En İyi 3 İnsan Kaynakları Doküman Yönetim Yazılımı
Yayınlanan: 2022-09-21Belge yönetimi yazılımı, İK ekiplerinin çalışan belgelerini yönetmesine ve saklamasına yardımcı olur.
İK uzmanları, diğer işgücü yönetimi görevlerinin yanı sıra adaylarla, yeni çalışanlarla görüşür ve çıkış görüşmeleri yapar. Tüm bu süreçler, elle kağıt tabanlı bir sistem kullanarak işlemenin onu kesmediği belge yığınlarını içerir. İnsan kaynakları belge yönetimi yazılımına yatırım yapmak, süreci kolaylaştırmaya ve dijitalleştirmeye yardımcı olabilir.
Belge yönetimi çözümleri, çalışan belgelerinin saklanmasına ve düzenlenmesine, uyumluluğun korunmasına ve İK ekiplerinin idari verimliliğinin artırılmasına yardımcı olur. Bu makale, İK endüstrisinden gerçek kullanıcılar tarafından güvenilen en iyi üç belge yönetim aracını incelemektedir. (Bu ürünleri nasıl seçtiğimizi okuyun.)
İK belge yönetimi yazılımı hangi özellikleri sunar?
İK belge yönetimi yazılımının temel özellikleri şunlardır:
- Belge yakalama: Fiziksel belgeleri dijital dosyalara dönüştürün.
- Belge depolama: Kolay erişim için belgeleri merkezi bir havuzda saklayın.
- Tam metin araması : Bir çalışanın adresi gibi belirli bilgileri bulmak için İK belgelerine bakın.
Bu raporda listelenen tüm ürünler yukarıda belirtilen özellikleri içerir.
Bu temel özelliklerin yanı sıra, İK belge yönetim sistemleri de yaygın olarak şunları sunar:
- Erişim kontrolleri/izinleri
- Arşivleme ve saklama
- Işbirliği araçları
- Uyumluluk takibi
- Belge sınıflandırması
- Dosya dönüştürme
- Dosya yönetimi ve paylaşımı
- Çalışan veri portalı
- Optik karakter tanıma
- sürüm kontrolü
Her ürün için neleri kapsıyoruz
Her ürün için aşağıdakileri kapsarız:
Kullanıcılar öne çıkan ürünleri farklı açılardan nasıl derecelendirdi?
Kullanıcıların bu ürünleri kullanım kolaylığı, müşteri desteği, paranın karşılığı ve işlevsellik gibi parametreler açısından nasıl algıladıklarını ortaya çıkarmak için tüm ürünlerdeki 71 incelemeyi analiz ettik.
Kullanıcılar ürünler hakkında ne diyor?
Öne çıkan ürünlerin her biri için, geçen yıldan bazı inceleme alıntıları ekledik.
Ürünler nasıl fiyatlandırılır?
Fiyatlandırma modelleri genellikle şunlardan biridir: sabit ücret, kullanıma dayalı, kullanıcı başına veya özellik başına. Ayrıca, çoğu zaman ödeme sıklığı bir defalık, yıllık veya aylıktır.
Not: Bir ürünün fiyatı, gereken özelliklere, gereken destek veya eğitime ve özelleştirme isteklerine göre değişebilir. İhtiyaçlarınıza uygun bir ürün bulduğunuzda, ne sunabileceklerini öğrenmek için satıcıyla konuşun.
Ürünler İK personeliniz için uygun mu?
Bazı araçlar özellikle işletmeler için tasarlanmıştır, diğerleri ise küçük veya orta ölçekli şirketler için mükemmel şekilde çalışır. Bu ürünlerin tipik kullanıcı tabanını bilmek, İK personeliniz için doğru olana karar vermenize yardımcı olacak bir diğer farklılaştırıcı faktördür.
Ek olarak, yorumcular çeşitli sektörlerden gelmektedir. Gözden geçirenlerin büyük bir kısmı bir sektördense, ürünün niş olması ve diğer sektörlerde de işe yaramayabilir. Öte yandan, gözden geçirenler sektörlere dağılmışsa, ürünün birden fazla sektör için uygun olması muhtemeldir.
En iyi 3 İK belge yönetimi yazılımı
1. Dropbox İşi
4.5/5
4.0/5
4.3/5
4.4/5
Küçük işletmeler
Kullanıcı başına aylık 15 ABD doları
Ekran görüntüsü:
Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:
“İş arkadaşlarımla paylaşılan bir klasör sistemine sahip olmak çok kolay ve harika. Dropbox bugün takım arkadaşlarımla işimi kolaylaştırdı. Önceden ekip arkadaşlarımla paylaşılan verileri saklamak çok zordu. Ama şimdi, dropbox ile tamamen yeni bir seviye ve harika bir deneyim.”
“Dropbox Business ile ilgili en önemli özellik, şirketiniz içinde işbirliğine izin vermesidir. Kişiler çalışmalarını programa yükleyebilir ve bu işler her şeyi temiz tutmak için klasörler halinde organize edilebilir. İçerik, yüklenmesi gereken siteye göre düzenlenebilir. Site son derece kullanıcı dostu ve erişilebilir olduğundan işinize yardımcı olmak için harika bir kolay araç.”
“Dropbox'ın sadeliğini seviyorum, ancak fiyatlandırmalarına ve lisanslara kilitlenmesine katılmıyorum. . . Müşterilere bir çözüm sunacaksam, bunun winwin olması gerekiyor ve diğer çözümler sadece lisans sayesinde kazanıyor.”
Tüm Dropbox Business incelemelerini buradan okuyun.
2. Google Drive
4.7/5
4.6/5
4.9/5
4.8/5
Küçük işletmeler
Kullanıcı başına aylık 6 ABD doları
Ekran görüntüsü:
Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:
“Bu yazılımla ilgili en sevdiğim şey, üzerine herhangi bir şey kaydedebilmem. Resimlerden PDF'lere ve belgelere. Her şey google drive'a kaydedilebilir. Bir bakıma taşınabilir ve dijital bir flash sürücü gibidir. Büyük miktarda bellek de harika. ”
“Birçok özelliği var ve tüm özellikleri gerçekten harika ama en sevdiğim özellik bulut depolama. Dürüst olmak gerekirse, bulut depolamayı seviyorum ve bunun en iyi bulut yedekleme ve geri yükleme olduğunu düşünüyorum. eski telefon verilerinizi herhangi bir bilgisayar, veri kablosu olmadan yeni telefona alabilirsiniz ki bu gerçekten iyi bir seçenek."
“Google Drive, dosya depolama ve önemli belgelerin yedeklenmesi için akıllı bir seçimdir. Dosya paylaşımını çok kolay ve hızlı hale getiren Gmail ile kolayca entegre olur. Belgeleri farklı klasörler halinde düzenleyebilmek ve bireysel klasörlere kimlerin erişimi olduğunu belirlemek harika bir araç.”
Tüm Google Drive incelemelerini buradan okuyun .
3. Microsoft 365
4.6/5
4.2/5
4.7/5
4.8/5
Küçük işletmeler, kurumsal işletmeler
aylık 6,99 ABD doları
Ekran görüntüsü:
Ürün için en olumlu incelemelerden alıntılar:
“Bulut çağı için iyi bir yazılım, çoğu değişken lokasyonda çalışmak için mükemmel. Her zaman tek bir yerde yardımcı olan bir dizi iyi Office yazılımı.. Diğer Suitlere göre daha fazla esneklik ve işlevsellik. Microsoft Yazılımları ile iyi bir işbirliği.”
"Onedrive'daki 1 tb alan tek kelimeyle harika. Bir aile planım var, bu yüzden birkaç kişi bu avantajı paylaşıyor. Benim için en iyi uygulama Excel. Diğer uygulamalar da çok iyi ve verimli.”
“En sevdiğim şey, kolayca gezinilebilir ve anlaşılması kolay olması. Birçok özelliği sayesinde iş yapmayı da biraz daha keyifli hale getiriyor.”
Tüm Microsoft 365 incelemelerini buradan okuyun.
İşletmeniz için doğru İK belge yönetimi yazılımını nasıl seçersiniz?
Ne arayacağınızı bilmiyorsanız, yazılım satın almak zor olabilir. İK ekibiniz için belge yönetimi yazılımını kısa listeye alırken aklınızda bulundurmanız gereken bazı öneriler:
- Yazılımın belge geri yükleme özelliği sunup sunmadığını kontrol edin. Bu özellik, yanlışlıkla silme durumunda çalışan belgelerini kurtarmanıza ve geri yüklemenize olanak tanır. İdeal bir belge yönetim aracı, veri kaybını önlemek için tüm İK kayıtlarınızın ve belgelerinizin yedeğini tutacaktır.
- Belge tarama hizmetini arayın. Kağıt bir belgedeki verileri yazılıma manuel olarak girmek zaman alan bir iştir. Ancak seçtiğiniz yazılım belge tarama işlevi sunuyorsa, kağıt dosyaları dijital veya elektronik belgelere dönüştürmek için kolayca tarayabilirsiniz.
- Yazılımın bir çalışan self servis portalı olduğundan emin olun. Çalışanlarınızın W-2'ler ve I-9'lar gibi belgelerini güncelleyebilecekleri ve bunlara erişebilecekleri bir self servis portalı sunan bir belge yönetimi çözümü seçin. Bu işlevsellik, yalnızca İK departmanınızın yükünü azaltmakla kalmayacak, aynı zamanda çalışan deneyimini de iyileştirecektir.
İK belge yönetimi yazılımı satın alırken satıcılara sorulacak genel sorular
Yazılımınız belgeler için metin araması sunuyor mu?
İdeal bir belge yönetimi aracı, işe alım ve çıkış görüşmeleri gibi süreçleri daha verimli hale getirmek için bir metin arama özelliğini kullanarak bordro kayıtları veya çalışan sözleşmeleri gibi belirli belgeleri aramanıza izin vermelidir.
Belgeleri çeşitli kategoriler altında saklayabilir ve kullanıcı erişimini kontrol edebilir miyim?
Dijital belge yönetim sisteminiz, belgeleri çalışan verileri ve iş bilgileri gibi birden çok alt kategori altında saklamanıza ve bunları kuruluşunuzdaki belirli kişilerle paylaşmanıza izin veriyorsa, bilgi aramak daha kolay hale gelecektir. Yazılım seçeneklerini kısa listeye alırken, satıcılara ürünlerinin belge türlerini bölümlere ayırmanıza ve bunlara kullanıcı erişimini kısıtlamanıza izin verip vermediğini sorun.
Yazılımınız üçüncü taraf dosya yönetim platformlarıyla entegre mi?
Satın aldığınız yazılım, önemli çalışan verilerini ve belgelerini kolayca taşıyabilmeniz ve aktarabilmeniz için üçüncü taraf uygulamalarla entegre olabilmelidir. Satıcılara ürünlerinin bu tür entegrasyon özelliklerine sahip olup olmadığını sorduğunuzdan emin olun.
Bu ürünleri nasıl seçtik? Biz yapmadık - siz yaptınız
İdeal yazılım eşleşmenizi bulmak için güvenebileceğiniz bilgilere ihtiyacınız vardır; böylece zamandan tasarruf edebilir, bütçenizi aşmayabilir ve işinizi büyütmeye daha fazla enerji harcayabilirsiniz. Bu nedenle, tüm kullanıcı incelemelerimizi inceliyor ve doğrulıyoruz ve yalnızca sizin gibi kişiler tarafından onaylanan araçları öneriyoruz.
Başka bir deyişle, ürün önerilerimiz asla satın alınmaz veya satılmaz veya tek bir kişinin görüşüne dayanmaz; bunlar, bağımsız yazılım inceleme uzmanlarımızın görüş ve deneyimlerini yansıtacak şekilde meslektaşlarınız tarafından seçilir.
Bu makalede yer alan insan kaynakları belge yönetimi araçları, doğrulanmış kullanıcı incelemelerine göre en çok önerilen araçlardır. Ancak, İK ekibinizin belge yönetimi gereksinimlerini karşılamıyorlarsa, en uygun çözümü bulmak için belge yönetimi yazılımı dizinimize göz atabilirsiniz.
Bu liste için dikkate alınması gereken ürünler:
- Eylül 2020-22 arasında Capterra'da yayınlanan, İK sektöründeki kullanıcılardan gelen en az 20 benzersiz ürün incelemesine sahip olun. Bu makalede öne çıkarmak için en yüksek puana sahip üç ürünü seçtik.
- Aşağıdaki temel özellikleri sunarak belge yönetimi yazılımı pazar tanımımızla tanışın: belge yakalama, belge depolama, tam metin arama.
Her ürünün hangi büyüklükteki işletmeler tarafından "yaygın olarak kullanıldığını" belirlemek için, yorumcuların en az %20'sinin belirli bir işletme boyutundan gelip gelmediğini kontrol eder ve ancak o zaman ürünü o işletme boyutundan müşterilere sahip olarak sınıflandırırız.
İnceleme alıntıları, doğrulanmış hakemler tarafından yazılan daha uzun incelemelerden alınan pasajlardır. Bu alıntıları, kelime sayısı ve konu kapsamı dahil ancak bunlarla sınırlı olmayan faktörleri dikkate alan bir algoritma uygulayarak elde ederiz. Alıntılar, olumlu duyarlılık açısından değerlendirilir ve bir duyarlılık puanı alır.
Alıntılar, kullanıcı görüşünü temsil eder ve Capterra veya bağlı kuruluşlarının görüşlerini temsil etmez veya bir onay teşkil etmez. Alıntılar, netlik veya dilbilgisi için düzenlenmez. Bu makalenin yayınlanmasından bu yana yeni incelemeler eklenmiş olabilir, bu nedenle bu makaledeki inceleme verileri mevcut koşulları yansıtmayabilir. Capterra, bu raporun aktif olduğu süre boyunca incelemelerin yayında kalacağını garanti etmez.