Çalışma süresini takip etmek nasıl para tasarrufu sağlar?

Hepimiz “Vakit nakittir” ifadesini duyduk ama tam olarak ne kadar paradan bahsediyoruz?
Bu blog yazısında, araştırmalara göre zaman takibinin size ne kadar para kazandırabileceğinden ve tam olarak nasıl tasarruf ettiğinizden bahsedeceğiz. Ayrıca, zamanı mümkün olduğunca etkili bir şekilde takip etmek için ipuçları da sağlayacağız.

Zaman takibi size ne kadar para kazandırabilir?

Harvard Business Review'da yayınlanan AffinityLive tarafından yapılan bir araştırmaya göre, verimsiz bir şekilde çalışmak ABD ekonomisine 50 milyon saatin üzerinde, yani günde yaklaşık 7,4 milyar dolar kaybetmek anlamına geliyor.
Ayrıca, "haftalık (veya daha kötü) zaman çizelgesi güncellemelerinden günlük (veya daha iyisine) geçişin, faturalandırılabilir sürede profesyonel başına yılda 52.000 ABD Doları kazanacağını" belirtir.

Olayları bir perspektife oturtmak gerekirse, ekstra 52.000$ ile satın alabileceğiniz şeyler şunlardır (rüzgarla birlikte gitmemişlerse):

• 50 iPhone 12 Artıları
• Dubai'deki Burj Al Arab otelinde Royal Süitte 2 gece konaklama
• 3 karatlık bir elmas
• Bir ev veya apartman dairesi (büyüklük konuma göre değişir)
• Harvard Üniversitesi'nde bir yıllık öğrenim ücretleri

Ve bu listeden bir şey satın aldıktan sonra, hala birkaç bin tane yedek kalırdı.
Bence hepimiz bunun çok para olduğu konusunda hemfikiriz – bu böyle boşa harcanmamalı.

Zaman takibi size nasıl para kazandırır?

Zaman izleme yazılımı, özellikle Clockify gibi yüksek kaliteli ve tamamen ücretsiz bir uygulama seçerseniz, çeşitli şekillerde paradan tasarruf etmenizi sağlar. İşte nasıl:

• Önünüzde tahminler yerine gerçek veriler var. İş söz konusu olduğunda tahminlere güvenmek harika bir fikir değil.
  Zamanı takip ettiğinizde, tüm görevler ve bu görevleri tamamlamak için harcanan zaman da dahil olmak üzere, devam eden her şey hakkında bir fikir edinirsiniz. Bir tahminde bulunmanız gerekse bile (örneğin gelecekteki büyük bir proje için), güvenecek çok fazla veriniz olacak ve mümkün olduğunca doğru bir tahminde bulunacaksınız.
  Ayrıca şirketin kaynaklarını boşa harcayan belirli bir proje olup olmadığını da anlayabileceksiniz - zamanı takip ettiğinizde paranızın tam olarak nereye gittiğini görebilirsiniz. Bu bizi bir sonraki noktaya getiriyor…
• Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz tüm saatlerin bir kaydı bulunduğundan, bordro ve faturalar için doğru faturalandırmayı ve veri işlemeyi kolaylaştırır .
• Yasal sorunlardan kaçının. Bordro verilerinden bahsetmişken - 2013'te IRS, bordro vergileriyle ilgili 4,5 milyar dolar ceza verdi. Zaman takibi, benzer bir istatistiğin parçası olma riskini azaltacaktır.
• Verimliliği artırır. Odaklanmaya ve öncelikleri düz tutmaya ve boşta çalışmayı en aza indirmeye yardımcı olur.
  Ayrıca fazla çalışmayı da engeller. Ve biri iyi dinlendiğinde, iyi performans gösterme ve daha verimli olma olasılığı çok daha yüksektir.
• Eski katılım sistemlerine kıyasla zaman kazandırır . İkisi arasında karşılaştırıldığında, insan hatası için daha az yer var.
• Dijital zaman takibi, kağıt gibi çevresel kaynakları boşa harcamamak veya hepsi kullanıldıktan sonra yeniden stoklamak için ek para harcamamak anlamına gelir. Güney Indiana Üniversitesi'ne göre ABD'de her yıl yaklaşık 1 milyar ağaç değerinde kağıt atıldığını biliyor muydunuz? Zaman izleme yazılımı kullanmak, yalnızca paranızı değil, aynı zamanda ağaçları da kurtarmak anlamına gelir.

Etkili zaman takibi için ipuçları

Zamanı etkili bir şekilde takip etmek ve sonuç olarak paradan tasarruf etmek için bazı ipuçları:

Her gün zamanı takip edin

AffinityLive'ın çalışması, “Ebbinghaus Unutma Eğrisi'ne göre, insanlar altı gün sonra öğrendiklerinin yalnızca yüzde 23'ünü muhafaza ediyor. Bu, yalnızca haftada bir kez tamamlıyorsanız, zaman çizelgenizde tam olarak doğru olmanın imkansız olduğu anlamına gelir.”

Bu nedenle, daha yüksek frekans daha iyi doğruluk sağladığından, zamanı her gün izlemek en iyisidir.

Tutarlı ol

Zamanı düzenli olarak izlemek kadar, daha uzun bir süre boyunca tutarlı bir şekilde izlemek de önemlidir. Etkili olması için buna bağlı kalmalısınız!

Ayrıca, herkesin aynı platformda izleme süresi açısından tutarlılık olduğundan emin olun, böylece tüm verilere tek bir yerde sahip olabilirsiniz.

Zaman takibini hızlı ve kolay hale getirin

AffinityLive'ın çalışması, “Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, profesyonellerin zayıf zaman izleme alışkanlıklarına sahip olmasının ana nedeninin, bunu yapmanın zahmetli olması olduğunu bulduk” diyor.
Genel bir kural, ne kadar karmaşıksa, insanların bunu yapma olasılığı o kadar düşüktür.

Bu yüzden gün içinde fazla zaman almayan ve fazla çaba gerektirmeyen bir zaman takip yazılımı tercih etmelisiniz.

Otomatik izleme harika bir seçenektir – yapmanız gereken tek şey kaydı başlatmak için bir düğmeyi tıklamaktır. İzlemeye başlamayı unutmadığınızdan emin olmak için bir hatırlatıcı bile ayarlayabilirsiniz.

Ayrıca, şirketinizin ihtiyaçlarına daha iyi uyuyorsa, görevleri manuel olarak eklediğiniz (genellikle iş gününün sonunda) zaman çizelgelerini de kullanabilirsiniz. Kullanıcı dostu ve sezgisel bir arayüze sahiptirler ve aynı zamanda kullanımı kolaydır.

Net talimatlar verin

Az önce söylediklerimizi takiben, yeni yazılımı tanıtırken açık ve basit talimatlar sağlamak gerçekten önemlidir. Aksi takdirde, özellikle teknoloji konusunda daha az bilgili insanlar için stresli olabilir.
Beklentiler ayrıca tartışılmalıdır, örneğin, beklenen günlük iş yükü veya belirli bir yol varsa, görevler organize edilmelidir.

zaman yuvarlak

Zamanınızı doğru bir şekilde takip etmek önemli olsa da, genellikle son derece yüksek bir hassasiyet düzeyine gerek yoktur; Her dakikayı bir tişörte kadar takip etme konusunda endişelenmek gereksiz strese neden olabilir ve yarardan çok zarar verebilir. Zaman genellikle en yakın 5, 10 veya 15 dakikaya yuvarlanır.
Ayrıca banyo molaları veya atıştırmak için mutfağa gitme gibi şeyleri takip etmenize gerek yok.

Zaman yuvarlamanın yasal olup olmadığını merak ediyorsanız – evet, doğru yapıldığı sürece yasaldır.

Çözüm

Büyüklüğü ve çalışan sayısı gibi birçok faktöre bağlı olduğundan, şirketinizin tasarruf edebileceği kesin rakamları size söyleyemeyiz. Ancak bahsettiğimiz her şeyi göz önünde bulundurarak, maliyetleri nasıl azaltabileceğinizi ve/veya bütçenizde nasıl ayarlamalar yapabileceğinizi hesaplamak ve şirketinizi daha karlı hale getirmek daha kolay olabilir.
Zaman takibinin etkili olması için, bunu günlük ve tutarlı bir şekilde yapmak ve şirketinizin ihtiyaçlarına tam olarak uyan doğru yazılımı seçmek en iyisidir.