İş için zaman raporları nasıl doldurulur

Zaman raporları son derece yararlı bir kaynaktır. Çoğu insan, sürecin bazen sıkıcı doğası nedeniyle bunları doldurmaktan hoşlanmasa da, uygun bir zaman çizelgesi cildinizi kurtarabilir, paradan tasarruf etmenizi ve üretken kalmanızı sağlayabilir. Dijital zaman izleyicinin yardımıyla zaman raporlarını en az güçlük ve baş ağrısıyla nasıl dolduracağınızı öğrenmek için okumaya devam edin.

Hangi zaman çizelgesine ihtiyacınız olduğuna karar verin

Projelerinizi organize etme şekliniz ve günlük çalışma şekliniz, sizin için en uygun zaman çizelgesini belirleyecektir. Birkaç türü vardır, ancak en yaygın olarak kullanılanlar:

1. Günlük - en yaygın olarak, faturalandırılabilir saatleri takip etmek ve üretkenliği artırmak için saat başına ödeme yapan çalışanlar ve serbest çalışanlar tarafından kullanılır
2. Haftalık - haftalık ilerlemenin yanı sıra haftalık ödemeler için kullanılır
3. İki haftada bir - genellikle iki haftalık olarak ödenen işverenler ve işçiler tarafından kullanılır
4. Aylık – normalde, çalışanlara ayda bir kez ödeme yapan işverenler tarafından, iş günlerinin başlangıç ​​ve bitiş saatlerini basitçe kaydetmek için kullanılır

Dijitale daha az yatkın olanlar için, yukarıda belirtilen (ve daha fazla) zaman çizelgesi şablonlarının tümü çevrimiçi olarak mevcuttur. Bunları yazdırın ve çalışma saatlerinizi takip etmeye başlayın.

Clockify'da haftalık zaman çizelgesi

Etiketler ve kategoriler oluşturun

Zaman takibinizi çok daha kolay hale getirmek için etiketler ve kategoriler mevcuttur. Bunları bir kez yerleştirdikten sonra, bireysel zaman girişlerini doldurmanın çok kolay olduğunu göreceksiniz. Her seferinde manuel giriş yapmanıza veya ayrıntıları hatırlamanıza gerek yoktur.

Oluşturduğunuz etiketler işinizin etrafında oluşturulmalıdır. Örneğin, şunları yapabilirsiniz:

• Proje ile ilgili etiketler;
• Genel etiketler;
• Müşteri ile ilgili etiketler;

Etiketler ve kategoriler, özellikle proje sonu veya müşteri raporlarını formüle ederken kullanışlıdır. Bu etiketlere göre verileri filtreleyebilir ve daha özelleştirilmiş raporlar verebilirsiniz.

Clockify'da bir rapor örneği

Saatlik ücretleri belirleyin ve faturalandırılabilir saatlerinizi takip edin

Doğal olarak, saat başına ödeme aldığınızda ve müşterileriniz için temiz, prezentabl bir rapor almak istediğinizde, belirli bir oran belirlersiniz. Basitçe zaman izleyicinizde bir para birimi ve ayrıca varsayılan oran (veya ne kadar ayrıntılı olmasını istiyorsanız proje veya müşteri başına) ayarlayın ve zaman girişlerinizi gönül rahatlığıyla doldurmaya başlayabilirsiniz.

Clockify'da özel bir oran ayarlama

Eğlenceli bir gerçek - ayrıca hangi faturalandırılamayan saatleri takip edeceğinize karar vermek isteyeceksiniz. İster inanın ister inanmayın, bazen bunlar faturalandırılabilir saatler kadar önemlidir.

Faturalandırılamayan saatleri neden takip etmelisiniz?

Bu saatler, örneğin pazarlama, faturalandırma, raporların yazılması ve toplantıların hazırlanmasını içerir.

Maliyetleri karşılamak için faturalandırılabilir saatlerinizin faturalandırılamayanlardan daha fazla olması gerekirken, ikincisinde takip süresinin kendi avantajları vardır:

• Faturalandırılamayanların ne kadar zaman aldığını ve bunları nasıl iyileştireceğinizi öğrenirsiniz;
• Hangi müşterilerin veya projelerin az veya çok faturalandırılamayan saatleri olduğunu görebilirsiniz;
• İş akışınızı ve proje yönetiminizi iyileştirin.

Ve bunlar sadece buzdağının görünen kısmı. Faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatleri izleme hakkında daha fazla bilgi edinmek için, herhangi bir çalışanın saat başına ödeme yapmasına yardımcı olacak bir kılavuz yazdık.

Takip süresi

Zamanı izlemenin iki yolu - saatleri manuel olarak girmek ve otomatik olarak izlemek. Bu yöntemlerden birini veya her ikisini de kullanabilir, hatta seçiminizi ne tür bir iş günü geçirdiğinize göre belirleyebilirsiniz.

Zaman manuel olarak nasıl izlenir

Manuel zaman takibi, genellikle zamanlarının çoğunu alan yalnızca birkaç görev olduğundan, günün sonunda olaydan sonra zaman eklemeyi tercih edenler için iyidir.

Zamanını titizlikle planlayan insanlar da var. Gün için zaman kutuları bir yapılacaklar listesinde veya bir takvimde önceden planlanmıştır. Ve böylece, programlarına mümkün olduğunca sıkı bir şekilde nasıl bağlı kalmayı planladıklarını görerek, zaman raporlarını önceden veya günün en sonunda doldurabilirler.

Ek olarak, manuel zaman takibi, çalışma sürelerini fazla veya az tahmin ettikleri herhangi bir zaman girişini düzenlemelerine olanak tanır.

Yukarıda, Clockify'ın çalışmak için harcamayı planladığınız (veya harcadığınız) zamanı girmenize ve tek bir tıklamayla zaman raporunuza eklemenize nasıl izin verdiğinin bir örneği verilmiştir. Ayrıca saatlerin faturalandırılabilir olup olmadığını kontrol edebilir ve uygun şekilde etiketleyebilirsiniz.

Zaman otomatik olarak nasıl izlenir

Zaman izleyicinizi saatlerinizi otomatik olarak kaydedecek şekilde ayarlamak, zaman kutuları veya yapılacaklar listesi ayarlamakla uğraşmak istemiyorsanız kullanışlıdır. Bazı günlerde özellikle işle kalabalıksanız, uygulamayı başlatmak ve işinize devam etmek daha kolaydır.

Clockify gibi izleyiciler, farklı programlar arasında kaç kez geçiş yaparsanız yapın sizi takip edecektir. İş günü bittiğinde, zaman girişlerini gözden geçirerek ve bunları zaman çizelgesinde sıralayarak, etiketleyerek veya gözden geçirerek soğumaya 15 dakika ayırabilirsiniz.

Clockify'ın otomatik izleyicisinin bir ekran görüntüsü

Ek ödeme için muhasebe

Ek ödeme, fazla mesai, telafi süresi, tatil ücretleri, çağrı/acil durumlar gibi durumları içerir. Her türe kısaca bir göz atalım.

1. Fazla mesai kaydı

Fazla mesaiye hepimiz aşinayız - işte harcanan ek saatler. Fazla mesai, zorlanan son teslim tarihlerinden kişisel üretkenlik sorunlarına kadar birçok nedenden dolayı gerçekleşebilir.

Yasal olarak, normal 40 saatlik çalışma haftasını aşan her şey fazla mesai olarak kabul edilebilir. Ve haftanın gününe ve kaç saat ayırdığınıza bağlı olarak, bir işveren (veya müşteri) size farklı oranlar ödeyebilir.

Doğal olarak, fazla mesai yaparken ne kadar kazanacağınız büyük ölçüde bulunduğunuz ülkeye bağlı olacaktır.

• AB zaman izleme yasası
• Kaliforniya fazla mesai kanunu
• Adil Çalışma Standartları Yasası ve çalışma süresi düzenlemesi

Bu iş kanunları hem işverenleri hem de çalışanları korumak için çıkarılmıştır, bu nedenle herkesi ellerinden geldiğince kendilerini bilgilendirmeye teşvik ediyoruz.

2. Telafi süresi için kayıt

Telafi süresi, fazla mesai ücreti yerine çalışanlara verilen izin süresidir. Aynı zamanda daha fazla faktöre de bağlıdır: kamuda mı yoksa özel sektörde mi, maaşlı mı yoksa saatlik maaş mı alıyorsun ve maaşının ne kadar yüksek olduğu.

Telafi süresi için uygun olup olmadığınızı buradan öğrenin.

3. Tatil oranları için kayıt

Ulusal tatillerde, tatil ücretleri normal fazla mesai ücretlerinden farklı olabileceğinden (yine ülkenizin iş kanunlarına bağlı olarak) çalışma saatlerini takip etmek özellikle önemlidir.

Bu gibi durumlarda süreyi takip ederken, faturalandırılabilir saatlerin ücretlerini güncellemeye özellikle dikkat edin. Sonunda, sadece bir rapor oluşturun ve zaman izleyicinin fazla mesai ödemenizi hesaplamasına izin verin.

4. Çağrı üzerine çalışma için kayıt

Çağrıda olmak, işverenin size ihtiyaç duyduğu her zaman çalışmaya hazır olmak anlamına gelir. En yaygın örnekler hemşireleri, BT teknisyenlerini ve bakımı içerir.

Çağrı üzerine çalışma, normal bir istihdam planının parçası olabilir, ancak aynı zamanda ara sıra bir şey olabilir - örneğin, bir şirket yeni yazılımını Cuma günü piyasaya sürdüğünde ve ciddi bir sorun çıkması durumunda Cumartesi günü geliştiricilerine ihtiyaç duyduğunda.

İşvereninize görüşme saatlerinden bahsetmeniz ve onlara uygun FLSA düzenlemelerini hatırlatmanız önemlidir. Zaman çizelgelerinizin doğru olduğundan emin olmak ve yanlış anlaşılmalara yer bırakmamak için zamanı nasıl takip edeceğiniz, çalışılan saatleri nasıl faturalayacağınız ve raporlayacağınız konusunda anlaşın.

Bu fazla mesai vakaları en yaygın olanlardan sadece birkaçıdır. Zaman raporlarını düzgün bir şekilde doldurmak için, büyük olasılıkla ne zaman ve ne tür fazla mesai yapacağınızı bilmeniz önemlidir.

Yuvarlama zamanı

Zaman raporlarınızı doldururken, büyük olasılıkla zaman yuvarlama kavramıyla karşılaşacaksınız. Saatleri en yakın artışlara yuvarlama uygulamasıdır.

Ör: İşe sabah 08:45'te geliyorsunuz ve 16:49'da çıkıyorsunuz. Hesaplandığında, bu 8 saat 4 dakikadır. 4 dakika daha sonra daha kolay bordro hesaplaması için 8 saat ve 5, 10 veya 15 dakikaya yuvarlanabilir.

Genel olarak, zamanı yuvarlarken üç kural vardır:

1. Zaman girişinin en yakın zaman artışına yuvarlanması (çalışılan 7 saat 59 dakikadan çalışılan 8 saate kadar)
2. Saati çalışan lehine, saati işveren lehine yuvarlama (her iki zaman girişini de aşağı yuvarlama)
3. Saati çalışanın lehine yuvarlama ve saat aşımı

Bu kuralların pratikte nasıl göründüğü (ve listeleme sırası):

Bordro hesaplamasını sorunsuz hale getirmek ve her iki işverenin de çalışılan saatlere şeffaf bir bakış atmasına ve çalışanların adil bir şekilde ödeme yapmasına yardımcı olmak için zaman yuvarlama gereklidir.

Ek olarak, Clockify gibi çok sayıda zaman izleme yazılımı, uygulamanın kendisindeki basit bir açma-kapama düğmesiyle zaman girişlerinizi yuvarlama seçeneği sunar. Bu şekilde, kendinizi hesaplamanıza veya her şeyi doğru yaptıysanız endişelenmenize gerek kalmaz.

Clockify'da bordro hesaplamak için zaman yuvarlamayı açma

Ancak, "eski usul" şeyler yapmak istiyorsanız, zaman yuvarlama hesaplamalarını her zaman kendiniz yapabilirsiniz. Zaman yuvarlamayı akılda tutarken bir zaman çizelgesini nasıl dolduracağını öğrenmek isteyenler için, zaman yuvarlama uygulamalarının ayrıntılı bir dökümünü yaptık. Uzmanlaşmak ve zaman raporlamasını kolaylaştırmak için ihtiyaç duyacağınız tüm kuralları listeler.

Zaman çizelgenizi gözden geçirin

Gün (veya hafta) için zaman girişleriniz doldurulduktan sonra, günün sonunda bunları gözden geçirmek için birkaç dakika ayırmak en iyisidir. Bunu en iyi şekilde bir zaman çizelgesinde gününüze bakarak yapabilirsiniz.

Zaman izleyiciler, iş gününüzü bir zaman çizelgesi aracılığıyla sunma ve ayrıca yaptığınız herhangi bir girişi düzenlemenize izin verme seçeneğine sahiptir.

Clockify'da zaman çizelgesi görünümü

İşvereniniz veya müşterinizle zaman çizelgesinde neleri düzenleyebileceğiniz konusunda bir anlaşma yapın. Girişler ekleyebilir veya silebilir, açıklamaları, etiketleri ve proje veya müşteri adlarını düzenleyebilir ve çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Zaman çizelgesi, iş uygulamalarınızın bir yansımasıdır ve bunlara uyacak şekilde rafine edilmelidir.

Söylemeye gerek yok, güven iyi iş ilişkilerinde önemli bir faktör olduğundan, yanlış anlamaları veya çatışmaları önlemek için zaman girişi değişikliklerinizi her zaman haklı çıkarın.

Ek zaman izleme ipuçları

Son olarak, Clockify uzun süredir piyasada olduğu için kullanıcılarımızdan çok sayıda geri bildirim gördük ve duyduk. Kendilerini ne zaman takip bilmecelerinde bulduklarını ve uygulamamızdan en iyi şekilde yararlanmalarına nasıl yardımcı olabileceğimizi anlamamıza yardımcı olur.

Bununla birlikte, herkesin ihtiyaç duyduğuna inandığımız kısa bir ipucu listesi.

• Zamanı takip etmenin tüm nedenlerini listeleyin

Zaman raporlarını doldurmanın olabilecek en kötü iş olduğunu hissettiğimiz zamanlarda, bunu neden yaptığımızı kendimize hatırlatmak önemli bir ilerleme sağlayabilir. İster bir müşteri anlaşmazlığı olsun, ister zammı tartışmak için veri toplayın, ister sadece nerede zaman kaybettiğinizi görmek isteyin.

İşle ilgili bir mantra olarak, bu nedenleri görünür bir yere not edin.

• Kesinlikle her şeyi takip etmeye gerek yok

Bir fincan kahve yapmak için ara vermek veya 10 dakikadan kısa bir kişisel aramayı cevaplamak, kayda değer bir zaman değildir.

İş gününüz boyunca yaptığınız her küçük şey bir zaman girişi gerektiriyorsa, birkaç şey olur:

• Zaman takibinden nefret etmeye başlarsınız;
• Küçük ayrıntılarla zaman kaybedersiniz;
• Beyniniz çok zaman odaklı olmaktan tükenir;
• İş odağınız zarar görür.

Yalnızca önemli verileri taşıyan zaman girişlerini günlüğe kaydedin - ne kadar ücret almanız gerektiğini, en çok/en az üretken olduğunuzda vb. öğrenmek için.

• Zamanı takip etmek sizi robot yapmaz

Bir önceki noktada belirttiğimiz gibi, yalnızca iş gününüzün her bir yönünü takip etmek, bir insandan çok bir AI olmaya giden hızlı bir yoldur.

Zaman raporları iş günümüzün düzenini ve yapısını getirir ve neyi ve nasıl yaptığımıza dair bir “kağıt izi”ne sahip olmamızı sağlar.

• Girişin her zaman bir açıklamaya ihtiyacı yoktur

Bazen “e-postaları yanıtlamak” tam da budur. Hangi müşterilere veya şirketlere yanıt verdiğinizi belirtmeniz gerekmez. Görevlerimiz kesinlikle bu tür ayrıntıların bir geçmiş kaydına ihtiyaç duymadıkça, küçük görev tanımları, enerjinizi boşa harcamamanız gereken ek bir güçlüktür.

Sonuç olarak

Zaman takibinde çok sayıda bileşen, çok sayıda hareketli parça olabilir. Ancak bu mutlaka karmaşık olması gerektiği anlamına gelmez. Doğru şekilde kurulduğunda, zaman izleyiciniz tüm ağır işleri yapabilir, siz sadece saatleri kaydederken. Etiketleri, açıklamaları kullanarak, düzgün bir şekilde kategorize ederek ve her yeni proje için şablonlar oluşturarak, servet değerinde bir zaman raporu asistanı yaratıyorsunuz.