Kötü zaman yönetiminin neden olduğu en yaygın sorunlar nasıl çözülür?

Zaman yönetimi becerileriniz ne kadar iyi?

Ölçeğin neresinde olursanız olun - ister onunla mücadele ediyor olun, ister ustalaşmaya yakın olun (ya da arada bir yerde olun) - her zaman iyileştirme için yer vardır.

Bu yazıda şunları ele alacağız:

• Yetersiz zaman yönetiminin belirtileri, bu nedenle onları kendinizde ve başkalarında tanıyabileceksiniz;
• Kötü zaman yönetiminin ne gibi sorunlara yol açabileceğinden, iyi zaman yönetiminin önemini anlayabiliriz;
• Zamanı yönetmekte nasıl başarısız oluruz, böylece daha iyi olabiliriz;
• Ve son olarak, yaygın zaman yönetimi hataları ve bunların nasıl çözüleceği, çünkü hepimiz bunları bazen yaparız.

Kötü zaman yönetiminin belirtileri

Bunlar, kötü zaman yönetiminin en yaygın belirtileridir. Makalede daha sonra tartışacağımız bir dizi hataya neden olurlar (ve elbette çözümler sunarlar).

Kolayca dikkati dağılan

Dikkat dağıtıcı unsurlardan tamamen arınmış bir alan bulmak zordur, ancak çalışma alanımızı olabildiğince dikkat dağıtıcı olmayacak şekilde optimize etmek için elimizden gelenin en iyisini yapabiliriz.

İlk adım, sizi en çok neyin rahatsız ettiğini bulmaktır. Bu bildirimler telefonunuzda mı? İş arkadaşlarınızla mı konuşuyorsunuz? Sokak sesleri?

Ne olduğunu anladıktan sonra, onu yönetmek ve önlemek daha kolay olacaktır.

Kötü dakiklik

Hepimiz trafiğe takıldık ya da bir nedenden dolayı alarmımız çalmadı. Biz insanız ve kazalar oluyor ama sürekli geç kalmak farklı bir şey. Başkalarına ve zamanlarına saygısızlıktır.

Görgü kuralları uzmanı Anna Musson'ın The Huffington Post Australia'ya verdiği demeçte, "[birinin geç kalmasının] birçok nedeni var, ancak en önemli neden, zamanınızın diğerlerinden daha değerli olduğunu düşünmenizin derinlerde olduğunu gösteriyor."

Burada ve orada birkaç dakika beklemek çabucak birikme eğilimindedir, bu da çok fazla zaman kaybına neden olur.

Eksik teslim tarihleri

Gecikme gibi, nadiren ve iyi bir sebeple oluyorsa, “olanlar oluyor” başlığı altında dosyalanabilir. Öte yandan, sık sık teslim tarihlerinin kaçırılması, mesleki itibarınızı ciddi şekilde zedeleyecektir.

Birlikte çalıştığınız insanlara güvenebilmek ve onların üzerine düşeni yapacaklarına güvenmek önemlidir, böylece siz de kendinizinkini yapabilirsiniz. İnsanlar size güvenemezlerse, sizinle çalışmak istemezler.

Son teslim tarihlerini sık sık kaçırırsanız, nedenini bulmaya çalışmalısınız - en yaygın nedenler erteleme, zamanınızı etkili bir şekilde organize edememe veya daha fazlasını devretmeniz ve dış kaynak sağlamanız gerektiğidir.

Her zaman acele

Sürekli bir aceleniz varmış gibi mi hissediyorsunuz? Planladığınız her şeyi yapmak için asla yeterli zaman yok gibi görünüyor mu?

Son dakikaya kadar beklediğiniz için veya tabağınızda çok fazla şey olduğu için tüm görevleri tamamlamak için mücadele ettiğiniz için olabilir.

Hangisi olursa olsun hem streslidir hem de işinizin kalitesini olumsuz etkiler. Her şey için yeterli zamana ve enerjiye sahip olduğunuzdan emin olmak için gününüzü önceden planlayın.

Bu amaçla bir zaman yönetimi uygulaması veya eski bir yapılacaklar listesi kullanabilirsiniz.

tükenmişlik

Belki de kötü zaman yönetiminin en kötü işareti sağlığınızın risk altında olmasıdır.

Tükenmişlik kendini çeşitli belirtilerle gösterir: fizikselden (diğerlerinin yanı sıra nefes darlığı, baş dönmesi, zayıflamış bağışıklık sistemi) duygusal ve davranışsal (zihinsel tükenme, motivasyon kaybı, çaresiz ve kapana kısılmış hissetme vb.)

Bununla savaşmanın en iyi yolu kendinize bir mola vermektir. Dinlenmek ve iş dışında hayatın tadını çıkarmak için zaman planlayın.

Kötü zaman yönetimi hangi sorunlara neden olabilir?

1. stres . Kötü zaman yönetimi, her zaman acele etmemize neden olur ve bu da birçok ek strese neden olur. Bir şeyi yapmanız gerektiğini biliyor olsanız da yapmıyorsanız, son teslim tarihleri ​​yaklaşıyor ve henüz tamamlanmak üzere değilsiniz ya da 2 haftalık bir işi bir veya iki güne sıkıştırmanız gerekiyor - hepsi olabilir. zamanınızı daha iyi organize ederek kaçınılır.
2. Hep geç kalmak . Kötü dakiklik, kötü zaman yönetiminin neden olduğu en sık görülen sorunlardan biridir. Zaman kolayca akıp gidiyor, ancak geç kalmak, insanların sizi güvenilmez olarak algılamasına neden oluyor.
3. Mesleki itibarınızı zedelemek . Hiç kimsenin ideal iş arkadaşı, her zaman geç kalan ve son teslim tarihlerine uymayan biri değildir. Çoğu insan, bunun bir kez olup olmadığını anlar ve iyi bir nedeniniz varsa, ancak dakiklik kavramınız yoksa, profesyonel olmayan olarak etiketlenirsiniz.
4. Düşük üretkenlik ve düşük iş kalitesi . Her şeyi son dakikaya bıraktığınızda, işinizi halletmek için acele edeceğiniz için, işinizin çok kaliteli olması pek olası değildir. Bu, performansınızı ve sonuçlarınızı olumsuz etkiler.
   Zamanında başlayın ve hız için kaliteden ödün vermek zorunda kalmayacaksınız.
5. Tabağınızda çok fazla olması . 1) Bir şeyi tamamlamanız gereken süre ve 2) sahip olduğunuz süre hakkında net bir fikriniz yoksa, kendinizi aşırı tüketme tehlikesiyle karşı karşıyasınız demektir. Yalnızca başarıyla tamamlayabileceğinizden tamamen emin olduğunuz projeleri kabul edin.
6. Kötü iş-yaşam dengesi . Belirli bir programınız yoksa, muhtemelen her zaman çalışıyorsunuz, ancak nadiren derin işlerle uğraşıyorsunuz. Bu, zihinsel sağlığınızı etkileyebilecek zayıf bir iş-yaşam dengesi ile sonuçlanır.

Zamanı yönetmekte nasıl başarısız oluruz?

Genellikle önceden planlama yapmamak, öncelikleri belirlememek, net hedeflere sahip olmamak ve erteleyerek zamanı yönetmekte başarısız oluyoruz.

Zayıf planlama becerileri

Benjamin Franklin'in dediği gibi, "Planlamayı başaramazsanız, başarısız olmayı planlarsınız."

İyi bir planınız olmadan pek bir şey başaramazsınız (inan bana, denedim).

Planlama konusunda mükemmel olmak istiyorsanız üzerinde çalışmanız gereken becerilerden bazıları şunlardır:

• Detaylara dikkat,
• Kritik düşünce,
• Proje Yönetimi,
• İyi iletişim becerileri,
• İyi organizasyon,
• İleriyi düşünmek ve büyük resmi görmek.

Öncelikleri belirlememek

Tüm görevler eşittir, ancak bazı görevler diğerlerinden daha eşittir.

Öncelik vermemek, daha önemli ve/veya acil olanlar pahasına rastgele görevler yaparak bunalmanın veya zaman kaybetmenin kesin bir yoludur.

Eisenhower matrisi, önemli şeyleri önemsiz şeylerden ayırmanıza yardımcı olacak harika bir araçtır. Tek ihtiyacınız olan, dört parçaya böleceğiniz bir kağıt parçası:

1) Önemli ve acil görevler – önce yapılmalıdır.

2) Önemli ama acil değil – bunları daha sonra yapmayı planlayın.

3) Acil ama önemli değil, yani bunları yapması gereken siz değilsiniz – onları devredin.

4) Acil ve önemli olmayanlar listeden silinebilir.

Net hedeflere sahip olmamak

Bir yarışa katıldığınızı, ancak bitiş çizgisinin nerede olduğunu bilmediğinizi hayal edin. Nereye kaçacağını nasıl bileceksin? Yarışı bitirmeye ne kadar yakın olduğunuzu nasıl bileceksiniz?

Bu doğru, yapamazsın.

Aynı şey hedefler belirlemek için de geçerlidir: Hedeflerinizin tam olarak ne olduğunu bilmiyorsanız, onlara ulaşmayı bekleyemezsiniz. Hedefleri doğru bir şekilde belirlemek için, bunların SMART - spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı olduklarından emin olun.

Örneğin, “zengin ol ” akıllıca bir hedef değildir. Zengin, herkes için farklı bir şey ifade eder. “Zengin olma” hedefine ulaşmaya çalışmak, görünürde bir bitiş çizgisi olmadan amaçsızca koşmak demektir.

Bunun yerine şöyle bir şey deneyin: “yıl sonuna kadar banka hesabımda X miktarda param olsun” veya “(belirli bir tarihe) kadar aylık (X tutarı) kazanmaya başlayın”.

Aklınızda kesin rakamlar olduğunda, oraya nasıl gideceğinize dair bir plan yapmak da daha kolay olacaktır.

Erteleme

Erteleme, herkesin en sevdiği üretkenlik düşmanı gibi görünüyor.

Adil olmak gerekirse, bazı insanlar (ben dahil) üretkenliklerini ve yaratıcılıklarını serbest bırakmak için yaklaşan son teslim tarihlerinin baskısını hissetmelidir. Makalelerimde komik veya esprili bir şeyle karşılaşırsanız, o kısmı metni bitirmem gereken gün yazmış olma ihtimalim çok yüksektir. Ya da belki önceki gün.

İşin püf noktası, baskı olmaması ile sizi paniğe sürükleyen baskı arasındaki doğru dengeyi bulmaktır: eğer isterseniz, motive edici baskının en tatlı noktası.

Yaygın zaman yönetimi hataları ve bunların nasıl çözüleceği

Hiç kimsenin zaman yönetimi mükemmel değildir – çok farklı yönlerden oluştuğu için çoğumuz bunlardan en az birinde zorluk yaşarız. İşte en sık yaptığımız zaman yönetimi hatalarından bazıları ve bunları nasıl çözeceğimiz:

bir planının olmaması

Üretken olmak istiyor ama biraz kaybolmuş mu hissediyorsunuz? motivasyonsuz musun? Sık sık bir şeyi unuttuğunuz hissine kapılır mısınız?

Bir kereden fazla evet yanıtı verdiyseniz - bu genellikle bir planınız olmadığında ve sadece akışa devam ettiğinizde ve reaktif olduğunuzda olur.

Çözüm : Proaktif davranarak ve uzun vadeli ve kısa vadeli planlar yaparak başlayın. Oturun ve yapmak istediğiniz şeyleri ve ulaşmak istediğiniz hedefleri düşünün.
Sonra oraya nasıl gidileceğini adım adım yazın.

Uzun vadeli hedefler, kısa vadeli hedefler belirlemenize yardımcı olur ve kısa vadeli hedefler, yapılacaklar listesi hazırlamanıza yardımcı olur.

Hem kişisel hem de profesyonel hedeflerinizi belirlemelisiniz, böylece programınız dengeli olabilir ve ilgilendiğiniz her şeye uyabilir.

Zamanı tahmin etmede kötü olmak

Bu eskiden en büyük sorunlarımdan biriydi. Hazırlanmak için ne kadar zamana ihtiyacım olduğu ya da A noktasından B noktasına gitmemin tam olarak ne kadar süreceği hakkında hiçbir fikrim yoktu. Varsayımlarım genellikle biraz eksikti, bu da bazen geç kalmama neden oluyordu.

Çözüm : Bir şeyi yapmak için gereken süreyi hafife alma eğilimim olduğunu fark ettiğimde, onu ölçmeye başladım.
Basitçe bir kronometre veya daha düzenli bir şekilde yapmak istiyorsanız bir zaman izleme uygulaması kullanabilirsiniz.

Zamanınızı takip etmek, güvenebileceğiniz ve akıllıca bir tahminde bulunmanız için çok fazla veriye sahip olacağınızdan, zamanı çok daha doğru tahmin etmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, zamanınızı neye harcadığınıza ve az ya da çok ne yapmanız gerektiğine dair net bir genel bakışa sahip olacağınız için planlamayı da kolaylaştıracaktır.

bunalmış olmak

Her şeyden önce, derin bir nefes alın.

Her şeyi yapamazsın. Tamamen iyi. Hiç kimse yapamaz.

Yoğun bir programa sahip olmak size zarar verebilir, bu nedenle kendinize karşı nazik olmalı ve insanüstü olmadığınızı kabul etmelisiniz. Ayrıca iyi haber – bunun için bir çözüm var.

Çözüm : Önceliklendirmeyi öğrenmek önemlidir.

Gün için kesinlikle yapmanız gereken en fazla 3 görev seçin ve onlara odaklanın. Bunları günün ilk yarısında yapmaya çalışın: öncelik sırasına göre önce en büyük/en zor olanı, sonra geri kalanı. İlk 3 görevinizin dışında bir şey yapmayı başarırsanız - harika, ancak değilse, bu tamamen sorun değil.

Ayrıca, bir görevi bir sonraki başlamadan bitirdiğinizden ve zamanlamanızın bozulmadığından emin olmak için planladığınız şeyler arasında bir arabellek bıraktığınızdan emin olun.

dikkat dağıtıcı şeyler

Seni en çok ne rahatsız ediyor biliyor musun? Bunu yapmazsanız, en yaygın altı dikkat dağınıklığı türünden hangisinin üretkenliğinizi ve odaklanma yeteneğinizi etkilediğini öğrenmek için Harvard Business Review tarafından yayınlanan bu kısa değerlendirmeye katılın.

Çözüm : En kötü dikkatinizi dağıtan şeylerin ne olduğunu bulmanın ilk adımını tamamladıysanız, onlarla başa çıkmanın zamanı geldi. İşte bazı öneriler:

1. Üretken bir ortamda çalışın. Öğrenciyken kütüphaneye ders çalışmaya giderdim: çevremdeki herkes işini yapıyordu, bu yüzden benim de böyle yapmam çok doğaldı. Telefonumda olmak kötü hissettiriyordu.
2. Daha yapılabilir ve daha az korkutucu görünmeleri için görevleri parçalara ayırın.
3. Bildirimleri kapatın veya telefonunuzu rahatsız etmeyin moduna alın.
4. E-postaları kontrol etmek için belirli bir zamanınız olsun – konsantrasyonunuzu bozdukları için tüm gün boyunca onları okuyup yanıtlamayın.
5. Gürültülü bir ortamda çalışıyorsanız, iyi gürültü önleyici kulaklıklara yatırım yapın.

Ertelemek

Ertelemeye ne sebep olur? “Sadece tembel olmak” değildir, genellikle daha büyük bir neden vardır – genellikle mükemmeliyetçilik ve/veya başarısızlıktan korkmak.

Çözüm : Nedenine bağlı olarak ertelemeye yaklaşmanın birkaç yolu vardır.

1. Birincisi , yapılanın mükemmelden daha iyi olduğunu kabul etmek olacaktır. Söylemesi yapmaktan daha kolay olduğunu biliyorum. Ancak, yaptığımız hiçbir şey mükemmel olmayacak, bu yüzden bir an önce kabul etmek daha iyidir.
   Bu, işimize çaba harcamayı bırakmamız gerektiği anlamına gelmez. Bu, sonsuza kadar düzeltmeyi, her küçük ayrıntıyı vurgulamayı veya tam olarak hayal ettiğimiz gibi olmayacağından korktuğumuz için başlamamamız gerektiği anlamına gelir.
2. Bazen bunaldığımız için erteleriz. Çok fazla iş gibi göründüğü için başlamayı erteledik.
   Bunun çözümü, büyük projeleri küçük adımlara bölmek olacaktır. Çok daha yapılabilir görünüyorlar. Sadece bir sonraki adımınıza odaklanın ve neredeyse o kadar korkutucu olmayacak.
3. Projeyi başarıyla tamamlayıp tamamlayamayacağınızdan veya bunun için yeterince yetenekli olup olmadığınızdan emin olmadığınız için mi ertelersiniz?
   Doğru yönde gittiğinizden emin olmak için yöneticinizden veya ekibinizden güvenilir bir kişiden sık sık geri bildirim isteyin. Tavsiye ve eleştiriye açık olun ve bunları bir öğrenme fırsatı olarak kullanın.

Meşgul ve üretken düşünmek aynıdır

Meşgul olmakla üretken olmakla eşit misiniz? Çok fazla şey yapmak için çok zaman harcamak mı? Akıllıca çalışarak çok mu çalışıyorsunuz?

Popüler inanışın aksine, bu şeyler aslında aynı değildir. Bütün gün çalışıp da sonunda önemli bir şey başaramadığınızı fark ettiğiniz oldu mu?

Çözüm : Hedeflerinizi aklınızda tutun. Yapılacaklar listenizi yazarken kendinize sorun: Bu beni hedeflerime yaklaştıracak mı? Bu benim için önemli mi? Bunu devredebilir miyim?

Yapmanız gereken bazı küçük işleriniz varsa, 1) bunları iş gününüzün sonuna doğru yapın. Beyninizin ana zamanını bunlarla harcamayın – daha önemli görevler için akıllıca kullanın.
2) Bunları birlikte gruplayın, böylece görevden göreve geçerken çok fazla odak kaybetmezsiniz.

Mola vermemek ve işten izin almamak

Sürekli çalışmak aslında sizi daha üretken yapmaz - sadece sizi tükenmişliğe götürür.

Odaklanabilmesi ve verimli olabilmesi için zihninizin iyi dinlenmiş ve taze olması gerekir. İster inanın ister inanmayın, yorgun ve uykusuz olmadığınızda işinizi daha iyi yaparsınız.

Çözüm : Bunun çözümü oldukça açık – ara verin ve rahatlayın.

Mesai saatlerinizin dışında çalışmaktan ve aslında çalışmadığınız zamanlarda iş hakkında düşünmekten kendinizi koruyun. Hayatta üretkenlikten ve para kazanmaktan daha fazlası var.

Çözüm

Zaman yönetimi becerilerini geliştirmek zaman ve çaba gerektirir. Bu bir süreç, ama buna değer, çünkü zamanınızı daha iyi yönetmeyi öğrendikçe hayatınız daha kolay hale gelecek.

Zamanınızı planladığınızdan, net hedefler belirlediğinizden, öncelikler belirlediğinizden ve ertelemeyi en aza indirdiğinizden emin olun. Ayrıca dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmak, işten izin almak, zamanınızı doğru bir şekilde tahmin etmek ve meşgul olmak yerine verimli olmaya odaklanmak için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız.