Dikkat Etme Sanatı: Uzak Ekiplerde Daha Akıllı İletişim Kurmak

İş günüme hiç tanımadığım bilinçsiz insanları selamlayarak başlarım.

Sonra bir robotla kavga ediyorum.

Bu şu anlama gelir: Convert'te biraz farklı iletişim kurarız.

Burada, neredeyse tamamen esnek saatlerde çalışan, tamamen uzak bir ekibiz. 9 farklı ülkede bulunuyoruz ve 11 saat diliminde çalışıyoruz.

Ve yine de - birbirimizi tanıyoruz. Ve nasıl iletişim kuracağımızı biliyoruz. 3 ay önce ilk günümde "içeri girerken" ekibin ne kadar iyi, ne kadar sorunsuz ve ne kadar empatik bir şekilde iyi geçindiğini görünce çok şaşırdım.

Her şey bu şekilde çalışıyor.

• Robotlar bize insan olarak iletişim kurmamızı nasıl hatırlatıyor?
• Nasıl “alçakgönüllü” olduğumuz ve “berbatlarımızı” nasıl paylaştığımız.
• "Açık havada" çalışmak için kullandığımız araçlar - saat dilimleri arasında ve dizüstü bilgisayarların arkasında olsalar bile.

GEVŞEK

Herkes ve Tech Crunch'a abone olan anneleri Slack kullanıyor - ve bunun iyi bir nedeni var.

Kaygan, verimli, organize etmesi kolay. Mobil uygulama iyi çalışıyor. Küçük cıvıl cıvıl bildirimler bile genellikle kulağa hoş geliyor.

Convert'in geleneksel bir ofisi olsaydı, bolluk bizim konferans salonumuz, mutfağımız, toplantı odamız ve ilan tahtamız olurdu. “Çevrimiçi” olanı “şahsen” gibi hissettirmek için bunu nasıl kullandığımız aşağıda açıklanmıştır.

Botlar:

Gevşek robotu:

Bizim slackbot'umuz garip bir şekilde amigo, mareşal ve çizgi roman rolünü oynuyor.

Onu tam olarak neyin tetiklediğini asla takip edemem - ancak komut istemlerini birkaç kategoriye ayırabilirim: gülmek için ve görev için.

İkinci kategoride büyük bir kuralımız var: cinsiyetten bağımsız dil.

Convert, çok yönlü ve sürekli gelişen özel bir Bilinçli İş politikasına sahiptir. Ancak bunun büyük bir kısmı, işe alma sürecimizin, sosyal misyonumuzun ve dilimiz için temel olan cinsiyet tarafsızlığıdır.

Bu yüzden slackbot, bunu batırırsak bize "nazik" hatırlatıcılar verir.

(“Biz” derken, çoğunlukla “ben” demek istiyorum. Slackbot, bunu batırdığımda çoğunlukla bana nazik hatırlatmalar yapıyor).

"Ahbap", "kardeş" veya "erkekler" yazmak, hızlı bir şekilde "çete mi demek istediniz?" veya “arkadaşları mı kastettin?” - veya bir avuç başka cinsiyetten bağımsız öneri. Bunların hepsi, son zamanlarda, doğuştan aşina oldum.

Diğer tetikleyiciler daha eğlencelidir (okuyun: büyük ölçüde giflere güvenin). "Lanet olsun", genellikle insanların yaralandığı gif yanıtlarını ister. “Çevrimiçi”, giyinen veya işe giden insanların giflerini ve bazen de, açıklanamaz bir şekilde, The Dude'dan inanılmaz bir bakışı ister.

"Hava" ve "sıcak", daha fazla slackbot küstahlığı ister:

Şimdi, bunların şaka gibi göründüğünü biliyorum.

Ve merak ediyor olabilirsiniz: "Gif mizahına gereğinden fazla güvenen bir bot hakkında bu kadar yenilikçi olan ne?"

Ama dürüst olmak gerekirse, bunlar sadece şaka değil. Ve slackbot'u gerçekten nasıl programladığımızı anlamam birkaç ayımı aldı.

Birbirimizi dinlediğimizi göstermenin bir yolu olarak slackbot kullanıyoruz . Dikkat ettiğimizi göstermenin bir yolu olarak.

Slackbot önerdiğinde takıma "hepiniz" diye hitap ettim - şikayet ettim.

Slackbot unutmadı (veya en azından komutu programlayan Dennis unutmadı).

Ve sonra “y'all”ın uygun bir çoğul form olmadığını söylediğimde, slackbot uyarlandı.

Dönüştürücüler hastalandığında, slackbot empatik insan korosuna katılır:

Dönüştürücüler birbirlerini kutladığında, slackbot da onlarla kutlar. (Bazen, kuşkusuz, biraz garip olan şekillerde).

Sonunda: slackbot'u incelikli, tartışılmamış ama önemli bir şekilde kullanıyoruz. Bize insani yollarla etkileşim kurmamızı hatırlatan bir robot.

Selam Taco:

Bu yüzden HeyTaco'yu seviyorum! bot iki nedenden dolayı: 1) Bir şeyler kazanmayı severim. 2)Tacoları severim.

Eğer aşina değilseniz: "Hey Taco", basit bir "@" komutu ve emoji ile bir takım arkadaşınıza "sahne" vermenizi sağlayan bir slackbot'tur.

(Biliyorum, yazdığınızda biraz saçma geliyor).

Ama harika olmasının nedeni şu: birbirinizi cesaretlendirmeniz için sizi teşvik ediyor. “Harika bir iş çıkardın” demek için belirlenmiş bir protokol var. Bu da “harika bir iş çıkardın” demeyi kolay ve alışılmış bir hale getiriyor.

Biri yolunuza taco fırlattığında, Hey Taco botu sizi bir mesajla uyarır. Ayrıca, sizi takım lider tablonuza bağlar - ki bu sadece eğlencelidir.
(Ben olsanız ve 8. sırada olsanız bile).

Hey Taco ayrıca, özelleştirebileceğiniz takım ödülleri için tacoları "paraya çevirmenizi" sağlar. Ama gerçek ödüller somut değil. Küçük, tebrik edici eylemlerle bir pozitiflik ve teşvik kültürü besliyor.

Ve tacos aracılığıyla.

Kanallar:

Dönüştürme bolluğundaki en az pratik kanallar en önemli olma eğilimindedir.

Bunlar, öncelikli olarak dijital iletişimimizin insani temelleridir.

#all_watercooler:

Convert'te bir Holacracy sistemi üzerinde çalışıyoruz - bu da özerk olarak çalıştığımız anlamına geliyor. “Kürelerimizin” sahibiyiz. Gerçek bir onay süreci veya aşırı ileri geri yoktur.

Teorik olarak bu, istersem masamda oturup işimi yapabilir, makalelerimi yayınlayabilir, görevlerimi bitirebilir ve gün boyunca kesinlikle kimseyle etkileşime girmeyebilirim demektir.

Ama bilmiyorum. Çünkü bu sıkıcı.

Ve Dönüştürücüler sıkıcı değil.

Ve sıkıcı olmadığımız için birbirimizle konuşmayı severiz. Bunu yaptığımız yer su soğutucusu.

Genelde seyahatlerimden fotoğraflar gönderirim. Diğer insanlar çocuklarının fotoğraflarını gönderir. Ya da yemek. Ya da aldıkları bir kurs. Ya da yürüyüşler ya da garip dizüstü bilgisayar kurulumları ya da havalı Airbnb'ler ya da daha fazla yiyecek.

Ve dürüst olmak gerekirse - bu şirket kültürü için büyük bir kazanç çünkü beni bollukta oturum açmayı dört gözle bekliyor. Büyük kırmızı bildirimler sadece korkutucu değil, aynı zamanda arkadaşlardan gelen güncellemelerdir.

#all_fuckups:

Convert'te paylaştığımız sikiklerin birkaç farklı biçimde olduğunu buldum. Bazen “genel yaşam” konularıdır (yani DMV'de 4 saat geçirdim). Bazen gerçek "İşimde harika değildim" şeylerdir.

Hala sikiklerimi paylaşmakta kötüyüm.

Uzak bir ekipte: bunun üstesinden gelmelisiniz.

Sikikler kanalı bunu kolaylaştırıyor.

Çoğunlukla, çünkü insanların hatalarını açıkça görmek bir rahatlıktır. Ve kimsenin üzerlerinde durmadığını görmek bir rahatlık.
Kimse seni kınamıyor. "Raporlanmaz", "askıya alınmazsınız" veya "başınız belaya girmez".
Genelde, sadece emojiler alırsın.

(Ve slackbot'tan biraz daha küstah)

#all_humblebrag:

Ve sonra tam tersi için bir kanalımız var!

Burada kendimizle övünüyoruz:

Şirket için övünüyoruz:

Ve birbirimizle övünüyoruz.

Gifler, tacolar ve kalpler paylaşılır.

Ve dürüst olmak gerekirse, burası sadece hangout yapmak için güzel, tebrik edici bir yer. Ne zaman bu kanaldan yeni bildirimler görsem — oldukça heyecanlanıyorum. Ve iş arkadaşlarımın başardığı bazı şeylerden oldukça gurur duyuyorum.

Her şirketin böyle bir alanı olmalı.

Peki ya sen?

Kendine sor…

• İnsani olarak nasıl otomatikleştirebiliriz? Dikkatle mi? “Dikkat ettiğimi” gösteren neyi “inşa edebiliriz”.
• Şirketimiz neyi temsil ediyor? Bunu iletişim şeklimizde nasıl pekiştirebiliriz?
• Olumlu geribildirim vermeyi kendimize nasıl hatırlatabiliriz? Ve kendimizi hatalarımızı kabul etmeye nasıl teşvik ederiz?
• Sadece iş arkadaşı olarak değil, insan olarak konuşma alanımız nerede?

ASANA

Convert'teki ilk birkaç haftam, hemen hemen her sorunun cevabı şuydu: Asana.

• Merhaba, WordPress erişimi alabilir miyim? Asana'da Diego'ya sor.
• Düzenlenen blog yazılarını nerede bulabilirim? İçerik kanalı, Asana'da.
• Bakmamı istediğin kopya hangi sayfadaydı? Asana'da sana atadım.
• Görüşmeden önce ne yapmam gerekiyor? *sıkıntılı bir iç çekiş* Asana'yı kontrol et, tamam mı?

Asana'ya aşina değilseniz, proje yönetim yazılımıdır. Yapı taşları panolar, projeler ve görevlerdir. Tüm bunların amacı şudur: Yapılacak şeylerle ilgili notlar alabilirsiniz - bunları kişilere atayın, son tarihler verin, yorumlar bırakın, favori görevler yapın, bunları konuya göre düzenleyin ve alın. senin. davranmak. bir arada.

Asana'yı bir dakikadan uzun süren hemen hemen her görev için kullanıyoruz. Bana Slack'te bir şey yapmamı söylersen - Dürüst olacağım, unutacağım. Asana'ya koyarsanız - bana bakan büyük, çirkin kırmızı vade tarihini göreceğim ve harekete geçeceğim.

Cuma Güncellemeleri:

Asana her Cuma bana şu küçük hatırlatmayı yapıyor:

Bu birkaç şey yapar.

1. Beynimi "Aman tanrım. Bu hafta ne yaptım?” Sonra -bazen gururla, bazen panikle- düşünmeye ve ne kadar ilerleme kaydettiğimi ciddiyetle değerlendirmeye zorlanıyorum.
2. Bu bana izole olarak çalışmadığım gerçeğini hatırlatıyor. İnsanların projelerimin nasıl geldiğini bilmelerine bağlı olması. Ve muhtemelen, bilirsin, onları haberdar etmeliyim.

Cuma güncellemeleri güzel çünkü halka açıklar. Herhangi birinden güncellemeleri görmek için abone olabilirsiniz. Ve hemen hemen herkes sizin için güncellemeleri görebilir. Bu, şirket genelinde 10 saniyelik güzel bir yanıt: "Haftanız nasıl geçti?"

Ancak bunun ötesinde, sadece halka açık değil, kişisel olarak da bir hesap verebilirlik kültürü yaratırlar. Sizi kendi ilerlemenizi kutlamaya ve kendi barikatlarınızla yüzleşmeye zorlarlar.

Ve geriye dönüp neleri başardığınıza veya nelerin çok fazla zamanınızı tükettiğine bakmanıza izin veriyorlar.

Buluşma notları:

Herhangi bir toplantı sırasında, zamanın başlangıcına kadar uzanan herhangi bir noktada neye karar verdiğimizi görmek istersem - onu Asana'da bulabilirim.

Ve “zamanın şafağı” derken, “tüm bu sistemi başlattığımız 9 ay önce” demek istiyorum.

Yine de - haftalık toplantının yapısı, gündemleri ve notları - hepsi bir dizi Asana projesinde oldukça güzel ve izlenebilir bir şekilde yaşıyor.

Holakrasi modelimize göre — “Taktiksel” ve “Yönetim” toplantılarını standart hale getirdik. Holacracy'yi biliyorsanız, bunun çok yapılandırılmış olduğunu bilirsiniz. Bir check-in turu var, kontrol listeleri var, metrikler var. Belirlenecek bir gündem var. Ve tüm bunları yapmak için uygun bir sıra var, böylece toplantı sorunsuz ilerliyor.

Takip edilmesi gereken çok şey var. Neyse ki, Asana aşağı yukarı bizim için yapıyor.

Peki ya sen?

Kendine sor…

"Saçmalık yok, siktir git" alanınız nerede? Kendinizi görevde tutmak için nasıl kullanıyorsunuz?

Toplantılarınızı yolunda tutan nedir? Ve toplantı notlarınızı kim alıyor? Onlar nerede yaşıyor? Erişimleri kolay mı?

SESLER VE YÜZLERLE

Yani aynı yerde değiliz - ve bol bol gönderilen tüm gifler bunu telafi edemez.

Ama konuşmaya zaman ayırdığımızda oldukça yaklaştığımızı hissediyoruz.

Uzaktan çalışarak çok zaman geçirdim. Farklı yaptığımızı fark ettiğim bir şey var mı? İnternet kalitesi son derece kötü olmadıkça insanlar web kameralarını açık tutar. Toplantılarımızdan birine rastlarsanız, insanları ortak çalışma alanlarında, arabalarda, kafelerde veya güvertelerinden görürsünüz. Bir çadırdan telefon aldım. Görünürlük formaliteden daha önemlidir.

Farklı yaptığımız diğer şeyler…

Arkadaş çağırır:

Tam açıklama: Hiçbir zaman doğru bir şekilde bir arkadaş araması yapmadım.

Çünkü hep zamanın ötesine geçtim.

Anlaşılan, iş arkadaşlarınız ilginç. Arkadaş aramaları, iş dışında her şey hakkında konuşmak için belirlenmiş, zorunlu, ayda bir şansımızdır. Sonuç olarak, artık Kanada kırsalından geçen trenler, hareketlilik için iç tasarım ve çay hakkında bir şeyler biliyorum. Ama daha da önemlisi, meslektaşlarımın kim olduğunu ve neye önem verdiklerini biliyorum.

Arkadaş aramaları yeni üyeler için daha sık artırılır. Bu şekilde ekibi daha iyi, daha hızlı tanırsınız ve sorularla daha rahat ulaşırsınız. Ayrıca, Convert-onurlu saat dilimlerinde gezinme ve takviminizi başkalarıyla iyi oynamayı öğrenme sanatı için iyi bir uygulamadır.

Kazançlar ve Sefaletler:

Her hafta "Kazançlarınızı ve Sefaletlerinizi Paylaşın" adlı 30 dakikalık bir hangout toplantımız var (ki bu, en yaratıcı başlık olmadığını biliyorum). Gerçek hayatta aşağı yukarı "humble_brag/fuckups" kanalı gibi davranır. Veya ekip çapında bir arkadaş araması gibi. Temel olarak, oturup birer birer diyoruz: bu hafta bizim için ne iyi gitti ve ne kötü gitti.

Ara sıra.

Bazen sadece bir şeyler hakkında konuşuruz.

Kanallarımızla aynı şekilde: insanların iş veya yaşam konularını paylaştığı bir alan. Ama önemli olan şu ki, insanların az çok “gerçek hayatta” kazandığınız ve kaybettiğiniz şeylere karşı empati kurduğunu ve tepki verdiğini göreceksiniz.

Peki ya sen?

Kendine sor…

• Uzaktaki ekibimin daha az izole hissetmesi için ne yapabiliriz?
• Birkaç çalışma saatini işten ara vermek için ayırmanın değerini görüyor muyuz?

Büyük fikir ne?

Yani bu çoktu.

Birçok araç, süreç ve kural.

Ama dürüst olmak gerekirse - araçlar ve süreçler hiçbir şekilde alakasız.

Convert'te bu şeyler yalnızca biz onlarla çalıştığımız için çalışır.

Slackbot'un size “daha ​​iyi hissetmenizi umarız” demesi, iş arkadaşlarınız da araya girmeseydi çok kötü hissettirirdi. #Su Soğutucu biz paylaştığımız için çalışır. Asana, "beğeniler" gönderdiğimiz ve güncellemeler verecek kadar şeffaf olduğumuz için çalışır.

Araçlar ancak onları kullanan ekipler kadar iyidir. Ancak harika araçlar kullanan harika bir ekibiniz olduğunda, işte o zaman gerçekten bir şeyler inşa edebilirsiniz.