Kurumsal Bir Etkinlik Düzenlerken Maliyetleri Azaltmak için 6 İpucu

Kurumsal etkinlik planlaması söz konusu olduğunda, maliyetlerin hızla artabileceği birkaç önemli alan vardır. Mekan kiralama ücretleri genellikle bütçedeki en büyük kalemlerden biridir ve etkinlik planlayıcıları için önemli bir sorun olabilir. Ancak, bu sorunu aşmanın ve yine de misafirler için harika bir deneyim sunmanın bazı yolları vardır.

Biraz yaratıcılık ve yaratıcı düşünceyle, harika bir kurumsal etkinliği bankayı bozmadan ve yine de misafirlerinizi şaşırtmadan sunmak mümkündür. Bunu gerçeğe dönüştürmek için etkinlik planlayıcılarının bazı önemli maliyet tasarrufu stratejilerinden haberdar olmaları önemlidir.

Sonraki bölümlerde, birinci sınıf bir etkinlik sunmaya devam ederken bu masrafları nasıl azaltabileceğinize dair bazı akıllı ipuçlarını ele alacağız.

Mekan seçiminizle yaratıcı olun

Kendi ekipman ve tesislerine sahip bir yer seçmek ve kendinize ait kiralama veya satın alma ihtiyacını azaltmak, toplam mekan maliyetlerinde daha az harcama yapmanın bir yoludur. Günümüzde , farklı konumlar arasında doğrudan karşılaştırmalar yapmaya yardımcı olmak için kurumsal etkinlik planlama yazılımını kullanarak bunu yapmak mümkün .

Daha yaratıcı ve uygun maliyetli bir seçenek olarak, açık alan veya eski bir bina gibi alışılmadık bir yere gitmeyi düşünün. Akşam yemeği partisi veya piknik gibi daha az standart bir etkinlik tarzı seçmek, genellikle geleneksel bir ziyafet salonu veya konferans merkezinin fiyatının bir kısmı için kiralanabilir. Ve biraz ustalıkla bu alanları gerçekten unutulmaz etkinlik mekanlarına dönüştürebilirsiniz.

Tabii ki, planladığınız etkinlik türüne ve beslemeye çalıştığınız çevreye dikkat edin. Dış mekan seçeneklerini düşünüyorsanız, yılın o zamanındaki hava durumunu da yakından takip edin.

Ekipman ve tesislerden yararlanın

Ayrı bir ses sistemi, sahne ve ışıklandırma kiralamak veya satın almak zorunda kalmamak için kendine ait ekipman ve tesisleri olan bir mekan seçerek etkinliğinizden tasarruf edebilirsiniz. Birçok yerde bu şeyler zaten kuruludur, bu yüzden bir sonraki yerinizi düşünürken bunları sorduğunuzdan emin olun.

Şirketler, yerel tarafından sağlanan ekipman ve tesislerden yararlanarak çeşitli şekillerde maliyet tasarrufu sağlayabilir, örneğin:

• Sunumlar için kullanılabilen projektörler ve ekranlar
• Konukların kendi cihazlarını kullanabilmeleri için Wi-Fi kullanılabilirliği
• Kurum içi yemek hizmetlerini kullanmak için indirim
• Nakit akışını iyileştirmek için potansiyel ödeme planları

Maliyetleri dengelemeye yardımcı olmak için sponsorluk ortakları arayın

Şirket etkinliğinizin maliyetini düşürmenin etkili bir yöntemi, sponsorluk ortakları aramaktır. Ürünlerini veya markalarını tanıtma karşılığında maliyetleri karşılamaya yardımcı olabilirler. Bu, her iki tarafa da yarar sağlar, çünkü onlar maruz kalırken paradan tasarruf edersiniz.

Potansiyel sponsorluk ortakları bulmanın birkaç yolu vardır. Etkinliğinizi tanıtmak için benzer bir hedef kitleyi paylaşan işletmelerle iletişime geçmeyi düşünün. Örnek olarak, yeşil enerji konferansına ev sahipliği yapıyorsanız, güneş paneli şirketlerine veya elektrikli otomobil üreticilerine ulaşabilirsiniz.

Birkaç potansiyel ortak bulduğunuzda, bir sonraki adım onlara ulaşmak ve bir satış konuşması yapmaktır. Etkinliğinizin ne hakkında olduğunu ve etkinliğinizin katılımcıları ve medya kapsamı hakkında bilgiler de dahil olmak üzere markalarının neden uygun olacağını açıklayın. Onlara etkinliğinize yatırım yapmanın faydalarını özetleyen bir sponsorluk paketi sağlamak, kesinlikle onların desteğini alma şansınızı artıracaktır.

Sponsorluk ortaklarının şirketlerin konferanslarda maliyet tasarrufu yapmasına nasıl yardımcı olabileceğine dair diğer bazı örnekler:

• Bir bilgisayar şirketi, bir eğitim semineri sırasında kullanılmak üzere dizüstü bilgisayarlar bağışlıyor.
• Bir giyim perakendecisi, kapı ödülleri olarak kullanılmak üzere hediye kartları sağlar
• Bir otel zinciri, bir etkinliğe katılan konuklara indirim sunar
• Bir havayolu bir konferansta konuşmacılar için indirimli seyahat sağlar

Bir sonraki konferans görünümünüzü daha etkili hale getirmeye yardımcı olmak için olası ortakların bir listesini beyin fırtınası yapın.

Baskı ve nakliye maliyetlerini azaltmak için teknolojiyi kullanın

Çevresel Kağıt Ağı tarafından yapılan bir araştırmaya göre , dijital baskı, işletmeleri toplam baskı maliyetlerinde %25'e kadar tasarruf sağlayabilir. Ek olarak, işletmeler çevrimiçi gönderi hizmetlerini kullanarak UPS ve FedEx gibi çevrimiçi hizmetlerle maliyetlerini %50'ye kadar azaltabilir.

Teknoloji, kurumsal etkinliklerde yiyecek ve içecek hizmetlerinin maliyetini düşürmeye yardımcı olmak için de kullanılabilir. Şirketler internet üzerinden yiyecek ve içecek siparişi verirken toplu indirimlerden ve ücretsiz kargo fırsatlarından faydalanabilir. Siparişleri ve ödemeleri yönetmek için mobil uygulamaların kullanılmasıyla işletmeler, geleneksel kağıt tabanlı yöntemlerle uğraşırken sıklıkla meydana gelebilecek maliyetli hatalardan kaçınabilir.

Benzersiz ancak uygun maliyetli bir şekilde bir tema oluşturun veya süsleyin

Kurumsal etkinliğinizi tek bir uygun maliyetli tema etrafında şekillendirmek, ona benzersiz bir hava verebilir. Örneğin altın ve beyazı renk olarak seçip dekorun genelinde kullanabilirsiniz; bu, tamamen beyaz masa örtüleri ve altın desenli peçeteler kiralamayı içerebilir. Bu, daha benzersiz renklerle ilişkilendirilebilecek ek maliyetlerden kaçınırken yine de şık görünüyor.

Mason kavanozları, sahte çiçekler ve kurdeleler kullanarak merkez parçaları gibi bazı unsurları kendiniz yaparak da dekorasyonlardan tasarruf edebilirsiniz. Bir yıl içinde birden fazla etkinliğe ev sahipliği yaparken, dekorasyonları bir kerede satın almak yerine kiralamak daha ucuz olabilir.

Etkinliğinizi tanıtmak ve pazarlama maliyetlerinden tasarruf etmek için sosyal medyayı kullanın

Facebook, TikTok, Twitter ve Instagram gibi platformları kullanarak, etkinlik sayfaları oluşturarak, güncellemeler yayınlayarak ve potansiyel konuklarla etkileşim kurarak size avantaj sağlayan çok az maliyetle veya ücretsiz olarak geniş bir kitleye ulaşabilirsiniz.

Kurumsal bir etkinliğin tanıtımını yaparken, sosyal medya gönderilerinizin profesyonel ve markaya uygun olduğundan emin olmak isteyeceksiniz . Böylece şirketinizin web sitesinde bir etkinlik sayfası oluşturabilir, sosyal medya platformlarınızda paylaşabilir ve sunabileceğiniz özel fırsatları veya indirimleri tanıtmak için daha geniş bir kitleye ulaşmak için doğru hashtag'leri kullanabilirsiniz.

Son olarak, promosyonlar ve yarışmalar düzenleme seçeneğidir. Etkinlik sayfanızı kendi sosyal medya profillerinde paylaşan misafirlere indirimler sunmak veya ödüllü etkinliğinize ücretsiz bilet verilen bir yarışma düzenlemek bu kanalları kullanırken denenebilecek güzel karelerdir.