar da kullanabilirsiniz:
- Projelerinizin çoğu, görevler söz konusu olduğunda aynı yapıyı izliyorsa (örneğin, tüm projeler analiz, tasarım, geliştirme, içerik ve yönetim görevlerini içeriyorsa), aynısını kopyalamanıza yardımcı olacak bir proje şablonu oluşturmanız akıllıca olur. üstlendiğiniz her yeni proje için bir dizi görev.
- Zamanınızı daha iyi organize etmek (ve sonuç olarak proje çalışmasını hızlandırmak) için tam olarak ne yapmanız gerektiğini hatırlatması için uygun bir yapılacaklar listesi şablonu kullanabilirsiniz.
- Öncelikli görevler için yeterli zaman kazanmanıza (ve boşa harcadığınız zamanı en aza indirmenize) yardımcı olmak için uygun bir zaman engelleme planlayıcı şablonu kullanabilirsiniz.
3. Bir faturalandırma yaklaşımı seçme ve verimliliğini izleme
Hangi faturalandırma yaklaşımını kullanacağınıza nasıl karar verilir?
Artık proje taslağınızı oluşturduğunuza ve projeyle ilgili görevlerinizi tanımladığınıza göre, söz konusu proje ve görevleri nasıl faturalayacağınıza karar vermeniz gerekecek:
İşi saatine göre mi faturalandıracaksın?
Yoksa sabit bir ücret mi alacaksınız?
Saate göre faturalandırırsanız , faturanızı yalnızca işinize ayırdığınız temiz saat sayısına dayandırırsınız.
Sabit bir ücret alırsanız , projeyi bitirmek için kaç saat harcadığınıza bakılmaksızın faturanızı tamamladığınız işin kapsamına dayandırırsınız.
Seçtiğiniz faturalandırma yaklaşımı ne olursa olsun, aşağıdakileri gösteren kapsamlı bir listeye ihtiyacınız olacaktır:
- Proje için gerçekleştirdiğiniz görevler.
- Bireysel görevlere ve toplam projeye harcadığınız zaman.
- Görevlerin faturalandırılabilir olup olmadığına dair bazı göstergeler. Bu şekilde, saatlik fatura kesmeniz durumunda, müşterilerinizin işiniz için size borçlu olduğu her zaman net bir miktar alırsınız.
Öte yandan, sabit bir ücret talep etmeniz durumunda, müşterilerinize tam olarak ne üzerinde çalıştığınızın (ve tam olarak ne için ödeme yaptıklarının) kanıtını sunmaya devam edeceksiniz.
Proje çalışmanızı en iyi şekilde nasıl faturalandırabileceğinize karar vermenize yardımcı olması için önceki makalelerimize göz atın:
→ Maaş vs saatlik istihdam: artıları ve eksileri
→ Saati takip etmek ve müşterileri faturalandırmak için Clockify'ı nasıl kullanıyoruz?
→ Tasarım ajansları projelerini nasıl fiyatlandırıyor?
Faturalandırma yaklaşımınızın verimliliğini nasıl takip edebilirsiniz?
Seçtiğiniz faturalandırma yaklaşımının verimliliğini izlemeye gelince, şüpheleriniz varsa, sahip olduğunuz iki ana seçenekle oynamanız en iyisidir.
Önce saatlik bir yaklaşım veya sabit bir ücret yaklaşımı uygulamayı deneyin. Belki de sonunda, başlangıçta seçtiğinize alternatif yaklaşımın, proje türünüze veya iş akışınıza daha uygun olduğunu göreceksiniz.
Veya projelerinizin bir türünün saatlik yaklaşım için daha uygun olduğunu, başka bir türün ise sabit ücret yaklaşımı için daha uygun olduğunu görebilirsiniz.
4. Bir faturalandırma yaklaşımı oluşturma ve doğruluğunu takip etme
Saatlik faturalandırmaya nasıl yaklaşılır veya sabit ücret alınır
Sizin için ideal faturalandırma sistemini seçtikten sonra, faturalandırma sürecine tam olarak nasıl yaklaşacağınıza karar vermenin zamanı geldi.
Belirli bir fiyatı saat bazında faturalandırırsanız uygulayabileceğiniz dört verimli saatlik ücret türü vardır:
Tüm projelerde bir saatlik ücret. Şu durumlarda harika:
- Ekibiniz genellikle bir tür proje üzerinde çalışır
- Ekibiniz bir tür profesyonelden oluşuyor
- yalnız çalışıyorsun
Örnek: Logo tasarımında uzmanlaşmış iki tasarımcıdan (35$) oluşan serbest bir ekip.
Ekip üyeleri için belirli saatlik ücretler. Şu durumlarda harika:
- Ekibiniz genellikle bir tür proje üzerinde çalışır
- Ekibiniz farklı becerilere, deneyime ve uzmanlığa sahip profesyonellerden oluşur
Örnek: Moda web siteleri için açılış sayfaları oluşturma konusunda uzmanlaşmış bir tasarımcı (40$) ve üç geliştiriciden (65$) oluşan serbest çalışan bir ekip.
Belirli projeler için belirli saatlik ücretler. Şu durumlarda harika:
- Ekibiniz farklı türde projeler üzerinde çalışıyor
- Ekibiniz bir tür profesyonelden oluşuyor
Örnek: Özel uygulamalar oluşturan üç geliştiriciden (65 $) oluşan serbest çalışan bir ekip.
Belirli projelerde çalışan her ekip üyesi için belirli saatlik ücretler. Şu durumlarda harika:
- Ekibiniz farklı türde projeler üzerinde çalışıyor
- Ekibiniz farklı becerilere, deneyime, uzmanlığa sahip profesyonellerden oluşur
Örnek: Strateji ve bulmaca oyunları yaratan iki sanatçı (50$), dört geliştirici (70$), iki tasarımcı (55$), bir ses uzmanı (45$) ve iki video oyunu yapımcısından (35$) oluşan serbest çalışan bir ekip.
Alternatif olarak, sabit bir ücret alıyorsanız, fiyatlarınızı muhtemelen belirli görevler veya görev grupları etrafında dönebilen bireysel projelerin kapsamına dayandırmak isteyeceksiniz.
Örnek : Bir tasarımcı, iki geliştirici ve web siteleri oluşturan bir metin yazarından oluşan serbest bir ekip, projenin her bir öğesini kendi ücreti olan ayrı bir görev olarak görür:
- Kurulum: 170 $
- Tasarım ve yapım 3500$
- İçerik oluşturma: 550 $
- Müşteri eğitimi: 700 $
- Web sitesi bakımı: 600 $
Projelerinizi ve görevlerinizi nasıl faturalandırabileceğiniz konusunda daha fazla bilgi için konuyla ilgili blog yazımıza göz atın:
→ Proje faturalandırma ve faturalandırma için kesin kılavuz
Faturalandırma yaklaşımınızın doğruluğunu nasıl takip edebilirsiniz?
Faturalandırma sürecinizin doğruluğunu izlemek söz konusu olduğunda, tamamlanmış görevlerin temiz bir listesini içeren kapsamlı bir fatura her zaman çok önemlidir. Müşterinin işinizin değerini (ve ardından doğru fiyatı) daha iyi anlamasına yardımcı olacaktır.
Elbette, fiyatlarınızın kendi içinde doğru olduğundan da emin olmanız gerekir:
- Sabit bir ücret alıyorsanız, müşteriye verdiğiniz fiyatların web sitenizde listelediğiniz veya önceki müşteriler için kullandığınız fiyatlar ile eşleştiğinden emin olun.
- Saatlik ücretle çalışıyorsanız, hesaplamalarınızın doğru olduğundan emin olun. Clockify'da zamanı takip ederseniz, daha önce girdiğiniz saatlik ücretlere dayalı olarak izlediğiniz her dakika için proje başına kazancınız otomatik olarak hesaplanır.
5. Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz görevleri ayarlama ve izleme
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz görevler arasında nasıl ayrım yapılır?
Şimdi, doğrudan hangi görevler için faturalandıracağınıza karar verme zamanı? Ve hangi görevleri faturanın dışında bırakacaksınız?
Birincil, projeye özel görevleri kesinlikle faturalandırılabilir olarak işaretlemek ve bunları faturanıza eklemek isteyeceksiniz. Örneğin, yazılım geliştiriciler, geliştirme ile ilgili tüm görevler için fatura kesecektir.
Ancak yazılım geliştirme, belirli ikincil, yinelenen görevleri de gerektiren karmaşık bir süreçtir. Muhtemelen ekip ve müşteri toplantıları yapmanız, müşteri ve ekip üyeleriyle e-posta veya sohbet yoluyla iletişim kurmanız ve ayrıca projeyle ilgili verileri düzenli olarak değiştirmeniz gerekecektir.
Bu görevler geliştirme projesi için çok önemli olsa da, muhtemelen bunları faturalandırılabilir olarak işaretlemekten ve resmi faturanıza 20 ayrı "Günlük toplantı" öğesi eklemekten kaçınmalısınız.
Bunun yerine, toplantılarda, e-postalarda ve verileri manipüle ederek harcadığınız zamanın, geliştirme görevleri için kullanacağınız saatlik ücrete yansımasını sağlayabilirsiniz - yani, saatlik ücretlerinizi artırın.
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz görevler nasıl izlenir?
Clockify'da zamanı takip ederken, aktivitelerin (hatta tüm projelerin) faturalandırılabilir veya faturalanamaz olup olmadığını belirleyebilirsiniz.
Bir görevi faturalanabilir olarak işaretlediyseniz, tutarı o projenin toplam tutarına eklenir.
Alternatif olarak, bir görevi faturalanamaz olarak işaretleyerek, onu doğrudan kazançlarınızdan hariç tutuyorsunuz.
Buradaki anahtar, projeden kişisel olarak elde edeceğiniz değeri artırmak için faturalandırılabilir görevlere harcadığınız zamanı en üst düzeye çıkarmaktır. Bu nedenle, bazı görevlerde zaman kaybedip harcamadığınızı ve bunun yerine bu zamanı gelecekte daha önemli (ve daha karlı) görevlere ayırmanız gerektiğini düşünün.
Örnek: Günlük toplantılara 1 saat harcadıklarını fark eden, ancak bunun yerine bu süreyi yarıya indirebilecek 5 kişilik bir serbest ekipsiniz - bu şekilde, günde 2,5 saat veya haftada 12,5 saat tasarruf edebilirsiniz. .
Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz görevler ve ikisi arasındaki mükemmel dengeyi nasıl bulacağınız hakkında daha fazla bilgi edinmek için konuyla ilgili blog yazımıza göz atın.
→ Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatler: mükemmel denge nasıl bulunur
6. Görev ve projeler için tahminler oluşturma ve izleme
Görev ve projeler için tahminler nasıl tanımlanır
Müşteriniz için yanıtlamanız gereken en önemli sorulardan bazıları şunlardır:
- Proje ne zaman yapılacak?
- Kaça mal olacak?
Sabit bir ücret alıyorsanız, fiyat tahmininizi hazır fiyat listenize dayandırabilirsiniz. Daha sonra zaman tahminlerinizi geçmişte tamamladığınız benzer projelerdeki deneyiminize dayandırabilirsiniz.
Ancak, saate göre fiyatlandırma yaparsanız, net zaman tahminleri, müşterinizin ne kadar ödemeyi bekleyebileceği konusunda size net rakamlar verecektir.
Örnek 1: Logo tasarımında uzmanlaşmış iki tasarımcıdan (35$) oluşan serbest ekip, 20 saatlik bir zaman tahmini için 700$'lık bir fiyat tahmini teklif edebilir.
Örnek 2: Moda web siteleri için açılış sayfaları oluşturma konusunda uzmanlaşmış bir tasarımcı (40$) ve üç geliştiriciden (65$) oluşan serbest ekip, 80 saatlik bir zaman tahmini için 4.450$ fiyat tahmini teklif edebilir (örneğin 40$ x 30 + 65$ x 50)
Örnek 3: Özel uygulamalar oluşturan üç geliştiriciden (65 ABD doları) oluşan serbest ekip, 480 saatlik bir zaman tahmini için 31.200 ABD doları fiyat teklifi verebilir.
Örnek 4: Strateji ve bulmaca oyunları yaratan iki sanatçı (50$), dört geliştirici (70$), iki tasarımcı (55$), bir ses uzmanı (45$) ve iki video oyunu üreticisinden (35$) oluşan serbest ekip 54.100$ fiyat verebilir. 1000 saatlik bir zaman tahmini için fiyat tahmini. (örneğin, 50 $ x 200 + 70 $ x 300 + 55 $ x 200 + 45 $ x 160 + 35 $ x 140)
Görevler ve projeler için tahminler nasıl izlenir?
Clockify'da zamanı izliyorsanız, projeler ve görevler için zaman tahminleri ayarlayabilecek ve ardından bunları gerçek zamanlı sonuçlarınıza göre takip edebileceksiniz.
Projede ilerledikçe, proje ve görevler için tahmin çubuklarının dolduğunu göreceksiniz. Böylece, zaman tahminlerinizi ve dolaylı olarak bütçenizi kırmaya tehlikeli bir şekilde yaklaştığınızı anlayabileceksiniz.
7. Proje ve görev son tarihlerinin ayarlanması ve takibi
Proje ve görev son tarihleri nasıl belirlenir
Üzerinde çalıştığınız diğer projelerle, bu proje için kullanacağınız kaynaklarla ve sahip olacağınız görevlerle ilgili olarak, bazı net proje ve görev süreleri belirlemeniz gerekir.
Görev son tarihleri doğrudan proje son teslim tarihi ile ilgili olacaktır ve bunların tümü henüz belirlediğiniz proje tahminleriyle ilgili olacaktır.
Örneğin, üç geliştirici için proje tamamlama için 480 saatlik bir tahmin tanımladıysanız, bu, tamamlanması için yaklaşık bir aya ihtiyacınız olacağı anlamına gelir (üçünüz de proje üzerinde haftada 40 saat çalışacaksanız).
Bununla birlikte, ekibiniz aynı anda 480 saat süreceği tahmin edilen iki proje üzerinde çalışabilir; bu, bir geliştiricinin ilk projede muhtemelen haftada yalnızca 20 saat çalışabileceği anlamına gelir. Böyle bir durumda, müşteriye teklif edebileceğiniz ilk gerçekçi tarih iki aylık bir süre olabilir.
Bu örnekte, serbest çalışan geliştirici ekibinin üç üyesinin de aynı anda proje üzerinde çalışmaya başlamasını sağladık.
Ancak gerçekte, nadiren bu kadar basittir - çünkü görev bağımlılıkları denen bir şey vardır.
Görev bağımlılıkları, görevler üzerinde hangi sırayla çalışabileceğinizi belirler. Ve bir görev diğerine o kadar bağlı olabilir ki:
- Görev B'yi başlatmadan önce Görev A'yı bitirin
- Görev B'yi Görev C ile aynı anda başlatın
- Görev D'yi bitirmeden önce Görev C'yi bitirin
- Görev B'yi bitirmeden önce Görev D'yi başlatın
Şimdi, listelenen görevler birlikte 480 saat çalışabilir. Ancak, görev bağımlılıklarının türü (ve bunlara kimin atandığı), müşterinize teklif edebileceğiniz gerçekçi bitiş bitiş tarihini de etkileyecektir.
Nihai proje ve görev son tarihleri nasıl izlenir?
Projenizi ve görev ilerlemenizi Trello'da izliyorsanız, planladığınız her kart/görev için ayrı son tarihler tanımlayabilirsiniz.
Bu bireysel görev süreleri, proje bitiş tarihinin gerçekçi olup olmadığını belirlemenize yardımcı olacaktır. Şimdi, görev son tarihlerini kaçırmaya devam ederseniz, kesin bir bahis, sonunda proje için de bir son tarih uzatması görüşmeniz gerektiğidir.
toparlamak
Projeler ve görevler, göz önünde bulundurmanız ve izlemeniz gereken çeşitli önemli unsurlara sahip, görünüşte karmaşık kavramlardır.
Proje ana hatlarıyla proje hedeflerini, kilometre taşlarını, Temel Performans Göstergelerini, Hedefleri ve Temel Sonuçları izlemeniz hayati önem taşır.
Genel olarak projeleri, zamanını ve ilerlemesini kolayca takip edebileceğiniz görevlere ayırmanız çok önemlidir. Ayrıca, fiyat ve süre tahminlerinin yanı sıra net teslim tarihlerini de tanımlamanız gerekir.
Faturalandırma yaklaşımınız söz konusu olduğunda, doğruluğunu, verimliliğini izlemeli ve faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz görevler arasında ayrım yapmalısınız.
Sonunda, projelerin ve görevlerin çeşitli yönlerini takip etmek karmaşık bir süreç gibi görünebilir, ancak ihtiyacınız olan her şeyi tanımlayıp organize ettikten sonra oldukça basittir.