Yanlış Yazılım Hiçbir Yazılımdan Daha Kötüdür: İyi Seçim Yapmanın İpuçları

Son satın alma kararınızı vermeden önce, ihtiyaçlarınız için yanlış yazılımla karşılaşmamak için bu ipuçlarını izleyin.

Aylarca süren sonsuz toplantı, araştırma ve demolardan sonra, siz ve ekibiniz nihayet şirketinizin yeni yazılım sisteminin olanaklarını yalnızca birkaç seçeneğe indirgediniz. Geriye sadece bir karar vermek ve satın alma işleminizi tamamlamak kalıyor. Bu, sürecin kolay kısmı, değil mi?

Pek iyi değil. Capterra'nın Büyük Yazılım Eşleştirme anketinde* 1.000 küçük işletme karar vericisine en son yazılım satın almaları hakkında soru sorduğumuzda, %27'lik bir zaman diliminde Mükemmel Eşleşme (beklentileri ödün vermeden karşılayan veya aşan bir satın alma) aldıklarını gördük.

Bu aşamada yanlış seçim yapma olasılığı şaşırtıcı derecede yüksektir. Bu, şanslıysanız (örneğin, eksik özellikler, ekstra geçici çözümler) veya şanslı değilseniz, hiç yazılımınız olmamasından (örneğin, sinirli kullanıcılar, bozuk veri).

İşletmeniz için en iyi kararı verdiğinizden emin olmak için, bu son aşamada satın alınacak doğru yazılımı seçmeye yönelik bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

1. İpucu: Asıl probleminize geri dönün

Albert Einstein bir keresinde, "Bir problemi çözmek için bir saatim olsaydı, 55 dakikamı sorun üzerinde, beş dakikamı da çözümleri düşünerek geçirirdim" demişti. Birkaç farklı yazılım seçeneği arasında karar vermekte sorun yaşıyorsanız, geri dönüp yazılımla çözmeye çalıştığınız orijinal sorunu ilk etapta analiz etmeniz gerektiğinin bir işaretidir.

Bu yazılımın birincil son kullanıcısı kimdir? Mevcut yöntemlerimizde düzeltmeye çalıştığımız sorunlu noktalar nelerdir? Bu yazılım satın alımıyla başarıyı nasıl ölçüyoruz? Ekibinizin bu sorulara verdiği yanıtları yeniden gözden geçirmeniz, size bir satın alma işlemi gerçekleştirmeniz için gereken "aha" anını verebilir.

2. İpucu: İsteklerinizi ihtiyaçlarınızdan ayırın

Şık, zengin özelliklere sahip ve açıkçası gerçekten harika bir yazılım sistemi için bir reklamla karşılaştınız. Diğer tekliflerden daha az etkilendiğinizde, onu satın almaya karar verdiğinizde, altı ay sonra şirketinizin sistem özelliklerinin yalnızca yarısını kullanmak için yüksek bir fiyat ödediğini keşfedersiniz. Sonunda, aboneliği iptal etme ve daha uygun fiyatlı bir şeyle devam etme kararı verilir.

Bu senaryonun her zaman gerçekleştiğini görüyoruz ve bu, şirketlerin gerçekten ihtiyaç duyduklarının ötesinde özellikler sunan bir sisteme çok fazla aşık olmaları nedeniyle oluyor. Bu premium teklife gitmek ne kadar cezbedici olsa da, bazen en iyi karar geri çekilmektir. Unutmayın: Hazır olduğunuzda, her zaman daha tam yüklü bir ürüne kadar ölçeklendirebilirsiniz.

3. İpucu: Bazen hepsi bir arada aygıt en iyi seçim değildir

Bir sonraki yazılım satın alımınızda çok fazla ihtiyacınız varsa, tüm kutularınızı kontrol eden hepsi bir arada yazılım paketi cazip bir seçenektir. Nasıl kullanılacağını öğrenmek için tek bir çözüm, tek bir sözleşme, tek bir arayüz - sevilmeyen nedir?

Ancak, bir yazılım sisteminin pek çok şeyi yapması, hepsini iyi yaptığı anlamına gelmez. Tüm ihtiyaçlarınız için “yeterince iyi” olan tek bir sistemle yetinmek yerine, şirketiniz kendi benzersiz güçlü yönleriyle iki veya üç çözümü satın almak ve entegre etmek konusunda daha iyi olabilir. Tüm bunlar, gerçekten ihtiyacınız olan şey daha fazla yazılımsa, daha fazla yazılımdan çekinmeyin.

4. İpucu: Mevcut teknoloji yığınınızı düşünün

Yazılım bir balonun içinde mevcut değildir. Yeni sisteminizin, halihazırda sahip olduğunuz bir şeyle iyi oynaması gerekmesi çok muhtemeldir - müşteriye yönelik bir sistemse müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi, dahili bir sistemse insan kaynakları bilgi sistemi (HRIS), hatta derin analiz için yeni satın alımınızdan veri çekmek istiyorsanız bir iş zekası aracı.

Uygulama programlama arayüzleri (API'ler) o kadar karmaşık hale geldi ki, iki sistemi birbirine entegre etmek eskiden olduğu gibi neredeyse imkansız bir görev değil. Yine de, sistemlerinizden herhangi biriyle entegrasyon konusunda bilinen herhangi bir sorunu olup olmadığını satıcınıza sormak iyi bir fikirdir. Daha da iyisi, düşündüğünüz bir satıcının mevcut satıcılarınızdan biriyle size indirim veya ekstra özellikler sağlayabilecek özel bir ortaklığı olduğunu öğrenebilirsiniz. Her iki durumda da, kararınızı bir ürüne karşı diğerlerine yönlendirebilir.

İpucu #5: Kullanılabilirliği bağlayıcı olarak kullanın

İki yazılım seçeneğine sahipsiniz. Aynı özelliklere sahipler, ikisinin de iyi değerlendirmeleri var ve hemen hemen aynı fiyatlara sahipler. Hangisiyle gidiyorsun?

İki seçenek arasında bile gerçekten ölüyse, sizin ve ekibinizin kullanımının daha kolay olduğunu düşündüğünüzü seçin. İdeal olarak, bu sistemi önümüzdeki yıllarda kullanacaksınız ve kullanıcı deneyimindeki herhangi bir kusur (bilgisayar veya telefon) şirketinizde hızla yıpranacaktır.

Bir karar vermeye hazır mısın?

Bazen bir problemi çözmek tamamen yeni problemler yaratabilir. Yanlış yazılımı satın alırken karşılaştığınız risk budur.

Burada ele aldığımız ipuçları, bu senaryodan kaçınmanıza yardımcı olacaktır, ancak bu aşamada hangi yazılımın sizin için doğru olduğu konusunda hala kararsızsanız, işte bazı son tavsiyeler:

• Kesinlikle gerekli olmadıkça kısa listenize ekleme yapmaktan kaçının: Kısa listenizi oluşturduktan sonra geri dönmek ve ek yazılım seçeneklerini değerlendirmek ne kadar cazip gelse de, araştırmamız bunun genellikle daha düşük kaliteli bir satın almayla sonuçlandığını gösteriyor. Şimdiye kadar yaptığınız işe güvenin ve kısa listenizi zaten reddetmiş olduğunuz ürünlerle şişirmekten kaçının.
• Sizin gibi kullanıcılardan gelen incelemeleri bulun: Bir yazılım ürününde mükemmel incelemeler olsa bile, bu incelemelerin sizinkine benzer işletmelerden gelip gelmediğini anlamak zor olabilir. Neyse ki, Capterra'daki herhangi bir ürün sayfasına giderseniz, yorumları şirket büyüklüğüne, kullanım süresine, kullanım sıklığına ve hatta daha iyi bir fikir elde etmek için gözden geçirenin hangi role sahip olduğuna göre filtreleyebilirsiniz.
• Başka bir demo talep edin: Bir ilk demo ve kendi ücretsiz deneme süresinden sonra, belirli bir ürünle ilgili hala sorularınız veya endişeleriniz varsa, yazılım satıcısından başka bir demo yapmasını isteyin. Daha önce görmediğiniz, satın alma kararınızı etkileyebilecek yeni bir şey gösterebilirler.

Bir sonraki yazılım satın alımınız konusunda hâlâ kararsızsanız, Yazılım Satın Alma İpuçları blogumuzdaki ek kaynaklara göz atın. Ve bir karar verdiyseniz, tebrikler! Ana sayfamıza gidin ve sonraki adımlar için satın almaya hazır olduğunuz ürünü bulun.

---

Anket metodolojisi

*Capterra Harika Yazılım Eşleştirme Anketi 2020, Ekim 2020'de gerçekleştirildi. ABD işletmelerinde iki ila 500 çalışanı olan ve yıllık geliri 1-250 milyon dolar olan 1.000 çalışanla anket yaptık ve: 1) kuruluşları için teknoloji satın almaları üzerinde önemli bir etkiye sahip olan ve 2) Kuruluşları için son 24 ayda yılda en az 500 ABD Doları tutarında bir yazılım satın aldıysanız. Her katılımcının eldeki anlamı ve konuyu tam olarak anlamasını sağlamak için soruları ifade ettik.