Çalışanları Etkili Bir Şekilde Planlamak: Verimliliği ve Satışları Artırmak için 3 İpucu

Uygun personel ve yalın bütçeler arasında sürekli olarak hokkabazlık mı yapıyorsunuz? Çalışanları etkili bir şekilde planlamanıza yardımcı olacak bazı ipuçları.

Çalışan planlaması sadece perakende sektörü için değil, aynı zamanda konaklama, lojistik, sağlık ve yemek servisi gibi diğer hizmet sektörleri için de önemli bir zorluktur. Bir yandan, işletmelerin müşterilerinin acelesi ile başa çıkmak için uygun personel temin etmesi gerekiyor. Öte yandan, değişken ve öngörülemeyen zamanlama, çalışanların iş-yaşam dengesini alt üst eder.

Çoğu zaman, vardiyalı çalışanların her hafta değişen vardiyalarda çalışması gerekir. Nadiren programları üzerinde herhangi bir kontrolleri vardır ve genellikle programlarını sadece birkaç gün önceden öğrenirler. Çeşitli şirketler bu tür çizelgeleme uygulamaları için farklı isimler kullanırken, bunlar yaygın olarak tam zamanında çizelgeleme veya müşteri merkezli çizelgeleme olarak bilinir.

Son zamanlarda Lowe, çalışanların mağaza trafiğini yansıtmasını sağlamak için müşteri merkezli bir zamanlama sistemini benimsedi. Sistem teoride iş için iyi gibi görünse de, gerçekte çalışanlar için ardışık izin günlerinin sayısını ve ayrıca planlamaya ilişkin görünürlüğü ve esnekliği sınırlar. Değişiklik, çalışanların yaşamlarına daha az öngörülebilirlik getirdi ve iş-yaşam dengesini olumsuz etkileyerek nihayetinde işgücünün moralini düşürdü.

Geleneksel görüş, kararsız çizelgelemenin günümüzün yalın iş ortamlarında norm olduğunu belirtirken, Nando's ve The Gap Inc. gibi aykırı değerler, istikrarlı çizelgelemenin sadece uygulanabilir olmadığını, aynı zamanda satışları ve üretkenliği artırmaya da yardımcı olabileceğini gösteriyor. Ve bunu işinizde uygulamanıza yardımcı olacak üç ipucumuz var.

İşletmenizin kullanması gereken 3 çalışan planlama tekniği

1. İpucu: Çalışanlara programlarında daha iyi görünürlük sağlayın

Şunu hayal edin—Adam bir giyim mağazasının yazar kasasını çalıştırıyor. Tatil yaklaşıyor ve ailesiyle birlikte tatil günleri planlamak istiyor. Ancak tatiller aynı zamanda mağaza için yılın en yoğun zamanıdır ve gelecek hafta hangi günlerde veya vardiyalarda çalışacağı konusunda hiçbir fikri yoktur. Bu gibi durumlarda, program görünürlüğünün olmaması, Adam'ı ve onun gibi çalışanları hayal kırıklığına uğratmasa ve/veya ayrılmasa bile biraz hayal kırıklığına uğratabilir.

Findmyshift'te (Kaynak) zamanlamayı sürükleyip bırakın

İşverenler için, bu tür durumlardan kaçınmanın basit bir yolu, vardiyaları kağıt takvimler veya devam kayıtları üzerinde önceden hazırlamaktır. Daha da iyisi, çalışma programları oluşturmak ve paylaşmak ve ayrıca her vardiyadan önce çalışanlara hatırlatıcılar göndermek için çalışan planlama yazılımını kullanmaktır.

2. İpucu: Çalışanlara vardiya değiştirme esnekliği verin

Geçen ay, Adam'ın kızının okulunda bir Cumartesi sabahı veli-öğretmen konferansı vardı. Ama Adam'ın sabah vardiyası vardı, bu yüzden değişiklik istemek için müdürünü aradı. Yönetici, Adam ile vardiyayı değiştirmek ve değişiklikleri etkilenen herkese bildirmek için başka bir çalışan bulmaya çalışmak için üç saat harcadı.

CakeHR'de (CakeHR) değiştirme onayı

Bu, çalışan planlama yazılımının yardımıyla önlenebilecek başka bir durumdur, bu da vardiya değiştirme ve değişim sürecini çalışanlar için çok daha basit hale getirir. Örneğimizde, Adam değişim için vardiyayı doğrudan yazılım sisteminde kendisi ayarlayabilir ve mevcut herhangi bir iş arkadaşı bunu talep edebilir. Değişiklik anında gerçekleşir ve ilgili herkes tarafından görülebilir.

Gap'te yapılan bir deneyde, bir vardiya değiştirme akıllı telefon uygulamasında bir ila üç gün öncesinden gönderilen taleplerin yaklaşık %50'si alıcılar buldu ve uygulamayı kullanan yarı zamanlı saatlik çalışanların %62'si vardiya gönderdiklerini veya aldıklarını bildirdi. Genel olarak, katılan çalışanların %95'i, uygulamanın çalışma programlarını ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde ayarlamayı kolaylaştırdığını kabul etti.

3. İpucu: Personel ihtiyaçlarını değerlendirin ve maliyet aşımlarından kaçının

Örneğimize devam ederek, bu ay için Adam'ın pazartesi ve çarşamba günleri nöbette olduğunu varsayalım. Bu, bir çağrı bildirimi üzerinde çalışabilmesinin beklendiği ve o günler için herhangi bir kişisel taahhüt planlayamayacağı anlamına gelir. Ancak, çağrılmazsa, çalışma olasılığı nedeniyle izin almasına rağmen o gün için ücreti ödenmez.

ShopKeep'te analiz panosu (Kaynak)

Çağrı üzerine planlamanın öngörülemezliği, çalışanların garantili işe, belirli bir gelir düzeyine güvenmelerini ve hatta gelirlerini desteklemek için ikinci bir iş bulmalarını zorlaştırır. 2016 yılında, düzenleyiciler Aeropostale, Vans, Forever 21, American Eagle Outfitters ve diğer birkaç perakendeciyi çağrı üzerine planlama uygulamalarını gözden geçirmeye ve değiştirmeye zorladı.

Perakende yönetim yazılımı ve satış noktası yazılımı gibi araçlarla işverenler, personel ihtiyaçlarını daha iyi değerlendirebilir ve çağrı üzerine zamanlama ihtiyacını ortadan kaldırabilir. Bu tür araçlardaki raporlama özellikleri, işverenlerin geçmiş verileri analiz etmesine ve en çok müşteri trafiğine tanık olan günleri/saatleri belirlemesine yardımcı olabilir.

Bu bilgi ile işverenler daha iyi planlama ve bütçeleme kararları alabilirler. Ekstra vardiyalarla ilişkili maliyet aşımlarından kaçınırken çalışanlara ihtiyaç duydukları güvenilirliği ve esnekliği sağlayabilirler.

Sonraki adımlar—işletmeniz için doğru yazılımı nasıl bulabilirsiniz?

Artık yazılımın çalışan planlamasını düzene sokmanıza ve onu daha verimli ve etkili hale getirmenize nasıl yardımcı olabileceğini bildiğinize göre, piyasadaki çözümleri keşfetmeye başlayabilirsiniz. Ancak, bilmeniz gereken bazı hususlar vardır:

• İşletmenizin boyutunu ve türünü aklınızda bulundurun: 10 çalışanı olan bir restoranın zamanlama ihtiyaçları, 50 çalışanı olan bir süpermarketten çok farklı olacaktır. İlk olarak, yazılımın sizin için ne yapmasını istediğinizi ve onu kaç kişinin kullanacağını tam olarak bilin ve ardından piyasadaki araçları keşfetmeye başlayın.
• Araç için bir bütçe ayırın : Bir işletme sahibi veya işveren olarak, bir araç için ayırabileceğiniz yalnızca belirli bir miktar para vardır. Küçük bir işletme için bu, ayda birkaç yüz dolar olabilirken, büyük bir işletme için bu birkaç bin dolar olabilir. Bir zamanlama aracına rahatça harcayabileceğiniz tutarı ayırın ve seçeneklere yalnızca bu bütçe dahilinde bakın.
• İhtiyaçlarınızı yeniden düşünün: Planlama ihtiyaçlarınızı karşılamak için kesinlikle çalışan planlama yazılımına başvurabilirsiniz, ancak perakende yönetim yazılımı ve satış noktası yazılımı gibi diğer araçlar, planlamadan çok daha fazlasını yapmanıza yardımcı olabilir. Salonlar ve marketler gibi özel işletmeler de kendi nişleri için özel olarak tasarlanmış araçları keşfedebilir.

Not: Bu makalede seçilen uygulamalar, bir özelliği bağlam içinde göstermek için örneklerdir ve onay veya öneri olarak tasarlanmamıştır. Yayınlandığı tarihte güvenilir olduğuna inanılan kaynaklardan elde edilmiştir.