Nihai Sanal Toplantıyı Planlamak için 5 İpucu

2020, sanal toplantıların ön plana çıktığı yıl olacak. COVID-19 ile ilgili endişeler devam ederken, şirketler büyük toplantıları yeniden değerlendiriyor ve bunun yerine işlerini yürütmek için sanal dünyada buluşuyor.

İyi yürütülen sanal toplantılar, coğrafi olarak dağınık ekiplerin işbirliği yapmasına, sorunları çözmesine ve grup olarak iş yapmasına olanak sağlayabilir. Ancak verimsiz toplantılar zaman kaybı haline gelerek verimsiz ve bağlantısız çalışanlara yol açar.

Liderler, her toplantıda ekiplerinden en iyi şekilde yararlanmak için sanal iletişimin benzersiz zorluklarını göz önünde bulundurmalıdır. Aşağıda, başarılı bir sanal toplantı planlamak için en iyi uygulamalardan bazıları verilmiştir.

1. İpucu: Bir plan belirleyin

Bu, herhangi bir toplantı için geçerlidir, ancak çeşitli yerlerden arayan katılımcılarınız olduğunda daha da önemlidir.

Her sanal toplantı için önceden bir plana sahip olmak önemlidir, böylece katılımcılar ne bekleyeceklerini ve konuşmaya nasıl katkıda bulunabileceklerini bilirler. İşte bazı önemli en iyi uygulamalar:

• Gündeminizi önceden paylaşın: Gündemi katılımcılara toplantıdan çok önce gönderin, böylece ne hazırlayacakları konusunda net beklentileri olsun. Toplantı sırasında atıfta bulunacağınız önemli konuşma noktaları ve ilgili belgeler, dosyalar veya araştırmalarla ilgili ayrıntıları e-posta davetinizde belirtin.

• Varsa, katılımcılara toplantıdan önce belgeyi görüntüleme veya yorum ekleme fırsatı verin: Herkese toplantıya katkıda bulunmak için eşit fırsat verin. Bunu, Google Drive gibi belge yönetimi araçlarıyla yapabilirsiniz. İster slayt gösterisi, ister video veya yıllık rapor olsun, Dropbox ve Box gibi dosya paylaşım araçlarını kullanmak herkesin işin içinde olmasını sağlayacaktır.

• Sanal alanın nasıl yönetileceğine ilişkin beklentileri sağlayın: Tüm katılımcıların sanal toplantının nasıl yürütüleceği konusunda aynı sayfada olduğundan emin olun. Örneğin, diğerleri konuşurken katılımcılar videolarının sesini kapatmalı mı? Bir tartışma bekleniyor mu yoksa toplantı esas olarak sunum yapan kişi tarafından mı yönetiliyor?

2. İpucu: Önceden planlayın

Farklı programlara ve saat dilimlerine sahip olan katılımcılar için zamanları koordine etmek zor olabilir. Aşağıda herkesin aynı zamanlama sayfasında olmasını sağlamak için bazı öneriler yer almaktadır:

• Herkesin saat dilimine uygun zaman dilimlerini seçin: Örneğin, New York ve Londra'da katılımcı bekliyorsanız, toplantı planlamak için ideal zaman New York'ta sabah 10.00 ve Londra'da 13.00 olacaktır.

• Doğru zaman çerçevesini seçmenize yardımcı olacak araçları kullanın: Kimin hangi saatlerde müsait olduğunu bulmak kafa karıştırıcı olabilir. Saat dilimlerinin sizi yenmesine izin vermek yerine, tüm katılımcıların otomatik saat dilimi algılamasına yardımcı olması için randevu planlama yazılımını kullanmayı düşünün.

• Toplantıları önceden planlayın: Katılımcıların toplantılarından önce ne kadar fazla yönetici varsa, zamanlama çakışmaları o kadar az olasıdır. Bir son dakika toplantısı planlamanız gerekiyorsa, tüm katılımcıların zaman bloklarının açık olduğunu kontrol ettiğinizden emin olun.

3. İpucu: Sanal toplantılar için görgü kuralları oluşturun

Uygun görgü kurallarını uygulamak, sorunsuz ve üretken bir sanal toplantı için zemin hazırlar. Sorunsuz bir toplantı deneyimi sağlamak için her sanal toplantıdan önce ev sahipleri ve katılımcılar için bazı yararlı görgü kuralları şunlardır:

• Toplantıdan önce tüm teknolojileri test edin: Toplantı bağlantılarınızı önceden kontrol edin. Bu, videonuzu, Wi-Fi'nizi ve ekran paylaşma yeteneklerinizi içerir. Mümkün olduğunda, toplantı başlamadan yaklaşık on dakika önce bağlantıyı kurun.

• Videoda yüz yüze tanışın: Sanal toplantıdaki her üyenin birbirini görebilmesini sağlayın. Araştırmaya göre iletişimin %55'i beden dili, %38'i ise ses tonudur. Videoda yüz yüze görüşmek, telefonda bedensiz bir sesle görüşmekten çok daha kişiseldir ve daha fazla bir uyum oluşturmaya da yardımcı olur. Ayrıca, katılımcıların, örneğin birinin konuşmayı bitirmesi veya sadece bir duraklamanın olması gibi, beden dilini ve ipuçlarını almalarına olanak tanır.

• Tüm dikkat dağıtıcı şeyleri bir kenara bırakın: Katılımcıların %83'ü yüz yüze bir toplantıda veya sunumda e-postalarını kontrol ettiklerini söylüyor ve bu, onları sorumlu tutmak için odadaki diğer konuklarla birlikte. Katılımcılara, tüm dikkatlerini katılımcılara vermelerini ve toplantı sırasında e-posta ve metin mesajları gibi dikkat dağıtıcı unsurları azaltmalarını hatırlatın.

4. İpucu: Katılımcıları meşgul edin

Kitleniz meşgul değilse, tüm zamanlama ve planlama boşunadır. Ekibinizi sanal bir toplantı için hazır ve meşgul tutmak için önerilerimiz şunlardır:

• Gündelik sohbet için yer açın: Bir toplantının başında doğal olarak gerçekleşen küçük konuşmayı kesmek için çok hızlı olmayın. Uzak ekiplere işe başlamadan önce kişisel düzeyde bağlantı kurma şansı verir - tıpkı şahsen yapacakları gibi.

• Katılımı teşvik edecek yöntemler sunun: Katılım için fırsatlar yaratarak herkesi ön sıradaymış gibi davranmaya teşvik edin. Örneğin, katılımcılara sanal toplantı başlamadan çok önce soru gönderme şansı verilebilir. Gerekirse, bir anket uygulayabilir veya canlı sohbet üzerinden daha fazla soruyu teşvik edebilirsiniz.

• Sık sık soru sorun: Katılımcılara paylaşma ve takip ettiklerinden emin olma şansı vermek için toplantı boyunca sürekli kontrol edin. Açık uçlu sorular sormak yerine, ne sorduğunuz konusunda açık olun. Örneğin, “Bu araç hakkında ne düşünüyorsunuz?” yerine. bunun yerine şunu tercih etmelisiniz: "Bu aracın üretkenliğe yardımcı olacağını düşünüyor musunuz?"

İpucu #5: Takip

Tıpkı bir ofis içi toplantıda olduğu gibi, su soğutucusunda devam eden tartışma, oturumun kendisi kadar etkileyici olabilir. İletişimin net olmasını ve kafa karışıklığı olmamasını sağlamak için şunları yapabilirsiniz:

• Bir su soğutucusu sohbeti ile bitirin: Toplantı bitmeden yaklaşık beş ila on dakika önce ekibinize başka soruları veya endişeleri olup olmadığını sorun. Bu, katılımcıların çekincelerini veya şüphelerini paylaşmaya açık oldukları zamandır. Şunlardan sonra ekibinizle özetleyin ve bilgi alın: Hem toplantıda ele alınan konular, hem de hangi kilit kararların alındığı ve hangi eylemlerin gerçekleştirildiği hakkında bir takip e-postası ile bunu yapabilirsiniz. ekibinizden gerekli.

• Toplantının nasıl daha iyi olabileceğini sorun: Kendiniz değerlendirin. Ne işe yaradı? Ne kısa düştü? Bu daha az resmi oturumlarda yukarıdaki ilkelerin tümünü uygulamak zorunda değilsiniz, ancak dürüstçe dinlemek, değerlendirmek ve gözden geçirmek için zaman ayırmak, gelecekte en başarılı toplantıları sağlayacaktır.

Sanal toplantınız için doğru yazılımı seçin

İster bir web konferans yazılımı ister proje yönetimi yazılımı olsun, verimli ve verimli sanal toplantılar yürütmenize yardımcı olabilecek çok çeşitli teknoloji araçları vardır.

Anahtar, bu araçlardan hangisinin ekibiniz için doğru olduğunu belirlemektir. Araçları seçerken kendinize sorun:

• Sanal toplantımın başarılı olması için ihtiyaç duyduğu temel işlev nedir? Örneğin, herkesin aynı anda bir belge üzerinde işbirliği içinde çalışmasına mı ihtiyacınız var? O zaman Google Dokümanlar olası çözümdür. Bir demoyu gerçek zamanlı olarak görüntülemek için ekip üyelerine mi ihtiyacınız var? O zaman ekran paylaşım yazılımı tam size göre.

• Sanal toplantınızdaki ortalama katılımcı sayısı nedir? Bire bir sanal toplantı için ihtiyaç duyacağınız toplantı yazılımı, 15'ten fazla çalışanı olan bir toplantıya ev sahipliği yapmanızı sağlayan yazılımdan çok farklı olabilir. Düşündüğünüz web konferansının veya toplantı konferansının bu esnekliği sağladığından emin olun.

Sanal toplantı stratejiniz nedir?

Bize sanal toplantı stratejinizden bahsedin. Başarılı sanal toplantılar düzenlemek için paylaşabileceğiniz en iyi uygulamalar nelerdir? Farklı odalardaki veya farklı kıtalardaki katılımcıları birbirine bağlamanın en iyi yolu nedir? Aşağıdaki yorumlar bölümünde paylaş.