Zaman takibinden nasıl nefret edilmez

Zaman takibi mutlak bir acı olabilir ve uzun bir süre boyunca, zaman çizelgemde sayılar olduğu sürece çıktımın önemli olmadığını hissettim. Bu, izlemenin iş yerindeki postumu nasıl kurtarabileceğini, daha eğlenceli olabileceğini ve kariyerimde bir şeyler başarıyormuşum gibi hissetmemi sağlamadan önceydi.

Ancak bunun olması için, zamanı takip etmeyi hatırlama zorunluluğunun rahatsız edici ve rahatsız edici hissinin üstesinden gelmemiz ve aslında bu ek işi yapmamız gerekiyor. Bu yazıda benim için işe yarayan bazı ipuçlarını paylaşıyorum. Doğru motive ediciyi bulmak, bir oyunda zaman takibi yapmak ve onu özüne kadar basitleştirmek gibi şeyleri tartışacağım.

Doğru motivasyona sahip olduğunuzdan emin olun

Motivasyonun kendisi çok kısa süreli olabilir (ilhamın gelmesini bekliyorsanız), doğru motive edicinin gücünü göz ardı etmemelisiniz.

Burada vereceğim tek “soyut” tavsiye, zamanı neden takip etmeniz gerektiğine dair çok iyi bir neden bulmaktır. Örneğin:

1. Patronum/yöneticim/ekip liderim/iş arkadaşlarımla yanlış anlamaları önleyeceğim;
2. Çalışma süremin bir "kağıt izi" olacak, böylece gerektiğinde kendimi yedekleyebilirim;
3. Çalışkan ve şeffaf göründüğüm için müşterilerim muhtemelen daha güvenilir ve/veya daha fazla ödemeye isteklidir;
4. Zamanımı nerede harcadığımı daha iyi anlayacağım ve bu konuda bir şeyler yapabilirim;
5. Fazla mesaiye son vermek istiyorum;

Kağıt üzerinde nedenleriniz olduğunda, zaman takibinin daha fazla amacı olur. Bu, bir panoya, çalışma masanızın üstüne veya monitörünüze yapıştırabileceğiniz bir şeydir. Sanatçı ve koç Katy Arrington'un inandığı gibi, doğru motive edici, üretkenliğiniz üzerinde çalışırken sizi çok fazla zihinsel baskıdan kurtarabilir.

Aynı şey, üretkenliğin temel unsurlarından biri olan zaman takibi için de geçerlidir.

Zaman izlemeyi bir oyuna dönüştürün

Verimliliğinizi oyunlaştırmak çok fazla ilerleme sağlayabilir.

Zaman takibinin gereksiz ciddiyetini ortadan kaldırdığınızda, zamanlayıcınızı başlatmak ve zamanınızı nasıl harcadığınızı not etmek birdenbire daha eğlenceli hale gelecek.

Zaman takibini seviye atlama becerisi olarak ele alın

Bir deneyim ilerleme çubuğunu doldurmak açısından düşünürseniz, zaman takibi bir oyun haline gelebilir. Yavaş yavaş tecrübe kazanıyorsunuz ve bir süre sonra seviye atlıyorsunuz. Zaman takibini bir oyun becerisi, görevlerinizi deneyim (exp) puanları olarak ele alırsanız aynı yöntem uygulanabilir.

Yani, biraz şöyle görünecek:

• Video oyunlarında gördüğünüze çok benzeyen bir ilerleme çubuğu yapın;
• Onlara değerler veya deneyim puanları atayın;
• Bir görevdeki zamanı her başarıyla takip ettiğinizde, bir deneyim puanı (veya daha fazlası) atayın.

Konsepti bu kadar basitleştirebilir veya genişletebilirsiniz. Örneğin, her görev farklı sayıda deneyim puanı taşıyabilir - bir saat sürerse 5 puan ve 20 dakikaysa 2'dir.

Kısa bir süre için şöyle yaptım:

• Bir aylık zaman takibinde 4. seviyeye ulaşmam gerekiyor. Seviye 4, 200 exp puanı gerektirir;
• Dört çalışma haftam var, yani haftada maksimum 50 puan kazanabilirim;
• Her hafta 5 gün işim var, günde maksimum 10 puana çıkıyor;
• Hedef: Süreyi takip ederken günde 10 puan kazanın.
• Her görevi başarıyla takip edersem, tam 10 puan alırdım.
• Bir yerde başarısız olursam, puanları buna göre düşerdim.

Karmaşık gelebilir, ancak en basit matematikti ve masamda elle çizilmiş bir deneyim çubuğu varken, bir şekilde seviye atlayan bir video oyunu karakteri gibi hissettim.

Neyse ki, çevrimiçi olarak kopyalayabileceğiniz veya ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabileceğiniz çok sayıda ilerleme çizelgesi ve şablon var. Her iki durumda da, en küçük oyun türü bir insansanız bile, bu iyi çalışmalıdır.

Zaman çizelgelerinize renk ve yaratıcılık katın

2011 yılında, eski Stamen teknoloji lideri Michal Migurski, ekibinin zamanını takip etmek için akıllı ve eğlenceli bir yol tasarladı.

Bir projede harcanan zamanı bir bükülme ile gösteren tarayıcı dostu bir uygulama programladı: zaman, domuzu vurmak için hareket ederken (diğer bir deyişle son teslim tarihi) ünlü bir Angry Birds kuş avatarıyla izlenecekti. İşte nasıl göründüğü:

Kaynak: mike.teczno.com

Migurski'nin kendisinin de bunun basit bir amaç olduğunu açıkladığı gibi, domuzu vurmanız gerekiyor. Kuş domuzun başının üzerinden uçarsa, para/kaynak kaybedersiniz ve kuş domuzun yanından uçarsa, teslim tarihlerinizin çok gerisindesiniz. Migurski, kendi web sitesinde, Angry Productive Birds'ü kendiniz kontrol etmeniz için bir Github deposuna bir bağlantı bırakmıştı.

Ödül zamanı izleme kilometre taşları

Belki de zaman takibinin uzun vadeli faydaları sizin için iyi bir ilerleme değildir. Zaman takibinin faydaları açıktır, ancak her zaman cazip bir nihai hedef değildir. Ve bu sorun değil, çünkü kısa vadeli bir motivasyon artışı eşit derecede başarılı olabilir. Zaman takibinizi oyunlaştırırken, belirli kilometre taşları ve uygun ödüller belirlediğinizden emin olun.

Örneğin, hedefiniz arka arkaya beş gün başarılı bir şekilde zamanı takip etmekse, ödül pahalı bir akşam yemeği, bir süredir istediğiniz bir şey için alışveriş yapmak veya… sadece günün ortasında suçluluk duymadan bir şekerleme olabilir. .

Kilometre taşları ayrıca gün boyunca X sayıda başarılı izleme süresini, toplamda en az dört saat izlemeyi (unutmanız durumunda biraz yer bırakarak) vb. içerebilir.

Uygulamalar ile zaman takibini eğlenceli hale getirin

If This Then That Clockify blogunda birkaç kez bahsettiğimiz çok popüler ve kullanışlı bir uygulama. Web sitesi, bilgisayarınızda veya telefonunuzda belirli davranışları tetikleyen uygulamalar adı verilen küçük eylemler oluşturmanıza olanak tanır. Örneğin, beğendiğiniz her YouTube videosu Spotify çalma listenize eklenebilir veya bulaşık makineniz her başladığında, roomba'nız mutfağı temizlemeye başlar. Küçük işleri tabağınızdan alır. Başka bir örnek olarak, Trello'nuzu ve Clockify'ınızı bağlayabilirsiniz, böylece birisi Trello'ya bir görev kartı koyduğunda, bir uygulama bu kartı Clockify'da bir zaman girişi olarak girecektir. Tek yapmanız gereken, ona ulaştığınızda zamanlayıcıyı başlatmak.

Zamanı izlemenin daha eğlenceli bir yolu, örneğin YouTube ve Clockify'ı bağlamak olacaktır; burada zamanlayıcınızı her durdurduğunuzda kısa bir kutlama videosu açılır. Aynı şeyi bir ses klibi veya eğlenceli bulduğunuz bir gif ile de yapabilirsiniz. Bu otomatik kutlamalar, görevlerin süresini takip ettiğinizde dört gözle bekleyeceğiniz küçük ödüller gibidir.

Önce zamanı takip edin – daha sonra kategorize edin

Geçmişte, ne zaman zaman takibi düşünsem, görevin ne olduğunu yazma, etiketleme, Pomodoro'mun ne kadar süreceğine karar verme, vb. tüm süreci hayal ederek hemen gözlerimi devirirdim. Her zaman dilimi için hazırlık fikri beni öldürüyordu – akışı kaçırıyordu ve beni robot gibi hissettiriyordu.

Bu yüzden, sorunu birkaç basit ince ayar ile düzelttim:

• Görev listemi yaparken tüm etiketleri ve projeleri önceden hazırladım;
• Pomodoro zamanlayıcıyı attım (zamana duyarlı görevler hariç);
• Sadece görevle ilgili temel bilgileri doldururdum;
• Sıralama, ek notlar ve diğer her şey günün sonuna ertelendi.

Bu küçük teknik nüansları ortadan kaldırmanın, zaman takibini benim için daha az can sıkıcı hale getirdiğini fark ettim. Bir bonus olarak, günün sonunda, tüm zaman girişlerini sıralamak, aşamalı olarak büyük bir fişi çekme ritüeli olduğunu kanıtladı. Günümün nasıl geçtiğini analiz etmek için ek bir göreve ihtiyacım yoktu ve girişleri gözden geçirmek beni bir başarı ve kapanış duygusuyla ödüllendirdi.

Kaynak: Clockify öğreticisi - zamanı kategorize etme

Yukarıdaki, Clockify'da tekrar eden görevler için nasıl etiketler oluşturabileceğinize bir örnektir, böylece açılır menüden ne üzerinde çalıştığınızı seçmeniz yeterlidir. Zaman girişlerini kategorize etmek cildinizi süründürüyorsa, bu mükemmel bir çözümdür.

Kendine mükemmel bir araç al

Kişisel olarak sayısız zaman takibi, alışkanlık takibi ve odak uygulamaları denedim. Ve Clockify dışında %100 işime yarayan birini bulamamış olsam da, çok farklı olduklarını, her birinin farklı bir kişiye hitap ettiğini kesin olarak söyleyebilirim.

İster cihazlar arası, ister otomatik izleme veya manuel giriş, ister raporlar veya hayır, faturalandırma, takvim entegrasyonları olsun, yalnızca uygulamaya yönelik bir izleyici olsun, adını siz koyun - onlarda var.

En iyi tavsiyem, birkaç hafta boyunca onları bedenlerini denemek için harcamak olacaktır. Clockify, ücretsiz planı için en sağlam özellik sistemine sahip, bu yüzden bence iyi bir başlangıç ​​noktası. Neyi sevdiğinizi ve neye ihtiyacınız olduğunu görebilir ve oradan çalışabilirsiniz.

Mükemmellik için çabalamayın

Zaman takibinden nefret etmemin sebeplerinden biri, zamanımı belgelemedeki her başarısızlığın çok kişisel hissettirmesiydi. Sanki tembel, dikkatsiz, bu kadar küçük bir işi yapamayacak durumdaymışım gibi ve diğer çok... tatsız fikirler.

Ve beni uzun bir süre bunu yapmaktan alıkoyan, başından beri bu olumsuz zihniyetti. İçimdeki en kötüyü ortaya çıkarırken neden zaman izlemeyi denesin ki?

Bu nedenle, büyük olasılıkla sahip olacağınız olumsuz varsayımlarla mücadele etmek için farklı görüşleri beslemeye çalışın.

“Arada bir başarısız olmak sorun değil”

Bazen işler yoluna girecek.

Dikkatiniz dağılacak.

Kötü bir gün geçireceksin.

Ara sıra topu düşürdüğün için kendini affetmeyi öğren. Bu nahoş duyguları bastırdığınız ve denemeye devam ettiğiniz sürece, bu küçük yenilgilerin bir önemi yok. Ve bu, özellikle de sadece zamanınızı takip etmeye başlıyorsanız, içinde bulunulması gereken en sağlıklı zihniyettir.

“Her şeyi takip etmem gerekmiyor”

Banyo molaları, kahve demleme molaları veya bir görev olarak ortaya çıkan bir takip e-postası yazmak, gerçekten kendi zaman aralıklarına veya izlemeye ihtiyaç duymazlar. Beş-on dakikalık aktiviteler uzun vadede muhtemelen önemli değildir (toplanan eğlence molaları olmadıkça) ve size alışkanlıklarınız hakkında hiçbir yararlı bilgi vermezler.

Müşteri/yönetici raporunuz için özellikle önemsizdirler.

Kendinize aşırı yüklenmeyin ve zaman takibinden o kadar da nefret etmeyeceksiniz.

“Zaman takibi brokoli yemek gibidir”

Zaman takibi, mühendisleri için belirli bir kotayı doldurması gereken bir robot gibi hissetmemizi sağlayabilir. Ve sayıların kalitemizden veya çıktımızdan daha büyük bir değer elde ettiğini görmek biraz acı veriyor.

Ama gerçek şu ki, iyi alışkanlıklar doğal olarak gelmez. Tıpkı bir çocuğun sağlığı için iyi olduğu için brokolinin tadını alması gerektiği gibi, biz de hayatın her alanında daha üretken olmak için zamanı takip etmeyi hatırlamanın sıkıntısını yaşamalıyız.

Yani evet, sanırım zaman takibini brokoli ile karşılaştırıyorum.

“Zaman takibi beni güvende tutuyor”

Zaman takibine dahil olmanızın en iyi nedenlerinden biri, bunun çalışma saatlerinizi nasıl harcadığınızın reddedilemez kanıtı olmasıdır.

Modern iş yeri şüpheler, geç teslim tarihleri, güvensiz müşteriler ve hatta dolandırıcılarla dolu olabilir. Çalışılan saatler ve ne kadar borçlu olduğunuz hakkında adil bir rapor hazırlamak için üzerinize düşeni yaptığınızı bildiğinizde, göğsünüzden büyük bir stres geçer.

Ayrıca, bir müşterinin ödemeden kaçınmaya çalışması veya iş arkadaşları arasındaki bir ofis anlaşmazlığının güneye gitmesi durumunda yazılı kanıt alırsınız.

“Biraz kontrol görünümü veriyor”

Günümüzde, günlük işlerimizi ve kariyerlerimizi etkileyen çok fazla faktör var. Öyleyse, kaynaklarınız ve zamanınız üzerinde çok küçük bir tam kontrole sahip olma fırsatı sunulduğunda, neden kabul etmeyesiniz?

Zaman takibi çok küçük bir eylemdir ve yine de nasıl çalıştığınız ve kendinizi başkalarına nasıl sunduğunuz üzerinde büyük bir etki yaratır. Clockify gibi dijital zaman izleyicilerin nasıl geliştiğinden bahsetmiyorum bile, zaman takibinden nefret eden herkes için göze batmayan bir deneyim haline getirildiler.

sonuçlandırmak

Zaman takibi, birçok olumsuz baskıyla birlikte gelir. Bundan hoşlanmıyoruz çünkü çıktılarımızı sayılara dönüştürüyor gibi görünüyor ve insanlar olarak zaman çizelgelerimiz aracılığıyla değer kazanmaya başladığımıza yanlışlıkla inanıyoruz. Bu gerçeklerden daha uzak olamazdı. Zaman takibi, dikkatimizi dağıtan, zararlı davranışlar üzerinde kontrol sahibi olmamızı sağlayabilir, hem ofiste hem de serbest çalışma sırasında bizi yanlış uygulamalardan koruyabilir ve daha sağlıklı çalışma alışkanlıkları oluşturmak için harika bir yol olabilir.