Uzak bir ekipte zaman izleyici kullanmanın faydaları

Arkadaşım bir keresinde bana ekibi kısa bir süre evden çalışırken patronunun onların gerçekten çalıştığına inanmadığını söyledi. Ekip, bir ofiste yaptıkları gibi işini yapsa da, işvereni güvensizdi. Böylece kısa sürede ofise geri döndüler. Evden çalışırken zamanı takip etmediklerini belirtmeliyim.

Bu neden önemli? Pekala, uzaktaki çalışanlar saatlerini kaydettiklerinde, çalıştıklarına dair kanıtları olur, bu nedenle işverenler ve işçiler arasında güven oluşturmak daha kolaydır. Güven sorununun yanı sıra, uzak bir ekipte zaman izleyici kullanmanın önemli olmasının başka yolları da vardır.

Bu makalede, uzaktaki ekipler için zaman izleme avantajlarını ele alacağız ve size uzaktaki bir ekipte zaman izlemenin pratikte nasıl çalışabileceğini göstereceğiz.

Uzak ekipler için çalışan zaman takibinin faydaları nelerdir?

Uzak çalışanların zamanı izlemeye başlamasının temel nedenlerini keşfetmeye başlamadan önce, uzaktan çalışmanın neleri kapsadığını hatırlayalım. Uzak çalışanlar:

• evden çalışmak,
• ortak çalışma alanlarından, kafelerden veya ofis olmayan diğer yerlerden çalışmak,
• çeşitli yerlerden çalışmak, ancak ara sıra ofise gelmek,
• bazen esnek çalışma saatleri vardır.

Şimdi, işte uzak ekipler için çalışan zaman takibinin faydaları.

Doğru faturalandırma ve maaş bordrosu

Uzak çalışanlar birkaç projede ve çok sayıda müşteri için çalıştığında, her projede harcadıkları her saati takip etmek önemlidir. Ayrıca, Clockify gibi bir zaman izleme aracıyla yapabileceğiniz gibi, çalışanların faturalandırılabilir saatleri faturalandırılamaz saatleri ayırması gerekir. Bu yönlendirme, müşterilerin faturalandırılmasını çok daha kolay hale getirecektir.

Aşağıda görebileceğiniz gibi, ilk giriş faturalanabilir değilken diğerleri faturalanabilir olarak işaretlenmiştir. Burada, “Portföy güncelleme” adlı görev belirli bir projeye atanmamıştır, bu da bunun bir müşteri için yapılmadığı anlamına gelebilir. Bu nedenle faturalandırılamaz.

Kaynak: Faturalandırılabilir saatler nasıl hesaplanır?

Bir zaman izleme aracının yardımıyla, uzak bir ekip, farklı müşteriler için tüm faturalandırılabilir saatleri takip edebilecektir. Sonuç olarak, zaman kaydı yanlış hesaplamaları önleyecek ve faturaların doğru şekilde yapılmasını sağlayacaktır.

Faturalama amaçlarının yanı sıra, zaman kaydı, çalışanların doğru maaş çekleri almasını sağlar. Uzak çalışanlar, bir zaman izleyici kullanarak, hangi projelerde ve ne kadar süreyle çalıştıklarını not eder. İşverenler, bu kadar kesin iş verilerine sahip olduklarında, uzaktaki çalışanlarına eksik veya fazla ödeme yapamayacak. Ayrıca yöneticiler, birinin fazla mesai yapıp yapmadığını da gözden geçirebilir.

Etkili proje yönetimi

Ekip yöneticileri, uzaktan çalışırken, ekip içinde şu anda kimin hangi projeyle uğraştığını söylemekte zorlanabilirler. Ancak bir ekipteki herkes çalışma saatlerini kaydedip görev ve projelerle ilgili ayrıntıları girerse iş şeffaflığı çok daha net olacaktır. Bu nedenle, eğer bunalmış çalışanlar varsa, yöneticiler görevleri farklı şekilde dağıtmayı düşünmelidir.

Ek olarak, izleme süresi, liderlerin bir projenin durumunu izlemesine yardımcı olacaktır. Örneğin, sizin ve ekibinizin ABC projesinin tamamlanmasının 163 saat süreceğini tahmin ettiğinizi varsayalım. Şimdiye kadar, uzaktaki çalışanlarınız yaklaşık 14 saatlik çalışmayı izlemiştir. Yani, projeyi bitirmek için 149 saatiniz daha olduğu için henüz yolun başındasınız. Veya yüzdeleri tercih ederseniz, aşağıda görebileceğiniz işin yaklaşık %8'ini tamamladınız.

Clockify'da proje durumu örneği

Bu, olası gecikmelerin olup olmayacağını öğrenmenin ve mümkünse bu sorunları önlemenin mükemmel bir yoludur. Ayrıca, bir proje üzerinde çalışan her bir uzak ekibin ilerlemesini takip edebilirsiniz. Yukarıdaki örnekte tasarım ve KG ekiplerinin şimdiye kadar oldukça etkili olduğunu görebiliriz.

Uzak iş yeri güveni

Üstler, uzaktaki çalışanlarının çalıştığını nasıl bilebilir? Buradaki en önemli unsur güvendir ve biz işçiler ve yöneticiler veya işverenler arasındaki karşılıklı güven ve saygıdan bahsediyoruz. Zaman takibi, uzak bir işyerinde güven oluşturmada hayati bir rol oynar.

Zaman izleyiciyi çalışanları ve üstleri birbirine bağlayan bir yapıştırıcı olarak düşünün. İşçilerin, saatlerini günlük olarak kaydetme ve güvenilir olduklarını kanıtlama sorumluluğu vardır. Öte yandan, işverenlerin ve yöneticilerin, uzaktan çalışmalarının kanıtı olarak çalışan zaman çizelgesi verilerine güvenmeleri ve kabul etmeleri gerekir.

Uzaktan çalışma yaşam tarzı seçme özgürlüğü

Bazı çalışanların iş yerlerini değiştirme gibi uzaktan çalışma alışkanlığı vardır. Ev ofislerinin yanı sıra, uzaktan çalışanlar görevlerini ortak çalışma alanlarından, kafelerden veya kütüphanelerden de yaparlar. Uzaktan çalışmanın getirdiği özgürlük budur.

Diyelim ki bugün iş gününüze evde başladınız, ancak iki saat sonra bir ortam değişikliğine ihtiyacınız oldu. Bir kütüphaneye gittin ve orada üç saat daha kaldın. Artık evde ve kütüphanede yaptığınız tüm ödevleri takip edebilmek için zaman kaydına başlamalısınız. Clockify gibi bazı zaman izleme araçları, verileri cep telefonları, dizüstü bilgisayarlar vb. gibi çeşitli cihazlar arasında senkronize etme seçeneğine sahiptir.

Kaynak: Ücretsiz Uzaktan Çalışma ve Ekip Yazılımı

Sizin için daha uygunsa, kütüphane saatlerinizi telefonunuzdan, ev ofis saatlerinizi ise dizüstü bilgisayarınızdan takip edebilirsiniz. Zaman izleyici, iş yeri ve kullandığınız cihazlar ne olursa olsun, kaydedilen tüm saatlerin kaydedilmesini ve senkronize edilmesini sağlar.

Daha iyi iletişim ve işbirliği

Bir zaman izleyici, uzak ekiplerde iletişimi ve işbirliğini kolaylaştırabilir. İşte nasıl: telekomünikasyon çalışanları, iş arkadaşlarına şu anda çalışmakta olduklarını gösteren iş günlerinin başında saat verirler. Böylece, kimin toplantılar veya sohbetler için müsait olduğunu netleştirmek daha kolay. Aşağıdaki ekran görüntüsünde Austin ve Karen'ın şu anda çalıştıklarını görebiliriz çünkü takip ettikleri süre "Devam Ediyor".

Bu, özellikle üyeleri farklı kıtalardan ve hatta birkaç saat diliminden gelen ekipler için pratiktir. Çalışanlar şu anda kimin mesaide olduğunu bildiklerinde, bir sorunları olduğunda veya yardıma ihtiyaçları olduğunda bu çalışanlara ulaşabilirler.

Saat dilimlerinden bahsetmişken Clockify, saat diliminizden bağımsız olarak zamanı izlemenize olanak tanır. Örneğin, Paris'ten çalışıyorsunuz (UTC/GMT +2 saat) ve yöneticiniz Sidney'de (UTC/GMT +10 saat). Farklı saat dilimlerinde olsanız da, amiriniz zaman çizelgelerinizi değerlendirdiğinde, bu raporları Sidney'in saat diliminde görecektir.

Çalışan kullanılabilirliğini daha iyi anlamak, hem uzaktan iletişimi hem de işbirliğini geliştirir.

Gelişmiş çalışan üretkenliği ve performansı

Uzak ekip üyeleri aynı fiziksel alanı paylaşmaz. Bu nedenle, çalışanların ne kadar etkili olduğunu ölçmek zor bir kısım olabilir. Yöneticilerin çalışan performansını ve üretkenliğini gözden geçirmesinin pratik yolu, çalışanların kayıtlı saatlerini ve ayrıca görev tanımları ve bir projede harcanan zaman miktarı gibi diğer ayrıntıları analiz etmektir. Bu nedenle, zaman takibi, her şeyin sorunsuz çalışmasını ve uzaktaki çalışanların projeleri zamanında bitirebilmesini sağlamaya yardımcı olabilir.

Liderlerin yanı sıra, zaman takibi işçiler için de kullanışlıdır. Çalışanlar gün içinde zamanlarını nasıl geçirdiklerini, ne kadar üretken olduklarını ve en çok hangi uygulamaları kullandıklarını öğrenebilirler.

Bu, Clockify'ın sunduğu ve farklı uygulamalarda çalışmak için ne kadar zaman harcadığınızı gösteren kullanışlı bir seçenek olan üretkenlik zaman çizelgesinin bir örneğidir. Bu özelliği denemek için otomatik bir zaman izleyici kullanmanız gerekir. Bu zaman çizelgesinin yalnızca 10 dakikadan uzun etkinlikleri gösterdiğinden emin olun. Ekran görüntüsünden de görebileceğiniz gibi, bu kullanıcı Google Dokümanlar'da üç saat izlemiştir. Kullanıcı bir içerik yazarıysa, bu iyi bir puandır çünkü üç saattir yazdığını gösterir (boş bir sayfaya bakıp can sıkıcı bir durum olmadığını varsayalım). Sayfanın sağ tarafında bulunan artı işareti, istediğiniz zaman girişlerini eklemenizi sağlar. Örneğin burada Excel dışındaki tüm zaman girişleri eklenmiştir.

Geliştirilmiş hesap verebilirlik

Zaman takibi, çalışanların performanslarından kendilerini sorumlu tutmalarına nasıl yardımcı olur? Eh, saatlerini kaydetmeleri gerektiğini bilmek, çalışanları bir saatin işliyor olduğunun farkına varmasını sağlar. Bu nedenle, çalışanların görevlerini son teslim tarihinden önce tamamlamak için ellerinden gelenin en iyisini yapmaları daha olasıdır. Sonuç olarak, çalışanlar ne kadar sorumlu olduklarını göstereceklerdir. Tüm ekip üyeleri sorumluluklarını kanıtladığında, çalışanlar arasında güvene dayalı bir ilişki kurulması da bunu takip edecektir.

Yöneticiler uzaktaki çalışanları nasıl izleyebilir?

Uzak liderler, Büyük Birader gibi davranmamalı, işçileri gözetmemeli ve mesai saatleri içinde attıkları her adımı analiz etmemelidir. Bunu yaparak yöneticiler, kendileriyle çalışanları arasındaki her türlü güven izini siliyorlar.

Bunun yerine liderler ve işverenler, çalışanların görevlerini uzaktan gerçekleştirmek için harcadıkları zamanı izlemek için doğru yaklaşımı bulmalıdır. İşte amirlerin uzaktan çalışanları izlemek için atabileceği bazı önemli adımlar.

1. Adım: Bir zaman izleme kılavuzu oluşturun

Uzak çalışanların zamanlarını düzgün bir şekilde takip etmelerini sağlamak için işverenler veya yöneticiler bir zaman izleme kılavuzu oluşturmalıdır. Şirketiniz basit bir zaman takibi uygulaması kullanıyor olsa bile, zaman kaydı için böyle bir kılavuz yapmayı düşünün. Bir kılavuzun kapsaması gerekenler:

• Çalışanların izlemesi gereken görevler veya projeler nelerdir?
• Çalışanlar zaman girişlerini sınıflandırmalı mı?
• Çalışanlar zamanlarını nasıl takip etmelidir (manuel olarak, bir zamanlayıcı ile, saatleri bir zaman çizelgesine girerek)? Tüm seçenekler mevcutsa, çalışanlara bunu bildirin.
• Çalışanların zamanlarını ne sıklıkla kaydetmeleri gerekiyor (her gün veya haftada bir)?

Ayrıca, bu zaman girişlerinin ne kadar ayrıntılı olması gerektiğini netleştirmek önemlidir. Örneğin, çalışanların görevlerini “Blog gönderisi” veya “Blog gönderisini 'Uzak ekipler nasıl yönetilir' olarak yazma” olarak tanımlamasının sorun olup olmadığı.

Böyle bir kılavuza sahip olmak yanlış anlaşılmalara yer bırakmaz. Çalışanlar, saatlerini nasıl kaydedeceklerini, ne sıklıkta ve ne kadar ayrıntılı olmaları gerektiğini tam olarak bileceklerdir. Ayrıca, çalışma saatleri içinde mahremiyetlerinin ihlal edildiğini düşünmezler.

2. Adım: Ekibinizden güncellemeler isteyin

Daha önce de belirttiğimiz gibi, uzaktan çalışırken ekip üyeleri arasında etkili iletişimi sürdürmek çok önemlidir. Uzak çalışanlarla iletişimde kalmak için yöneticiler düzenli toplantılar düzenlemeli ve ekip üyelerinden güncellemeleri istemelidir.

Tüm çalışanlardan güncellemeler almak, liderlerin her bir ekip üyesinin ne üzerinde çalıştığını ve projelerle ilgili herhangi bir sorun olup olmadığını öğrenmelerine yardımcı olacaktır. Böylece yöneticiler gerçekçi proje tahminleri yapabileceklerdir.

Şimdi, bu toplantıların sıklığı, ekibinizin yaptığı işe bağlı. Bazen günde bir veya iki kez güncellemelere ihtiyacınız olacak, diğer zamanlarda haftalık bir toplantı ile iyi olacaksınız.

3. Adım: Son teslim tarihlerini belirleyin

Ekipten aldığınız güncellemelerin yanı sıra, herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmanın bir başka yolu da tüm görevler için son tarihler belirlemektir. Beğenin ya da beğenmeyin, teslim tarihleri, yapıyı uzaktan çalışma rutinine dönüştürür. Tabii ki, bu sürelerin gerçekçi olması gerektiğini belirtmekte fayda var.

Çalışanlar, başlangıç ​​ve bitiş zamanları takip eden yeni görevler aldığında, çalışmalarını buna göre organize edebilecekler. Ayrıca, telekomünikasyon çalışanları son tarihler belirlediğinde, bu görevlerden kendilerini sorumlu tutmaları daha olasıdır. Ayrıca, bir görev için yeterli zamana sahip olmak, çalışanların daha az stresli ve daha üretken olmalarına yardımcı olur.

Uzaktan çalışanlar saatlerini nasıl takip edebilir?

Uzaktaki liderlerin çalışanlarını nasıl takip edebileceğini açıkladık, ancak işte uzaktan çalışan işçiler için bazı ipuçları.

Hem çalışma saatlerini hem de dikkat dağıtıcı şeyleri takip edin

Bahsettiğimiz gibi, uzaktan çalışanlar, uzaktan çalıştıkları süreyi takip ederken bir zaman izleme kılavuzuna uymalıdır. Ancak, görevler üzerinde çalışırken harcadığınız saatleri kaydetmenin yanı sıra dikkat dağıtıcı şeyleri de takip edebilirsiniz. Bu, özellikle evden çalışanlar için önemlidir, çünkü dikkat dağınıklığı, uzaktan çalışanların en yaygın zorluklarından biridir.

Bu nedenle, ne zaman biri sözünüzü kesse, o dikkat dağıtmak için harcadığınız zamanı not ettiğinizden emin olun. Günün sonunda, görevlerinize ne kadar zaman ayırdığınız ve dikkat dağıtıcı şeylere ne kadar zaman harcadığınız konusunda daha iyi bir fikriniz olacak. Ayrıca sık sık toplantı yapıyorsanız, toplantılarda geçirdiğiniz zamanı da yazabilirsiniz.

Farklı konumların işinizi nasıl etkilediğini öğrenmek için zamanı takip edin

Şimdi, iş yerlerini değiştirerek uzak bir yaşam tarzından yararlanan işçilerden biriyseniz, bu ipucu tam size göre. Zaman takibi, hangi konumların belirli görev türlerine uygun olduğunu anlamanıza yardımcı olabilir.

İşte bu nasıl çalışıyor. Görevinizin bir blog taslağı yazmak olduğunu varsayalım. Bu nedenle, evden çalışırken bu görevi bitirmek için ihtiyacınız olan süreyi takip edin. Ayrıca, bu görevi ofiste tamamlamanızın ne kadar zaman aldığını da ölçün. Ardından, sonuçları karşılaştırın. Evde bu görevle daha üretkenseniz, bu görevi ofiste olduğunuz güne bırakmadığınızdan emin olun.

Gün veya hafta boyunca her görev için zaman girişlerini yazarak, evde ofiste/kafede ne kadar iş yükü yapabileceğinizi kısa sürede anlayacaksınız. Böylece ihtiyaçlarınıza en uygun uzaktan çalışma programını oluşturabileceksiniz.

Çözüm

Uzaktan çalışırken süreyi takip etmek, her şeyin yerine oturmasını sağlayacaktır. Bir zaman izleyici ile, uzak ekipler projelerini daha etkin bir şekilde yönetecek ve müşterilerini uygun şekilde ücretlendirecektir. Projelerin yanı sıra, zaman kaydı ayrıca çalışanların birbirleriyle kolayca iletişim kurmasına ve işbirliği yapmasına yardımcı olacaktır, çünkü işçiler saatlerinin ne zaman olduğunu başkalarına bildirecektir. Böyle bir ortamda çalışmak, uzaktaki bir ekip içinde güven oluşturma üzerinde olumlu bir etkiye sahip olacaktır.

Yöneticiler, uzaktaki çalışanları izlemek için tüm çalışanlar için bir zaman izleme kılavuzu yapmalıdır. Ayrıca, liderler her zaman ekiplerinden düzenli güncellemeler istemeli ve tüm görevler için son tarihler belirlemelidir.

Uzaktan çalışan işçilere gelince, bir zaman izleyici onlara sadece çalışma saatlerini nasıl harcadıklarını değil, aynı zamanda ne sıklıkta dikkatlerinin dağıldığını da gösterecektir. Ayrıca, zamanı izlerken, uzaktaki çalışanlar çeşitli konumların üretkenlik düzeylerini nasıl etkilediğini öğreneceklerdir.