Zamanı takip etme durumu: Zaman takibini kullananlar faydaları hakkında ne söylüyor?

"Sıradan insanlar sadece vakit geçirmeyi düşünürler. Harika insanlar onu kullanmayı düşünür.”

- Bilinmeyen

İstesek de istemesek de zaman geçiyor.
Bir başka gerçek de şudur: Bir şey yapsak da yapmasak da zaman geçiyor. Bundan on yıl sonra, tüm hedeflerinize ulaşabilir ya da sadece 10 yaş büyük olarak, şimdiki gibi aynı hayatı yaşayabilirsiniz.

Bu yüzden zamanımızı akıllıca harcamalı ve boşa harcamamaya özen göstermeliyiz; Ne de olsa, bir kez gittikten sonra geri alamadığımız tek kaynak bu.

Vaktinizi boşa harcamadığınızdan ve doğru şeyleri yaparak harcadığınızdan nasıl emin olabilirsiniz?

Çözümlerden biri onu izlemek.

Zaman takibi nedir?

Zaman takibi, günlük görevlerinizi ve bunları tamamlamanız için gereken süreyi belgelemek olarak tanımlanabilir.

Bir şirket içinde yapılabilir, bu durumda çalışanlar çalışma yükümlülüklerini ve çalışma saatlerini takip eder veya bunu faturalandırma amacıyla (örneğin serbest çalışan olarak çalışıyorsanız) veya yalnızca üretkenliğinizi artırmak için bağımsız olarak yapabilirsiniz. .

Daha önceki zamanlarda, kaydırmalı kartlar, konum belirleme ve giriş ve çıkış yöntemlerini kullanarak çalışanların işte harcadıkları zamanı izlemek oldukça yaygındı; Artık çoğumuz evden çalıştığımız için Clockify gibi zaman izleme uygulamalarını kullanıyoruz.

Uygulamayı kullanarak zamanı iki şekilde takip edebilirsiniz: zaman çizelgeleri aracılığıyla veya bir zamanlayıcı kullanarak.

zaman çizelgeleri

Görevlerinizi ve söz konusu görevleri yapmak için harcadığınız zamanı, genellikle günün sonunda manuel olarak eklersiniz. Bazı insanlar bunu ayın sonunda veya birkaç günde bir yapar, ancak bu şekilde bir şeyi unutmak kolay olduğu için bunu tavsiye etmem.

Zaman çizelgesi yöntemi daha popülerdir çünkü çoğu durumda yüksek düzeyde bir kesinliğe ihtiyacınız yoktur; ayrıca, zamanlayıcıyı başlatmanız/durdurmanız gerektiğini akılda tutmak bazı insanlar için stresli olabilir.

zamanlayıcı

Bir görev üzerinde çalışmaya başladığınızda zamanlayıcıyı başlatır ve bitirdiğinizde durursunuz. Zaman çizelgesi kullanıcıları yaklaşık süreleri girerken, başladığınız ve durduğunuz anları tam olarak kaydettiği için daha kesindir. Verimliliğinizi ölçmek ve/veya geliştirmek istediğiniz durumlarda harikadır.

Zaman takibi neden önemlidir?

Şimdi, ne olduğunu ele aldığımızda, neden önemli olduğundan da bahsetmeliyiz. Neden zamanını takip etmelisin?

İzleme süresi, faturalamayı kolaylaştırır ve bordro işlemeyi daha verimli hale getirir

Bir numaralı sebep: para.

Zaman takibi yaparken, esasen tüm faturalandırılabilir ve faturalandırılamaz saatlerin bir kaydınız olur.

Bu ne anlama geliyor?

Bir işletmeyseniz, bordro için veri işlemeyi kolaylaştırır.

Özellikle küçük veya orta ölçekli bir işletmeniz varsa ve boşa harcayacak paranız yoksa her şeyi takip etmek bütçenizi aşmamanıza yardımcı olacaktır.
Ürün veya hizmetlerinizin fiyatını ayarlamaya karar verirseniz, güvenebileceğiniz verileri de alabilirsiniz.

Doğru faturalandırma, hem serbest çalışanlar hem de müşteriler için inanılmaz derecede önemlidir.
Harcadığınız saatleri hafife almayacaksınız; ayrıca saatlik ücretinizin veya sabit bir proje ücretinizin hesaplanmasını da kolaylaştırabilir.
İşe alma aşamasındaysanız, paralarının tam olarak nereye gittiğini görebilirsiniz.

Zaman izleyiciler faydalı veriler sağlar

Her gün veri girdiğinizde, çok sayıda veriyle karşılaşırsınız – bu durumda, çeşitli şekillerde kullanabileceğiniz faydalı bilgilerle. İlk olarak, ekibinizin ne kadar çalıştığını ve ne üzerinde çalıştıklarını ve ayrıca bir görevi tamamlamak için genellikle ne kadar zaman harcadıklarını göreceksiniz.

Tüm bunları siyah beyaz gördüğünüzde kendinize şu soruyu sorabilirsiniz: İyileştirilmesi gereken herhangi bir alan var mı? Daha verimli bir şey yapabilir miyiz? Daha çok çalışmak yerine daha akıllıca mı çalışmalıyız?
Bu soruları yanıtlamak ve gerekli değişiklikleri uygulamak sonuç olarak ekibinizi daha üretken ve işinizi daha karlı hale getirecektir.

Aynı zamanda daha iyi planlamanıza yardımcı olacaktır. Gelecekteki projeler için gereken saat sayısını tahmin edebilecek ve söz konusu projelerin maliyetini tahmin edebileceksiniz.

Not Takımlar hakkında yazıyor olmama rağmen, kendi başınıza çalışıyor olsanız bile her şey hala geçerli. Kendi işinizi analiz etmek, takdire şayan bir sorumluluk kadar açıklık ve dürüstlük de gerektirir - haydi bakalım!

Zaman takibi üretkenliği artırabilir

Erteleme ile ilgili sorunlarınız mı var? Veya iş akışınızı sürekli olarak kesintiye uğratan bir şey mi? Veya belki de konsantrasyon eksikliğinizin acı bir şekilde farkındasınız ve gelişmeye kararlısınız?
Takip süresi çözüm olabilir.

Sonsuz bir şekilde sosyal medyada gezinme olasılığınız daha düşüktür ve ekranınızda yazılı olan günlük aktivitelerinizin listesini görmekle yüzleşmek zorunda kalacağınızı bildiğinizde yapmanız gerekeni yapmanız daha olasıdır. Sizi sorumlu tutar ve dikkat dağıtıcı unsurların ayarlanmasını kolaylaştırır.

Bazı işlerinizin gereğinden fazla zaman alıp almadığını veya tamamen gereksiz bir şey yaparak zamanınızı ve enerjinizi boşa harcadığınızı görebilirsiniz; Böyle bir içgörüye sahip olmak, üretkenliğinizi artırmanın anahtarıdır.

“İşimde çok önemli bir araç haline geldi. Belirli görevleri izlemem gereken birkaç müşterim var ve yalnızca bu zaman girişlerini kolayca takip etmekle kalmıyor, geriye bakıp bu görevlerde daha fazla zaman verimli hale gelip gelmediğimi görebiliyorum.” - Elizabeth Kroll, avukat

İzleme süresi ders çalışmanıza yardımcı olabilir

Yalnızca işle bağlantılı olması gerekmez; akademik bir ortamda bile öğretmenler ve öğrenciler arasında bir amacı vardır.

Öğrenciyseniz ve sınav sezonu yaklaşıyorsa, zaman yönetimine girin. Panik ve/veya yaklaşan kıyamet duygusu, tek motive edici gücünüz olmak zorunda değil!

Görev süresini takip etmek çoklu görevi önler

Ayrıca, zaman izleme uygulamaları genellikle iki görevi aynı anda izlemenize izin vermez.

Bana sorabilirsin - bu nasıl iyi?

Popüler inanışın aksine, işe gitmek için trene binerken bir podcast dinliyorsanız ve ev işleri yapıyorsanız veya sesli kitap dinliyorsanız çoklu görev tamamdır, ancak çalışıyorsanız sorun değil. Başka hiç kimse sizden çoklu görev yapmanızı da beklememelidir.
Tüm dikkatinizi gerektiren bir şey yapıyorsanız, bu hiç bir şey değil - tam olarak tamamlanmış bir görev yerine iki veya daha fazla yarım yamalak görevle karşılaşacaksınız ve muhtemelen hayal kırıklığına uğrayacaksınız. Tek tek yapmak aslında çok daha verimli.

(Popüler inanç derken daha çok inancımı kastediyorum. Kendimi bunun iyi olduğuna ve aynı anda hem yazıp hem de başka şeyler yapabileceğime ikna etmeye çalıştım… uzun deneysel araştırmam beni aslında yapamayacağıma ikna etti.)

Zaman izleme yazılımı kullanan kişiler faydaları hakkında ne diyor?

168 Saat ve Nasıl Yaptığını Biliyorum kitaplarının yazarı Laura Vanderkam'ın dediği gibi: “ Kilo vermek istiyorsanız, yediklerinizi yazmanız gerekir. Zamanla aynı şey. Zamanı daha iyi geçirmek istiyorsanız, nereye gittiğini bulmanız gerekir.
Belki de sorun olduğunu düşündüğünüz bir şey gerçekten değildir. Belki de hiç düşünmediğiniz bir şey düşündüğünüzden çok daha fazla zaman alıyordur .”

Serbest çalışırken izleme süresiyle ilgili deneyimim

Serbest çalışmaya yabancı değilim - ayrıca doğası gereği düzenli bir insan değilim ve planlayıcımı gerçekten planlamaktan daha çok süslemekten zevk alıyorum.
Ancak, üretken olmam gerektiğinden ve işimi elimden gelenin en iyisini yapmak istediğimden - ve teknolojinin bize hemen hemen her konuda yardımcı olabileceği bir çağda yaşıyoruz - zaman izleme yazılımı kullandım.

Kesinlikle hayatımın kalitesini iyileştirdi, TV reklamlarının göstereceği mucizevi bir şekilde değil (hala çalışmak zorundaydım), ancak işimi yapmama izin verdi:

• Müşterinin, çalıştığım saatler için bana doğru tutarı ödeyip ödemeyeceğini merak ediyorum. Saatlik ödeme alan bir serbest çalışan iseniz, zaman tam anlamıyla para demektir.
• Yeterince çalışmadığım için suçluluk duymak – kendiniz için çalışırken sağlıklı bir iş-yaşam dengesi bulmak zor olabilir.
• Zaman kaybetmek ve ertelemek. (Kişiliğime hangi tür ekmeğin uyduğunu bulmak için sevimli köpek videolarına baktığım veya testler yaptığım zaman çizelgesine koymak istemedim.)

Zamanı izlemeye başladığımda, ne kadar boş iş yapmaya meyilli olduğumu öğrendim, bu kolay ya da hoş bir farkındalık değildi, ama bana yardımcı oldu – beni günlük işimde bazı iyileştirmeler yapmaya itti ( ve hayat).

Yaptığım en önemli şey, iş ve boş zaman arasında net sınırlar koymaktı. Belirlediğim zaman diliminde olabildiğince verimli çalıştığımdan emin oldum ve diğer yandan, kendime koyduğum çalışma saatleri dışında çalışmayı düşünmekten kendimi alıkoydum - bu da zihinsel sağlığım için harikaydı.

Kesin çalışma süresi ve raporlar müşterilere de fayda sağlar

Projenin nasıl ilerlediğini ve o anda ne üzerinde çalıştığımı görebildikleri için müşterilerim için de harikaydı. İletişimimizi kolaylaştırdı ve genel olarak projelerimizin daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı oldu.

Diğer serbest çalışanların deneyimi

Diğerleri de benzer bir deneyime sahipti:

“Bir yazarım ve Clockify'ı kendi kişisel kullanımım için, kendimi sorumlu tutmak ve her hafta farklı projeler yazmak ve geliştirmek için harcadığım zamanı takip etmek için kullanıyorum. Odaklanmamı sürdürmek ve her hafta her projeye ayırmam gereken zamanı ayırmam çok yardımcı oldu. Belirli bir sayfa sayısını veya fikri bitirene kadar yazmadan önce, ancak kendimi belirli zaman gereksinimlerine uymaya zorlayarak çok daha fazlasını yapabildim. Yazar arkadaşlarıma kesinlikle tavsiye ederim.”

“Bir grafik tasarımcı olarak, müşterilerime yaptığım işi doğru miktarda, görevlere ve projelere ayırarak ne için ödeme yaptıklarını görmelerini sağlamak benim için önemli. Clockify ile bu benim için daha az yük oldu ve evrak işleri veya saatleri saymak yerine en iyi yaptığım işe daha fazla zaman ayırmamı sağlıyor.”

– Elijah D, Grafik tasarımcı

Bu tür şeyler söz konusu olduğunda, birinin ilk elden deneyimi en çok güvendiğim şeydir.
Çeşitli şirketlerin sahipleri ve çalışanları, zaman takibi ve faydaları hakkında şunları söyledi:

Zaman izleyici bir ekibi yönetmeye yardımcı olur

“ Yazılım Geliştiricilerle dolu bir ekibi yönetmek ciddi bir sorumluluktur. Clockify, her bireyin ilerlemesini izlemeyi kolaylaştırırken, yapılan etkinliklerin kanıtıyla birlikte ne üzerinde çalıştıkları ve ne kadar zaman harcadıklarına dair kapsamlı bir rapor oluşturdu. Bu, yöneticinin KPI tabanlı genel giderleri ve performansı en yüksek verimlilikle hesaplamasını kolaylaştırdı. Uygulaması da çok sezgisel ve hızlıydı. Gösterge tabloları ve bilgi sunumu da çok kapsamlıydı .”

– Dilanka H, ​​İnovasyon Başkanı

Clockify etkili ve kullanımı kolaydır

“ 1. Kullanımı çok kolaydır ve herkes onu çok hızlı bir şekilde alabilir – yeni bir çalışanı işe alırken kullanışlıdır. 2. Ekip liderleri ve yöneticiler için katılım, zaman çizelgeleri vb. gibi temizlik görevlerinin etkin yönetimini sağlar. 3. Çalışılan saatleri faturalandırmak ve projeler ve görevlerde alınan zamanı raporlar aracılığıyla gözden geçirmek için kolay araç. 4. Ayrıca, özellikle bir danışman veya danışmanlık hizmetleri sağlayıcısı olduğunuzda ve telefonda çok fazla zaman geçirdiğinizde, aramalarda harcanan süreyi izlemenizi sağlayan bir mobil uygulama da vardır. 5. Belirli müşteriler, projeler, görevler için zaman takibi ayarlayabilir ve bunu belirli çalışanlara atayabilirsiniz – bu çok ayrıntılı ve kapsamlıdır .”

– Subash B, bir pazarlama ve reklam şirketinin kurucu ortağı

Zaman izleyiciler uygundur

“ İşimiz, bir not defterindeki saatleri takip etmekten bu inanılmaz programa dönüştü. Ne kadar büyük bir fark yarattı! Kullanışlı, verimli ve çok moda görünüyor! Geleneksel zamanlayıcı yerine belirli saatler/günler için giriş ve çıkış yapmamızı sağlıyor .”

– Gabrielle W, Muhasebeci Yardımcısı

Takip süresi, ürünlerinizin fiyatlandırılmasına yardımcı olur

“ Harika bir deneyim – ürünlerimin fiyatlandırılmasını çok kolaylaştırıyor.
Mallarımı satılık olarak fiyatlandırırken, maliyetin büyük bir kısmı işçiliktir, bu yüzden bu çok büyük bir yardımdır. Saatlik ücretinizi ayarlayabilir, her proje için farklı zaman çizelgelerine sahip olabilirsiniz ve zamanlama bir başlat/durdur düğmesi kadar basittir .

– Lisa E, Kuyumcu

Zaman takibi kötü bir fikir olabilir mi?

Yapabilir.

Zaman takibi ne kadar faydalı olsa da herkes için çalışmayacaktır – tüm işler ve görevler için bir anlam ifade etmemektedir. Örneğin, saatlik yerine proje başına ödeme alan bir serbest çalışansanız ve buna ek olarak, zamanınızı yönetmekte harikasınız.

Tabii ki, benim özel durumumda o kadar da kullanışlı olmayan ile kötü fikir arasında bir ayrım var: ikincisinin potansiyel olarak böyle olabileceği durumları gözden geçireceğiz ve sonra bir çözüm sağlayacağız.

İzlenen duygu ve/veya mahremiyetin ihlali söz konusuysa

Zaman takibini başlatmak, çalışanlarınızı rahatsız edebilir; izlendiklerini ve mahremiyetlerinin olmadığını hissedebilirler. Sonuç olarak, sadece performanslarını değil, aynı zamanda çalışma ortamını ve çalışanlar ile işveren arasındaki ilişkiyi de olumsuz etkileyebilir.

Çözüm :

Şirketteki herkes arasında güven tesis etmek ve herkesin kendini değerli hissettiği hoş bir ortam yaratmak gerçekten çok önemli.

Yeni yazılımı tanıtırken, onlara nedenini ve faydalarının neler olduğunu açıklamaya çalışın. Sizin de kullandığınızı bilmelerini sağlayın; Örnek olarak liderlik etmek kadar etkili bir şey yoktur.

stresli ise

İzleme süresi biraz sıkıcı olabilir, ancak sizi endişelendirmesi veya önemli miktarda fazladan iş yükü eklemesi gerekmez.

Çözüm :

Bir işveren olarak, yazılımı nasıl kullanacağınız konusunda net talimatlar verdiğinizden emin olmalısınız. Ayrıca, her şeyin doğru şekilde etiketlendiğinden ve kategorize edildiğinden emin olmak için girişleri her hafta veya 2-3 haftada bir denetlemek iyi bir fikirdir - tüm sorunları bir an önce ele almak ve yolda ek stresten kaçınmak en iyisidir.

Piyasada pek çok zaman izleme uygulaması var – hangisini şirketinize tanıtacağınıza karar verirken, sezgisel bir arayüze sahip olan ve kullanımı hızlı ve basit olanı seçin, böylece fazla zamanınızı almazlar. Aynı şey serbest çalışanlar için de geçerli.
İşinizi iyi yapmak yeterince zor ve streslidir: Bu uygulamaları kullanmanın amacı hayatınızı kolaylaştırmaktır, daha fazla karmaşık hale getirmek değil.

“Hissetme ve kullanım açısından Clockify, hangi desteklenen cihaz veya tarayıcıda kullanmaya karar verirseniz verin, birçok entegrasyona ve basit, şık ve sezgisel bir arayüze sahip. Bu, özellikle sizin ve mevcut ekibinizin ilerlemesini görüntülemek için her yerden erişilebilen kullanıcı dostu, gezinmesi kolay web uygulaması için geçerlidir.” – Masa Saati.

Ayrıca (kendinize) sormanız gereken iyi bir soru şudur: Birinin verimli olması ve işini iyi yapması için herhangi bir olumlu pekiştirme var mı, yoksa üretkenlik eksikliğinin yalnızca olumsuz sonuçları var mı?

Her gün izleme süresini taahhüt edemiyorsanız ve bunu geriye dönük olarak yapıyorsanız

Zaman izleme rutininiz 3 gün önce ne yaptığınızı hatırlamaya çalışmayı içeriyorsa, muhtemelen etkili değildir. İnsan hafızası sahip olabileceğiniz en güvenilir anlatıcı değildir.

Çözüm :
Zamanı kaydetmeye başlamanızı veya zaman çizelgesindeki tüm görevlerinizi izlemenizi hatırlatmak için hafta içi her gün belirli bir saatte çalacak bir alarm kurun. (Ve ertelemeyin.)

Clockify'ın tarayıcı uzantısında, zamanlayıcıyı başlatmak için bir hatırlatıcı ayarlamak için bir seçenek de vardır.

Çözüm

Zaman takibi, üretkenliğinizi artırmak ve faturalandırma veya bir sonraki büyük projenizin maliyetini tahmin etmek gibi sinir bozucu olabilecek şeyleri kolaylaştırmak için harika bir araçtır. Ayrıca, hem sizin hem de işletmenizin olabileceğiniz en iyisi olmanıza yardımcı olabilecek paha biçilmez veriler sağlar.

Zamanınızı etkin ve verimli kullanmak için önce nereye gittiğini bilmeli ve sonra doğru yöne çevirmelisiniz. İyi olan şey, sahip olduğumuz tüm uygulama ve kaynaklarla bunu yapmak hiç bu kadar kolay olmamıştı.